Karty żywieniowe a ZUS: pełne zwolnienie ze składek tylko przy właściwych zabezpieczeniach. Potwierdzają to interpretacje ZUS

• Posiłki finansowane przez pracodawcę a składki ZUS. Intencja ustawodawcy i podstawa prawna
• Skąd biorą się wątpliwości interpretacyjne
• Katalog narzędzi zabezpieczających – pozytywne interpretacje ZUS dla modelu wypracowanego przez stronę społeczną
• Dwie metody weryfikacji wydatków
• Kiedy wystąpić o interpretację indywidualną

Posiłki finansowane przez pracodawcę a składki ZUS. Intencja ustawodawcy i podstawa prawna

Podstawą prawną wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS wartości posiłków finansowanych przez pracodawcę jest § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przepis ten, w brzmieniu obowiązującym po nowelizacji od 1 września 2023 r., umożliwia wyłączenie z oskładkowania wartości posiłków oraz bonów, kuponów i kart przedpłaconych przeznaczonych wyłącznie na posiłki do 450 zł miesięcznie na pracownika, a także rozszerza możliwość korzystania z tych narzędzi także na placówki handlowe oferujące gotowe posiłki.

Zmiana przepisów odpowiadała na realia rynkowe: upowszechnienie kart przedpłaconych oraz możliwość zakupu posiłków nie tylko w gastronomii, ale także w sieciach handlowych.

Skąd biorą się wątpliwości interpretacyjne

Warunkiem skorzystania ze zwolnienia ze składek jest przeznaczenie świadczenia wyłącznie na zakup posiłków. Jednocześnie przepisy nie precyzują, w jaki sposób pracodawca ma weryfikować spełnienie tego warunku. Brak wskazania konkretnej metody kontroli sprawił, że pojawiły się wątpliwości interpretacyjne. Źródłem sporów nie była zatem idea zwolnienia ze składek ani dopuszczalność kart przedpłaconych jako formy realizacji świadczenia, lecz właśnie sposób udokumentowania, że środki zostały prawidłowo wykorzystane.

W interpretacjach wydawanych przez ZUS do czerwca 2025 r. akcentowano, że pracodawca powinien być w stanie wykazać zgodność wydatkowania świadczenia z jego celem. Interpretowano to jako oczekiwanie prowadzenia ewidencji zakupów. Pojawiły się wątpliwości, czy oznacza to konieczność dokumentowania każdego zakupu paragonem lub innym dowodem fiskalnym. Generuje to bowiem obciążenia administracyjne, trudności przy tzw. koszykach mieszanych oraz ryzyka związane z ochroną danych osobowych.

W efekcie blokowało to korzystanie z kart żywieniowych. Mechanizm, który w założeniu miał być prostym i powszechnym narzędziem wsparcia pracowników, byłby uciążliwy i trudny do wdrożenia, zwłaszcza w większych organizacjach. Powstała tym samym potrzeba wypracowania modelu korzystania z kart żywieniowych, który zapewniałby zgodność z prawem, a jednocześnie nie przerzucał na pracodawców nadmiernych obowiązków ewidencyjnych i kontrolnych.

Katalog narzędzi zabezpieczających – pozytywne interpretacje ZUS dla modelu wypracowanego przez stronę społeczną

Organizacje pracodawców oraz związki zawodowe wypracowały model polegający na wdrożeniu katalogu rozwiązań technicznych i proceduralnych, które łącznie mają minimalizować ryzyka związane z wykorzystywaniem środków z kart przedpłaconych na inne cele niż posiłki. Wśród tych zabezpieczeń wskazywane są m.in.: określona i ograniczona sieć akceptacji, brak możliwości wypłaty gotówki, regulaminy wewnętrzne po stronie pracodawcy zobowiązujące pracowników do właściwego korzystania z kart i wprowadzające określone sankcje, oświadczenia pracowników oraz bieżący monitoring transakcji realizowany przez wydawcę kart.

Zaproponowane rozwiązanie spotkało się z pozytywnym odbiorem ZUS, co pokazują decyzje pojawiające się od czerwca 2025 r. Organ wydał kilkanaście interpretacji indywidualnych (m.in. DI/100000/43/1116/2025, DI/100000/43/847/2025, DI/200000/43/1220/2025, DI/100000/43/1142/2025, DI/100000/43/444/2025), z których wszystkie potwierdzają możliwość stosowania zwolnienia ze składek przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń.

Istotne jest, że ZUS nie tylko dopuścił takie rozwiązania, lecz uznał je za wystarczające do spełnienia warunku „wyłącznego przeznaczenia na posiłki”, o którym mowa w rozporządzeniu.

Dwie metody weryfikacji wydatków

Przeznaczenie środków z kart żywieniowych można zatem kontrolować na dwa sposoby. Jeden opiera się na kontroli systemowej poprzez wdrożenie katalogu rozwiązań, natomiast drugi wymaga zbierania dowodów fiskalnych i szczegółowej ewidencji zakupów.

W pierwszym podejściu prawidłowość wydatkowania jest zapewniona technicznie i proceduralnie, a ciężar zapewnienia zgodności wydatkowania środków z rozporządzeniem w dużej mierze spoczywa również na wydawcy kart. To bowiem wydawca kart powinien zadbać o stworzenie sieci akceptantów kart, którzy będą przestrzegać ustalonych z nimi zasad m.in będą dochowywać należytej staranności w zakresie czuwania nad prawidłowym wydatkowaniem środków z kart i powinien wdrożyć w relacji z nimi środki, które mają to zabezpieczać.
W tym zakresie wskazuje się m. in. na uprawnienie wydawcy do kontroli akceptantów (np. w postaci tzw. mystery shopper) czy wprowadzenie i stosowanie sankcji wobec akceptantów polegających m.in. na usunięciu z sieci akceptantów w przypadku nieprawidłowości. Rola pracodawcy koncentruje się na prawidłowym uregulowaniu świadczenia w regulaminach, odebraniu stosownych oświadczeń oraz sprawowaniu nadzoru organizacyjnego.

Drugi sposób generuje wysokie koszty administracyjne i wiąże się z ryzykami w obszarze RODO, zwłaszcza gdy paragony ujawniają szczegółowe informacje o preferencjach żywieniowych pracowników.

Z perspektywy zgodności z przepisami oba modele są dopuszczalne, przy czym ten pierwszy na pewno ogranicza biurokrację.

Kiedy wystąpić o interpretację indywidualną

Należy pamiętać, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych zachowuje prawo do kontroli każdego płatnika składek. Jednocześnie fakt, że najnowsze interpretacje indywidualne potwierdzają możliwość stosowania zwolnienia przy wykorzystaniu opisanych zabezpieczeń, stanowi silną przesłankę do wdrożenia rozwiązań analogicznych do tych, które były przedmiotem pozytywnych interpretacji również przez podmioty, które nie otrzymały takich decyzji. Na pewno bowiem w chwili obecnej stosowanie rozwiązań akceptowanych przez Zus istotnie ogranicza ryzyko zakwestionowania zwolnienia świadczenia w toku kontroli.

Jednak zważywszy, że wskazane zabezpieczenia nie wynikają z przepisów, a interpretacje ZUS bywa, że ulegają zmianom, warto jednak przed wdrożeniem wystąpić o interpretację indywidualną. Interpretacja wiąże organ w konkretnej sprawie i pokazuje, że przyjęty model został formalnie oceniony jako prawidłowy. Dla pracodawców oraz działów kadr i HR stanowi to praktyczne zabezpieczenie – swoisty „glejt bezpieczeństwa” – na wypadek przyszłej kontroli i zmiany stanowiska po stronie organu.

Autorka: r. pr. Sandra Szybak-Bizacka, Partner w CSP Chruściel Szybak Polewka