REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czy Twój system informatyczny jest gotowy do e-fakturowania?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Comarch
Producent i dostawca nowoczesnych systemów informatycznych
Ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czy Twój system informatyczny jest gotowy do e-fakturowania?
Ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czy Twój system informatyczny jest gotowy do e-fakturowania?

REKLAMA

REKLAMA

W dniu 1 stycznia 2022 roku ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Początkowo korzystanie z e-Faktury będzie dobrowolne. Nowy mechanizm rozliczeń ma być obowiązkowy dla wszystkich od 2023 roku. Wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych może odbywać się na dwa sposoby: bezpośrednio w platformie KSeF uruchomionej przez Ministerstwo Finansów lub w informatycznym systemie finansowo-księgowym, który musi być zintegrowany z KSeF dzięki interfejsowi API.

Rok na wdrożenie obowiązkowych e-faktur

Ustawodawca dał firmom dwanaście miesięcy na zgłębienie i zapoznanie się z nowymi normami, aby następnie prawidłowo wdrożyć je w organizacji. Czasu zdaje się być dużo, ale już teraz warto sprawdzić czy program do fakturowania gwarantuje pełną zgodność z wymaganym formatem faktury opartym na XML.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Powody i cele wprowadzania e-faktur

Dlaczego Ministerstwu Finansów tak bardzo zależy na wprowadzeniu e-fakturowania w Polsce? Prawdę mówiąc, powodów jest kilka. Po pierwsze, ministerstwo ma na uwadze kwestie związane z „uszczelnianiem” rozliczenia podatku VAT. Krajowy System e-Faktur ma bowiem pomóc wyeliminować z obiegu dokumenty fikcyjne (znane również jako „puste faktury”), które prowadzą do wyłudzeń podatku VAT. Stąd też – zgodnie z nowym modelem zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów – w przyszłości zanim jakakolwiek faktura elektroniczna trafi do odbiorcy, będzie ona musiała trafić do platformy KSeF, gdzie zostanie ona zarejestrowana. W ten oto sposób każda faktura posiadająca numer nadany przez KSeF stanie się pełnoprawnym dokumentem fiskalnym, zaś organy państwowe będą mogły na bieżąco monitorować wszystkie transakcje biznesowe.

Po drugie, jest wiele ekonomicznych i ekologicznych korzyści wynikających z przejścia na fakturowanie elektroniczne, w tym wyższa jakość procesowanych danych, zmniejszenie ilości nieprawidłowości spowodowanych błędami ludzkimi, ograniczenie zużycia papieru, jak i sukcesy uruchomienia podobnych platform w innych krajach Unii Europejskiej. Tego typu rozwiązania już jakiś czas temu stały się częścią środowiska biznesowego w Hiszpanii, Portugalii i we Włoszech.

Stąd też sam KSeF wzorowany jest na istniejących obecnie systemach służących do przetwarzania faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów jakiś czas temu opublikowało informację, że polska platforma, jak i cały mechanizm e-fakturowania będą bazować na rozwiązaniach zastosowanych we Włoszech, a dokładnie na systemie o nazwie Sistema Di Interscambio (Sdl). Włoska platforma również służy do przesyłania faktur elektronicznych w określonym formacie XML, i choć początkowo służyła ona tylko do wymiany dokumentów z podmiotami administracji publicznej to dziś wykorzystywana jest również w celu e-fakturowania między podmiotami prywatnymi.

REKLAMA

- Patrząc na KSeF od strony technicznej, widać, że Ministerstwo Finansów wzorowało się również na innych rozwiązaniach. Szczególne podobieństwo da się zauważyć w odniesieniu do węgierskiej platformy NAV służącej do raportowania danych z faktur także w określonym formacie XML. W Polsce, podobnie jak we Włoszech, planuje się możliwość dobrowolnego korzystania z systemu w pierwszej fazie wprowadzenia e-fakturowania. Ministerstwo Finansów dąży jednak do tego, aby w roku 2023 KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie stało się obowiązkowe dla wszystkich podatników. Mając na celu zwiększenie popularności e-fakturowania w Polsce, Ministerstwo zapowiedziało również skrócenie terminu zwrotu podatku z 60 do 40 dni dla podatników VAT wystawiających faktury przy użyciu platformy KSEF – mówi Adam Beldzik, dyrektor Departamentu Comarch E-INVOICING.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

E-faktury strukturyzowane – kiedy i jak przygotować się do przejścia na KSeF?

 KSeF – jak się przygotować?

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów dostęp do KSeF będzie mógł uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub jeden z podmiotów, o których mowa w art.106c ustawy.

Wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie mogło odbywać się na dwa sposoby – bezpośrednio w platformie KSeF (korzystając z interfejsu webowego) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika zgodnie z opublikowanym wzorem faktury ustrukturyzowanej. W tym drugim przypadku dokumenty będą musiały być przesłane do KSeF za pomocą zdefiniowanego połączenia np. EDI do API KSeF.

- Najprawdopodobniej pierwszy ze sposobów będzie popularną opcją wśród firm jednoosobowych oraz małych przedsiębiorstw, które na co dzień wysyłają i odbierają stosunkowo małą ilość faktur. Jednak duże i średnie przedsiębiorstwa powinny już być bardziej zainteresowane integracją ich systemów finansowo-księgowych z platformą rządową, głównie choćby z tego powodu, że automatyzacja procesów fakturowania przynosi znacznie więcej korzyści tj. pomaga ona zmniejszyć zarówno koszty operacyjne, jak i ilość pracy wykonywanej manualnie. Oznacza to też, że wiele firm będzie mogło wciąż korzystać z obecnych rozwiązań do wymiany danych biznesowych, o ile ich systemy będą kompatybilne/zintegrowane z KSeF – podkreśla Adam Beldzik.

Remanent systemu informatycznego. Co trzeba sprawdzić i wdrożyć?

Obowiązek e-fakturowania zapowiadany jest na początek 2023 roku, co oznacza, że polscy przedsiębiorcy mają ponad 12 miesięcy na podjęcie odpowiednich kroków. Nie można jednak zapominać o tym, że dla wielu firm natychmiastowy dostęp do wysokiej jakości danych biznesowych stał się koniecznością. Dlatego też odkładanie decyzji o przejściu na nowy model fakturowania „na później” może okazać się dla tych organizacji wysoce niekorzystne.

Już teraz przedsiębiorcy powinni skontaktować z producentem systemów, z których korzystają, z zapytaniem czy i kiedy planuje on wprowadzić aktualizacje pod integrację z platformą KSeF. Firmy, które korzystają ze zintegrowanych rozwiązań dostarczanych przez dużych producentów są w najkorzystniejszej sytuacji, albowiem ci z pewnością przygotują nowe wersje systemów uwzględniające wchodzące w życie przepisy, robiąc to tak, aby klienci mogli w wygodny i bezpieczny sposób przesyłać e-faktury zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Kontaktując się z producentem, należy obowiązkowo ustalić, kiedy aktualizacja będzie gotowa i czy jej pobranie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami. Część producentów z pewnością nie będzie pobierać opłat za aktualizację programów.

- Comarch zapewnia, że jego rozwiązanie do komunikacji elektronicznej będzie w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur w momencie jego uruchomienia. Stąd też obecni użytkownicy Comarch EDI nie mają żadnych powodów do obaw. Osobną kwestią jest to, czy organizacje, które nie korzystają dziś z żadnych innych platform służących do elektronicznej wymiany dokumentów będą gotowe na wprowadzenie w Polsce obowiązku e-fakturowania – podkreśla Łukasz Barchański, dyrektor konsulting w Comarch.

A co w przypadku, gdy firma pracuje na takim programie, którego producent nie planuje wprowadzenia integracji z KSeF? Wówczas przedsiębiorca powinien zaplanować wymianę oprogramowania na takie, które to umożliwi.

Dostosowanie programów do wymagań Ministerstwa Finansów jest czasochłonne, bez względu czy jest realizowane w małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwie. Dlatego należy jak najszybciej przeprowadzić audyt systemów IT stosowanych w przedsiębiorstwie i podjąć niezbędne kroki.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA