Dokumenty do wypełnienia i przedłożenia pracodawcy w momencie zatrudnienia na umowę o pracę

Umowa o pracę, umowa zlecenia a działalność gospodarcza – różnice

Pewnych informacji pracodawca żąda już na etapie ubiegania się o zatrudnienie, innych po podpisaniu umowy o pracę, dlatego warto zaznajomić się z tym, o co zakład pracy ma prawo pytać, przedłożenia czego może żądać oraz jakie dokumenty osoba zatrudniania musi, a jakie może wypełnić po podjęciu pracy.

Zobacz też: USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz USTAWA z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

Ujednolicony akt prawny: USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

Dokumenty obligatoryjne do wypełnienia

W związku z tym, że pracodawca na podstawie art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy ma prawo żądać od pracownika podania pewnych informacji, w tym danych osobowych, to jednym z podstawowych dokumentów obowiązkowych do wypełnienia jest kwestionariusz osobowy dla pracownika, którego przykładowy wzór został umieszczony w załączniku nr 1a do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Służy on jako pomoc w pozyskaniu najważniejszych danych o osobie zatrudnianej.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Warto w tym miejscu przypomnieć, że zakład pracy na podstawie art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy miał prawo żądać pewnych informacji obligatoryjnych do podania już na etapie ubiegania się o pracę, w tym danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji zwłaszcza w przypadku zamieszkania w innym miejscu niż miejsce zameldowania) oraz wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Stąd tak istotne jest odróżnienie kwestionariusza osobowego dla pracownika od kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie umieszczonego w załączniku nr 1 do ww. Rozporządzenia.

Niezależnie od danych osobowych pozyskanych w trakcie procesu selekcji, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania:

1. jego innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie ich jest konieczne ze względu na korzystanie przez zatrudnionego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

Udostępnienie zakładowi pracy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, przy czym pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych danych, np. przez okazanie dowodu osobistego.

Należy także dodać, że poza wypełnionym kwestionariuszem osobowym dla kandydata do pracy na etapie selekcji, a potem dla pracownika na etapie przyjęcia do pracy, pracodawca może żądać przedłożenia odpisów lub kopii świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy z bieżącego roku kalendarzowego bądź różnych zaświadczeń potwierdzających okresy zatrudnienia, a także dokumentów uwiarygodniających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (oryginały tylko do wglądu lub do sporządzenia ich odpisów albo kopii). Wszelkie inne dokumenty poświadczające umiejętności i osiągnięcia zawodowe (w tym dyplom ukończenia studiów czy świadectwo ukończenia szkoły) bądź świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub pewne dokumenty uwierzytelniające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, mogą zostać przekazane dodatkowo jako podstawa do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy,  np. celem ustalenia odpowiedniego wymiaru i limitu urlopowego.

W wielu przypadkach obligatoryjne wypełnienie dokumentu przez pracownika ogranicza się jedynie do złożenia przez niego podpisu we właściwym miejscu po uprzednim zapoznaniu się z jego treścią. Wśród takich dokumentów wymienić należy przede wszystkim umowę o pracę oraz oświadczenia dotyczące:

- wyrażenia zgody przez pracownika na przetwarzanie danych osobowych,

- potwierdzenia powierzenia zatrudnionemu określonego mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

- potwierdzenia zapoznania się z informacją na temat równego traktowania kobiet i mężczyzn w oparciu o wyciąg z Kodeksu pracy.

Ponadto pracodawca przed dopuszczeniem osoby zatrudnianej do pracy musi obowiązkowo uzyskać jej pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią obowiązującego w zakładzie regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.

W grupie obligatoryjnych oświadczeń znajduje się także potwierdzenie na piśmie przyjęcia informacji o warunkach zatrudnienia zawartych w art. 29 § 3 Kodeksu pracy (w umowie o pracę lub odrębnie) o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Dodatkowo, jeżeli zakład pracy nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (tzn. gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników), to powinien on także uzyskać od podwładnego pisemne potwierdzenie zapoznania się z informacją o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zatrudniony jest również zobowiązany do potwierdzenia na piśmie zapoznania się z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 § 1 Kodeksu pracy dotyczącym systemu i rozkładu czasu pracy oraz przyjętego okresu rozliczeniowego czasu pracy w przedsiębiorstwie, w którym nie ma układu zbiorowego pracy lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy.

Kolejnym obligatoryjnym dokumentem jest oświadczenie pracownika będącego rodzicem (matką lub ojcem) lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ Kodeksu pracy. Powinno być ono traktowane jako obowiązkowe do wypełnienia przez każdą osobę będącą rodzicem bądź opiekunem dziecka. Pracownik zaznacza w nim czy będzie wykorzystywał czy nie przysługujące mu uprawnienia określone w:

- art. 148 pkt. 3 Kodeksu pracy (do świadczenia pracy wyłącznie do ośmiu godzin na dobę) w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem do lat 4,

- art. 178 § 2 Kodeksu pracy (do niewykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, jak również delegowania poza stałe miejsce pracy) w związku ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem do lat 4,

- art. 188 Kodeksu pracy (do zwolnienia od pracy na dwa dni z zachowaniem za ten okres prawa do wynagrodzenia czyli do tzw. dwóch dodatkowych dni opieki nad dzieckiem) w związku z wychowaniem dziecka (dzieci) w wieku do 14 lat.

Warto pamiętać, że jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni to tylko jedno z nich może korzystać z wyżej wymienionych przywilejów i każde winno poinformować swojego pracodawcę czy planuje wykorzystywać tego typu uprawnienia. Co ważne, dwa dni zwolnienia od pracy przysługują ojcu bądź opiekunowi dziecka nawet w sytuacji, gdy jego żona opiekuje się dzieckiem będąc niezatrudnioną lub przebywając na urlopie wychowawczym.

Jeśli osoba zatrudniona oczekuje wypłaty wynagrodzenia przelewem na konto osobiste to niezbędnym dokumentem jest także dyspozycja pracownika dotycząca przelewania wynagrodzenia za pracę na podany numer rachunku bankowego. Pisemna zgoda na przekazywanie pensji na konto pracownika powinna zawierać dane właściciela rachunku, nazwę i adres banku oraz numer rachunku. Nawet jeżeli przepisy wewnątrzzakładowe lub zapis w umowie o pracę obligują do złożenia takiej dyspozycji to warunkiem koniecznym na podstawie art. 86 § 3 Kodeksu pracy jest wyrażenie zgody na dokonywanie wypłaty wynagrodzenia przelewem wraz z podaniem swoich podstawowych danych osobowych i szczegółowych danych odnośnie przelewu. Jeżeli natomiast nie ma układu zbiorowego pracy lub nie określa on formy wypłaty wynagrodzenia to samo pisemne oświadczenie zatrudnionego zaakceptowane przez pracodawcę będzie podstawą do przelewania wynagrodzenia na konto osobiste.

Inne dokumenty płacowe do wypełnienia pod kątem naliczenia wynagrodzenia

Wśród innych dokumentów płacowych do wypełnienia pod kątem naliczenia wynagrodzenia wymienić należy przede wszystkim deklarację PIT-2 czyli oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Druk ten umożliwia zatrudnionemu wskazanie swego pracodawcy jako właściwego do stosowania odliczenia polegającego na comiesięcznym zmniejszaniu obliczonej zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ze stosunku pracy o określoną kwotę (w 2011 r. miesięcznie o 46,33 zł). Stanowi ona 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Wypełniony formularz takiego oświadczenia należy złożyć zakładowi pracy przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Uczynić to może pracownik, który:

1. nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,

2. nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

3 nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

4. nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 updof (to jest dochodów z działalności gospodarczej, o której mowa w art. 14 updof oraz z prywatnego najmu lub dzierżawy).

Deklaracji PIT-2, zgodnie z art. 32 ust. 3a updof, nie składa się jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia dostarczonego w latach poprzednich nie ulegnie zmianie. Oznacza to, że raz złożony druk jest ważny w kolejnych latach i nie trzeba go przedkładać od nowa, aby zakład pracy mógł nadal stosować odliczenie kwoty zmniejszającej podatek. Jeżeli sytuacja zatrudnionego ulegnie zmianie, np. rozpocznie działalność gospodarczą przynoszącą dochody czy zacznie pobierać emeryturę bądź rentę, to wówczas musi on poinformować pracodawcę o zmianie stanu faktycznego przed wypłatą wynagrodzeń za miesiąc, w którym zaszła zmiana, by ten już nie zmniejszał obliczonej zaliczki na podatek dochodowy w wyżej zaprezentowany sposób.

Innym dokumentem fakultatywnym do wypełnienia i przedłożenia w zakładzie pracy jest oświadczenie pracownika dla celów zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (dalej KUP). Druk ten daje pracownikowi możliwość korzystania z podwyższonych KUP (w 2011 r. miesięcznie wynoszących 139,06 zł) w odróżnieniu od normalnych (w 2011 r. miesięcznie wynoszących 111,25 zł) jeżeli miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę zgodnie z art. 22 ust. 2a updof. Warto zaznaczyć, że miejsce zamieszkania (czyli miejsce, gdzie pracownik faktycznie przebywa z zamiarem stałego pobytu) nie jest równoznaczne z adresem zameldowania i to ono w rzeczywistości winno decydować o możliwości korzystania z normalnych lub podwyższonych KUP. Dopiero złożenie stosownego oświadczenia o spełnieniu tego warunku określonego w art. 32 ust. 5 updof jest dla pracodawcy podstawą do podwyższenia KUP z tytułu stosunku pracy o 25%.

Oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych KUP, podobnie jak w przypadku deklaracji PIT-2, jest wiążące również w następnych latach pod warunkiem, że stan faktyczny wynikający ze złożonego wcześniej przez pracownika oświadczenia nie ulegnie zmianie. Obowiązek powiadomienia pracodawcy o zmianie sytuacji następuje przed wypłatą wynagrodzeń za miesiąc, w którym zaszła zmiana i spoczywa na osobie zatrudnionej. Uwzględnienie normalnych KUP będzie konieczne od momentu, gdy miejscem stałego lub czasowego zamieszkania podatnika stanie się ta sama miejscowość, w której znajduje się zakład pracy, na skutek np. przeprowadzki pracownika bądź zmiany adresu siedziby firmy.

Korzystne może się także okazać złożenie oświadczenia pracownika dla celów ulgowego obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 ust. 1a pkt. 1 albo pkt. 2 updof potocznie nazywanego oświadczeniem dla celów wspólnego rozliczania się ze współmałżonkiem lub rozliczania się jako osoba samotnie wychowująca dzieci. Dokument taki może złożyć zatrudniony, który w danym roku kalendarzowym zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci, w dwóch przypadkach:

1. jeżeli przewidywane dochody pracownika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału obowiązującej skali podatkowej (w 2011 r. wynoszącej 85.528,00 zł), i odpowiednio współmałżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej (art. 32 ust. 1a pkt. 1 updof) => wówczas miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali;

2. jeżeli przewidywane dochody pracownika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, i odpowiednio współmałżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub uzyskane dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali (art. 32 ust. 1a pkt. 2 updof) => wówczas miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu (nawet w tych miesiącach, w których dochód podatnika przekroczy 85.528,00 zł i w których zaliczki powinny wynosić 30% dochodu).

Oświadczenie o opodatkowaniu dochodów na podstawie art. 32 ust. 1a pkt. 1 albo pkt. 2 updof, w przeciwieństwie do dwóch wcześniej zaprezentowanych dokumentów płacowych, przedkłada się pracodawcy nie tylko w momencie zatrudnienia na umowę o pracę, ale w każdym roku kalendarzowym, w którym chce się skorzystać z ulgowego obliczania zaliczek na podatek dochodowy od przychodów ze stosunku pracy zatrudnionego. Pracodawcy, którym pracownik przekazał takie oświadczenie, obliczają zaliczki na podatek w powyższy sposób, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało ono złożone. Jeżeli osoba zatrudniona przestanie spełniać warunki do obniżania zaliczek na podatek, to jest ona zobligowana do powiadomienia o tym zakładu pracy, który od następnego miesiąca pobiera zaliczkę w odpowiednio wyższej wysokości lub bez dodatkowego jej pomniejszania o kwotę 46,33 zł.

Warto również wypełnić i przekazać pracodawcy oświadczenie o wysokości uzyskanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z innego źródła czyli o wysokości osiągniętych przychodów w roku bieżącym w zakładach pracy, w których wcześniej pracownik był (lub nadal jest) zatrudniony. Jest to ważne w przypadku pracowników, których łączne oskładkowane wynagrodzenie brutto w ciągu roku kalendarzowego przekroczy ustaloną roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w 2011 r. wynoszącą 100.770,00 zł). Poinformowanie w momencie zatrudnienia o przychodach uzyskanych z innych źródeł, od których pobrano i odprowadzono składki do ZUS, pozwoli na zaprzestanie obliczania i przekazywania wymienionych składek powyżej ustalonego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nienaliczanie tych składek po faktycznym przekroczeniu kwoty granicznej będzie niosło korzyść dla zatrudnionego w postaci wyższego wynagrodzenia netto, natomiast zakładowi pracy zaoszczędzi korekt deklaracji rozliczeniowych i naliczeń płacowych w momencie gdy ZUS sam określi wysokość osiągniętych przez ubezpieczonego przychodów i prześle pracodawcy zawiadomienie o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zobowiązujące do sporządzenia i przekazania do ZUS skorygowanych dokumentów.

Podstawa prawna:

- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz. U. 1974 nr 24, poz. 141 (tekst pierwotny) i Dz. U. 1998 nr 21, poz. 94 (tekst jednolity) z późn. zm.; Dz. U. 2011 nr 36, poz. 181, nr 63, poz. 322, nr 80, poz. 432 oraz nr 144, poz. 855 (wg stanu prawnego na dzień 30 listopada 2011 roku)

- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - Dz. U. 1991 nr 80, poz. 350 z późn. zm. (wg stanu prawnego na dzień 30 listopada 2011 roku)

- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. 1998 nr 137, poz. 887 z późn. zm. (wg stanu prawnego na dzień 30 listopada 2011 roku)

- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.; 2002 nr 214, poz. 1812, 2003 nr 230, poz. 2293, 2006 nr 125, poz. 869,  2009 nr 115, poz. 971 (wg stanu prawnego na dzień 30 listopada 2011 roku)

Małgorzata Przebieracz

Outsourcing Rachunkowości - Grant Thornton