Zasady wystawiania faktur w 2014 r.

Jak ustalić stawkę VAT na fakturze?

Analogicznie, jak w zakresie pozostałych zmian, nowe przepisy dotyczące fakturowania mają na celu pełniejsze odzwierciedlenie regulacji unijnych, co z pewnością zbliży polskie reguły do standardów europejskich. Na aprobatę zasługuje również fakt, że regulacje w zakresie fakturowania zawarte w Rozporządzeniu fakturowym oraz Rozporządzeniu dotyczącym faktur elektronicznych, zostały przeniesione do Znowelizowanej ustawy o VAT. Taki zabieg legislacyjny powinien pozytywnie wpłynąć na pewność omawianych przepisów.

Przepisy

Art. 2 pkt 30 i 31, art. 106a-106q Znowelizowanej ustawy o VAT

Zobacz tekst ujednolicony ustawy o VAT

Definicje

Omawiając przepisy w zakresie fakturowania zawarte w Znowelizowanej ustawie o VAT warto na wstępie zauważyć, że zdefiniowana została faktura oraz faktura elektroniczna.[1]

Tabela 1 - definicje

Faktura	Faktura elektroniczna
dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie	faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym

Mając na uwadze powołane definicje należy podkreślić, że faktura elektroniczna analogicznie jak faktura papierowa musi zawierać dane, które są wymagane przez przepisy.

Faktura utworzona w formacie elektronicznym, która została wydrukowana i w formie papierowej wysłana do kontrahenta, nie może zostać uznana za fakturę elektroniczną.

Odliczenie VAT z duplikatu faktury w 2014 roku

Terminy wystawiania faktur

Zasada ogólna dotycząca wystawiania faktur wskazuje, że taki dokument należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę.[2]

Obecnie obowiązujące zasady w tym zakresie zobowiązują podatników do wystawiania faktury nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.[3]

W konsekwencji, od 1 stycznia 2014 r. podatnicy będą mieli dużo więcej czasu na wystawienie faktury z tytułu dokonanych przez siebie dostaw oraz wykonanych usług. Ponadto, jak wskazano w Uzasadnieniu do nowelizacji, podatnik będzie miał możliwość udokumentowania wszystkich transakcji dokonanych w ciągu miesiąca dla jednego kontrahenta poprzez wystawienie jednej faktury.

Przykład  1

Firma „A” podpisała z firmą „B” umowę, na podstawie której zobowiązała się do dostarczenia 300 puszek z białą farbą oraz 100 pędzli. Dostawy dokonano:

· 1 września 2014 r.;

· 20 września 2014 r.;

· 30 września 2014 r.

W świetle nowych przepisów w każdym z powyższych wariantów, graniczną datę w zakresie wystawienia faktury będzie stanowić 15 października 2014 r.

Przepisy przejściowe w zakresie VAT na przełomie 2013 i 2014 r.

Faktura wystawiona przed dostawą towarów 2013 / 2014

Przykład 2

W październiku 2014 r. przedsiębiorstwo „Tatry” dokonywało kilkakrotnie zakupów u firmy „Karpaty”:

· 3 października kupiono 20 tabletów;

· 10 października kupiono 40 tabletów;

· 30 października kupiono 80 tabletów.

Tablety zostały od razu wydane przedsiębiorstwu „Tatry”. Firma „Karpaty” jest zobligowana do wystawienia faktur z tytułu wskazanych transakcji do 15. listopada 2014 r. Może z tego tytułu wystawić jedną fakturę dokumentującą te trzy dostawy.

W myśl nowych przepisów, co do zasady, data wystawienia faktury nie będzie już determinowała momentu powstania obowiązku podatkowego.

Analogicznie jak w przypadku obecnie obowiązujących regulacji[4] zasadniczo nowe przepisy również obligują do wystawiania faktur, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty.[5] W takim przypadku faktura powinna być wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano środki pieniężne.

Przykład 3

Przedsiębiorca z Katowic handlujący układami scalonymi w dniu 30 października 2014 r. otrzymał 10.000 PLN w związku z umową na dostawę partii układów scalonych do firmy „Zatybrze”. Dostawy zamówionych towarów dokonano w dniu 5 listopada. Fakturę należy wystawić do 15. listopada.

Należy podkreślić, że otrzymanie należności przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi nie zawsze będzie powodować konieczność wystawienia faktury. Taki obowiązek nie wystąpi jeżeli otrzymanie części lub całości zapłaty będzie związane z:

· wewnątrzwspólnotową dostawą towarów;

· m.in. dostawą i dystrybucją energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczeniem usług telekomunikacyjnych, radiotelekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony, stałej obsługi prawnej i biurowej[6].

Przykład 4

Pan Wojciech prowadzi hurtownię nawozów azotowych, potasowych i fosforowych oraz świadczy usługi najmu powierzchni magazynowych. W związku z zawarciem nowej umowy najmu otrzymał w dniu 3 października 2014 r. 1.000 PLN tytułem zaliczki na najem magazynu w listopadzie. Pan Wojciech nie jest zobligowany do wystawienia faktury dokumentującej otrzymaną zaliczkę.

Należy zauważyć, że znowelizowane przepisy zawierają również przepisy szczególne w zakresie terminu wystawiania faktur dotyczących określonych transakcji.[7] Przykładowo, fakturę wystawia się nie później niż:

· 30. dnia od dnia wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych;

· 60. dnia od dnia wydania książek drukowanych, a 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw;

· 90. dnia od dnia wydrukowania książek;

· z upływem terminu płatności z tytułu świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony.

Przykład 5

Pan Jan Kowalski wyświadczył na rzecz firmy „Roztocze” usługi budowlano-montażowe, które zakończył w dniu 3 października 2014 r. Fakturę z tego tytułu jest zobowiązany wystawić nie później niż 2 listopada.

Zasady dotyczące fakturowania opakowań zwrotnych zawarte w Znowelizowanej ustawie o VAT są takie same jak te, ujęte w obecnie obowiązujących przepisach.[8] Zasadniczą różnicą jest jednak uregulowanie wprost w Znowelizowanej ustawie o VAT, kiedy opakowania zwrotne podwyższają podstawę opodatkowania.[9] W konsekwencji, fakturę dotyczącą opakowań zwrotnych należy wystawić nie później niż 7. dnia od określonego w umowie terminu zwrotu opakowań lub 60. dnia od momentu wydania opakowań jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowań.

Na uwagę zasługuje fakt, że wprowadzona została ogólna zasada w zakresie możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem czynności opodatkowanych VAT.[10] Tym samym, faktury nie można wystawić wcześniej niż 30. dnia przed:

· dostawą towaru lub wykonaniem usługi;

· otrzymaniem, przed dokonaniem czynności, części lub całości należności.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Najważniejsze zmiany w VAT 2014

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Prawo

Od powołanej zasady dotyczącej wcześniejszego wystawiania faktur są pewne wyjątki.[11] Przykładowo, zasada ogólna nie dotyczy faktur wystawianych z tytułu świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony, stałej obsługi prawnej, pod warunkiem, że faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Co więcej, w odniesieniu do tych usług ustawodawca nie wskazał innego terminu określającego kiedy najwcześniej można wystawić fakturę.

Faktury na żądanie

W Znowelizowanej ustawie o VAT zawarto regulacje dotyczące faktur wystawianych na żądanie nabywcy towaru lub usługobiorcy.[12] Co do zasady, podatnik będzie miał obowiązek wystawić fakturę na życzenie klienta, jeżeli zostanie ono zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Po upływie wskazanego terminu, podatnik będzie mógł wystawić odpowiedni dokument, jednakże nie będzie do tego zobligowany.

Jeżeli nabywca towaru lub usługi zażądał od sprzedawcy lub usługodawcy wystawienia faktury z zachowaniem trzymiesięcznego terminu, fakturę należy wystawić:[13]

· nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy, wyświadczenia usługi bądź otrzymania całości lub części należności, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym miały miejsce te czynności;

· nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, w przypadku, gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca od wykonania świadczenia lub otrzymania płatności.

Dokumentowanie sprzedaży zwolnionej z VAT będzie konieczne jedynie na żądanie nabywcy lub usługobiorcy, gdy zostało zgłoszone w odpowiednim terminie.[14]

Przykład 6

Przedsiębiorstwo „Siłacz” świadczy usługi transportowe. Zgodnie z umową podpisaną z Panem Kazimierzem będącym osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej termin płatności z tytułu usług świadczonych na jego rzecz w lutym 2014 r. upływa 20 marca. 25 lutego Pan Kazimierz wpłacił należność i zażądał wystawienia faktury.

Faktura z tytułu świadczonych usług może być wystawiona najpóźniej 15 marca.

Dane na fakturze

Co do zasady, większość danych jakie należy umieszczać na fakturach nie uległa zmianie. Jednakże, mając na względzie wprowadzoną definicję faktury, zgodnie z którą za fakturę uznaje się dokument zawierający dane wymagane ustawą, trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, aby faktura była kompletna (tj. zawierała wszystkie wymagane ustawą elementy).

Tabela 2 prezentuje zestawienie danych jakie należy umieszczać na fakturze na gruncie obecnych przepisów oraz danych, do których umieszczania obligują nowe przepisy.[15]

Tabela 2 - dane jakie powinny być zawarte w fakturze

Do 31 grudnia 2013 r.	Od 1 stycznia 2014 r.	Komentarz
data wystawienia
kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę		Z tym samym numerem nie mogą zostać wystawione dwie faktury dokumentujące dwie różne transakcje
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy		Możliwe jest stosowanie nazw skróconych, nie wskazano bowiem, że faktura powinna zawierać pełne nazwy
NIP sprzedawcy dla celów VAT
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla VAT		Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie jest zidentyfikowana na potrzeby VAT
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania należności, jeżeli taka data różni się od daty wystawienia faktury	data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli taka data różni się od daty wystawienia faktury	Na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT data dokonania dostawy lub wykonania usługi co do zasady determinuje datę powstania obowiązku podatkowego, stąd niezwykle ważne jest prawidłowe jej wskazanie
nazwa towaru lub usługi		Niewskazane jest używanie skrótów uniemożliwiających identyfikację towaru lub usługi
miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług		W przypadku usług w zakresie ich zakresu dobrym rozwiązaniem wydaje się odniesienie do zawartej umowy lub sporządzonej specyfikacji usług
cena jednostkowa netto
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto		Nie ma obowiązku umieszczania informacji o rabatach uwzględnionych w cenie jednostkowej netto
wartość sprzedaży netto
stawka podatku
suma wartości sprzedaży netto oraz łączna kwota podatku, z podziałem na stawki
kwota należności ogółem

Nowe zasady fakturowania od początku 2014 r.

Zmiany w VAT od 1 października 2013 - wyjaśnienia MF

Faktury i noty korygujące

Od 1 stycznia 2014 r. faktury korygujące będą dokumentować:[16]

· udzielenie wszelkich rabatów, opustów i obniżek cen po wystawieniu faktury;

· zwrot towarów i opakowań;

· zwrot całości lub części zapłaty;

· podwyższenie ceny lub stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Wprowadzono zatem niewielkie zmiany w tym zakresie będące konsekwencją nowelizacji przepisów dotyczących podstawy opodatkowania. W zakresie danych jakie powinna zawierać faktura korygująca istotną modyfikacją jest wskazanie, że na takim dokumencie musi być podana przyczyna korekty.[17]

Przykład 7

W styczniu 2014 r. przedsiębiorstwo „Ural” dostarczyło firmie „Alpy” ekspresy do kawy o łącznej wartości 10.000 PLN. W lutym i marcu 2014 r. firma „Alpy” zamówiła kolejne ekspresy za 7.000 PLN, a w marcu tostery za 1.500 PLN. W związku z dokonanymi dostawami zostały wystawione faktury. Zgodnie z polityką przedsiębiorstwa „Ural”, jeżeli dany kontrahent zamówi w przeciągu kwartału towary o wartości przekraczającej 18.000 PLN udzielany jest mu rabat w wysokości 10% zamówionych towarów. Przedsiębiorstwo „Ural” w związku z udzieleniem rabatu będzie zobowiązane do wystawienia faktury korygującej obniżającej podstawę opodatkowania o 1.850 PLN.

Nowe przepisy, podobnie jak te obecnie obowiązujące przewidują możliwość zbiorczego wystawiania faktur korygujących.[18] Zgodnie ze Znowelizowaną ustawą o VAT faktura korygująca dokumentująca obniżkę lub opust ceny w odniesieniu do wszystkich transakcji, jakie w danym okresie zostały zrealizowane z danym kontrahentem musi zawierać wszystkie dane, które zawiera „standardowa” faktura korygująca z wyjątkiem numeru NIP kontrahenta, daty sprzedaży oraz nazw towarów i usług objętych korektą. Natomiast dodatkowo musi wskazywać okres, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka. Tym samym, z literalnego brzmienia nowych przepisów wynika, że konieczne będzie wskazywanie numerów korygowanych faktur pierwotnych i dat ich wystawienia.

Nabywcy, którzy stwierdzą na otrzymanych fakturach błędy w pozycjach niemających bezpośredniego wpływu na wymiar podatku, przykładowo w swoim numerze NIP, są uprawnieni do poprawienia takiego błędu poprzez wystawienie faktury nazywanej notą korygującą. Taki dokument wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej.[19] Tym samym, regulacje w tym zakresie nie zostały zmienione.[20]

Jest to fragment obszernego poradnika o zmianach w VAT. Pełna treść do pobrania tutaj: VADEMECUM dla przedsiębiorców. Najważniejsze zmiany w VAT 2014

Poradnik dla Państwa przygotowała kancelaria ACCREO we współpracy z portalem INFOR.pl