REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Karolina Wszeborowska
Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych
Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obecne przepisy przewidują obowiązek prowadzenia dokumentów pracowniczych przez okres 50 lat. Proponowane zmiany skracają ten termin do 10 lat. Projekt ustawy zakłada także zmiany w zakresie formy prowadzenia akt oraz wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. Nowe regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Rada Ministrów w dniu 24 października br. przyjęła, przedłożony przez ministra rozwoju i finansów, projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wskazana regulacja ma zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Głównym założeniem projektu jest wprowadzenie zmian w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców, dzięki czemu nastąpi zmniejszenie obciążenia biurokratycznego pracodawców. Źródłem przedstawionych zmian jest Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców).

Najważniejsze zmiany obejmują skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych

Ustawodawca zaproponował skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. W tym zakresie rozpatrzono 3 sytuacje:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

a) Pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dla tej grupy podmiotów zaproponowano skrócenie przechowywania dokumentów pracowniczych do 10 lat. Wprowadzenie takiego rozwiązania jest możliwe dzięki przekazywaniu przez pracodawcę do ZUS imiennych raportów miesięcznych z danymi pracowników i zleceniobiorców, które umożliwią ustalanie ich prawa do wybranego świadczenia i jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Ubezpieczony będzie mógł weryfikować te dane za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub na podstawie informacji o zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach tzw. "informacji o stanie konta".

Uzasadnieniem dla takiej regulacji jest zagwarantowanie pracownikowi lub zleceniobiorcy bezpieczeństwa, nie będzie on bowiem zobowiązany do udowadnia danych znajdujących się na jego koncie. Wyeliminuje to także konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7), czy też poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego akta pracownicze ubezpieczonego. Zdaniem autorów projektu, zmiany przyczynią się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

b) Pracownicy, którzy nawiązali stosunek pracy po  31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

Dla pracowników zatrudnionych w tymże okresie, zgodnie z propozycją, zasadą będzie prowadzenie akt przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Skrócenie tego okresu do 10 lat będzie natomiast możliwe po złożeniu przez pracodawcę jednorazowego oświadczenia do ZUS o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych,  z informacjami niezbędnymi do wyliczenia ranty i emerytury, wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców oraz faktycznie złoży te raporty. Złożenie wskazanego oświadczenia ma charakter dobrowolny, może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Po rozpoczęciu procesu przesyłania raportów taka decyzja nie będzie mogła zostać zmieniona (dotyczy to wszystkich zatrudnionych pracowników).

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

c) Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

W tym przypadku nie nastąpią żadne zmiany. Wynika to z faktu, że za takiego pracownika, pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Z tego względu pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

REKLAMA

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt tylko w formie papierowej. W projekcie zaproponowano pracodawcy wybór prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej.  Obie te formy będą sobie równoważne.

Dotychczasowe akta w formie papierowej mogą zostać zmienione przez pracodawcę na formę elektroniczną poprzez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku informacji. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, by nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.


Zmiana postaci prowadzonych akt osobowych jest uzasadniana zmniejszeniem kosztów ich przechowywania. Istotny jest również fakt, że dzięki takiej formie akt, nastąpi poprawa jakości dokumentów, które nie będą już narażone na zużycie. Przyśpieszy to również proces opracowywania dokumentów oraz skróci się czas przeszukiwania akt.

Szczegółowe informacje dotyczące przechowywania akt osobowych przez pracodawcę zostaną określone w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Zmiany zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika - przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Obecne przepisy (art. 86 §3 Kodeksu Pracy) jako podstawową zasadę przyjmują wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, chyba że inny sposób wypłaty uregulowany został w układzie zbiorowym pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

REKLAMA

Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 roku 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze. Biorąc zatem pod uwagę, że coraz bardziej powszechna staje się wypłata bezgotówkowa, zaproponowano, by to właśnie ta forma stawała się wiodącą. Pracownicy zachowają jednak możliwość otrzymywania wypłaty gotówką po złożeniu stosownego wniosku (w formie pisemnej lub elektronicznej).

Autorzy projektu widzą także w tej zmianie sposób na ograniczenie szarej strefy. Uzasadniają to tym, że płatności gotówkowe, w przeciwieństwie do elektronicznych, nie pozostawiają śladu, zatem łatwo ukryć przekazanie tych środków. Zmniejszenie roli gotówki w gospodarce na rzecz płatności elektronicznych przyczyni się zatem do ograniczenia szarej strefy, wpłynie pozytywnie na konkurencję między uczciwymi podmiotami oraz zwiększy dochody sektora finansów publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

REKLAMA

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA