Organy podatkowe mają różne narzędzia do weryfikowania otrzymanych w toku kontroli podatkowej lub prowadzonego postępowania podatkowego dokumentów i informacji.
Jednym z takich narzędzi jest, wynikające z treści przepisu art. 274c Ordynacji podatkowej, uprawnienie organu do zażądania przedstawienia dokumentów przez kontrahenta podatnika, którego dotyczy kontrola lub postępowanie podatkowe.
Dokumenty te powinny dotyczyć zakresu kontroli przeprowadzanej u podatnika (lub postępowania podatkowego), zaś celem takiej aktywności organu ma być sprawdzenie prawidłowości i rzetelności tych dokumentów. Powyższe czynności sprawdzające mogą dotyczyć jedynie kontrahenta, który jest przedsiębiorcą.
W praktyce najczęściej organy badają, czy dany dokument istnieje i czy znajduje odzwierciedlenie w księgach podatkowych kontrahenta.
Od 21 sierpnia 2004 roku przepis pozwalający organowi na powyższą aktywność znajduje się w dziale V Ordynacji podatkowej, tj. czynności sprawdzające, skąd został przeniesiony z działu kontrola podatkowa.
Kontrola podatkowa ma na celu zbadanie, czy podatnik realizuje obowiązki nałożone przez ustawy podatkowe, zaś celem kontroli krzyżowej uregulowanej do sierpnia 2004 roku w przepisie art. 288a nie było sprawdzenie, czy kontrahent wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych, lecz jedynie weryfikowano posiadane przez niego dokumenty pod kątem prawidłowości i rzetelności. Powyższe w pełni uzasadnia przeniesienie tego przepisu do czynności sprawdzających.
Już z treści obecnego brzmienia przepisu wynika, że to uprawnienie organu nazywane od dawna w praktyce kontrolą krzyżową utraciło cechy kontroli. Wcześniej kontrolujący po okazaniu legitymacji służbowej mógł przystąpić w jego siedzibie do czynności kontrolnych, tj. sprawdzenia dokumentów. Obecnie, z uwagi na umiejscowienie w Ordynacji podatkowej, mają zastosowanie zasady dotyczące czynności sprawdzających, a więc np. przepisy o wezwaniach.
W obecnym stanie prawnym organ podatkowy chcąc sprawdzić prawidłowość i rzetelność dokumentów powinien wezwać na piśmie kontrahenta podatnika, którego kontroluje do przedstawienia dokumentów. Z treści wezwania powinno wynikać wyraźnie, czy kontrahent powinien złożyć dokumenty osobiście czy przez pełnomocnika, czy też może je przesłać do urzędu. Sprawdzenie dokumentów ma jednak odbywać się, co do zasady, w siedzibie organu podatkowego, organ decyduje jednak, czy z osobą kontrahenta czy też bez jego udziału.
Organ podatkowy może posługiwać się przepisem art. 274c w ściśle określonym zakresie. Kontrahent może być zobligowany do przedstawienia dokumentów jedynie dotyczących materii kontroli przeprowadzanej u podatnika. Kontrahent, który został wezwany do przedłożenia dokumentów, musi uczynić zadość wezwaniu, chyba że obiektywnie nie może – np. nie ma żądanych dokumentów, wówczas składa organowi wyjaśnienia. Wezwanie organu nie może pozostać bez odpowiedzi osoby wezwanej do przedłożenia dokumentów. Kontrahent może także podjąć dyskusję z urzędem i wskazać, że żądanie przekracza uprawnienia, jakie wynikają z przepisu, na podstawie którego organ podatkowy działa.
Beata Stefańska, doradca podatkowy, Kancelaria Nowakowski i Wspólnicy zrzeszona w ConsortioLex
