Jak sporządzić prawidłową dokumentację ewidencyjną systemów informatycznych rachunkowości

Obligatoryjne elementy dokumentacji ewidencyjnej SIR określa art. 10 ustawy o rachunkowości.

Księgowość powinna sporządzić następujące dokumenty:

- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera,

- wykaz programów rachunkowości informatycznej (z podaniem wersji oprogramowania, daty rozpoczęcia użytkowania i pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksploatacji w jednostce,

- charakterystykę każdego programu, zawierającą opis jego przeznaczenia i sposobu działania wraz z opisem algorytmów i parametrów,

- opis organizacyjnych i programowych rozwiązań służących ochronie danych rachunkowych.

Dokumentacja ta powinna spełniać formalne wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości, a w szczególności powinna być:

- sporządzona w formie pisemnej i w językupolskim - należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają postanowień zezwalających na posiadanie i przechowywanie dokumentacji wyłącznie na nośnikach czytelnych dla komputera (art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 3),

- wyczerpująca, przejrzysta, kompletna i aktualna - to ostatnie wymaganie oznacza konieczność wprowadzania do dokumentacji wszelkich zmian przy wprowadzaniu kolejnych wersji systemu (art. 10 ust. 2),

- sporządzona w kilku egzemplarzach - a przynajmniej jeden z nich powinien być przechowywany w całości pod ochroną jako egzemplarz wzorcowy. Pozostałe egzemplarze mogą być rozdzielane według potrzeb, z zastrzeżeniami wynikającymi z ochrony danych i podziału funkcji,

- przechowywana w sposób należyty - chroniona przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres ważności i dodatkowo przez pięć lat po tym okresie.

Często w praktyce księgowi-użytkownicy i audytorzy krytykują dokumentację zawierającą opis funkcjonowania i instrukcje obsługi programów. Niejednokrotnie dokumentacja sporządzana przez informatyków zawiera wskazówki mające niewiele wspólnego z rachunkowością, a powinna przecież służyć zarówno użytkownikom, jak i wszystkim organom kontrolującym jednostkę w zakresie funkcjonowania systemu rachunkowości. Zbiór wszystkich zasad i instrukcji eksploatacyjnych powinien zapewnić zrozumienie występujących problemów oraz umożliwić wprowadzanie wymaganych poprawek. Dlatego poniżej opisujemy przykładowe elementy jasnej dokumentacji ewidencyjnej SIR.

Jednostka jest obligatoryjnie zobowiązana do sporządzenia wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera. Systemy przeznaczone do obsługi księgowości niewielkich firm zbudowane są zwykle na prostych bazach danych, w których przechowywane są zbiory zawierające księgi rachunkowe. W takich firmach wykaz zbiorów danych tworzących komputerowe księgi rachunkowe może sporządzić zakładowy informatyk lub wręcz doświadczony użytkownik. To, jaki system zarządzania bazą danych był użyty przy tworzeniu programu oraz które zbiory zawierają dane rachunkowości, można niekiedy stwierdzić, analizując trzyznakowe rozszerzenia plików lub po prostu same nazwy plików.