Jak sporządzić prawidłową dokumentację ewidencyjną systemów informatycznych rachunkowości

Obligatoryjne elementy dokumentacji ewidencyjnej SIR określa art. 10 ustawy o rachunkowości.

Księgowość powinna sporządzić następujące dokumenty:

- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera,

- wykaz programów rachunkowości informatycznej (z podaniem wersji oprogramowania, daty rozpoczęcia użytkowania i pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę oprogramowania do eksploatacji w jednostce,

- charakterystykę każdego programu, zawierającą opis jego przeznaczenia i sposobu działania wraz z opisem algorytmów i parametrów,

- opis organizacyjnych i programowych rozwiązań służących ochronie danych rachunkowych.

Dokumentacja ta powinna spełniać formalne wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości, a w szczególności powinna być:

- sporządzona w formie pisemnej i w językupolskim - należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o rachunkowości nie zawierają postanowień zezwalających na posiadanie i przechowywanie dokumentacji wyłącznie na nośnikach czytelnych dla komputera (art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 3),

- wyczerpująca, przejrzysta, kompletna i aktualna - to ostatnie wymaganie oznacza konieczność wprowadzania do dokumentacji wszelkich zmian przy wprowadzaniu kolejnych wersji systemu (art. 10 ust. 2),

- sporządzona w kilku egzemplarzach - a przynajmniej jeden z nich powinien być przechowywany w całości pod ochroną jako egzemplarz wzorcowy. Pozostałe egzemplarze mogą być rozdzielane według potrzeb, z zastrzeżeniami wynikającymi z ochrony danych i podziału funkcji,

- przechowywana w sposób należyty - chroniona przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres ważności i dodatkowo przez pięć lat po tym okresie.

Często w praktyce księgowi-użytkownicy i audytorzy krytykują dokumentację zawierającą opis funkcjonowania i instrukcje obsługi programów. Niejednokrotnie dokumentacja sporządzana przez informatyków zawiera wskazówki mające niewiele wspólnego z rachunkowością, a powinna przecież służyć zarówno użytkownikom, jak i wszystkim organom kontrolującym jednostkę w zakresie funkcjonowania systemu rachunkowości. Zbiór wszystkich zasad i instrukcji eksploatacyjnych powinien zapewnić zrozumienie występujących problemów oraz umożliwić wprowadzanie wymaganych poprawek. Dlatego poniżej opisujemy przykładowe elementy jasnej dokumentacji ewidencyjnej SIR.

Wykaz zbiorów danych

Jednostka jest obligatoryjnie zobowiązana do sporządzenia wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera. Systemy przeznaczone do obsługi księgowości niewielkich firm zbudowane są zwykle na prostych bazach danych, w których przechowywane są zbiory zawierające księgi rachunkowe. W takich firmach wykaz zbiorów danych tworzących komputerowe księgi rachunkowe może sporządzić zakładowy informatyk lub wręcz doświadczony użytkownik. To, jaki system zarządzania bazą danych był użyty przy tworzeniu programu oraz które zbiory zawierają dane rachunkowości, można niekiedy stwierdzić, analizując trzyznakowe rozszerzenia plików lub po prostu same nazwy plików.

Księgi rachunkowe nie zawsze są jednak zawarte w fizycznych zbiorach systemu. Wówczas na ich podstawie podczas przetwarzania danych tworzone są zbiory logiczne - zawierające dane ksiąg rachunkowych.

Dokument stanowiący wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych powinien zawierać dwa istotne opisy:

- opis struktury programu,

- opis wzajemnych powiązań i funkcje zbiorów danych w organizacji całości procesów przetwarzania.

W pierwszej części dokumentu należy wymienić nazwy zbiorów danych stanowiące księgi rachunkowe. Można podać również nazwy plików pomocniczych (np. zawierających kartoteki kontrahentów, pracowników, urzędów, słowniki, pliki z parametrami stałymi i innymi, które wspomagają proces tworzenia, przechowywania i prezentacji danych ksiąg rachunkowych).

Przygotowując wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe, należy podać ścieżkę dostępu do miejsca, w którym plik z danymi jest przechowywany (oznaczenie dysku, nazwa katalogu i podkatalogu). Ponadto w sporządzanym wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe trzeba zamieścić informację o tym, jaki program rachunkowości informatycznej tworzy i obsługuje wymienione w dokumencie zbiory.

Drugą część tego dokumentu powinien stanowić opis wzajemnych powiązań i funkcje zbiorów danych w organizacji całości procesów przetwarzania. Opis może być ogólny, pod warunkiem że szczegółowa charakterystyka znajduje się w dokumentacji eksploatacyjnej oprogramowania. Przykładowy dokument prezentuje wzór 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wykaz programów rachunkowości informatycznej

Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka zobowiązana jest sporządzić dokument zawierający wykaz programów rachunkowości informatycznej stosowanych w jednostce, wraz z określeniem ich wersji i daty rozpoczęcia eksploatowania. Z ustawy nie wynika obowiązek zatwierdzania osobno do używania każdej zmienionej wersji programu przez kierownika jednostki. Jednak aktualizowanie dokumentów ewidencyjnych powinno następować każdorazowo, wraz z wprowadzeniem nowej wersji oprogramowania do eksploatacji.

Przykładem dokumentu w tym zakresie może być poniższy Wykaz stosowanych programów informatycznego systemu przetwarzania danych księgowych (wzór 2). Wykaz taki stanowi zbiorcze zestawienie programów/modułów systemu informatycznego wykorzystywanych w rachunkowości podmiotu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Z praktycznego punktu widzenia, dla celów ewidencji oprogramowania, wskazane byłoby posiadanie niezbędnych informacji o każdym z programów, w postaci szczegółowych kartotek. Takimi kartotekami mogą być Karty informacyjne systemów (programów/modułów), zawierające najważniejsze informacje o każdym z systemów użytkowanych w rachunkowości podmiotu. Przykładowa Karta informacyjna programu/modułu (wzór 3) może składać się z trzech elementów. Elementy te w sposób wyczerpujący określają zakres podstawowych informacji administracyjno-organizacyjnych, także wymaganych przez ustawę.

Elementami Karty będą przede wszystkim:

- protokół przyjęcia pierwszej wersji programu/modułu do eksploatacji,

- ewidencja zmian wersji programu/modułu - zawierająca historię użytkowania poszczególnych wersji programu/modułu,

- ewidencja użytkowników programu/modułu - zawierająca historię przydziału i zniesienia uprawnień użytkowników poszczególnych wersji programu/modułu.

W przypadku przyjęcia takiego sposobu dokumentowania oprogramowania w jednostce aktualizowanie Wykazu następuje każdorazowo wraz z wprowadzeniem do eksploatacji nowej wersji oprogramowania. Zaleca się stosowanie pierwotnie przyjętej numeracji Kart informacyjnych ze względu na to, że w Kartach zawarta jest kilkuletnia historia eksploatacji oprogramowania jednego producenta. W przypadku zmiany producenta oprogramowania nowy system lub program otrzymałby kolejny numer dla nowo utworzonej Karty informacyjnej.

Wzór 3

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W zestawie dokumentacji powinny znaleźć się także raporty z przeprowadzonego testowania na etapie wdrażania do eksploatacji zarówno programu, jak i kolejnych jego wersji.

Dokumentacja taka powinna zawierać:

- zestaw danych testowych oraz opis wyników testowania,

- określenie okresów stosowania poszczególnych wersji programu,

- opis zmian dokonywanych w programie.

Ustawodawca nakłada również obowiązek posiadania dokumentów opisujących przeznaczenie każdego programu, sposób działania oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych. Dokumenty te powinny zawierać wyczerpujący opis procedur, funkcji, algorytmów i parametrów przetwarzania danych, reguł kontroli danych, a także sposobów uzyskiwania danych w postaci wydruków. Zakres informacji, których ujawnienia wymaga ustawa o rachunkowości (art. 10 ust. 3b i 3e), w większości przypadków zawierają instrukcje obsługi dla użytkowników.

dr Elżbieta Izabela Szczepankiewicz

audytor wewnętrzny, pracownik naukowo-dydaktyczny w Wyższej Szkole Handlu i Rachunkowości w Poznaniu