Ruszył Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czy Twój system informatyczny jest gotowy do e-fakturowania?

Rok na wdrożenie obowiązkowych e-faktur

Ustawodawca dał firmom dwanaście miesięcy na zgłębienie i zapoznanie się z nowymi normami, aby następnie prawidłowo wdrożyć je w organizacji. Czasu zdaje się być dużo, ale już teraz warto sprawdzić czy program do fakturowania gwarantuje pełną zgodność z wymaganym formatem faktury opartym na XML.

Powody i cele wprowadzania e-faktur

Dlaczego Ministerstwu Finansów tak bardzo zależy na wprowadzeniu e-fakturowania w Polsce? Prawdę mówiąc, powodów jest kilka. Po pierwsze, ministerstwo ma na uwadze kwestie związane z „uszczelnianiem” rozliczenia podatku VAT. Krajowy System e-Faktur ma bowiem pomóc wyeliminować z obiegu dokumenty fikcyjne (znane również jako „puste faktury”), które prowadzą do wyłudzeń podatku VAT. Stąd też – zgodnie z nowym modelem zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów – w przyszłości zanim jakakolwiek faktura elektroniczna trafi do odbiorcy, będzie ona musiała trafić do platformy KSeF, gdzie zostanie ona zarejestrowana. W ten oto sposób każda faktura posiadająca numer nadany przez KSeF stanie się pełnoprawnym dokumentem fiskalnym, zaś organy państwowe będą mogły na bieżąco monitorować wszystkie transakcje biznesowe.

Po drugie, jest wiele ekonomicznych i ekologicznych korzyści wynikających z przejścia na fakturowanie elektroniczne, w tym wyższa jakość procesowanych danych, zmniejszenie ilości nieprawidłowości spowodowanych błędami ludzkimi, ograniczenie zużycia papieru, jak i sukcesy uruchomienia podobnych platform w innych krajach Unii Europejskiej. Tego typu rozwiązania już jakiś czas temu stały się częścią środowiska biznesowego w Hiszpanii, Portugalii i we Włoszech.

Stąd też sam KSeF wzorowany jest na istniejących obecnie systemach służących do przetwarzania faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów jakiś czas temu opublikowało informację, że polska platforma, jak i cały mechanizm e-fakturowania będą bazować na rozwiązaniach zastosowanych we Włoszech, a dokładnie na systemie o nazwie Sistema Di Interscambio (Sdl). Włoska platforma również służy do przesyłania faktur elektronicznych w określonym formacie XML, i choć początkowo służyła ona tylko do wymiany dokumentów z podmiotami administracji publicznej to dziś wykorzystywana jest również w celu e-fakturowania między podmiotami prywatnymi.

- Patrząc na KSeF od strony technicznej, widać, że Ministerstwo Finansów wzorowało się również na innych rozwiązaniach. Szczególne podobieństwo da się zauważyć w odniesieniu do węgierskiej platformy NAV służącej do raportowania danych z faktur także w określonym formacie XML. W Polsce, podobnie jak we Włoszech, planuje się możliwość dobrowolnego korzystania z systemu w pierwszej fazie wprowadzenia e-fakturowania. Ministerstwo Finansów dąży jednak do tego, aby w roku 2023 KSeF stał się rozwiązaniem obligatoryjnym, a elektroniczne fakturowanie stało się obowiązkowe dla wszystkich podatników. Mając na celu zwiększenie popularności e-fakturowania w Polsce, Ministerstwo zapowiedziało również skrócenie terminu zwrotu podatku z 60 do 40 dni dla podatników VAT wystawiających faktury przy użyciu platformy KSEF – mówi Adam Beldzik, dyrektor Departamentu Comarch E-INVOICING.

E-faktury strukturyzowane – kiedy i jak przygotować się do przejścia na KSeF?

 KSeF – jak się przygotować?

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów dostęp do KSeF będzie mógł uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub jeden z podmiotów, o których mowa w art.106c ustawy.

Wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie mogło odbywać się na dwa sposoby – bezpośrednio w platformie KSeF (korzystając z interfejsu webowego) lub w systemie finansowo-księgowym podatnika zgodnie z opublikowanym wzorem faktury ustrukturyzowanej. W tym drugim przypadku dokumenty będą musiały być przesłane do KSeF za pomocą zdefiniowanego połączenia np. EDI do API KSeF.

- Najprawdopodobniej pierwszy ze sposobów będzie popularną opcją wśród firm jednoosobowych oraz małych przedsiębiorstw, które na co dzień wysyłają i odbierają stosunkowo małą ilość faktur. Jednak duże i średnie przedsiębiorstwa powinny już być bardziej zainteresowane integracją ich systemów finansowo-księgowych z platformą rządową, głównie choćby z tego powodu, że automatyzacja procesów fakturowania przynosi znacznie więcej korzyści tj. pomaga ona zmniejszyć zarówno koszty operacyjne, jak i ilość pracy wykonywanej manualnie. Oznacza to też, że wiele firm będzie mogło wciąż korzystać z obecnych rozwiązań do wymiany danych biznesowych, o ile ich systemy będą kompatybilne/zintegrowane z KSeF – podkreśla Adam Beldzik.

Remanent systemu informatycznego. Co trzeba sprawdzić i wdrożyć?

Obowiązek e-fakturowania zapowiadany jest na początek 2023 roku, co oznacza, że polscy przedsiębiorcy mają ponad 12 miesięcy na podjęcie odpowiednich kroków. Nie można jednak zapominać o tym, że dla wielu firm natychmiastowy dostęp do wysokiej jakości danych biznesowych stał się koniecznością. Dlatego też odkładanie decyzji o przejściu na nowy model fakturowania „na później” może okazać się dla tych organizacji wysoce niekorzystne.

Już teraz przedsiębiorcy powinni skontaktować z producentem systemów, z których korzystają, z zapytaniem czy i kiedy planuje on wprowadzić aktualizacje pod integrację z platformą KSeF. Firmy, które korzystają ze zintegrowanych rozwiązań dostarczanych przez dużych producentów są w najkorzystniejszej sytuacji, albowiem ci z pewnością przygotują nowe wersje systemów uwzględniające wchodzące w życie przepisy, robiąc to tak, aby klienci mogli w wygodny i bezpieczny sposób przesyłać e-faktury zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Kontaktując się z producentem, należy obowiązkowo ustalić, kiedy aktualizacja będzie gotowa i czy jej pobranie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami. Część producentów z pewnością nie będzie pobierać opłat za aktualizację programów.

- Comarch zapewnia, że jego rozwiązanie do komunikacji elektronicznej będzie w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur w momencie jego uruchomienia. Stąd też obecni użytkownicy Comarch EDI nie mają żadnych powodów do obaw. Osobną kwestią jest to, czy organizacje, które nie korzystają dziś z żadnych innych platform służących do elektronicznej wymiany dokumentów będą gotowe na wprowadzenie w Polsce obowiązku e-fakturowania – podkreśla Łukasz Barchański, dyrektor konsulting w Comarch.

A co w przypadku, gdy firma pracuje na takim programie, którego producent nie planuje wprowadzenia integracji z KSeF? Wówczas przedsiębiorca powinien zaplanować wymianę oprogramowania na takie, które to umożliwi.

Dostosowanie programów do wymagań Ministerstwa Finansów jest czasochłonne, bez względu czy jest realizowane w małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwie. Dlatego należy jak najszybciej przeprowadzić audyt systemów IT stosowanych w przedsiębiorstwie i podjąć niezbędne kroki.