REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Karolina Wszeborowska
Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych
Od 1 stycznia 2019 r. zostanie skrócony okres przechowywania akt pracowniczych
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obecne przepisy przewidują obowiązek prowadzenia dokumentów pracowniczych przez okres 50 lat. Proponowane zmiany skracają ten termin do 10 lat. Projekt ustawy zakłada także zmiany w zakresie formy prowadzenia akt oraz wypłaty wynagrodzeń dla pracowników. Nowe regulacje mają wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

REKLAMA

Rada Ministrów w dniu 24 października br. przyjęła, przedłożony przez ministra rozwoju i finansów, projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wskazana regulacja ma zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Głównym założeniem projektu jest wprowadzenie zmian w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników i zleceniobiorców, dzięki czemu nastąpi zmniejszenie obciążenia biurokratycznego pracodawców. Źródłem przedstawionych zmian jest Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju (100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców).

Najważniejsze zmiany obejmują skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych

Ustawodawca zaproponował skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. W tym zakresie rozpatrzono 3 sytuacje:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

a) Pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dla tej grupy podmiotów zaproponowano skrócenie przechowywania dokumentów pracowniczych do 10 lat. Wprowadzenie takiego rozwiązania jest możliwe dzięki przekazywaniu przez pracodawcę do ZUS imiennych raportów miesięcznych z danymi pracowników i zleceniobiorców, które umożliwią ustalanie ich prawa do wybranego świadczenia i jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Ubezpieczony będzie mógł weryfikować te dane za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub na podstawie informacji o zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach tzw. "informacji o stanie konta".

Uzasadnieniem dla takiej regulacji jest zagwarantowanie pracownikowi lub zleceniobiorcy bezpieczeństwa, nie będzie on bowiem zobowiązany do udowadnia danych znajdujących się na jego koncie. Wyeliminuje to także konieczność uzyskiwania od byłego pracodawcy, np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7), czy też poszukiwania następcy prawnego byłego pracodawcy lub podmiotu profesjonalnie przechowującego akta pracownicze ubezpieczonego. Zdaniem autorów projektu, zmiany przyczynią się do ułatwienia realizacji przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.

b) Pracownicy, którzy nawiązali stosunek pracy po  31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r.

Dla pracowników zatrudnionych w tymże okresie, zgodnie z propozycją, zasadą będzie prowadzenie akt przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Skrócenie tego okresu do 10 lat będzie natomiast możliwe po złożeniu przez pracodawcę jednorazowego oświadczenia do ZUS o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych,  z informacjami niezbędnymi do wyliczenia ranty i emerytury, wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców oraz faktycznie złoży te raporty. Złożenie wskazanego oświadczenia ma charakter dobrowolny, może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Po rozpoczęciu procesu przesyłania raportów taka decyzja nie będzie mogła zostać zmieniona (dotyczy to wszystkich zatrudnionych pracowników).

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

c) Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

W tym przypadku nie nastąpią żadne zmiany. Wynika to z faktu, że za takiego pracownika, pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Z tego względu pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

REKLAMA

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt tylko w formie papierowej. W projekcie zaproponowano pracodawcy wybór prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej lub elektronicznej.  Obie te formy będą sobie równoważne.

Dotychczasowe akta w formie papierowej mogą zostać zmienione przez pracodawcę na formę elektroniczną poprzez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku informacji. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, by nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.


Zmiana postaci prowadzonych akt osobowych jest uzasadniana zmniejszeniem kosztów ich przechowywania. Istotny jest również fakt, że dzięki takiej formie akt, nastąpi poprawa jakości dokumentów, które nie będą już narażone na zużycie. Przyśpieszy to również proces opracowywania dokumentów oraz skróci się czas przeszukiwania akt.

Szczegółowe informacje dotyczące przechowywania akt osobowych przez pracodawcę zostaną określone w rozporządzeniu wydanym przez ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem cyfryzacji.

Zmiany zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika - przyjęcie jako preferowanej bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzeń dla pracowników

Obecne przepisy (art. 86 §3 Kodeksu Pracy) jako podstawową zasadę przyjmują wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, chyba że inny sposób wypłaty uregulowany został w układzie zbiorowym pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie.

REKLAMA

Z danych Banku Światowego wynika, że w 2014 roku 77,8% pracowników w Polsce otrzymywało wynagrodzenia na rachunki płatnicze. Biorąc zatem pod uwagę, że coraz bardziej powszechna staje się wypłata bezgotówkowa, zaproponowano, by to właśnie ta forma stawała się wiodącą. Pracownicy zachowają jednak możliwość otrzymywania wypłaty gotówką po złożeniu stosownego wniosku (w formie pisemnej lub elektronicznej).

Autorzy projektu widzą także w tej zmianie sposób na ograniczenie szarej strefy. Uzasadniają to tym, że płatności gotówkowe, w przeciwieństwie do elektronicznych, nie pozostawiają śladu, zatem łatwo ukryć przekazanie tych środków. Zmniejszenie roli gotówki w gospodarce na rzecz płatności elektronicznych przyczyni się zatem do ograniczenia szarej strefy, wpłynie pozytywnie na konkurencję między uczciwymi podmiotami oraz zwiększy dochody sektora finansów publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA