REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czy Twój system informatyczny jest gotowy do e-fakturowania?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czy Twój system informatyczny jest gotowy do e-fakturowania?
Ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czy Twój system informatyczny jest gotowy do e-fakturowania?

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 1 stycznia 2022 roku ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Początkowo korzystanie z e-Faktury będzie dobrowolne. Nowy mechanizm rozliczeń ma być obowiązkowy dla wszystkich od 2023 roku. Wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych może odbywać się na dwa sposoby: bezpośrednio w platformie KSeF uruchomionej przez Ministerstwo Finansów lub w informatycznym systemie finansowo-księgowym, który musi być zintegrowany z KSeF dzięki interfejsowi API.

Rok na wdrożenie obowiązkowych e-faktur

Ustawodawca dał firmom dwanaście miesięcy na zgłębienie i zapoznanie się z nowymi normami, aby następnie prawidłowo wdrożyć je w organizacji. Czasu zdaje się być dużo, ale już teraz warto sprawdzić czy program do fakturowania gwarantuje pełną zgodność z wymaganym formatem faktury opartym na XML.

REKLAMA

Powody i cele wprowadzania e-faktur

REKLAMA

Dlaczego Ministerstwu Finansów tak bardzo zależy na wprowadzeniu e-fakturowania w Polsce? Prawdę mówiąc, powodów jest kilka. Po pierwsze, ministerstwo ma na uwadze kwestie związane z „uszczelnianiem” rozliczenia podatku VAT. Krajowy System e-Faktur ma bowiem pomóc wyeliminować z obiegu dokumenty fikcyjne (znane również jako „puste faktury”), które prowadzą do wyłudzeń podatku VAT. Stąd też – zgodnie z nowym modelem zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów – w przyszłości zanim jakakolwiek faktura elektroniczna trafi do odbiorcy, będzie ona musiała trafić do platformy KSeF, gdzie zostanie ona zarejestrowana. W ten oto sposób każda faktura posiadająca numer nadany przez KSeF stanie się pełnoprawnym dokumentem fiskalnym, zaś organy państwowe będą mogły na bieżąco monitorować wszystkie transakcje biznesowe.

Po drugie, jest wiele ekonomicznych i ekologicznych korzyści wynikających z przejścia na fakturowanie elektroniczne, w tym wyższa jakość procesowanych danych, zmniejszenie ilości nieprawidłowości spowodowanych błędami ludzkimi, ograniczenie zużycia papieru, jak i sukcesy uruchomienia podobnych platform w innych krajach Unii Europejskiej. Tego typu rozwiązania już jakiś czas temu stały się częścią środowiska biznesowego w Hiszpanii, Portugalii i we Włoszech.

REKLAMA

Stąd też sam KSeF wzorowany jest na istniejących obecnie systemach służących do przetwarzania faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów jakiś czas temu opublikowało informację, że polska platforma, jak i cały mechanizm e-fakturowania będą bazować na rozwiązaniach zastosowanych we Włoszech, a dokładnie na systemie o nazwie Sistema Di Interscambio (Sdl). Włoska platforma również służy do przesyłania faktur elektronicznych w określonym formacie XML, i choć początkowo służyła ona tylko do wymiany dokumentów z podmiotami administracji publicznej to dziś wykorzystywana jest również w celu e-fakturowania między podmiotami prywatnymi.

- Patrząc na KSeF od strony technicznej, widać, że Ministerstwo Finansów wzorowało się również na innych rozwiązaniach. Szczególne podobieństwo da się zauważyć w odniesieniu do węgierskiej platformy NAV służącej do raportowania danych z faktur także w określonym formacie XML. W Polsce, podobnie jak we Włoszech, planuje się możliwość dobrowolnego korzystania z systemu w pierwszej fazie wprowadzenia e-fakturowania. Ministerstwo Finansów dąży jednak do tego, aby w roku 2023 KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie stało się obowiązkowe dla wszystkich podatników. Mając na celu zwiększenie popularności e-fakturowania w Polsce, Ministerstwo zapowiedziało również skrócenie terminu zwrotu podatku z 60 do 40 dni dla podatników VAT wystawiających faktury przy użyciu platformy KSEF – mówi Adam Beldzik, dyrektor Departamentu Comarch E-INVOICING.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

E-faktury strukturyzowane – kiedy i jak przygotować się do przejścia na KSeF?

 KSeF – jak się przygotować?

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów dostęp do KSeF będzie mógł uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub jeden z podmiotów, o których mowa w art.106c ustawy.

Wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie mogło odbywać się na dwa sposoby – bezpośrednio w platformie KSeF (korzystając z interfejsu webowego) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika zgodnie z opublikowanym wzorem faktury ustrukturyzowanej. W tym drugim przypadku dokumenty będą musiały być przesłane do KSeF za pomocą zdefiniowanego połączenia np. EDI do API KSeF.

- Najprawdopodobniej pierwszy ze sposobów będzie popularną opcją wśród firm jednoosobowych oraz małych przedsiębiorstw, które na co dzień wysyłają i odbierają stosunkowo małą ilość faktur. Jednak duże i średnie przedsiębiorstwa powinny już być bardziej zainteresowane integracją ich systemów finansowo-księgowych z platformą rządową, głównie choćby z tego powodu, że automatyzacja procesów fakturowania przynosi znacznie więcej korzyści tj. pomaga ona zmniejszyć zarówno koszty operacyjne, jak i ilość pracy wykonywanej manualnie. Oznacza to też, że wiele firm będzie mogło wciąż korzystać z obecnych rozwiązań do wymiany danych biznesowych, o ile ich systemy będą kompatybilne/zintegrowane z KSeF – podkreśla Adam Beldzik.

Remanent systemu informatycznego. Co trzeba sprawdzić i wdrożyć?

Obowiązek e-fakturowania zapowiadany jest na początek 2023 roku, co oznacza, że polscy przedsiębiorcy mają ponad 12 miesięcy na podjęcie odpowiednich kroków. Nie można jednak zapominać o tym, że dla wielu firm natychmiastowy dostęp do wysokiej jakości danych biznesowych stał się koniecznością. Dlatego też odkładanie decyzji o przejściu na nowy model fakturowania „na później” może okazać się dla tych organizacji wysoce niekorzystne.

Już teraz przedsiębiorcy powinni skontaktować z producentem systemów, z których korzystają, z zapytaniem czy i kiedy planuje on wprowadzić aktualizacje pod integrację z platformą KSeF. Firmy, które korzystają ze zintegrowanych rozwiązań dostarczanych przez dużych producentów są w najkorzystniejszej sytuacji, albowiem ci z pewnością przygotują nowe wersje systemów uwzględniające wchodzące w życie przepisy, robiąc to tak, aby klienci mogli w wygodny i bezpieczny sposób przesyłać e-faktury zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Kontaktując się z producentem, należy obowiązkowo ustalić, kiedy aktualizacja będzie gotowa i czy jej pobranie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami. Część producentów z pewnością nie będzie pobierać opłat za aktualizację programów.

- Comarch zapewnia, że jego rozwiązanie do komunikacji elektronicznej będzie w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur w momencie jego uruchomienia. Stąd też obecni użytkownicy Comarch EDI nie mają żadnych powodów do obaw. Osobną kwestią jest to, czy organizacje, które nie korzystają dziś z żadnych innych platform służących do elektronicznej wymiany dokumentów będą gotowe na wprowadzenie w Polsce obowiązku e-fakturowania – podkreśla Łukasz Barchański, dyrektor konsulting w Comarch.

A co w przypadku, gdy firma pracuje na takim programie, którego producent nie planuje wprowadzenia integracji z KSeF? Wówczas przedsiębiorca powinien zaplanować wymianę oprogramowania na takie, które to umożliwi.

Dostosowanie programów do wymagań Ministerstwa Finansów jest czasochłonne, bez względu czy jest realizowane w małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwie. Dlatego należy jak najszybciej przeprowadzić audyt systemów IT stosowanych w przedsiębiorstwie i podjąć niezbędne kroki.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA