REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja i ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń w zakładzie opieki zdrowotnej

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Ustalenie wynagrodzeń i innych świadczeń pracowników w zakładzie opieki zdrowotnej oraz ich ewidencja nie jest możliwe bez prawidłowej dokumentacji. Dotyczy to zarówno wynagrodzeń ze stosunku pracy, jak i wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych.
Rodzaje i elementy dokumentacji pracowniczej w zoz
Dokumentacja pracownicza została określona w przepisach prawa pracy, prawa cywilnego, prawa ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego oraz innych aktów prawnych. Określone wymagania w tym zakresie wynikają także z przepisów ustawy o rachunkowości.
Zakres dokumentacji pracy i płacy jest bardzo szeroki i obejmuje:
a) akty normatywne,
b) dokumentację i ewidencję zatrudnionych,
c) dokumentację i ewidencję bhp i spraw socjalnych,
d) dokumentację i ewidencję płac i ubezpieczeń społecznych,
e) dokumentację i ewidencję prac zleconych,
f) dokumentację i ewidencję podatkową.
Ich charakterystyki zawiera poniższa tabela.
Wymienione rodzaje dokumentacji i ewidencji pracowniczej muszą prowadzić jednostki zatrudniające 20 i więcej pracowników. Natomiast zakłady opieki zdrowotnej o mniejszym zatrudnieniu prowadzą uproszczoną dokumentację i ewidencję w tym zakresie.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Na zakres podmiotowy i funkcjonalny dokumentacji i ewidencji zatrudnionych wpływ wywierają również potrzeby wewnętrzne tych jednostek.
Zasady ewidencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń
Ewidencja wynagrodzeń obejmuje ich naliczanie, rozliczanie i wypłatę dla poszczególnych pracowników. Ujmuje się w niej dane dotyczące zatrudnienia i dane o tytułach wynagrodzeń i ich poszczególnych składnikach (stałych i zmiennych).
Uzyskanie informacji do rozliczeń ZUS i do celów emerytalno-rentowych wymaga podziału wynagrodzeń na część składkową (tj. objętą składkami na ubezpieczenia społeczne) i nieskładkową. Na ich podstawie ustala się między innymi podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby, zasiłek chorobowy i opiekuńczy, zasiłek rodzinny, zasiłek z pomocy społecznej, renty i emerytury. Dane o wynagrodzeniach służą także do wyliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, odprawy, odszkodowania i ekwiwalenty.
Prowadzona w zakładzie opieki zdrowotnej ewidencja wynagrodzeń powinna także umożliwić rozliczenie z fiskusem z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem sporządzanie formularzy i deklaracji podatkowych. W tym celu w ewidencji podatkowej zakładu opieki zdrowotnej ujmuje się obok danych osobowych (pracownika będącego podatnikiem lub zleceniobiorcy) dane o wynagrodzeniach (przychodach ze stosunku pracy i umów cywilno-prawnych), kosztach uzyskania przychodów, dochodach, stawce podatkowej, należnych zaliczkach na poczet podatku i pobranego zaliczkowo podatku dochodowego w układzie miesięcznym i narastająco od początku roku.
Jeżeli zakład opieki zdrowotnej wypłaca inne pozapłacowe świadczenia pieniężne lub rzeczowe (np. bony towarowe), to również powinien ujmować je w ewidencji – według tytułów tych wypłat, dat i kwot, a także ewentualnie innych danych niezbędnych do dokonania rozliczeń podatkowych. Dotyczy to szczególnie:
a) świadczeń socjalnych, finansowanych z ZFŚS lub w ramach kosztów firmy (jeżeli taki fundusz nie jest tworzony),
b) świadczeń z ubezpieczenia społecznego (różnego rodzaju zasiłki opodatkowane lub nie),
c) świadczeń rehabilitacyjnych (finansowanych z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych).
W tego rodzaju ewidencji przy każdym tytule świadczeń konieczne jest wskazanie, czy to świadczenie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (wraz z podaniem kwoty podatku należnego i pobranego), czy też jest od tego podatku zwolnione.
Dane ewidencji wynagrodzeń przechowuje się przez 50 lat, a ewidencję podatkową – do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc co najmniej 5 lat, licząc od zakończenia roku, którego ewidencja dotyczy.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Dokumentacja pracownicza wymaga szczególnej ochrony przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zdekompletowaniem lub usunięciem ze zbioru akt.
W odniesieniu do jej przechowywania i archiwizowania obowiązują ogólne zasady odnoszące się do akt jednostki gospodarczej, jak też zasady dotyczące zbiorów archiwalnych.
Ewidencja należności i zobowiązań dotyczących wynagrodzeń w księgach rachunkowych
Do ewidencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę służy konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Ujmuje się na nim wszelkie wypłaty pieniężne oraz świadczenia w naturze (lub ich ekwiwalenty) zaliczane zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi do wynagrodzeń niezależnie od:
• rodzaju (osobowe, z tytułu umowy zlecenia i o dzieło, nagrody itp.),
• formy wypłaty (w gotówce lub w naturze),
• źródeł ich finansowania (obciążające koszty działalności medycznej, z zysku do podziału).
Warto dodać, że na tym koncie ewidencjonuje się także:
• niezaliczane do wynagrodzeń świadczenia i ich ekwiwalenty na rzecz pracowników, jeżeli są one wypłacane na podstawie list płac,
• wypłacone świadczenia urlopowe,
a także
• potrącenia z wynagrodzeń płaconych przez pracowników składek ZUS i na ubezpieczenia zdrowotne, podatku dochodowego od należnego im wynagrodzenia,
• potrącenia, do których zoz jest uprawniony na mocy otrzymanych tytułów wykonawczych względnie egzekucyjnych lub zgody pracowników.
Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń w księgach rachunkowych jest lista płac. Jest ona sporządzana na podstawie:
a) miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z umów o pracę, powiększonych o ewentualne dodatki (np. dodatek funkcyjny, stażowy, premia, wysługa lat) – w odniesieniu do pracowników umysłowych,
b) płac wynikających z kart pracy, stawek zarobkowych powiększonych o ewentualne dodatki (np. wysługa lat, godziny nadliczbowe) – dla pracowników fizycznych.
Wynagrodzenia w naturze wycenia się według cen ich zakupu lub kosztów wytworzenia.
Obliczona w listach płac suma wynagrodzeń brutto jest następnie pomniejszana o różnego rodzaju potrącenia. Potrącenia z wynagrodzeń za pracę to zatrzymane przez pracodawcę części należnego pracownikowi wynagrodzenia o charakterze obowiązkowym i dobrowolnym, wynikające z odrębnych ustaw. Te pierwsze mogą dotyczyć składek ZUS i na ubezpieczenia zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także sum egzekwowanych na mocy sądowych tytułów wykonawczych oraz kar pieniężnych za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonego porządku, regulaminu pracy lub przepisów bhp. Na te potrącenia nie jest potrzebna zgoda pracownika.
Natomiast potrącenia dobrowolne, dokonywane po uzyskaniu wyrażonej na piśmie zgody pracownika, obejmują na przykład zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, spłaty zaciągniętych pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej, składki na ubezpieczenia na życie, składki z tytułu przynależności do różnych organizacji.
W celu zabezpieczenia pracownikowi i jego rodzinie środków na utrzymanie w kodeksie pracy ustalono dopuszczalną granicę potrąceń. Ich wysokość zależy od rodzaju odliczonych należności. W pełnej wysokości potrącane są zaliczki na podatek dochodowy, składki ZUS oraz kwoty wypłacone nienależnie za czas nieobecności w pracy. Pozostałe sumy są limitowane.
Pracownikowi, na mocy przepisów prawnych w zakresie praw i obowiązków pracownika i pracodawcy, przysługują także różnego rodzaju wypłaty, które są zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych w dopuszczalnych granicach, a także ze składek ZUS, np. zasiłek rodzinny. Jest on potrącany ze składek na ubezpieczenia społeczne, a następnie budżet dokonuje ich refinansowania na rzecz ZUS. Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” obciąża się z tytułu:
• wypłaty zaliczek i wynagrodzeń netto (przelewem, gotówką, przekazem pocztowym),
• wydanych świadczeń w naturze (zaliczane do wynagrodzeń) lub wypłaty ekwiwalentów za nie,
• potrąceń dokonywanych w listach płac, do których zoz jest uprawniony na mocy tytułów wykonawczych lub egzekucyjnych, albo zgody pracownika,
• odpraw, odszkodowań i rekompensat pieniężnych,
• przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń,
• wypłaconych świadczeń urlopowych,
• opłaconych przez pracownika składek ZUS i na ubezpieczenia zdrowotne,
• podatku dochodowego od osób fizycznych płaconego przez pracowników.
Konto uznaje się tytułem należnych wynagrodzeń brutto według list płac oraz przedawnionych i umorzonych należności z tytułu wynagrodzeń.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Ewidencja wynagrodzeń powinna umożliwiać ustalenie wynagrodzenia należnego poszczególnym pracownikom oraz ich zaliczenie w ciężar kosztów. W zależności od rodzaju zatrudnienia część wynagrodzeń obciąża koszty działalności podstawowej, pomocniczej lub środków trwałych w budowie. Pracownicy mogą być także wynagradzani z zysku w formie nagród i premii za efektywną pracę lub też wypłat ze środków obcych.
Jednym z tytułów potrąceń w listach płac są składki na ubezpieczenia społeczne pokrywane przez pracowników. Obejmują one ubezpieczenia emerytalne (9,76%), rentowe (6,50%) i chorobowe (2,45%). Podstawę ich naliczenia stanowią wynagrodzenia brutto ze stosunku pracy (bez wynagrodzeń za czas choroby).
Obok ubezpieczeń społecznych pracownicy opłacają składki na ubezpieczenia zdrowotne. Składka ta aktualnie wynosi 8,25% wynagrodzeń brutto pomniejszonych o składki ZUS w części obciążającej pracownika. Do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia zdrowotne wlicza się także wynagrodzenia pracownika przysługujące za czas nieobecności w pracy spowodowany chorobą.
Składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podlega potrąceniu z zaliczki na podatek dochodowy pracownika. Oznacza to, że nie wpływa ona na wysokość jego wynagrodzenia netto. Pozostała kwota (0,5%) jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, a nie z podatku dochodowego.
Całość składek z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych odprowadza pracodawca (także w imieniu pracownika) do ZUS. Składkę na ubezpieczenia zdrowotne ZUS jest obowiązany przekazać do właściwego oddziału NFZ. Warto dodać, że jeżeli kwota podatku dochodowego należnego od pracownika jest mniejsza niż ustawowa składka na ubezpieczenia zdrowotne (7,75%), to całą kwotę przekazuje się do ZUS na ubezpieczenia zdrowotne.
Dla ułatwienia orientacji w rozrachunkach z tytułu wynagrodzeń prowadzi się ewidencję analityczną umożliwiającą ustalenie należności i zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika. Szczególna rola przypada imiennym kartom zarobkowym, które pozwalają na obliczenie przysługujących:
• zasiłków, emerytur i rent,
• wynagrodzeń za czas usprawiedliwionej nieobecności,
• świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego,
• podatku dochodowego od osób fizycznych przypadającego od pracowników, dla których zoz jest płatnikiem tego podatku,
• innych świadczeń zależnych od wysokości wynagrodzeń.
Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” może wykazywać saldo Wn, wyrażające stan należności i roszczeń z tytułu wynagrodzeń (udzielone zaliczki, wydane deputaty itp.), jak i saldo Ma – obrazujące stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę (np. płace niepodjęte, deputaty zarachowane, ale nie wydane). Saldo Wn tego konta wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji: B.II.2c. – „Należności od pozostałych jednostek – inne”, a saldo Ma – w pasywach bilansu w pozycji: B.III.2h. – „Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń”.
Funkcjonowanie konta „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” przedstawiają poniższe przykłady.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych
Odrębną grupę rozrachunków z tytułu wynagrodzeń stanowią wynagrodzenia bezosobowe. Dotyczą one: umów o dzieło, zleceń, umów o świadczenie usług i kontraktów menedżerskich. Wymienione umowy są zawierane na podstawie kodeksu cywilnego.
Warto dodać, że wypłaty z tytułu umów zlecenia:
• mogą być obciążone składkami ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne (np. gdy zleceniobiorca jest pracownikiem zakładu),
• nie są obciążane składkami ZUS, a tylko składką na ubezpieczenia zdrowotne (gdy zleceniobiorca podlega już ubezpieczeniu społecznemu z innych tytułów).
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wydatki na rzecz pracowników a koszty uzyskania przychodów
Wydatki związane z zatrudnieniem pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli:
a) zachodzi związek między poniesionymi kosztami a uzyskanymi przychodami,
b) wydatki zostały prawidłowo udokumentowane i udowodnione.
Należy podkreślić, że wypłaty świadczeń na rzecz pracowników w zdecydowanej większości stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodów.
Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się następujących świadczeń:
• zwrot kosztów dojazdów do pracy dla pracowników dojeżdżających do pracy własnymi samochodami,
• wyposażenia pracowników w odzież niebędącą ubraniem ochronnym.
Zgodnie z ustawami o podatku dochodowym od osób prawnych i fizycznych (art. 16 ust. 1 updop i art. 23 ust. 1 updof) do kosztów uzyskania przychodów nie mogą być zaliczone wydatki poniesione na:
a) wypłatę jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkową składkę ubezpieczeniową w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy,
b) składki na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy i inne fundusze celowe, od nagród i premii wypłacanych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym,
c) składki opłacone przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników (z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka grup 1, 3, 5 działu I oraz grup 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do ustawy z 28 lipca 1990 r. o działalności ubezpieczeniowej, jeżeli osobą uprawnioną do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca, a umowa ubezpieczenia, w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:
• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
• wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie),
d) wydatki poniesione na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, albo w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, określone w odrębnych przepisach, albo przekraczającej ryczałt miesięczny.
Podstawy prawne
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 146, poz. 1546)
• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 162, poz. 1691)
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 171, poz. 1800)

Prof. dr hab. Maria Hass-Symotiuk
Kierownik Zakładu Rachunku Kosztów Katedry Rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego, autorka ponad 200 publikacji z zakresu rachunkowości finansowej, zarządczej i rachunku kosztów – szczególnie w ochronie zdrowia.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA