Dokumentacja i ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń w zakładzie opieki zdrowotnej

Dokumentacja pracownicza została określona w przepisach prawa pracy, prawa cywilnego, prawa ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego oraz innych aktów prawnych. Określone wymagania w tym zakresie wynikają także z przepisów ustawy o rachunkowości.

Zakres dokumentacji pracy i płacy jest bardzo szeroki i obejmuje:

a) akty normatywne,

b) dokumentację i ewidencję zatrudnionych,

c) dokumentację i ewidencję bhp i spraw socjalnych,

d) dokumentację i ewidencję płac i ubezpieczeń społecznych,

e) dokumentację i ewidencję prac zleconych,

f) dokumentację i ewidencję podatkową.

Ich charakterystyki zawiera poniższa tabela.

Wymienione rodzaje dokumentacji i ewidencji pracowniczej muszą prowadzić jednostki zatrudniające 20 i więcej pracowników. Natomiast zakłady opieki zdrowotnej o mniejszym zatrudnieniu prowadzą uproszczoną dokumentację i ewidencję w tym zakresie.

Na zakres podmiotowy i funkcjonalny dokumentacji i ewidencji zatrudnionych wpływ wywierają również potrzeby wewnętrzne tych jednostek.

Ewidencja wynagrodzeń obejmuje ich naliczanie, rozliczanie i wypłatę dla poszczególnych pracowników. Ujmuje się w niej dane dotyczące zatrudnienia i dane o tytułach wynagrodzeń i ich poszczególnych składnikach (stałych i zmiennych).

Uzyskanie informacji do rozliczeń ZUS i do celów emerytalno-rentowych wymaga podziału wynagrodzeń na część składkową (tj. objętą składkami na ubezpieczenia społeczne) i nieskładkową. Na ich podstawie ustala się między innymi podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby, zasiłek chorobowy i opiekuńczy, zasiłek rodzinny, zasiłek z pomocy społecznej, renty i emerytury. Dane o wynagrodzeniach służą także do wyliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, odprawy, odszkodowania i ekwiwalenty.

Prowadzona w zakładzie opieki zdrowotnej ewidencja wynagrodzeń powinna także umożliwić rozliczenie z fiskusem z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, a zatem sporządzanie formularzy i deklaracji podatkowych. W tym celu w ewidencji podatkowej zakładu opieki zdrowotnej ujmuje się obok danych osobowych (pracownika będącego podatnikiem lub zleceniobiorcy) dane o wynagrodzeniach (przychodach ze stosunku pracy i umów cywilno-prawnych), kosztach uzyskania przychodów, dochodach, stawce podatkowej, należnych zaliczkach na poczet podatku i pobranego zaliczkowo podatku dochodowego w układzie miesięcznym i narastająco od początku roku.