OCR i automatyzacja faktur w księgowości. Czego nie mówią sprzedawcy technologii? Jak uniknąć błędów wdrożeniowych?

OCR faktur - technologia prosto z pudełka 

Zakupienie narzędzia to dopiero początek i nawet wybór najlepszego dostępnego na rynku rozwiązania nie gwarantuje osiągnięcia zamierzonego efektu. Bardzo często okazuje się, że po wdrożeniu narzędzie nie spełnia oczekiwań biznesu, generuje wiele błędów i nie przystaje do warunków istniejących w organizacji. Firmy zrażają się do technologii i porzucają zakupione rozwiązanie już po pierwszych tygodniach od wdrożenia. 

Jak mówi Katarzyna Łucka z Impel Business Solution, dyrektor biura zarządzania systemami i projektami - Podstawowym problemem są błędnie lub w sposób niewystarczający określone założenia biznesowe, niezdefiniowana na początku koncepcja biznesowa dotycząca wdrożenia takiego narzędzia jakim jest OCR (ang. Optical Character Recognition). Warto bardzo dokładnie określić co chcemy zrobić, jak ma działać narzędzie, w jaki sposób ma integrować się z systemem, jakie ma mieć funkcjonalności, a także zmapować pola w systemie dziedzinowym. W innym wypadku wdrożenie nie przebiega zgodnie z planem. 

Katarzyna Łucka wraz z zespołem z Impel Business Solutions wdrażała w Grupie Impel dwa duże projekty w procesach księgowych i kadrowo-płacowych – automatyzację faktur zakupowych oraz e-teczkę w procesach kadrowo-płacowych. Wdrożenie technologii w tak dużej organizacji było koniecznością ze względu na olbrzymią liczbę dokumentów, które wymagały przetworzenia – około 20 tys. faktur w skali miesiąca oraz 30 tys. teczek osobowych. Przed wdrożeniem wszystkie dokumenty pracownicze były w formie papierowej i tak też były przetwarzane. Aby uzyskać dostęp do dokumentów konieczne było ich wyszukanie w archiwum, zeskanowanie i przesłanie do pracowników działu kadr. Po wdrożeniu technologii wszystkie dokumenty danego pracownika są podpięte w systemie – z czego korzysta zarówno pracownik jak i pracodawca. Drugim wdrażanym projektem była automatyzacja faktur, gdzie zadaniem technologii jest wspieranie pracowników we wprowadzaniu do systemu danych z faktury zakupowej. Dodatkowo, w ramach projektu, część faktur z pewnym atrybutem podlega automatycznemu księgowaniu, czyli pracownicy nie wykonują już manualnych czynności księgowych, aby zaksięgować fakturę, a wszystko dzieje się automatycznie.

Wdrożenie OCR faktur  - ucz się na własnych lub cudzych błędach 

Kupując narzędzie, kupujesz pudełko z system OCR i modułem do faktur. Dostawca informuje, że  system uczony jest na tysiącach dokumentów, więc do momentu wdrożenia działa bez zarzutu. W naszym przypadku złożoność procesów organizacji i ogrom wyjątków nie pozwoliły wdrożyć rozwiązania pudełkowego. Dla przykładu faktury w naszej organizacji mają różne warunki płatności. Tymczasem system zakładał jeden warunek płatności, więc wymagało to dostosowania do naszych potrzeb. Mieliśmy też problem z nazwami odbiorców i nabywców usług. Chodzi o spółki należące do jednej grupy kapitałowej, gdzie niektóre z nich mają w nazwie podobny człon. System mylił się i podstawiał niewłaściwych nabywców – zdradza Katarzyna Łucka. 

Jak zmienić rozwiązanie pudełkowe w efektywne narzędzie?

Kastomizacja gotowego rozwiązania dostawcy, czyli dostosowanie technologii do potrzeb organizacji, w której jest ona wdrażana, jest niezbędna i oznacza dodatkową konfigurację narzędzia. Warto zadbać o szczegóły, np. walidację poprawności numeru rachunku bankowego, przez co unikniemy błędnie wprowadzonych danych. – Ważną modyfikacją, z perspektywy naszej organizacji, było uwzględnienie w przetwarzanych przez OCR dokumentach pól dodatkowych, które są niezbędne do prawidłowego zaksięgowania faktury w systemie księgowym. Istotne było również wyznaczenie punktów kontrolnych w systemie ERP, czyli wskazanie tych danych, które podlegają weryfikacji przez użytkownika. Dane z tych punktów pozwalają identyfikować błędy takie jak np. brak kodu kreskowego lub zdublowany kod, błędne daty, czy też nieuzupełnione pola wymagane przez system. Dzięki temu w łatwy i szybki sposób powstaje raport – trwa to zaledwie kilkadziesiąt sekund. Mamy pełne dane o nieprawidłowo zaczytanych fakturach i od razu możemy je skorygować. Tak szybki przepływ informacji pozwala utrzymać terminowość regulowania zobowiązań i sprawną obsługę dokumentów.    

Warto dodać, że wybraliśmy jedno z najlepszych na rynku narzędzi, które posiadało już rozbudowaną konfigurację bazową. Pozwoliło to mocno skrócić czas wdrożenia, bo nie było konieczności ustawiania systemu od samego początku – uzupełnia Katarzyna Łucka. 

OCR faktur – technologia sprawniejsza od człowieka

Jak podkreśla ekspertka wszystkie ustawienia w przypadku technologii OCR mają znaczenie, w tym rozdzielczość skanowanego obrazu, bo przy zbyt niskiej system nie odczytuje danych. Faktura musi mieć około 15 danych wprowadzonych do systemu, żeby mogła zaistnieć w systemie finansowo-księgowym. OCR na początku swojej pracy może błędnie rozpoznawać niektóre znaki i mylić np. „1” z „I” lub „0” z „O” i dopiero trzeba nauczyć go, jak działać poprawnie. Warto jednak podkreślić, że ręczne wprowadzanie dokumentów może wiązać się z większą liczbą błędów generowanych przez pracowników - pomyłek w rachunkach bankowych, w

Odczytywanie danych za pomocą systemu OCR jest kluczowym procesem. System nie tylko skanuje dokument, ale również automatycznie rozpoznaje tekst i zamienia go w dane cyfrowe, które następnie mogą być importowane do systemów dziedzinowych. Prawidłowość odczytu danych poprawia się wraz z upływem czasu. Wynika to z faktu, że OCR to technologia, która stale się doskonali i niejako uczy na własnych błędach. Wszystko dzięki wykorzystaniu machine learning (ML) zaszytego w narzędziu.   

Zrealizowane wdrożenia pokazały jak bardzo trzeba być otwartym na nowe doświadczenia. Technologia jest rozwiązaniem skalowalnym, gdzie kluczowe znaczenie mają precyzyjne i realistyczne założenia biznesowe. Błędem jest przekonanie, że technologia sama dostosuje się do wymagań organizacji, ale też nadmierne oczekiwanie wobec systemu na samym starcie.  My oczekiwaliśmy, że system będzie od razu 90% dokumentów skanował prawidłowo. Potem okazało się, że chodzi o 90%, ale danych z każdej faktury, jednak przy 15 polach do wprowadzenia jest to  dla nas już ogromnym ułatwieniem – mówi Katarzyna Łucka i dodaje - Spotykamy się przedstawicielami dużych firm, które kupiły rozwiązanie, a nie doczekały wdrożenia i zakupioną licencje odłożyły na półkę. Bez odpowiedniego wsparcia ze strony specjalistów IT, odpowiedniej wiedzy, analizy błędów, a przede wszystkim prawidłowo zdefiniowanych wstępnych założeń wdrożenie technologii będzie skazane na porażkę. 

******

Grupa Impel od ponad 30 lat dostarcza usługi outsourcingowe dla firm i instytucji. Wśród rozwiązań oferowanych przez Impel są usługi ochrony, w tym zaawansowane systemy zabezpieczeń technicznych i specjalistyczne usługi czystości, serwisu technicznego czy catering. Impel zapewnia także specjalistyczne wsparcie back office dla firm w zakresie procesów kadrowo-płacowych, księgowych, doradztwa podatkowego i zarządzania dokumentacją. Więcej na temat rozwiązań oferowanych przez Grupę Impel można przeczytać na stronie https://impel.pl/.