Czy wydruk z komputera może zastąpić fakturę

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaopatrywać się w towar m.in. na aukcjach internetowych, kiedy dokonują zakupów także od osób nieprowadzących działalności gospodarczej.

W takich sytuacjach zastanawiają się, czy istnieje możliwość, by ponoszone wydatki na zakup towaru zaliczać do kosztów podatkowych.

Podstawą do tego miałyby być wydruki z internetu otrzymywane po zakończeniu aukcji, jak i potwierdzenia dokonania zapłaty, będące dowodem tego, że transakcja doszła do skutku.

Warunki do spełnienia

Zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, jeśli spełnione są warunki wskazane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednym z nich jest konieczność właściwego udokumentowania poniesionych wydatków, przy czym dowód taki powinien spełniać określone wymogi formalne.

Zagadnienia dotyczące dokumentowania wydatków regulują w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zapisy w księdze

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być dokonywane na podstawie wystawionych faktur VAT, dokumentów celnych, rachunków oraz faktur korygujących i not korygujących, zwanych dalej fakturami, odpowiadających warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub innych dowodów wymienionych w rozporządzeniu, stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Wydruk to za mało

Jednak dowody te mogą dotyczyć wyłącznie zakupów wymienionych w par. 14 ust. 2 rozporządzenia. Z tego też względu jako podstawy zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie można potraktować sporządzonych przez podatnika wydruków komputerowych dotyczących zakupów na aukcjach internetowych w kraju i za granicą.

PRZYKŁAD: WAŻNE JEST UDOKUMENTOWANIE WYDATKU

Podatnik prowadzi własną firmę, która zajmuje się sprzedażą części samochodowych. Czasami dokonuje zakupów na aukcjach internetowych - głównie ze względu na konkurencyjne ceny. W takich sytuacjach podatnik kupuje towar od osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jeśli zdecyduje się zaliczyć te wydatki do kosztów podatkowych, musi liczyć się z sytuacją, że zostaną one zakwestionowane przez urząd skarbowy jako bezprawne. Podatnik nie dysponuje bowiem odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi dokonanie zakupów. Posiadane przez niego wydruki z komputera nie są wystarczające.

Podstawa prawna:

- Par. 12 ust. 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia

2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Edyta Wereszczyńska

edyta.wereszczynska@infor.pl