REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak poprawiać błędy w KPiR?

Sebastian Bobrowski
inFakt
inFakt to firma oferująca nowoczesne usługi księgowe i fakturowe
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Księga Przychodów i Rozchodów to jeden z najpopularniejszych sposobów prowadzenia księgowości w polskich firmach, który opiera się na prostej tabeli zawierającej wszystkie wydatki i przychody firmy. Przepisy szczegółowo określają jak KPiR musi być prowadzona, aby była uznana za rzetelną. Spełnienie tego kryterium zależy m.in. od poprawiania błędów, które mogą się pojawić podczas prowadzenia księgi. W jaki sposób tego dokonać?

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy produkt: 50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Samodzielne prowadzenie podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) przy użyciu programu komputerowego lub aplikacji online jest popularne wśród jednoosobowych działalności gospodarczych - zwłaszcza tych, które nie zatrudniają pracowników. Przedsiębiorcy decydują się na to, mimo że czynność ta wymaga posiadania pewnej wiedzy, w tym także śledzenia zmieniających się przepisów.

Oczywiście wówczas, gdy przedsiębiorca korzysta z programu do prowadzenia KPiR, poziom wiedzy o zasadach prowadzenia księgi nie musi być wysoki. Innymi słowy, zgodna z prawem księga generuje się automatycznie. Użytkownik programu (przedsiębiorca) jedynie wprowadza koszty i wystawia faktury przychodowe, a program na tej podstawie automatycznie tworzy gotową do wydruku KPiR.

Co za tym idzie, prowadząc księgowość w KPiR nie trzeba znać większości zasad jej prowadzenia, np. tego z ilu kolumn musi się składać, a także jakie dane zapisywać w której kolumnie. Nie zmienia to jednak faktu, że po stronie przedsiębiorcy nadal pozostaje dodawanie właściwych kosztów we właściwych datach oraz odpowiednie ich opisywanie. W przypadku błędu, należy możliwie szybko interweniować.

Jak dokonać w pkpir korekty kosztów


W księdze prowadzonej automatycznie błędy także mogą się zdarzyć


KPiR prowadzona w programie komputerowym pozwala łatwo uniknąć niektórych błędów. Dotyczą one np. dokonania wpisu w niewłaściwej kolumnie, czy pomyłek w działaniach na liczbach. Przedsiębiorca nie podlicza wartości samodzielnie, więc ma pewność, że pod tym względem obliczenia są prawidłowe. Mimo tego mogą jednak zdarzyć się błędy innego rodzaju, w tym m.in.:

- niewłaściwy opis kosztu (opisy kosztów powinny dobrze odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze, co oznacza, że przepisanie treści faktury nie zawsze spełnia ten warunek),

- niewłaściwa data kosztu (program automatycznie rozlicza podatki we właściwych datach - o ile użytkownik poda właściwe daty),

- rozliczenie kosztów, które nie dają takiego prawa (np. koszty reprezentacji, wydatki o charakterze osobistym),

- błędnie wystawiona faktura przychodowa (program księgowy automatycznie przenosi dane z faktury przychodowej do KPiR - jeśli faktura wystawiona jest błędnie, to błąd  automatycznie trafi do KPiR),

- nieuwzględnienie niektórych przychodów (np. nieodpłatnych świadczeń, sprzedaży majątku firmowego).

Błędy te mają konsekwencje związane po pierwsze z tym, że zapisy w księdze są niewłaściwe (księga jest nierzetelna lub wadliwa), a po drugie z tym, że przedsiębiorca płaci niewłaściwą kwotę podatku. Dzieje się tak dlatego, że zapisy w KPiR są podstawą do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.


Poprawienie błędu w KPiR prowadzonej w programie komputerowym jest proste


Po stwierdzeniu błędu w KPiR, niezależnie od tego czy ma on wpływ na kwotę podatku, należy możliwie szybko poprawić zapis w księdze. W jaki sposób tego dokonać? Oczywiście, konkretne czynności zależą od rodzaju programu do KPiR, z którego przedsiębiorca korzysta. Zapewne jednak w każdym z nich można:

- Dokonać edycji błędnie wprowadzonego kosztu, tzn. zmienić opis, datę, kwotę, itp.

- Dokonać edycji błędnie wystawionej faktury (jeśli nie została jeszcze wysłana do klienta) lub wystawić fakturę korygującą (jeśli błędna faktura została wysłana do klienta).

- Dokonać edycji przychodu wprowadzonego dowodem wewnętrznym i ponownie wydrukować DW (dotyczy np. różnic kursowych, nieodpłatnego świadczenia).

- Ponownie wygenerować KPiR, wydrukować i zamienić z wydrukiem, który zawiera błąd.

Te czynności wystarczą, aby KPiR stała się ponownie rzetelna i niewadliwa. Oczywiście, niezbędne czynności mogą się na tym nie kończyć. Jak zostało wspomniane powyżej, błąd w KPiR może powodować, że kwota zapłaconego podatku dochodowego jest niewłaściwa. Pod tym względem możemy wyróżnić sytuacje, w których zapłacony podatek jest zbyt niski lub zbyt wysoki.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Praw

REKLAMA

Taka sytuacja nie stanowi jednak problemu, gdy termin zapłaty zaliczki jeszcze nie minął. Terminem tym jest 20 dzień miesiąca przypadającego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale). Wówczas należy dokonać opisane powyżej czynności zmierzające do poprawienia błędu, ponownie wydrukować KPiR i zapłacić właściwą kwotę zaliczki na podatek dochodowy.

Jeśli jednak termin zapłaty zaliczki minął, sytuacja staje się nieco bardziej skomplikowana. Należy ją inaczej rozpatrywać w zależności od tego, czy podatku zapłacono zbyt mało, czy zbyt dużo.


Błędy zaniżające kwotę podatku


Najpoważniejszy problem pojawia się wtedy, gdy błąd w KPiR zaniża kwotę podatku, tzn. obliczona zaliczka jest niższa, niż powinna być, a termin zapłaty minął. W jego efekcie mamy do czynienia z zaległością podatkową, która może skutkować koniecznością zapłacenia odsetek wraz z brakującą kwotą.

Wówczas podatnik powinien nie tylko możliwie szybko wpłacić zaległą kwotę, ale także obliczyć i zapłacić odsetki wynikające z zaległości. Ich wysokość zależy od kwoty, liczby dni zwłoki oraz obowiązującej stawki odsetek od zaległości podatkowych. Odsetki liczy się od dnia w którym upływał termin zapłaty (np. 20 dzień miesiąca), do dnia w którym dokonano zapłaty. Ponieważ jednak stawki odsetek często się zmieniają, aby je obliczyć najlepiej skorzystać z kalkulatorów odsetek. Zawierają one aktualne stawki odsetek dla danego miesiąca i roku. W przypadku, gdy kwota odsetek nie przekracza 6,60 zł, podatnik jest zwolniony z obowiązku zapłaty.

Przelew na zaległą kwotę powiększony o odsetki należy opisać tak samo, jak przelew za okres, którego dotyczy.

Dodatkowy obowiązek pojawia się wówczas, gdy fakt zaniżenia kwoty podatku został wykryty po złożeniu zeznania rocznego. Odkrycie pomyłki w KPiR może oznaczać, że kwota podatku za rozliczony rok podatkowy jest błędna. Wówczas, poza uregulowaniem zaległości wraz z odsetkami, należy złożyć w urzędzie skarbowym korektę deklaracji rocznej.

Przychód z organizacji koncertu w pkpir


Błędy zawyżające kwotę podatku


Odwrotna sytuacja sytuacja pojawia się wówczas, gdy w wyniku błędu przedsiębiorca zapłacił więcej podatku, niż musiał. Dzieje się tak np. wówczas, gdy przez pomyłkę rozliczone zostały zbyt wysokie przychody lub zbyt niskie koszty, a także, gdy przedsiębiorca w ogóle nie rozliczył danego kosztu. Co wówczas zrobić?

W przypadku zapłaty zbyt wysokiej kwoty podatku w wyniku błędu w KPiR wyjść jest kilka i można je podzielić na następujące sytuacje:

1. Brakujący koszt można ująć w bieżącym okresie lub 31 grudnia, jeśli rok podatkowy zakończył się.

2. Jeśli zawyżony przychód wynika z błędnej faktury, przychód można zmniejszyć wystawiając fakturę korygującą w momencie dostrzeżenia błędu.

3. Jeśli zawyżony przychód lub zbyt niskie koszty wynikają z błędu w KPiR, a nie na fakturach, niewłaściwe zapisy można zedytować. W związku z tym zmienią się zapisy w KPiR, więc należy ponownie wydrukować wszystkie te strony KPiR, które się zmieniły. Ponieważ w wyniku tej operacji pojawi się nadpłata podatku, bieżącą zaliczkę można zmniejszyć o jej kwotę.

4. Jeśli rok podatkowy zakończył się i zeznanie roczne zostało złożone, można złożyć jego korektę, aby uzyskać zwrot nadpłaconego podatku.


Co grozi za błędy w KPiR?


Jak wspomniano wcześniej, podstawową konsekwencją błędów w KPiR mogą być odsetki naliczane za każdy dzień opóźnienia w płatności podatku. Przy czym dotyczy to tych błędów, które powodują zaniżenie podatku do zapłaty. A czy są inne konsekwencje?

Rozporządzenie dotyczące zasad prowadzenia KPiR mówi, że księgę należy prowadzić w sposób „rzetelny” i „niewadliwy”. Jednocześnie przepisy przewidują brak konsekwencji dla sytuacji pominięcia przychodów, która nie przekracza 0,5% całości przychodu w roku podatkowym.

Nie zmienia to jednak faktu, że błędy w KPiR mogą zostać potraktowane jak wykroczenia lub nawet przestępstwa. Kodeks karny skarbowy przewiduje kary za:

- nieprowadzenie księgi,

- niezgłoszenie w terminie tego, że inny podmiot prowadzi księgę dla podatnika (np. biuro rachunkowe),

- prowadzenie księgi nierzetelnie,

- prowadzenie księgi wadliwie.

Czyny mniejszej wagi mogą one zostać potraktowane jako wykroczenia, z czym wiążą się niższe kary (np. w postaci mandatu), niż dla przestępstw podatkowych. W przypadku większych błędów, przy wysyłaniu korekty do urzędy skarbowego można dołączyć pismo stanowiące tzw. czynny żal, co w wielu wypadkach pozwala na złagodzenie  kary lub wręcz całkowite uniknięcie odpowiedzialności karnej.

Preferencje podatkowe dla firm w 2014 r.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mandat lub grzywna nałożone za granicą. Kiedy warto się odwołać, a kiedy lepiej zapłacić od razu?

Każdego roku tysiące polskich firm transportowych i przewoźników, realizujących przewozy międzynarodowe, otrzymują mandaty lub grzywny, które mogą sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Czy zawsze warto się od nich odwoływać? W wielu przypadkach tak – ale trzeba wiedzieć, kiedy walczyć, a kiedy zapłacić i uniknąć dalszych problemów. A wszystko oczywiście zależy od okoliczności oraz rodzaju nałożonej kary.

Ceny za badania techniczne wyższe już w 2025 r.? 260–280 zł - to postulat diagnostów. Zmienić się mają też opłaty karne za spóźniony przegląd i terminy

Ministerstwo Infrastruktury podjęło intensywne prace nad reformą systemu badań technicznych pojazdów (w tym samochodów i motocykli). To nie tylko konieczność wynikająca z dostosowania przepisów do unijnej dyrektywy, ale również odpowiedź na realia gospodarcze, które przez lata diametralnie się zmieniły. Jak informuje resort, w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Czy stawki za badania techniczne pojazdów zmienią się w 2025 roku? Co jeszcze się zmieni oprócz cen?

Bułgaria i Rumunia w strefie Schengen od 2025 r. – co to oznacza dla branży transportowej?

1 stycznia 2025 roku Rumunia i Bułgaria zyskały pełen dostęp do strefy Schengen, o który zabiegały od chwili akcesji niemal 20 lat temu. Mniej granic na kontynencie to świetna wiadomość dla europejskiego sektora transportu – planowanie tras biegnących przez oba kraje stanie się łatwiejsze i wolne od wielogodzinnych kontroli. Wejście do Schengen to ogromna szansa zwłaszcza dla intensywnie rozwijającej się Rumunii. Jej pozycja na kontynencie w ostatnich latach umocniła się, a transport jest kluczowym sektorem rumuńskiej gospodarki.

Twój e-PIT 2025: przedsiębiorcy. Wstępnie wypełnione zeznanie trzeba sprawdzić, ew. uzupełnić i zaakceptować

Ministerstwo Finansów informuje, że z usługi Twój e-PIT mogą w 2025 roku korzystać osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Przedsiębiorcy znajdą na swoich kontach częściowo uzupełnione formularze PIT-36, PIT-36L, PIT-28. Z tej usługi mogą skorzystać także przedsiębiorcy z zawieszoną działalnością gospodarczą.

REKLAMA

Odszkodowanie od pracodawcy za nierówne traktowanie (dyskryminację). Jaka kwota? Trzeba zapłacić podatek, czy jest zwolnienie?

Z Kodeksu pracy wynika, że osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W indywidualnych interpretacjach podatkowych z dnia 11 lipca 2024 r. i 7 listopada 2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnia, jakie są zasady opodatkowania takiego odszkodowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Będą zmiany: Spadek. Zachowek. 6 miesięcy na zgłoszenie. Dla niektórych dłużej [RPO i MF]

Nowelizację zapowiada Ministerstwo Finansów w korespondencji z RPO. Termin 6 miesięcy jest na zgłoszenie faktu nabycia spadku albo zachowku do urzędu skarbowego (druk SD-Z2). Niedochowanie terminu, to utrata zwolnienia od podatku spadkowego, które przysługuje np. wdowie. Od lat jest tu pytanie „Po co to zgłoszenie i po co ten termin?". Przecież zwolniony z podatku od spadków jest każdy wdowiec, wdowa, syn, wnuk, dziadek, brat, siostra. Zwolnienie przysługuje dzięki obiektywnym cechom - więzy krwi albo małżeństwo. Niestety termin zgłoszenia oraz konieczność jego dokonania nie zostanie zmieniony. Na czym polega zmiana?

Ograniczenie tzw. podatku Belki. Zyski z oszczędności do 100 tys. zł bez podatku

W dniu 10 lutego 2025 r. podczas konferencji "Polska. Rok Przełomu" minister finansów Andrzej Domański zapowiedział ograniczenie podatku od zysków kapitałowych (zwanego potocznie podatkiem Belki). Podatek ten jest płacony jest od dochodów z obligacji, lokat bankowych oraz zysków ze sprzedaży jednostek funduszy czy akcji. W odpowiedzi na interpelację poselską, wiceminister finansów Jarosław Neneman przybliżył nieco szczegóły planowanych zmian w tym podatku.

Wdrożenie inicjatywy STEP – 10 postulatów. Jak ułatwić firmom dostęp do funduszy unijnych?

Platforma technologii strategicznych STEP to uruchomiona w 2024 roku inicjatywa unijna mająca na celu wzmocnienie konkurencyjności przemysłu UE poprzez wspieranie inwestycji w kluczowe obszary technologiczne. Należą do nich technologie deep-tech, technologie zeroemisyjne oraz biotechnologie. Wypracowanie szczegółowych zasad finansowania projektów zostało pozostawione w gestii poszczególnych państw członkowskich. W CRIDO opracowaliśmy 10 postulatów, dzięki którym polski system wsparcia projektów STEP będzie mógł działać efektywnie, a przedsiębiorcy uzyskają łatwiejszy dostęp do unijnych środków.

REKLAMA

Minister finansów: 240 tys. zł - nowy limit zwolnienia z VAT od 2026 roku. Będą też inne zmiany w podatkach

Od przyszłego roku podniesiemy limit zwolnienia podmiotowego z VAT do 240 tys. zł – powiedział 10 lutego 2025 r. podczas konferencji „Polska. Rok przełomu” minister finansów Andrzej Domański. Obecnie ten limit wynosi 200 tys. zł. Minister Domański zapowiedział także zmiany w podatku miedziowym.

Zastosowanie procedury marży w VAT przy sprzedaży towarów używanych – błędna interpretacja

Czym jest procedura marży w podatku od towarów i usług? Czy towary zakupione przed 1 maja 2004 r., które następnie były i są przedmiotem dostawy po tej dacie, mogą być objęte tą procedurą? Wyjaśnia prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA