REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

OCR i automatyzacja faktur w księgowości. Czego nie mówią sprzedawcy technologii? Jak uniknąć błędów wdrożeniowych?

OCR i automatyzacja faktur w księgowości. Czego nie mówią sprzedawcy technologii? Jak uniknąć błędów wdrożeniowych?
OCR i automatyzacja faktur w księgowości. Czego nie mówią sprzedawcy technologii? Jak uniknąć błędów wdrożeniowych?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W dzisiejszych czasach trudno realizować procesy back office w dużej organizacji bez wsparcia technologii. Dotyczy to zarówno procesów księgowych, jak i obsługi kadr i płac. Papierowe dokumenty z powodzeniem zastępują cyfrowe, a monotonne, powtarzalne czynności związane z przetwarzaniem danych wykonują roboty. Tym bardziej dziwi fakt, że nadal niektóre firmy, a nawet duże przedsiębiorstwa, mają jeszcze przed sobą wdrożenie technologii w tym zakresie. O czym warto wiedzieć przystępując do tego procesu i dlaczego samo kupienie technologii nie oznacza sukcesu wdrożeniowego?

OCR faktur - technologia prosto z pudełka 

Zakupienie narzędzia to dopiero początek i nawet wybór najlepszego dostępnego na rynku rozwiązania nie gwarantuje osiągnięcia zamierzonego efektu. Bardzo często okazuje się, że po wdrożeniu narzędzie nie spełnia oczekiwań biznesu, generuje wiele błędów i nie przystaje do warunków istniejących w organizacji. Firmy zrażają się do technologii i porzucają zakupione rozwiązanie już po pierwszych tygodniach od wdrożenia. 

Autopromocja

Jak mówi Katarzyna Łucka z Impel Business Solution, dyrektor biura zarządzania systemami i projektami - Podstawowym problemem są błędnie lub w sposób niewystarczający określone założenia biznesowe, niezdefiniowana na początku koncepcja biznesowa dotycząca wdrożenia takiego narzędzia jakim jest OCR (ang. Optical Character Recognition). Warto bardzo dokładnie określić co chcemy zrobić, jak ma działać narzędzie, w jaki sposób ma integrować się z systemem, jakie ma mieć funkcjonalności, a także zmapować pola w systemie dziedzinowym. W innym wypadku wdrożenie nie przebiega zgodnie z planem. 

Katarzyna Łucka wraz z zespołem z Impel Business Solutions wdrażała w Grupie Impel dwa duże projekty w procesach księgowych i kadrowo-płacowych – automatyzację faktur zakupowych oraz e-teczkę w procesach kadrowo-płacowych. Wdrożenie technologii w tak dużej organizacji było koniecznością ze względu na olbrzymią liczbę dokumentów, które wymagały przetworzenia – około 20 tys. faktur w skali miesiąca oraz 30 tys. teczek osobowych. Przed wdrożeniem wszystkie dokumenty pracownicze były w formie papierowej i tak też były przetwarzane. Aby uzyskać dostęp do dokumentów konieczne było ich wyszukanie w archiwum, zeskanowanie i przesłanie do pracowników działu kadr. Po wdrożeniu technologii wszystkie dokumenty danego pracownika są podpięte w systemie – z czego korzysta zarówno pracownik jak i pracodawca. Drugim wdrażanym projektem była automatyzacja faktur, gdzie zadaniem technologii jest wspieranie pracowników we wprowadzaniu do systemu danych z faktury zakupowej. Dodatkowo, w ramach projektu, część faktur z pewnym atrybutem podlega automatycznemu księgowaniu, czyli pracownicy nie wykonują już manualnych czynności księgowych, aby zaksięgować fakturę, a wszystko dzieje się automatycznie.

Wdrożenie OCR faktur  - ucz się na własnych lub cudzych błędach 

Kupując narzędzie, kupujesz pudełko z system OCR i modułem do faktur. Dostawca informuje, że  system uczony jest na tysiącach dokumentów, więc do momentu wdrożenia działa bez zarzutu. W naszym przypadku złożoność procesów organizacji i ogrom wyjątków nie pozwoliły wdrożyć rozwiązania pudełkowego. Dla przykładu faktury w naszej organizacji mają różne warunki płatności. Tymczasem system zakładał jeden warunek płatności, więc wymagało to dostosowania do naszych potrzeb. Mieliśmy też problem z nazwami odbiorców i nabywców usług. Chodzi o spółki należące do jednej grupy kapitałowej, gdzie niektóre z nich mają w nazwie podobny człon. System mylił się i podstawiał niewłaściwych nabywców – zdradza Katarzyna Łucka. 

Jak zmienić rozwiązanie pudełkowe w efektywne narzędzie?

Kastomizacja gotowego rozwiązania dostawcy, czyli dostosowanie technologii do potrzeb organizacji, w której jest ona wdrażana, jest niezbędna i oznacza dodatkową konfigurację narzędzia. Warto zadbać o szczegóły, np. walidację poprawności numeru rachunku bankowego, przez co unikniemy błędnie wprowadzonych danych. – Ważną modyfikacją, z perspektywy naszej organizacji, było uwzględnienie w przetwarzanych przez OCR dokumentach pól dodatkowych, które są niezbędne do prawidłowego zaksięgowania faktury w systemie księgowym. Istotne było również wyznaczenie punktów kontrolnych w systemie ERP, czyli wskazanie tych danych, które podlegają weryfikacji przez użytkownika. Dane z tych punktów pozwalają identyfikować błędy takie jak np. brak kodu kreskowego lub zdublowany kod, błędne daty, czy też nieuzupełnione pola wymagane przez system. Dzięki temu w łatwy i szybki sposób powstaje raport – trwa to zaledwie kilkadziesiąt sekund. Mamy pełne dane o nieprawidłowo zaczytanych fakturach i od razu możemy je skorygować. Tak szybki przepływ informacji pozwala utrzymać terminowość regulowania zobowiązań i sprawną obsługę dokumentów.    

Warto dodać, że wybraliśmy jedno z najlepszych na rynku narzędzi, które posiadało już rozbudowaną konfigurację bazową. Pozwoliło to mocno skrócić czas wdrożenia, bo nie było konieczności ustawiania systemu od samego początku – uzupełnia Katarzyna Łucka. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

OCR faktur – technologia sprawniejsza od człowieka

Jak podkreśla ekspertka wszystkie ustawienia w przypadku technologii OCR mają znaczenie, w tym rozdzielczość skanowanego obrazu, bo przy zbyt niskiej system nie odczytuje danych. Faktura musi mieć około 15 danych wprowadzonych do systemu, żeby mogła zaistnieć w systemie finansowo-księgowym. OCR na początku swojej pracy może błędnie rozpoznawać niektóre znaki i mylić np. „1” z „I” lub „0” z „O” i dopiero trzeba nauczyć go, jak działać poprawnie. Warto jednak podkreślić, że ręczne wprowadzanie dokumentów może wiązać się z większą liczbą błędów generowanych przez pracowników - pomyłek w rachunkach bankowych, w

Odczytywanie danych za pomocą systemu OCR jest kluczowym procesem. System nie tylko skanuje dokument, ale również automatycznie rozpoznaje tekst i zamienia go w dane cyfrowe, które następnie mogą być importowane do systemów dziedzinowych. Prawidłowość odczytu danych poprawia się wraz z upływem czasu. Wynika to z faktu, że OCR to technologia, która stale się doskonali i niejako uczy na własnych błędach. Wszystko dzięki wykorzystaniu machine learning (ML) zaszytego w narzędziu.   

Zrealizowane wdrożenia pokazały jak bardzo trzeba być otwartym na nowe doświadczenia. Technologia jest rozwiązaniem skalowalnym, gdzie kluczowe znaczenie mają precyzyjne i realistyczne założenia biznesowe. Błędem jest przekonanie, że technologia sama dostosuje się do wymagań organizacji, ale też nadmierne oczekiwanie wobec systemu na samym starcie.  My oczekiwaliśmy, że system będzie od razu 90% dokumentów skanował prawidłowo. Potem okazało się, że chodzi o 90%, ale danych z każdej faktury, jednak przy 15 polach do wprowadzenia jest to  dla nas już ogromnym ułatwieniem – mówi Katarzyna Łucka i dodaje - Spotykamy się przedstawicielami dużych firm, które kupiły rozwiązanie, a nie doczekały wdrożenia i zakupioną licencje odłożyły na półkę. Bez odpowiedniego wsparcia ze strony specjalistów IT, odpowiedniej wiedzy, analizy błędów, a przede wszystkim prawidłowo zdefiniowanych wstępnych założeń wdrożenie technologii będzie skazane na porażkę. 

******

Grupa Impel od ponad 30 lat dostarcza usługi outsourcingowe dla firm i instytucji. Wśród rozwiązań oferowanych przez Impel są usługi ochrony, w tym zaawansowane systemy zabezpieczeń technicznych i specjalistyczne usługi czystości, serwisu technicznego czy catering. Impel zapewnia także specjalistyczne wsparcie back office dla firm w zakresie procesów kadrowo-płacowych, księgowych, doradztwa podatkowego i zarządzania dokumentacją. Więcej na temat rozwiązań oferowanych przez Grupę Impel można przeczytać na stronie https://impel.pl/ 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Od 20 maja 2024 r. katalog wyrobów tytoniowych objętych systemem Track&Trace zostanie rozszerzony m.in. o tytoń do żucia, tytoń do nosa

    Od 20 maja 2024 r. katalog wyrobów tytoniowych objętych systemem Track&Trace zostanie rozszerzony m.in. o pozostałe wyroby tytoniowe niebędące wyrobami akcyzowymi np. tytoń do żucia, tytoń do nosa.

    Dotacje na cyfryzację firm 2024. Innowacje cyfrowe w MŚP na Śląsku oraz Dig.IT Transformacja Cyfrowa Polskich MŚP

    Jakie dofinansowanie można obecnie uzyskać na cyfryzację firmy będąc małym lub średnim przedsiębiorcą?

    Ceny transferowe 2024 - kontrole. Wezwanie do przedłożenia dokumentacji lokalnej, a zwolnienie dla podmiotów krajowych

    W związku z rosnącym zainteresowaniem organów podatkowych cenami transferowymi można zaobserwować zwiększoną liczbę kontroli w tym zakresie. Choć prowadzenie kontroli na podstawie i w granicach przepisów prawa stanowi obowiązek organów podatkowych, kontrolującym zdarzają się w tym zakresie nadużycia.

    Fundusze z FENG zasilą polski rynek venture capital. Przygotowanie pod inwestycje zwiększy szansę na uzyskanie finansowania

    Z końcem lutego 2024 r. zakończony został pierwszy nabór do pięciu programów PFR Ventures, w ramach których do polskich funduszy venture capital ma popłynąć 2 mld zł z Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). W kwietniu br startuje drugi nabór, a do końca 2024 roku PFR Ventures planuje przeprowadzić łącznie pięć rund selekcyjnych. W wyniku realizacji programów PFR Ventures przez polski rynek VC ma przepłynąć w ciągu kilku najbliższych lat ok. 3,1 mld złotych.

    Jeśli nie WIRON to jaki wskaźnik zastąpi WIBOR i od kiedy? Niepewność na rynku bankowym. Gubią się też klienci banków. Czy kredyty o stałym oprocentowaniu będą bardziej powszechne?

    Od kilku miesięcy temat wskaźników referencyjnych stał się bardzo gorący. Banki wydają się być już zniesmaczone całą tą reformą wskaźnikową, której końca nie widać. Także konsumenci już się w tym gubią, bo nie wiedzą, czy wskaźnik, który mają wpisany do umowy, od którego zależy ich oprocentowanie, będzie istniał, a jeśli nie, to na jaki inny się zmieni.

    Minister finansów ma nadzieję, że handlowe niedziele zostaną uregulowane w tym roku. Będą wyższe wpływy z VAT

    Trwa dyskusja nad przywróceniem handlu w niedziele. W Sejmie znajduje się projekt ustawy, który przewiduje wprowadzenie dwóch handlowych niedziel w miesiącu. Jakie byłyby skutki wprowadzenia dwóch handlowych niedziel w miesiącu w zakresie podatku VAT?

    Zmiany w handlu internetowym 2024. Minister Finansów: urzędy skarbowe dowiedzą się gdy zrobisz 30 (i więcej) transakcji w roku

    Minister finansów, Andrzej Domański zapewnił 12 kwietnia 2024 r., że nowe przepisy nie sprawią, że urzędy skarbowe będą inwigilować osoby sprzedające w internecie. Wyjaśnił, że monitorowanie transakcji będzie się zaczynać od 30 transakcji w ciągu roku i wtedy zostaną one zaraportowane.

    Obowiązek informowania ZUS o umowie o dzieło. Więcej formularzy RUD, ale mniej zawieranych umów. Dlaczego?

    ZUS informuje, że w 2023 r. złożono do ZUS-u więcej formularzy RUD niż rok wcześniej, ale odnotowano nieznaczny spadek zawieranych umów o dzieło zarówno w stosunku do 2022 r. jak i 2021 r.

    Domański: chcemy podnieść limit przychodów zwalniających z VAT do 240 tys. zł od stycznia 2025 r.

    Szykuje się podwyższenie limitu przychodów uprawniających do zwolnienia z rozliczania VAT do 240 tys. zł z obecnych 200 tys. zł. Zmiana miałaby wejść w życie od 1 stycznia 2025 r.

    Domański: przywrócenie stawki VAT do poziomu 5 proc. miało niewielki wpływ na inflację; inflacja na koniec tego roku wyniesie 4-5 proc.

    Śledzimy co dzieje się na rynku handlu żywnością. Widzimy, że to przywrócenie stawki VAT do poziomu 5 proc. miało niewielki wpływ na inflację - powiedział minister finansów Andrzej Domański. Według niego inflacja na koniec 2024 roku wyniesie 4-5 proc.

    REKLAMA