Kiedy należy wypłacić świadczenie urlopowe

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (na rzecz potrzeb pracowników) lub mogą wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Ideą przyznawania świadczenia urlopowego jest oczywiście przyświecający całej idei przepisów o ZFŚŚ wymiar socjalny stosunku pracodawca-pracownik.

Nie można odliczyć VAT od wydatków sfinansowanych ze środków zfśs

Wspomniane świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi, o ile pracownik wykorzystał w tym roku swój urlop wypoczynkowy w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS). Jego wysokość zależy wymiaru czasu pracy podwładnego, przy czym nie może przekroczyć wysokości podstawowego odpisu na ZFŚS.

Dobrowolność wypłaty dodatku

O tym, czy wypłata świadczenia nastąpi, decyduje zachowanie zarówno szefa jak i podwładnego. Bo szef może się od wypłaty „wymigać”. Wspomniani „mniejsi” przedsiębiorcy tworzą Fundusz lub wypłacają świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności – przepisy ustawy o ZFŚS dopuszczają możliwość zwolnienia się tych pracodawców z zapewniania tych form wsparcia socjalnego. Jeśli jako przedsiębiorcy decydujemy się zrezygnować np. z wypłacania świadczenia urlopowego, taką informację powinniśmy przekazać swojej załodze w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobimy, będziemy automatycznie obowiązani to wypłaty dodatku urlopowego w danym roku kalendarzowym (wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie  z dnia 21 luty 2007 r. o sygn. akt VII P 3143/2006).

Po drugie, aby świadczenie mogło być wypłacone, pracownik musi pójść przynajmniej na 14 dni urlopu wypoczynkowego ciurkiem. Zatem nawet jeśli pracodawca nie odwołał wypłaty świadczeń, ale pracownik nie chce iść na dwutygodniowy odpoczynek, nie może liczyć na dodatek.

Polecamy: Dowóz pracowników do pracy - w podatkach i rachunkowości

Wysokość świadczenia netto

Świadczenie urlopowe jest wypłacane ze środków obrotowych przedsiębiorcy (a nie z Funduszu), ale w ramach ustawy o Funduszu. Stąd nie jest zależne od indywidualnej sytuacji materialno-socjalnej każdego pracownika z osoba. Nie jest konieczne, aby przedsiębiorca żądał od pracownika wracającego z urlopu faktury za pobyt na wczasach czy, aby kopiował zaświadczenia o dochodach.

Wysokość świadczenia urlopowego wypłacanego pracownikom przez uprawnionych pracodawców nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. W przypadku pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach na pełny etat wysokość tego świadczenia w 2016 r. wynosi 1093,93 zł. To, czy będzie niższe, leży w gestii przedsiębiorcy.

Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Wszystko, co idzie od pracodawcy do pracownika jest świadczeniem w ramach stosunku pracy. A świadczenia – tak jak samo wynagrodzenie – są co do zasady opodatkowane PIT-em i oskładkowane. W przypadku wypłaconego pracownikowi świadczenia urlopowego, podlega ono w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym, natomiast do pewnej wysokości nie podlega o-ZUS-owaniu. Wysokością tą jest wysokość nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisy podstawowego. Czyli oskładkowana będzie nadwyżka.

Katarzyna Miazek, Tax Care