REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

PIT-11 mailem do pracownika z podpisem elektronicznym

Subskrybuj nas na Youtube
PIT-11 mailem do pracownika z podpisem elektronicznym
PIT-11 mailem do pracownika z podpisem elektronicznym

REKLAMA

REKLAMA

PIT-11 można wysłać mailem. Do końca lutego pracodawcy mają obowiązek przesłania pracownikom rozliczenia PIT-11. Istniejące przepisy dopuszczają możliwość przekazania deklaracji w formie elektronicznej. Plik, udostępniany w formacie PDF, powinien jednak zostać opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym, który z mocy prawa jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.

PIT-11 dla pracownika do 28 lutego 2022 r.

Początek roku kalendarzowego, szczególnie z perspektywy pracodawców i pracowników księgowości, to okres kojarzony z przygotowywaniem deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych. Wiąże się także z obowiązkiem dostarczenia dokumentów podatkowych do pracowników. Termin przewidziany na przekazanie pracownikom formularzy PIT-11 upływa wraz z końcem lutego. W 2022 roku ostatni dzień lutego (28.) wypada w poniedziałek, a zatem termin ten nie przesuwa się (zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej).

REKLAMA

Autopromocja

PIT-11 mailem

REKLAMA

Warto pamiętać, że pracodawca jest zobligowany do posiadania potwierdzenia przesłania informacji, zarówno do urzędu, jak i do pracownika. W czasie gdy wiele firm pracuje zdalnie, a osoby w nich zatrudnione mogą wykonywać swoje obowiązki z różnych miejsc, skuteczne doręczenie takiej dokumentacji w sposób tradycyjny może być utrudnione. Co więcej, nawet w standardowych warunkach wysyłanie wydruków dokumentów pocztą przysparzało problemów, np. kiedy pracownik zmieniał adres zamieszkania. Zgodnie z przepisami, wymagane dokumenty można przekazać także z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w tym za pomocą maila.

Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładem jest interpretacja indywidualna z 18 grudnia 2019 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził m.in.:
Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepisy te nie określają zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy lub na podstawie umów cywilnoprawnych) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takich informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu).

PIT-11 z podpisem elektronicznym

Konieczne jest jednak, aby taki dokument został przesłany w nieedytowalnej postaci (np. w pliku PDF) oraz został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

(...) zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (Portalu) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy jak podaje Wnioskodawca zostaje nadany w momencie zatrudnienia lub kilka dni po zatrudnieniu i realizowany jest przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu) oraz dostęp do niego będzie aktywny będzie do kliku dni po zakończeniu miesiąc, w którym dojdzie do ustania stosunku pracy. można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie. (zob. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dlatego - w poszukiwaniu wygodniejszych rozwiązań - coraz częściej firmy wybierają zdalne środki komunikacji i stawiają na podpis elektroniczny.

Na rynku jest wiele rodzajów e-podpisu, różniących się zapewnianą mocą prawną, o czym należy pamiętać wybierając konkretne rozwiązanie. Kwalifikowany podpis elektroniczny, weryfikowany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że praktycznie każdy dokument papierowy można zastąpić dokumentem podpisanym kwalifikowanym e-podpisem. Dane zawarte w certyfikacie pozwalają m.in. na jednoznaczne ustalenie, kto w imieniu pracodawcy podpisał dany dokument – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny z KIR. – Należy pamiętać, że pracodawca powinien posiadać w swoim systemie dowód przekazania PIT-11 drogą elektroniczną. Warto też zwrócić uwagę na dodatkowe zabezpieczenie przekazywanych danych, aby zapewnić, że tylko osoba, dla której przygotowany został PIT będzie miała do niego dostęp – dodaje Elżbieta Włodarczyk.

REKLAMA

Deklaracje podatkowe to nie jedyny sposób wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w firmach. E-podpis umożliwia również zdalny, bezpieczny obrót dokumentami, co jest kluczowe przy obecnym trybie pracy. Za pomocą usługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego Szafir, a także jego w pełni zwirtualizowanej, mobilnej wersji – mSzafir, możliwe jest wysyłanie deklaracji do ZUS, składanie sprawozdań finansowych czy zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

– Dostępne na rynku rozwiązania pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu także znajdują swoje zastosowanie. W wielu sytuacjach autoryzacja podpisem niekwalifikowanym może być wystarczająca. Należy jednak pamiętać, że urząd ma prawo nie przyjąć tak podpisanego dokumentu. Podobnie nasz partner biznesowy, który powinien taki sposób autoryzacji zaakceptować przed przyjęciem dokumentu podpisanego podpisem niekwalifikowanym. Dla części dokumentów elektronicznych prawo wprost wymaga zastosowania elektronicznego kwalifikowanego e-podpisu lub Profilu Zaufanego – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.

_____________

KIR został powołany z inicjatywy Narodowego Banku Polskiego, Związku Banków Polskich i 16 banków komercyjnych w celu elektronizacji i profesjonalizacji rozliczeń międzybankowych w Polsce. Jest kluczową firmą obsługującą infrastrukturę polskiego sektora bankowego. Zapewnia niezawodność i bezpieczeństwo w zakresie świadczonych usług, dążąc do efektywnego wspierania rozwoju digitalizacji gospodarki.
Wykorzystując unikalne w skali polskiego rynku kompetencje i doświadczenie, KIR rozwija i dostarcza rozwiązania systemowe dopasowane do potrzeb sektora bankowego oraz aktywnie uczestniczy w procesie cyfryzacji administracji publicznej.
Więcej informacji:
www.kir.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

REKLAMA

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

REKLAMA

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA