REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r.

 Soneta sp. z o.o.
Firma Soneta sp. z o.o. jest polskim producentem oprogramowania do zarządzania i księgowości – enova365.
E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r. /fot. Fotolia
E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r. /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Od stycznia 2019 roku w życie wejdą zmiany w Kodeksie Pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach, które pozwolą na rezygnację z papierowych archiwów akt pracowniczych. Jakie zmiany czekają pracodawców i czy warto przejść na e-teczki?

Obecne przepisy

Każdy Polski pracodawca jest prawnie zobowiązany do prowadzenia akt swoich pracowników. Każda teczka zawiera informację na temat trzech etapów życia pracownika w firmie:

REKLAMA

Autopromocja
  • A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplom itp.)
  • B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP)
  • C – dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie)

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty swoich byłych pracowników, przez okres aż 50 lat. Tak długi okres przechowywania dokumentacji (najdłuższy w Europie) miał zagwarantować pracownikom możliwość odzyskania dokumentów, w momencie wyliczania należnej emerytury.

Obecnie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane w formie papierowej. Pracodawcy mogą co prawda prowadzić akta pracownicze także w wersji elektronicznej, ale nie zwalnia ich to z obowiązku posiadania ich również w wersji papierowej. Z tych powodów przechowywanie teczek pracowniczych jest w Polsce sporym obciążeniem kosztowym i organizacyjnym. Firmy większe muszą wygospodarować dość dużą powierzchnię magazynową. Te mniejsze stoją natomiast przed wyzwaniem właściwego zabezpieczenia przechowywanych dokumentów. Swojego czasu głośna była historia nieuczciwej firmy, która miała zajmować się prowadzeniem archiwów pracowniczych, a w rzeczywistości niszczyła większość powierzonych dokumentów. W efekcie, jej klienci musieli zmierzyć się ze sporymi problemami i tłumaczyć się zarówno przed byłymi pracownikami, jak i przed ZUSem.

Zmiany w prawie pracy

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie zmiany dwóch ustaw – Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie. Jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych wprowadzone zostaną trzy istotne zmiany:

  • Okres przechowywania teczek zostanie skrócony z 50 do 10 lat
  • Pracodawcy będą mogli wybrać w jakiej formie (papierowej lub elektronicznej) chcą prowadzić teczki pracownicze.
  • Zostaną wprowadzone nowe raporty ZUS tzw. raport informacyjny

Co do zasady wprowadzone zmiany są dla pracodawców pozytywne, czai się w nich jednak pewien haczyk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 10 lat, stanie się automatyczne tylko dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnianych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, ale dopiero po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego. Niezłożenie takiego raportu będzie równoznaczne z utrzymaniem 50 letniego okresu przechowywania. Jeszcze gorzej mają przedsiębiorcy, którzy działają na rynku dłużej niż 20 lat (a więc w znacznej mierze wielkie spółki państwowe). Dane pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 będą musiały być przechowywane zgodnie ze starymi zasadami, firmy będą musiał więc zachować je aż do 2049 roku.

Jeśli chodzi o drugą zmianę to pracodawca będzie musiał zdecydować i wybrać tylko JEDNĄ metodą prowadzenia teczek. To oczywiście logiczniejsze rozwiązanie i docelowo większość pracodawców zapewne i tak zdecydowałby się na jeden typ archiwów. Jednak biorą pod uwagę czas potrzebny na przeniesienie choćby jednej teczki do przestrzeni online, przedsiębiorcy staną przed nie lada wyzwaniem. Na plusie będą firmy, które już jakiś czas temu zdecydował się na prowadzenie akt pracowniczych w dwóch formatach. Jak pokazują badania realizowane przez Spółkę Soneta, producenta oprogramowania enova365, może być to nawet 50% firm w Polsce. Te będą musiały jedynie zutylizować posiadane zbiory papierowe (oczywiście po dopełnieniu wszystkich formalności z ZUS).

Brak przepisów wykonawczych

I właśnie problemem pozostają kwestię formalne. Ustawa określa zaledwie ogólne aspekty. Bardziej szczegółowe informacje znajdą się w rozporządzeniu, które ma doprecyzować takie wątki jak zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania akt oraz zasady dotyczące przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną.

Rozporządzenie, będące obecnie w fazie projektowej, określa takie aspekty jak:

  • Nowy wzór teczki pracowniczej do której, poza wspomnianymi wyżej częściami (A,B,C), ma zostać dołożony kolejny element. W nowej części pracodawcy będą umieszczać dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Projekt rozporządzenie nie określa czy dokumenty te będą aktualizowane raz do roku czy raz na miesiąc. Ale już widać, że po akta będzie trzeba sięgać znacznie częściej niż było to do tej pory.
  • Szczegóły dotyczące sposobu i zasad przekazywania dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi.
  • Szczegóły związane z wydawaniem kopii dokumentacji pracownikowi w formie elektronicznej lub jako wydruk, obecnym i byłym pracownikom.
  • Zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej.
  • Wzory nowych dokumentów do ZUS (raport Informacyjny ZUS RIA) oraz aktualizację dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019, a pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów.

- Na cztery miesiące przed wejściem w życie zmian wciąż jeszcze więcej jest pytań niż odpowiedzi. Mówi Joanna Walentek, kierownik projektu kadry – płace enova365 w firmie Soneta. - Na te informacje czekają nie tylko przedsiębiorcy, ale również dostawcy systemów informatycznych, którzy będą musieli dostosować swoje produkty do nowych wytycznych. Przedsiębiorcy z kolei już dzisiaj powinni zapytać swoich dostawców nie tylko jak wyglądają w ich systemach e-teczki obecnie, ale także jakie są plany w kontekście ich rozwoju. To pozwoli wybrać oprogramowanie, które spełni ich oczekiwania nie tylko dzisiaj, ale także w przyszłości.

Zobacz także: Kadry


Jak przygotować się do przejścia na e-archiwum?

Niestety brak przepisów wykonawczych utrudnia odpowiedź na to pytanie. Z pewnością jednak przedsiębiorcy powinni już teraz zadać sobie pytanie – czy i kiedy ewentualnie planują przejście na wersję elektroniczną archiwum.

Kolejnym krokiem powinna być decyzja o miejscu przechowywania e-archiwum, czyli najprawdopodobniej wybór odpowiedniego systemu informatycznego. - Dobry system powinien nam pozwolić nie tylko odwzorować teczki pracownicze w wersji elektronicznej. Powinniśmy również wybrać oprogramowanie, które umożliwi nam łatwą ewidencję dokumentów i przeszukiwanie baz czy pomoże w kontrolowaniu stanu dokumentacji – dodaje Joanna Walentek, kierownik projektu kadry płace enova365. - Cennym narzędziem mogą być także portale pracownicze, które umożliwiają udostępnienie danych i dokumentów również samym pracownikom. Pamiętajmy, że przepisy prawne będą nadal ewoluować w kierunku cyfrowego państwa. Obecnie trwają pracę nad zmianami, które całkowicie wyeliminowałyby konieczność drukowania umów i innych dokumentów między pracodawcą a pracownikiem. A to dopiero początek zmian. 

Podsumowując: za czy przeciw?

Ogólnie zmiany związane z teczkami pracowniczymi można ocenić jako pozytywne. W pierwszej fazie wejścia w życie zmian, przedsiębiorcy będą musieli poświęcić im trochę czasu i niestety muszą również liczyć się z pewnymi kosztami. Jednak finalnie e-teczki to dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych już nieco większych, spory plus. Najważniejsza korzyść to oczywiście niższe koszty. Niektóre szacunki mówią nawet o oszczędnościach rzędu 200 tys. złotych rocznie. Dokumenty w formie elektronicznej zajmują przecież znacznie mniej miejsca, cześć firm będzie więc mogła zrezygnować z dodatkowych magazynów / pomieszczeń czy usług firm zewnętrznych.

REKLAMA

Druga korzyści to oczywiście wzrost bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. I to zarówno pod kontem ich zniszczenia / zagubienia (co wiąże się z karami ze strony ZUSu), jak i wyciekiem (co jest szczególnie istotne w związku z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych). Choć o bezpieczeństwo dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej również należy dbać, jest to mniej kosztowne i mniej czasochłonne niż zabezpieczenie dokumentów tradycyjnych.

Bardzo ważnym aspektem jest również wprowadzenie nowej części dokumentacji, związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników. Ta część będzie musiała być bowiem regularnie aktualizowana, częstotliwość sięgania po teczkę pracownika będzie znacznie wyższa niż było to do tej pory. W wersji elektronicznej raporty czasów pracy będzie można załączać do akt automatycznie. Taka aktualizacja w przypadku wersji papierowych będzie już natomiast bardzo czasochłonną operacją.

Ale e-archiwa to dla firm również inne korzyści. Łatwiejsze przeszukiwanie teczek, agregacja wiedzy, oszczędność pracy dla działów kadrowych – to tylko kilka z nich. Dodatkowo należy pamiętać o wspomnianym już wyżej trendzie związanym z cyfryzacją biznesu. Od 1 stycznia 2019 e-teczki będą dobrowolne, kto wie czy za kilka lat nie staną się obowiązkowe. Im szybciej przedsiębiorcy podejmą więc działania związane z cyfryzacją akt pracowniczych, tym łatwiej będzie im zapanować na kolejnymi zmianami.

Autor: Joanna Walentek

Źródło: Soneta sp. z o.o., producent oprogramowania enova365

Joanna Walentek, Soneta sp. z o.o.

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

REKLAMA

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

Youtuberzy mogą się cieszyć. Jest pozytywny wyrok NSA w sprawie kosztów podatkowych

Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że wydatki youtuberów związane z produkcją filmów, takie jak bilety lotnicze, noclegi czy sprzęt filmowy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wyrok jest istotny dla twórców internetowych, którzy ponoszą wysokie koszty związane z tworzeniem treści na YouTube.

Nowa era regulacji krypto – CASP zastępuje VASP. Co to oznacza dla firm?

W UE wchodzi w życie nowa era regulacji krypto – licencja CASP stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm działających w tym sektorze. Dotychczasowi posiadacze licencji VASP mają czas na dostosowanie się do końca czerwca 2025 r., a z odpowiednim wnioskiem – do września. Jakie zmiany czekają rynek i co to oznacza dla przedsiębiorców?

Outsourcing pojedynczych procesów księgowych, czy zatrudnienie dodatkowej osoby w dziale księgowości - co się bardziej opłaca?

W stale zmieniającym się otoczeniu biznesowym przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem: czy zatrudnić dodatkową osobę do działu księgowego, czy może zdecydować się na outsourcing wybranych procesów księgowych? Analiza kosztów i korzyści pokazuje, że delegowanie pojedynczych zadań księgowych na zewnątrz może być znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem niż rozbudowa wewnętrznego zespołu.

REKLAMA

Kto ma prawo odliczyć ulgę na dziecko? Po rozwodzie rodziców dziecko mieszka z matką a ojciec płaci alimenty i widuje się z dzieckiem

Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik ma prawo do odliczenia kwoty ulgi prorodzinnej w zależności od tego z kim jego dziecko mieszka i kto faktycznie sprawuje nad nim opiekę. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. wyjaśnił, kto może odliczyć ulgę na dziecko, gdy rodzice są rozwiedzeni, dziecko mieszka z matką na stałe, a ojciec płaci alimenty i co jakiś czas widuje się z dzieckiem.

Odpowiedzialność członków zarządów spółek – co zmienia wyrok TSUE w sprawie Adjak?

W dniu 27 lutego 2025 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał przełomowy wyrok w sprawie C-277/24 (Adjak), w którym zakwestionował przyjęty w Polsce model solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe spółki. W opinii TSUE obecne przepisy naruszają prawo unijne, ponieważ uniemożliwiają kwestionowanie decyzji wymiarowych organów podatkowych, zapadłych w sprawie przeciwko spółce w trakcie postępowania przeciwko członkom zarządu – tym samym godząc w podstawowe zasady ochrony praw jednostki. Orzeczenie to może wymusić istotne zmiany w polskim systemie prawnym oraz wpłynąć na dotychczasową praktykę organów administracji skarbowej wobec członków zarządów spółek.

REKLAMA