REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r.

 Soneta sp. z o.o.
Firma Soneta sp. z o.o. jest polskim producentem oprogramowania do zarządzania i księgowości – enova365.
E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r. /fot. Fotolia
E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r. /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Od stycznia 2019 roku w życie wejdą zmiany w Kodeksie Pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach, które pozwolą na rezygnację z papierowych archiwów akt pracowniczych. Jakie zmiany czekają pracodawców i czy warto przejść na e-teczki?

Obecne przepisy

Każdy Polski pracodawca jest prawnie zobowiązany do prowadzenia akt swoich pracowników. Każda teczka zawiera informację na temat trzech etapów życia pracownika w firmie:

Autopromocja
  • A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplom itp.)
  • B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP)
  • C – dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie)

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty swoich byłych pracowników, przez okres aż 50 lat. Tak długi okres przechowywania dokumentacji (najdłuższy w Europie) miał zagwarantować pracownikom możliwość odzyskania dokumentów, w momencie wyliczania należnej emerytury.

Obecnie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane w formie papierowej. Pracodawcy mogą co prawda prowadzić akta pracownicze także w wersji elektronicznej, ale nie zwalnia ich to z obowiązku posiadania ich również w wersji papierowej. Z tych powodów przechowywanie teczek pracowniczych jest w Polsce sporym obciążeniem kosztowym i organizacyjnym. Firmy większe muszą wygospodarować dość dużą powierzchnię magazynową. Te mniejsze stoją natomiast przed wyzwaniem właściwego zabezpieczenia przechowywanych dokumentów. Swojego czasu głośna była historia nieuczciwej firmy, która miała zajmować się prowadzeniem archiwów pracowniczych, a w rzeczywistości niszczyła większość powierzonych dokumentów. W efekcie, jej klienci musieli zmierzyć się ze sporymi problemami i tłumaczyć się zarówno przed byłymi pracownikami, jak i przed ZUSem.

Zmiany w prawie pracy

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie zmiany dwóch ustaw – Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie. Jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych wprowadzone zostaną trzy istotne zmiany:

  • Okres przechowywania teczek zostanie skrócony z 50 do 10 lat
  • Pracodawcy będą mogli wybrać w jakiej formie (papierowej lub elektronicznej) chcą prowadzić teczki pracownicze.
  • Zostaną wprowadzone nowe raporty ZUS tzw. raport informacyjny

Co do zasady wprowadzone zmiany są dla pracodawców pozytywne, czai się w nich jednak pewien haczyk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 10 lat, stanie się automatyczne tylko dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnianych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, ale dopiero po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego. Niezłożenie takiego raportu będzie równoznaczne z utrzymaniem 50 letniego okresu przechowywania. Jeszcze gorzej mają przedsiębiorcy, którzy działają na rynku dłużej niż 20 lat (a więc w znacznej mierze wielkie spółki państwowe). Dane pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 będą musiały być przechowywane zgodnie ze starymi zasadami, firmy będą musiał więc zachować je aż do 2049 roku.

Jeśli chodzi o drugą zmianę to pracodawca będzie musiał zdecydować i wybrać tylko JEDNĄ metodą prowadzenia teczek. To oczywiście logiczniejsze rozwiązanie i docelowo większość pracodawców zapewne i tak zdecydowałby się na jeden typ archiwów. Jednak biorą pod uwagę czas potrzebny na przeniesienie choćby jednej teczki do przestrzeni online, przedsiębiorcy staną przed nie lada wyzwaniem. Na plusie będą firmy, które już jakiś czas temu zdecydował się na prowadzenie akt pracowniczych w dwóch formatach. Jak pokazują badania realizowane przez Spółkę Soneta, producenta oprogramowania enova365, może być to nawet 50% firm w Polsce. Te będą musiały jedynie zutylizować posiadane zbiory papierowe (oczywiście po dopełnieniu wszystkich formalności z ZUS).

Brak przepisów wykonawczych

I właśnie problemem pozostają kwestię formalne. Ustawa określa zaledwie ogólne aspekty. Bardziej szczegółowe informacje znajdą się w rozporządzeniu, które ma doprecyzować takie wątki jak zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania akt oraz zasady dotyczące przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną.

Rozporządzenie, będące obecnie w fazie projektowej, określa takie aspekty jak:

  • Nowy wzór teczki pracowniczej do której, poza wspomnianymi wyżej częściami (A,B,C), ma zostać dołożony kolejny element. W nowej części pracodawcy będą umieszczać dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Projekt rozporządzenie nie określa czy dokumenty te będą aktualizowane raz do roku czy raz na miesiąc. Ale już widać, że po akta będzie trzeba sięgać znacznie częściej niż było to do tej pory.
  • Szczegóły dotyczące sposobu i zasad przekazywania dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi.
  • Szczegóły związane z wydawaniem kopii dokumentacji pracownikowi w formie elektronicznej lub jako wydruk, obecnym i byłym pracownikom.
  • Zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej.
  • Wzory nowych dokumentów do ZUS (raport Informacyjny ZUS RIA) oraz aktualizację dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019, a pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów.

- Na cztery miesiące przed wejściem w życie zmian wciąż jeszcze więcej jest pytań niż odpowiedzi. Mówi Joanna Walentek, kierownik projektu kadry – płace enova365 w firmie Soneta. - Na te informacje czekają nie tylko przedsiębiorcy, ale również dostawcy systemów informatycznych, którzy będą musieli dostosować swoje produkty do nowych wytycznych. Przedsiębiorcy z kolei już dzisiaj powinni zapytać swoich dostawców nie tylko jak wyglądają w ich systemach e-teczki obecnie, ale także jakie są plany w kontekście ich rozwoju. To pozwoli wybrać oprogramowanie, które spełni ich oczekiwania nie tylko dzisiaj, ale także w przyszłości.

Zobacz także: Kadry


Jak przygotować się do przejścia na e-archiwum?

Niestety brak przepisów wykonawczych utrudnia odpowiedź na to pytanie. Z pewnością jednak przedsiębiorcy powinni już teraz zadać sobie pytanie – czy i kiedy ewentualnie planują przejście na wersję elektroniczną archiwum.

Kolejnym krokiem powinna być decyzja o miejscu przechowywania e-archiwum, czyli najprawdopodobniej wybór odpowiedniego systemu informatycznego. - Dobry system powinien nam pozwolić nie tylko odwzorować teczki pracownicze w wersji elektronicznej. Powinniśmy również wybrać oprogramowanie, które umożliwi nam łatwą ewidencję dokumentów i przeszukiwanie baz czy pomoże w kontrolowaniu stanu dokumentacji – dodaje Joanna Walentek, kierownik projektu kadry płace enova365. - Cennym narzędziem mogą być także portale pracownicze, które umożliwiają udostępnienie danych i dokumentów również samym pracownikom. Pamiętajmy, że przepisy prawne będą nadal ewoluować w kierunku cyfrowego państwa. Obecnie trwają pracę nad zmianami, które całkowicie wyeliminowałyby konieczność drukowania umów i innych dokumentów między pracodawcą a pracownikiem. A to dopiero początek zmian. 

Podsumowując: za czy przeciw?

Ogólnie zmiany związane z teczkami pracowniczymi można ocenić jako pozytywne. W pierwszej fazie wejścia w życie zmian, przedsiębiorcy będą musieli poświęcić im trochę czasu i niestety muszą również liczyć się z pewnymi kosztami. Jednak finalnie e-teczki to dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych już nieco większych, spory plus. Najważniejsza korzyść to oczywiście niższe koszty. Niektóre szacunki mówią nawet o oszczędnościach rzędu 200 tys. złotych rocznie. Dokumenty w formie elektronicznej zajmują przecież znacznie mniej miejsca, cześć firm będzie więc mogła zrezygnować z dodatkowych magazynów / pomieszczeń czy usług firm zewnętrznych.

Druga korzyści to oczywiście wzrost bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. I to zarówno pod kontem ich zniszczenia / zagubienia (co wiąże się z karami ze strony ZUSu), jak i wyciekiem (co jest szczególnie istotne w związku z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych). Choć o bezpieczeństwo dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej również należy dbać, jest to mniej kosztowne i mniej czasochłonne niż zabezpieczenie dokumentów tradycyjnych.

Bardzo ważnym aspektem jest również wprowadzenie nowej części dokumentacji, związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników. Ta część będzie musiała być bowiem regularnie aktualizowana, częstotliwość sięgania po teczkę pracownika będzie znacznie wyższa niż było to do tej pory. W wersji elektronicznej raporty czasów pracy będzie można załączać do akt automatycznie. Taka aktualizacja w przypadku wersji papierowych będzie już natomiast bardzo czasochłonną operacją.

Ale e-archiwa to dla firm również inne korzyści. Łatwiejsze przeszukiwanie teczek, agregacja wiedzy, oszczędność pracy dla działów kadrowych – to tylko kilka z nich. Dodatkowo należy pamiętać o wspomnianym już wyżej trendzie związanym z cyfryzacją biznesu. Od 1 stycznia 2019 e-teczki będą dobrowolne, kto wie czy za kilka lat nie staną się obowiązkowe. Im szybciej przedsiębiorcy podejmą więc działania związane z cyfryzacją akt pracowniczych, tym łatwiej będzie im zapanować na kolejnymi zmianami.

Autor: Joanna Walentek

Źródło: Soneta sp. z o.o., producent oprogramowania enova365

Joanna Walentek, Soneta sp. z o.o.
Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA