Jak założyć biuro rachunkowe – wszystko, co trzeba wiedzieć

Czym jest biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe to podmiot prowadzący działalność gospodarczą celem świadczenia usług rachunkowych na rzecz osób fizycznych, a w głównej mierze przedsiębiorców i pozostałych jednostek. Ze względu na to, że rachunkowość składa się z trzech głównych działów, czyli księgowości, sprawozdawczości finansowej oraz kalkulacji kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa, zakres usług biura rachunkowego może być szeroki i zróżnicowany. Rachunkowość ma bowiem za zadanie przede wszystkim ewidencjonować i przetwarzać zdarzenia gospodarcze zachodzące w firmie, co można przecież robić na wiele sposobów.

Tym samym, biuro rachunkowe może z jednej strony odpowiadać za właściwe wykonywanie obowiązków nakładanych na podmioty przez dynamicznie zmieniające się przepisy prawa, a z drugiej za dostarczanie jednostkom informacji o stanie ich majątku i finansów, na których podstawie kadra zarządzająca uzyskuje sposobność do podejmowania działań w celu zwiększenia efektywności firmy. W zakresie działalności biur rachunkowych mogą mieścić się takie usługi, jak prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych, sporządzanie zeznań, deklaracji podatkowych i sprawozdań finansowych, kontakt z urzędami skarbowymi, obsługa kadrowo-płacowa, opracowywanie raportów zarządczych i analiz finansowych bądź sprawowanie nadzoru księgowego, ponieważ nic nie stoi na przeszkodzie, aby posiadać własnych księgowych i równocześnie korzystać z usług biura rachunkowego.

Ostatnimi czasy firmy przyspieszyły cyfryzację i przenoszą działalność do Internetu. Łączy się z tym wzrost popularności outsourcingu usług, w tym outsourcingu usług rachunkowych, których wykonywanie zlecane jest w szczególności wyspecjalizowanym biurom rachunkowym.

Kto może założyć biuro rachunkowe? Wymagania formalno-prawne

Wymagania związane z założeniem biura rachunkowego zależą od zakresu świadczonych przez nie usług rachunkowych. Bez względu na to, czym będzie zajmować się biuro rachunkowe, osoba zainteresowana jego założeniem powinna sprawdzić, czy w ogóle może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce oraz wybrać formę prowadzenia działalności gospodarczej, jej nazwę, adres, kody PKD i sposób opodatkowania, jeśli wytypowana forma działalności na to pozwala. Nie ulega bowiem wątpliwości, że usługi świadczone przez biuro rachunkowe zaliczyć trzeba do kategorii zorganizowanej działalności zarobkowej, wykonywanej we własnym imieniu i w sposób ciągły, w konsekwencji czego spełnia definicję działalności gospodarczej.  

Już z samej treści art. 76a ustawy o rachunkowości wynika, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, pod którym to pojęciem kryje się tzw. pełna księgowość, jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.
Polega ono na prowadzeniu ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, wycenie aktywów i pasywów, ustalaniu wyniku finansowego, sporządzaniu sprawozdań finansowych oraz gromadzeniu i przechowywaniu dowodów księgowych wraz z pozostałą dokumentacją przewidzianą ustawą o rachunkowości.
Aby usługowo prowadzić księgi rachunkowe działalność gospodarcza jest więc konieczna, a do tego wymagane jest posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz zawarcie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC).
Przedsiębiorca, który chce prowadzić biuro rachunkowe, nie może być jednocześnie skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w ustawie o rachunkowości.

Jeśli jednak biuro rachunkowe kieruje swoje usługi do firm, które nie wykonują obowiązków związanych z pełną księgowością, tylko prowadzą ewidencje przychodów i kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów lub ewidencje ryczałtowe, wówczas takie biuro nie musiałoby już posiadać obowiązkowego ubezpieczenia OC. Sytuacja wygląda podobnie w przypadku zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielania pomocy z nimi związanych, jak również wykonywania czynności w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych lub wyliczania wynagrodzeń za pracę. Brak tego obowiązku nie oznacza automatycznie, że nie warto zawierać dobrowolnej umowy ubezpieczeniowej, żeby wzmocnić pozycję biura rachunkowego na rynku usług rachunkowych i wyglądać na wiarygodnego partnera w oczach potencjalnych kontrahentów.

Jeżeli natomiast biuro rachunkowe miałoby świadczyć usługi obejmujące porady, opinie i wyjaśnienia z zakresu obowiązków podatkowych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami albo reprezentować podatników w postępowaniu przed organami administracji publicznej, wtedy ustawa o doradztwie podatkowym nakłada na nie obowiązek posiadania odpowiednich uprawnień zawodowych.

Z taką samą ostrożnością należy podchodzić do przepisów dotyczących sprawozdań finansowych. Gdy biuro rachunkowe decyduje się świadczyć usługi w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych, niektóre z nich mogą podlegać obowiązkowemu badaniu w myśl przepisów o rachunkowości. Wykonywanie tego rodzaju czynności rewizji finansowej jest z kolei zastrzeżone dla biegłego rewidenta, stosownie do treści ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.  

Jakie uprawnienia musi mieć właściciel biura rachunkowego?

Aktualne przepisy pozwalają, aby otworzyć własne biuro rachunkowe bez żadnych kwalifikacji, w konsekwencji czego właścicielem biura rachunkowego może zostać w zasadzie każdy. Sprawa wygląda analogicznie w przypadku świadczenia podstawowych usług rachunkowych.

Dopiero do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych wymagane są (zgodnie z ww. art. 76a ustawy o rachunkowości):
- pełnoletniość i brak ubezwłasnowolnienia (czyli pełna zdolność do czynności prawnych);
- brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości, oraz
- zawarcie umowy ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.

Wymagania te nie wydają się zatem zbytnio wygórowane, wobec czego założenie biura rachunkowego w dzisiejszych czasach nie powinno stanowić dla nikogo wielkiego wyzwania.

Nigdzie w ustawach nie ma mowy o potrzebie posiadania konkretnego wykształcenia, doświadczenia zawodowego czy też jakichkolwiek uprawnień. To efekt deregulacji zawodu księgowego z 2014 roku (a w zasadzie deregulacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych), przed którą osoba zainteresowana posiadaniem biura rachunkowego musiała w tym celu zdobyć certyfikat Ministerstwa Finansów.

Niemniej, jak już wskazywano powyżej, na wymagania prawne stawiane właścicielowi biura rachunkowego warto patrzeć również z perspektyw usług świadczonych przez biuro rachunkowe, ponieważ w ślad za ich charakterem idą określone wymogi nakładane poprzez ustawodawstwo. Należy ponadto mieć świadomość, że raz po raz w debacie publicznej pojawiają się głosy, że mieszczące się w obrębie rachunkowości usługi księgowe powinny zostać uregulowane z powrotem.

 

Jakie uprawnienia muszą mieć osoby pracujące w biurze rachunkowym, świadczące usługi księgowe?

Przywołane powyżej ułatwienia w dostępie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych doprowadziły do tego, że obecnie biura rachunkowe nie muszą zatrudniać osób z certyfikatem księgowego ani z tytułem doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta.

Jedynie wykroczenie poza obszar usług księgowych nakłada na biura rachunkowe i osoby w nich pracujące bardziej wymagające restrykcje. Jednocześnie, jeśli ktokolwiek znajduje się w posiadaniu certyfikatu księgowego bądź świadectwa kwalifikacyjnego, może się nimi swobodnie posługiwać, aby dać wyraz zdobytemu dotychczas przygotowaniu zawodowemu do opiekowania się procesami rachunkowymi w firmie.

 

W jakiej formie można prowadzić biuro rachunkowe?

Skoro zarówno założenie biura rachunkowego, jak i świadczenie usług rachunkowych nie wymaga (co do zasady) sprostania niewygodnym warunkom formalnym, tego samego należy się spodziewać w kontekście dostępnych form prowadzenia biura rachunkowego.

W Polsce prowadzenie działalności gospodarczej jest możliwe zwłaszcza w następujących formach:

• jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG),
• spółka cywilna,
• spółka osobowa,
• spółka kapitałowa (np. spółka z o.o.).

JDG to najprostsza forma prowadzenia działalności gospodarczej, która nie wymaga kapitału na start oraz daje możliwość wyboru formy opodatkowania, chociaż przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za jej zobowiązania. W przeciwieństwie do spółek, to rozwiązanie dedykowane jest dla biura rachunkowego z jednym właścicielem. Jeśli biuro rachunkowe miałoby posiadać więcej niż jednego właściciela, wówczas wypadałoby się pochylić nad pozostałymi opcjami prowadzenia firmy.

Spółka cywilna została uregulowana w Kodeksie cywilnym, począwszy od art. 860 tej ustawy. To w istocie rodzaj umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy wspólnikami, którzy zobowiążą się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego. Podstawą każdej spółki cywilnej (i działalności jednoosobowej) jest wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Dla pozostałych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą właściwym rejestrem jest Krajowy Rejestr Sądowy. Wpisowy do KRS podlegają tym samym następujące spółki:

• spółki osobowe (spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna),
• spółki kapitałowe (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna, spółka akcyjna).

Przepisy dotyczące wyżej wymienionych spółek znajdują się w Kodeksie spółek handlowych. Ogólnie rzecz biorąc, spółki te różnią się ze względu na więź łączącą je ze wspólnikami. W spółkach osobowych występują powiązania osobowe, a w spółkach kapitałowych – związki kapitałowe. Wspólnicy nie odpowiadają za ewentualne zobowiązania spółek kapitałowych, które ustawodawca wyposażył w osobną osobowość prawną, a odpowiedzialność za długi spółek osobowych leży już w obrębie majątku osobistego wspólników. Biuro rachunkowe może funkcjonować w obu typach spółek. Nawet działalność w spółce partnerskiej, utworzonej przez wspólników (partnerów) w celu wykonywania wolnego zawodu, może być prowadzona przez osoby uprawnione do wykonywania takich zawodów jak księgowy, biegły rewident lub doradca podatkowy. Należy jednak być ostrożnym w stosunku do wąsko ujętego celu spółki partnerskiej, którego zakres przedmiotowy sprowadza się do wykonywania przez partnerów wolnego zawodu, a więc do świadczenia usług profesjonalnych. Jakkolwiek można o tym długo dyskutować, w ramach spółki partnerskiej księgowi powinni wykonywać raczej tylko te usługi dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazane w ustawie o rachunkowości.

Ze względu na szeroką możliwość dokonania wyboru formy prowadzenia biura rachunkowego spośród samych spółek, najlepszy jej wariant zależy od wielu indywidualnych czynników, dlatego warto pokusić się o specjalistyczne konsultacje w tym zakresie. Jednocześnie, prawie zawsze istnieje możliwość dokonania zmiany formy prawnej prowadzonego przedsiębiorstwa w drodze reorganizacji, dlatego o formie prowadzenia biura rachunkowego nie trzeba decydować w sposób nieodwołalny. Artykuł 551 §5 Kodeksu spółek handlowych pozwala nawet na przekształcenie JDG w spółkę kapitałową. Z uwagi na fakt, że procesy reorganizacyjne są ściśle regulowane przez prawo, nie zaleca się ich samodzielnego przeprowadzania.

Poza spółkami prawa handlowego w KRS ewidencjonowane są również takie osoby prawne, jak spółdzielnie, fundacje, czy stowarzyszenia. Zgodnie z art. 1 §1 Prawa spółdzielczego, spółdzielnia jest dobrowolnym zrzeszeniem nieograniczonej liczby osób, o zmiennym składzie osobowym i zmiennym funduszu udziałowym, które w interesie swoich członków prowadzi wspólną działalność gospodarczą. Działalność gospodarczą może też prowadzić stowarzyszenie, przy czym, na podstawie art. 34 Prawa o stowarzyszeniach, dochód osiągnięty przez stowarzyszenie służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków. Jeśli chodzi o fundację, jej działalność gospodarcza może być prowadzona w rozmiarach służących realizacji jej celów, na co wskazuje art. 5 ust. 5 Ustawy o fundacjach. Z przywołanych przepisów wynika, że biuro rachunkowe mogłoby zatem świadczyć usługi rachunkowe w formie spółdzielni, fundacji lub stowarzyszenia, chociaż nie stanowi to powszechnej praktyki. Do odważnych świat należy.

 

Jakie PKD dla biura rachunkowego wybrać?

Kody PKD określają obszar działalności firmy, a każdy przedsiębiorca powinien odnaleźć takie kody PKD, które najlepiej i najbliżej opisują jego działalność. W praktyce większość podmiotów gospodarczych nie prowadzi jednego rodzaju działalności. W związku z tym, w celu zaklasyfikowania do danego kodu Polskiej Klasyfikacji Działalności niezbędne jest określenie jej działalności przeważającej. W przypadku biur rachunkowych będzie to PKD 69.20.Z, czyli działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe, w którego skład wchodzą:

• księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywane na zlecenie,
• sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych,
• kontrola i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/ biegłych rewidentów),
• przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych,
• doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi.

Czynności niestanowiących głównej działalności może z kolei określać dowolna liczba kodów PKD. Niektóre kody zawarte w Polskiej Klasyfikacji Działalności są zastrzeżone dla rolników lub spółek prawa handlowego, w konsekwencji czego dobór PKD na chybił trafił nie jest dobrym rozwiązaniem. Ponadto, z określonymi kodami PKD, które przekładają się później na rzeczywiście wykonywaną przez biuro rachunkowe działalność, mogą wiązać się specyficzne obowiązki. Dla niektórych z nich wymagana będzie określona forma prawna działalności lub rodzaj opodatkowania, a dla innych przykładowo obowiązek posiadania z reguły odpłatnego zezwolenia na prowadzenie działalności reglamentowanej.

Trzeba równocześnie mieć świadomość, że kody PKD nie przesądzają o skutkach prawnych dla przedsiębiorcy. O tym decyduje rzeczywistość gospodarcza. Wobec tego, jeśli biuro rachunkowe wskaże kod PKD 66.12.Z (działalność maklerska), której faktyczne wykonywanie wymaga zezwolenia Komisji Nadzoru Finansowego, nie oznacza to jeszcze, że ta działalność rzeczywiście jest przez nie prowadzona.

Na tej podstawie nie należy jednak wyciągać wniosków, że wybór właściwych kodów PKD można zupełnie zbagatelizować. Mimo że Polska Klasyfikacja Działalności służy obecnie w szczególności celom statystyki publicznej, od kodów PKD może m.in. zależeć szansa wykonywania określonego rodzaju działalności reglamentowanej.

 

Nazwa biura rachunkowego

Niezależnie od tego, czy biuro rachunkowe będzie prowadzone w ramach formy prawnej podlegającej obowiązkowemu wpisowi do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, czy do Krajowego Rejestru Sądowego, musi posiadać własną nazwę i adres.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, biuro rachunkowe działa pod nazwą, która musi zawierać co najmniej imię i nazwisko jej właściciela.

W praktyce gospodarczej nazwy spółek cywilnych zawierają z kolei co najmniej imiona i nazwiska wszystkich wspólników wraz z dodaniem formy prawnej, chociaż nazewnictwo spółki cywilnej nie jest prawnie uregulowane.

Spółki wpisane do KRS rządzą się natomiast swoimi ściśle określonymi prawami. W zależności od rodzaju spółki obowiązują inne zasady, zatem trzeba dokładnie znać przepisy Kodeksu spółek handlowych, aby nie popełnić jakiegoś kardynalnego błędu, który może nawet poskutkować przypisaniem wspólnikowi odpowiedzialności majątkowej wobec osób trzecich, z której w normalnych okolicznościach byłby zwolniony. Jednym z elementów, które łączy wszystkie spółki prawa handlowego, jest konieczność podania formy prawnej na końcu nazwy – w pełnym brzmieniu lub w wersji skróconej.

Nie wolno przy tym zapominać, że zabronione jest używanie nazw:

• zastrzeżonych wyłącznie dla podmiotów, które świadczą usługi w określonym obszarze,
• wprowadzających w błąd co do zakresu działalności,
• podobnych do tych, które określają przedsiębiorców działających na tym samym rynku.

Adres biura rachunkowego

Jednoosobowy przedsiębiorca podlegający rejestracji w CEIDG powinien zgłosić do rejestru przede wszystkim adres do doręczeń. Do tego dochodzi obowiązek wskazywania adresu stałego miejsca wykonywania działalności, chociaż nie jest on bezwzględnie wymagany w przypadku biura rachunkowego, które miałoby prowadzić działalność nie tylko pod jednym, stałym adresem. Przedsiębiorcy wykonujący wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej nie mogą zaś skorzystać z tego przywileju. Warto mieć równocześnie na uwadze, że firmy chętnie korzystają z możliwości przechowywania dokumentacji księgowej w biurze rachunkowym, w konsekwencji czego stałe miejsce jego prowadzenia może okazać się pomocne.

W przypadku spółek handlowych ich adres również należy traktować jako miejsce, do którego kierowana jest korespondencja. Obok adresu, prawo wymaga do tego wskazania siedziby spółki, przez którą należy rozumieć miejscowość w myśl art. 41 Kodeksu cywilnego. W związku z powyższym przez siedzibę spółki powinno rozumieć się miejscowość, w której podejmowane są kluczowe decyzje przez jej organ zarządzający.

Przedsiębiorcy powinni posiadać tytuł prawny do nieruchomości zgłaszanych w ewidencjach przedsiębiorców, który należy potwierdzić odpowiednim dokumentem. Do jednych z najbardziej popularnych tytułów prawnych zaliczyć można prawo własności lub najem.

Jak założyć biuro rachunkowe? Rejestracja działalności lub spółki i rejestracja do VAT

Tak jak już wcześniej wskazano, założenie biura rachunkowego wymaga wybrania formy prowadzenia działalności gospodarczej, jej nazwy, adresu, kodów PKD i sposobu opodatkowania. Aby założyć biuro rachunkowe nie jest potrzebna licencja, koncesja, zezwolenie ani wpis do rejestru działalności regulowanej.

Przedsiębiorca nie może jednak zapominać o obowiązkach związanych z podatkiem VAT, który płaci się niezależnie od podatku dochodowego.Rejestracja jako podatnik podatku VAT nie jest wymagana po spełnieniu warunków wynikających z art. 43 lub art. 113 ustawy o VAT. Przepisy te regulują kolejno zwolnienia przedmiotowe oraz zwolnienia podmiotowe od podatku VAT. Zwolnień przedmiotowych nie sposób zakwalifikować do profilu działalności biura rachunkowego, ale zwolnienia podmiotowe mogą już znaleźć zastosowanie, chyba że w zakresie działalności biura rachunkowego będzie mieścić się działalność doradcza.

Wymaga przy tym podkreślenia, że o prawie do skorzystania z tej preferencji decyduje istota wykonywanych czynności. Gdyby zatem doradca podatkowy prowadził biuro rachunkowe, ale nie świadczył żadnych usług doradczych wykraczających poza kwestie omówienia rozliczeń dostarczanych przez klientów dokumentów, prowadzenia ksiąg podatkowych czy też sporządzania deklaracji podatkowych, wówczas nic nie stałoby na przeszkodzie, aby rejestrować biuro rachunkowe na VAT dopiero po przekroczeniu limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie.  

Po zorientowaniu się w podstawowej problematyce związanej z podatkiem VAT warto byłoby, żeby przyszły właściciel biura rachunkowego zapoznał się z krokami, które należy wykonać w celu rejestracji działalności gospodarczej w wybranej przez siebie formie prawnej. Skoro najwięcej zarejestrowanych w Polsce firm widnieje w CEIDG, dobrze wiedzieć, jak uzyskać wpis w tej ewidencji. Uruchomienie spółki prawa handlowego jest już nieco bardziej wymagające, niemniej należałoby mieć chociaż odrobinę świadomości, jak się do tego zabrać w trybie uproszczonym, czyli przez Internet.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Celem założenia biura rachunkowego w formie JDG i uzyskania dla niej wpisu w ewidencji CEIDG należy wypełnić formularz CEIDG-1. Złożenie wniosku o wpis jest bezpłatne. Można to zrobić przez Internet, osobiście w urzędzie miasta lub gminy bądź za pośrednictwem poczty, po uprzednim poświadczeniu własnoręczności podpisu przez notariusza. Prawo zezwala alternatywnie na rejestrację działalności w urzędzie miasta lub gminy przez osobę uprawnioną (pełnomocnika), której udzielono pełnomocnictwa w formie pisemnej. Aby mogła tego dokonać, wystarczy, żeby posiadała pełną zdolność do czynności prawnych.

Na druku CEIDG-1 wymagane jest w szczególności podanie danych osobowych przyszłego właściciela biura rachunkowego, jego adresu zamieszkania, danych do kontaktu, danych firmy, rodzaju działalności gospodarczej wg kodów PKD, adresu do doręczeń, stałego miejsca wykonywania działalności (wraz ze wskazaniem dodatkowych, jeśli występują), właściwej instytucji, w której przedsiębiorca będzie podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom, urzędu skarbowego właściwego dla miejsca jego zamieszkania, wybranej formy opodatkowania, miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej (wraz ze wskazaniem podmiotu prowadzącego jego dokumentację rachunkową), informacji o rachunkach, czy też informacji o małżeńskiej wspólności majątkowej. Za pośrednictwem formularza CEIDG-1 przedsiębiorca musi ponadto złożyć kilka oświadczeń – m.in. że posiada tytuł prawny do nieruchomości, których adresy zostały wpisane do wniosku o rejestrację działalności gospodarczej. Jeśli ustanowił pełnomocnika do działania w jego imieniu – podaje jego dane osobowe.

Złożony formularz CEIDG-1 dla osób fizycznych zamierzających prowadzić działalność gospodarczą stanowi jednocześnie wniosek o uzyskanie numeru REGON oraz zgłoszenie identyfikacyjne o nadanie numeru NIP. Ze względu zaś na konieczność wskazania instytucji, w której przedsiębiorca będzie podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom, przekazanie druku CEIDG-1 do urzędu oznacza również zgłoszenie go do ZUS (lub KRUS) jako płatnika składek. Do formularza CEIDG-1 można równocześnie dołączyć druk VAT-R, który służy jako zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku VAT.

Spółka cywilna osób fizycznych

Podobnie jak w przypadku JDG, przepisy nie określają wymagań dotyczących kapitału, aby zarejestrować biuro rachunkowe w formie spółki cywilnej. Założenie biura rachunkowego w tej formie wymaga natomiast zawarcia umowy spółki cywilnej w formie pisemnej przez co najmniej dwóch wspólników. W terminie 14 dni od dnia jej zawarcia wymagana jest zapłata podatku od czynności cywilnoprawnych oraz wypełnienie deklaracji PCC-3.

W przeciwieństwie do podatku VAT, spółka cywilna nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Każdy ze wspólników płaci go oddzielnie od dochodu osiągniętego ze spółki, który jest opodatkowany w zależności od formy opodatkowania, którą wybrał dany wspólnik. Zgodnie z art. 9a ust. 5 ustawy o PIT nie jest przy tym dopuszczalne, żeby część wspólników spółki cywilnej osób fizycznych była opodatkowana na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, a pozostała część korzystała z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Z uwagi na fakt, że podmiotem wszelkich praw i obowiązków w spółce cywilnej są wyłącznie wspólnicy spółki, spółka cywilna tak naprawdę nie podlega rejestracji w CEIDG, lecz obowiązek ten spoczywa na jej wspólnikach. Każdy przyszły wspólnik biura rachunkowego jest zobowiązany do uzyskania wpisu w CEIDG jeszcze przed podjęciem działalności w ramach spółki cywilnej. Jeżeli posiadałby już status przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG, a dopiero następnie dołączył do spółki cywilnej, uzupełnia swój wpis o NIP i REGON spółki za pośrednictwem wniosku o zmianę wpisu, który należy złożyć na formularzu CEIDG-1, w terminie 7 dni od ich otrzymania. Uzyskanie numeru REGON dla spółki jest możliwe poprzez złożenie do GUS wniosku RG-OP, a numer NIP otrzymuje się po przekazaniu do urzędu skarbowego formularza NIP-2.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Biuro rachunkowe w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialność można otworzyć po jej zarejestrowaniu w trybie:

• tradycyjnym, w formie umowy notarialnej lub
• internetowo, w systemie S24.

Uruchomienie spółki z o.o. w obecności notariusza jest rekomendowane raczej dopiero wtedy, gdy jej wspólnicy chcą w jakiś szczególny sposób zabezpieczyć swoje interesy w treści umowy spółki. Rejestracja spółki poprzez system teleinformatyczny przy wykorzystaniu wzorca umownego daje właścicielom biura rachunkowego tę przewagę, że wielu zmian w jej obrębie mogą następnie dokonywać bez konieczności wychodzenia z domu i ponoszenia kosztów związanych ze świadczeniem usług notarialnych.

Podpisywanie dokumentów drogą elektroniczną w systemie S24 umożliwia m.in. posiadanie profilu zaufanego. Profil ten powinni posiadać wszyscy wspólnicy zakładający spółkę. Konto w systemie S24 należy zarejestrować na platformie internetowej eKRS. Każde zakładane konto musi być autoryzowane profilem zaufanym ePUAP (alternatywnie podpisem kwalifikowanym). Kolejny krok stanowi stworzenie Profilu Przedsiębiorstwa. Po jego utworzeniu należy przede wszystkim wskazać sąd, do którego kierowany jest wniosek o rejestracji spółki z o.o., dane spółki, jej siedzibę i adres, informacje o oddziałach, wspólnikach, dane osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania spółki, sposób jej reprezentowania oraz opis przedmiotu działalności wg PKD. Do wniosku o rejestrację biura rachunkowego w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy dołączyć szereg załączników, w tym dla przykładu listę adresów do doręczeń. Podstawowe opłaty konieczne do poniesienia w celu uruchomienia spółki w tej formie opiewają na kwotę 350 zł.

Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością rodzi konieczność zapłaty przez spółkę podatku od czynności cywilnoprawnych. Podstawą opodatkowania podatkiem od czynności cywilnoprawnych jest wartość kapitału zakładowego spółki, od którego w tym przypadku odlicza się opłatę sądową związaną z wpisem spółki do rejestru przedsiębiorców, czyli do KRS. Przy minimalnym kapitale zakładowym w wysokości 5.000 zł, podatek po odliczeniach wynosi 23 zł i powinien zostać wpłacony do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki. Właściwy formularz to PCC-3. Twórcy wzorca umowy spółki z o.o. pozostawili przyszłym właścicielom biura rachunkowego wybór niektórych opcji w zakresie postanowień umowy spółki, dlatego dobrze je wcześniej przemyśleć i dostosować do własnych potrzeb. Po założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy dopełnić ponadto obowiązku rejestracji w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), na co przewidziany jest termin 7 dni.

Jeśli chodzi z kolei o kwestię opodatkowania spółki z o.o. podatkiem dochodowym, właściwy dla niej podatek to CIT, czyli podatek dochodowy od osób prawnych. Tzw. mali podatnicy CIT mogą korzystać z preferencyjnej stawki CIT w wysokości 9%, znajdującej zastosowanie dla przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych, które są opodatkowane stawką 19%. Nie wolno równocześnie zapominać, że zanim zysk spółki trafi do jej wspólników, muszą dodatkowo zapłacić zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 19%, co oznacza podwójne opodatkowanie tej formy prawnej prowadzenia biura rachunkowego.

Nie sposób nie wspomnieć o tym, że coraz większą popularność zyskuje możliwość dokonania wyboru opodatkowania spółki z o.o. w formie ryczałtu od przychodów spółek, czyli opodatkowania tzw. estońskim CIT. Ten reżim podatkowy daje biurom rachunkowym szanse na efektywne opodatkowanie w wysokości 10% właściwej dla małych podatników oraz 20% dla pozostałych.

 

Forma opodatkowania dla biura rachunkowego w przypadku działalności jednoosobowej

W odróżnieniu od spółki z o.o., prowadząc biuro rachunkowe w formie JDG, trzeba być podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ze względu na brak możliwości wyboru opodatkowania w postaci karty podatkowej, która od 2022 roku jest dostępna wyłącznie dla podatników kontynuujących działalność w tej formie, do wyboru pozostaje opodatkowanie:

• na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% i 32%),
• według stawki liniowej (stawka podatkowa 19%),
• ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Jaka forma opodatkowania będzie najbardziej korzystna dla biura rachunkowego? Nie ma na to jednego przepisu. Najlepsza forma opodatkowania dla biura rachunkowego zależy od wypadkowej wielu indywidualnych czynników. Dotyczy to więc również i spółek cywilnych osób fizycznych. Znajomość ogólnych zasad, którymi rządzą się wymienione wyżej sposoby ponoszenia ciężarów fiskalnych, powinna pomóc w dokonaniu rozsądnego wyboru.

Na atrakcyjność danej formy opodatkowania wyraźny wpływ od 2022 roku wywiera zróżnicowany sposób opłacania obliczanej od dochodu składki zdrowotnej. Dla każdej z form opodatkowania jednoosobowej działalności przewidziano różne zasady związane z obliczaniem składki zdrowotnej, dlatego przed decyzją o formie opodatkowania należy się z nimi skonfrontować.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych

Biura rachunkowe opodatkowane na zasadach ogólnych zobowiązane są do opłacania podatku według skali podatkowej. Opodatkowaniu podlega dochód, który stanowi różnicę pomiędzy uzyskanymi przychodami, a kosztami uzyskania przychodów. Stawki podatkowe w tym wariancie to 12% i 32%. Zastosowanie wyższej stawki ma miejsce po przekroczeniu progu podatkowego, który został ustalony na poziomie 120.000 zł .

Ustalając wysokość podatku do odprowadzenia fiskusowi, uwzględnia się kwotę zmniejszającą podatek, która wynosi aktualnie 3.600 zł. Kwota ta zależy od kwoty wolnej od podatku. Kwota podatku może ponadto ulec obniżeniu o zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych ulgi i odliczenia.

Opodatkowanie podatkiem liniowym

Wybór podatku liniowego oznacza dla biura rachunkowego stałą stawkę podatku w wysokości 19%, niezależną od wysokości osiągniętego przez nie dochodu. Tak jak w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych, dochodem z działalności gospodarczej jest nadwyżka przychodów nad kosztami ich uzyskania przychodów.

W tym wariancie brak możliwości skorzystania z kwoty wolnej od podatku. W porównaniu do opodatkowania na zasadach ogólnych, wybierając opodatkowanie według stawki liniowej, właściciel (lub właściciele) biura rachunkowego mają też o wiele bardziej ograniczone możliwości sięgnięcia po korzyści wynikające z zastosowania ulg podatkowych.

Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Podstawę opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stanowi osiągnięty przez biuro rachunkowe przychód, po uwzględnieniu przysługujących odliczeń. Ta forma ponoszenia ciężarów fiskalnych wiąże się zatem z brakiem rozliczania kosztów uzyskania przychodów.

Stawka podatkowa dla ryczałtu zależna jest od wykonywanej działalności i waha się od 2% do 17%. Przedstawiciele wolnych zawodów w rozumieniu ustawy o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych mogą wybrać opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych w wysokości 17%. W tej definicji mieszczą się również księgowi. Poza tą stawką przewidziano 15% podatku dla świadczenia usług prawnych, rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego (PKWiU dział 69), innych niż te świadczone w ramach wolnych zawodów.

Mimo że w tej kategorii opodatkowania działalności nie można skorzystać z kwoty wolnej od podatku (analogicznie jak przy podatku liniowym), jej specjalnym atutem jest prowadzenie księgowości w możliwie najprostszej formie, czyli ewidencji przychodów.

Konto bankowe dla biura rachunkowego

Na dobrą sprawę przedsiębiorcy prowadzący biuro rachunkowe nie zawsze będą zobligowani do uruchomienia rachunku firmowego. Taki obowiązek wystąpi w przypadku świadczenia usług rachunkowych jako osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub w przypadku rejestracji jako podatnik VAT.

Co więcej, znajdą się takie sytuacje, że nawet posiadanie prywatnego konta bankowego nie byłoby konieczne. Niemniej, dobrze zdawać sobie sprawę z trendu ograniczania możliwości dokonywania płatności bezgotówkowych. Z drugiej strony, już teraz rozliczanie się z klientami tylko i wyłącznie w tej formie mogłoby stanowić nie lada wyzwanie. Trzeba też jakoś sprostać rozliczeniom podatkowym oraz ubezpieczeniowym. W takim stanie rzeczy warto pokusić się przynajmniej o prywatne konto bankowe w celu dokonywania płatności, które nie może posiadać więcej niż jednego posiadacza albo zdecydować się od razu na rachunek firmowy przeznaczony dla zobowiązań płatniczych biura rachunkowego.

 

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Fakt, że biuro rachunkowe nie ponosi w firmach odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą to zaskoczenie dla wielu przedsiębiorców. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości to właśnie kierownik jednostki za nie odpowiada, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków rachunkowych, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Sprawy mają się podobnie w przypadku odpowiedzialności kierownika jednostki oraz organu nadzorującego za sprawozdania jednostki. Inny przepis tej ustawy zobowiązuje ich do zapewnienia, aby sprawozdania finansowe, skonsolidowane sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności oraz sprawozdania z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie. Gdyby spółce wyrządzono szkodę działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie omawianych obowiązków, wówczas kierownik jednostki oraz członkowie organu nadzorującego jednostki ponoszą odpowiedzialność solidarną.

Rozwiązaniem tej trudnej dla kierowników jednostek sytuacji jest odpowiedni wybór opiekuna rachunkowości, z którym podejmie współpracę. Na rynku występują biura rachunkowe, które oferują nawet kilkupoziomową kontrolę finansów przedsiębiorstw.

Konkurencja na rynku usług rachunkowych

Jedno nie ulega wątpliwości – rynek usług rachunkowych jest tak zróżnicowany, jak potrzeby przedsiębiorców. Bezpośrednia przyczyna wzrostu w tym segmencie rynku to uwolnienie usług księgowych w 2014 roku na mocy ustawy deregulacyjnej. Dzięki temu biura rachunkowe wyrosły, jak grzyby po deszczu.

Aby nie zginąć w morzu konkurencji, biura rachunkowe rywalizują ze sobą przede wszystkim jakością świadczonych usług oraz ich ceną. Niektóre biura rachunkowe budują swoją pozycję poprzez budowanie zespołów, pośród których muszą znaleźć się osoby z potwierdzonymi kwalifikacjami. Z reguły oznacza to dla przedsiębiorców większy poziom bezpieczeństwa i ograniczone ryzyko poniesienia szkody. Inne specjalizują się w usługach świadczonych online przy pomocy dedykowanych platform internetowych. Można wyróżnić też biura rachunkowe, które stawiają na bezpośredni kontakt z klientem na przekór powszechnym trendom. Kolejne biuro rachunkowe pozwoli na skanowanie faktur i dostarczanie ich w trybie online, a dzięki następnemu nie da się zapomnieć, że nadal funkcjonują takie podmioty jak Poczta Polska.

Każdy właściciel biura rachunkowego powinien jednoznacznie odpowiedzieć sobie na pytanie, do jakiego rodzaju klienta chce dotrzeć swoimi usługami i zdawać sobie sprawę z jego oczekiwań.

Oczekiwania wobec biura rachunkowego

Jako że firmy obawiają się zbyt dużej liczby przepisów prawnych i podatkowych regulujących prowadzenie działalności gospodarczej, w głównej mierze oczekują od zewnętrznych księgowych, doradców podatkowych i prawników monitorowania aktualnych zmian w prawie i przygotowania przedsiębiorstwa na zmiany, a także zabezpieczenia przed ryzykiem prawnym, finansowym i podatkowym związanym z prowadzoną działalnością.

Przedsiębiorcy korzystający z outsourcingu usług chętnie zlecają wszystkie kwestie księgowe, podatkowe i prawne jednej firmie, dzięki czemu uzyskują poczucie oszczędności czasu, kosztów i bezpieczeństwa prowadzenia działalności gospodarczej.

W tym świetle należy uznać, że przewagę dla biur rachunkowych daje jakość usług i dostęp do fachowej wiedzy specjalistów z różnych dziedzin, a tym samym zapewnianie szerokiej kompleksowości obsługi oraz dostarczanie rozwiązań zawsze zgodnych z aktualnymi przepisami. Na rynku usług profesjonalnych znajduje się wiele kancelarii, które świadczą usługi szkoleniowe dedykowane biurom rachunkowym. Korzystanie z nich zwiększa szansę na najlepsze zaspokajanie potrzeb przedsiębiorców, którzy muszą wypełniać obowiązki w zakresie rachunkowości oraz rzetelnie przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową.

Gabriel Jędrol, Prawnik w Dziale Prawa Podatkowego Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy