Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych

Rada Ministrów w dniu 24 października br. przyjęła, przedłożony przez ministra rozwoju i finansów, projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wskazana regulacja ma zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Głównym założeniem projektu jest wprowadzenie zmian w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców, dzięki czemu nastąpi zmniejszenie obciążenia biurokratycznego pracodawców. Źródłem przedstawionych zmian jest Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców).

Najważniejsze zmiany obejmują skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych

Ustawodawca zaproponował skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. W tym zakresie rozpatrzono 3 sytuacje:

a) Pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dla tej grupy podmiotów zaproponowano skrócenie przechowywania dokumentów pracowniczych do 10 lat. Wprowadzenie takiego rozwiązania jest możliwe dzięki przekazywaniu przez pracodawcę do ZUS imiennych raportów miesięcznych z danymi pracowników i zleceniobiorców, które umożliwią ustalanie ich prawa do wybranego świadczenia i jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Ubezpieczony będzie mógł weryfikować te dane za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub na podstawie informacji o zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach tzw. "informacji o stanie konta".

Uzasadnieniem dla takiej regulacji jest zagwarantowanie pracownikowi lub zleceniobiorcy bezpieczeństwa, nie będzie on bowiem zobowiązany do udowadnia danych znajdujących się na jego koncie. Wyeliminuje to także konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7), czy też poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego akta pracownicze ubezpieczonego. Zdaniem autorów projektu, zmiany przyczynią się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

b) Pracownicy, którzy nawiązali stosunek pracy po  31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

Dla pracowników zatrudnionych w tymże okresie, zgodnie z propozycją, zasadą będzie prowadzenie akt przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Skrócenie tego okresu do 10 lat będzie natomiast możliwe po złożeniu przez pracodawcę jednorazowego oświadczenia do ZUS o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych,  z informacjami niezbędnymi do wyliczenia ranty i emerytury, wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców oraz faktycznie złoży te raporty. Złożenie wskazanego oświadczenia ma charakter dobrowolny, może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Po rozpoczęciu procesu przesyłania raportów taka decyzja nie będzie mogła zostać zmieniona (dotyczy to wszystkich zatrudnionych pracowników).

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

c) Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

W tym przypadku nie nastąpią żadne zmiany. Wynika to z faktu, że za takiego pracownika, pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Z tego względu pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt tylko w formie papierowej. W projekcie zaproponowano pracodawcy wybór prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej.  Obie te formy będą sobie równoważne.

Dotychczasowe akta w formie papierowej mogą zostać zmienione przez pracodawcę na formę elektroniczną poprzez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku informacji. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, by nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.