REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie wymogi formalne musi spełniać wypowiedzenie umowy o pracę?

 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
Forma i warunki wypowiedzenia umowy o pracę /Fot. Fotolia
Forma i warunki wypowiedzenia umowy o pracę /Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jakie warunki musi spełnić oraz jakich formalności musi dochować zarówno pracownik, jak i pracodawca, w celu prawidłowego zakończenia stosunku pracy w drodze wypowiedzenia?

Autopromocja

Jakie są okresy wypowiedzenia? (umowa na czas określony i nieokreślony)

Dokonanie wypowiedzenia zarówno umowy o pracę na czas określony (po 22 lutego 2016 roku), jak i na czas nieokreślony wymaga zachowania okresów wypowiedzenia, których długość zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. I tak też, w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony:

  1. krócej niż 6 miesięcy – okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie;
  2. co najmniej 6 miesięcy – okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc;
  3. co najmniej 3 lata – okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Niemniej jednak strony stosunku pracy mogą dokonać umownego ustalenia obowiązujących je okresów wypowiedzenia, które zależnie od woli stron albo okoliczności mogą być skracane, bądź wydłużane, przy czym dopuszczalne jest przedłużenie okresu wypowiedzenia nawet do 12 miesięcy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 listopada 1994 r., I PZP 46/94, Legalis nr 28951). Wydłużając lub skracając okresy wypowiedzenia w treści umowy o pracę, pracodawca powinien jednak zawsze pamiętać o konieczności wykazania intencji obu stron stosunku pracy, która uzasadnia tę zmianę, aby uchować się w przyszłości przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracownika.

Czy wypowiedzenie musi być złożone osobiście? Na piśmie? Faksem? E-mailem?

Poza zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia, niezbędne jest również zastosowanie pewnych wymogów formalnych rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Otóż nie jest wymagane, aby wypowiedzenie złożone zostało osobiście. Dopuszczalne jest bowiem przesłanie oświadczenia pracodawcy poleconą przesyłką pocztową, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Problem stanowi natomiast możliwość elektronicznego doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę, albo zastosowania do tego celu faksu. Przyjmuje się, że dopuszczalne i skuteczne jest wprawdzie użycie faksu w takiej sytuacji, i powoduje to rozpoczęcie biegu terminu do odwołania się pracownika od wypowiedzenia, jednak stanowi to naruszenie przepisu kodeksu pracy o konieczności złożenia oświadczenia pracodawcy na piśmie w tym przedmiocie. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku zastosowania wiadomości e-mail bez użycia bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wiadomość o wypowiedzeniu umowy o pracę przesłana w tej formie jest skuteczna, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 Kodeksu pracy (k.p.) i może stać się podstawą odwołania się pracownika (tak Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 2 października 2002 r., III PZP 17/02, Legalis nr 54982). Niemniej jednak możliwości takiej pracownik nie będzie miał w momencie, gdy pracodawca połączy wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę wiadomością e-mail i przesyłką pocztową, ponieważ spowoduje to spełnienie wymogu złożenia oświadczenia na piśmie (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06, Legalis nr 966020). Termin do wystąpienia z odwołaniem przez pracownika będzie biegł od momentu pierwszego doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę.

Zgodnie z planowaną nowelizacją kodeksu pracy, na podstawie projektu z dnia 4 listopada 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, w przyszłości ma zostać wprowadzona wprost możliwość dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w formie elektronicznej, w tym m.in. możliwość składania oświadczeń każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia czy dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Niestety Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na etapie prac nad nowelizacją zaczęło wycofywać się z tego rozwiązania. Do dnia dzisiejszego brak jest jednak nowego projektu ustawy – ostateczne postanowienia w tym przedmiocie mogą jeszcze ulec zmianie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czy w wypowiedzeniu umowy o pracę należy wskazywać przyczynę? Co to znaczy, że przyczyna jest konkretna i prawdziwa?

W przypadku umów o pracę na czas nieokreślony, pracodawca poza samym faktem dokonania wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy, powinien również wskazać przyczynę, która legła u podstaw decyzji o zakończeniu z pracownikiem współpracy. Jest to także cecha, która odróżnia wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony od umowy na czas nieokreślony.

Przyczyna ta musi być przede wszystkim uzasadniona, prawdziwa i konkretna. Pracodawca konstruując swoje wypowiedzenie powinien jasno i wyraźnie sprecyzować jaka była podstawa dokonanego wypowiedzenia. Warto także, aby uzasadnienie to było dokonane w sposób jak najbardziej szczegółowy i nie budzący wątpliwości. Ułatwi to bowiem ewentualną obronę w razie wystąpienia przez pracownika z powództwem do sądu pracy.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Uzasadnionych przyczyn wypowiedzenia może być wiele. Należy jednak zauważyć, że nie każda sytuacja pracownika i nie każde jego zachowanie może być podstawą zakończenia z nim stosunku pracy. W orzecznictwie i praktyce wymienia się wśród nich przede wszystkim różnorodne naruszenie obowiązków pracowniczych, np. poprzez brak dbałości o dobro zakładu pracy, naruszenie zakazu konkurencji czy stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości. Przyjmuje się jednak, że przyczyny wypowiedzenia nie może stanowić np. osiągnięcie przez pracownika wieku emerytalnego, ponieważ nabycia prawa do emerytury nie stanowi samo w sobie podstawy do wypowiedzenia umowy o pracę (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 lutego 2010 r., II PK 196/09, Legalis nr 354601). Podobnie jest w sytuacji nieobecności pracownika spowodowanej niezdolnością do pracy w powodu choroby, która nie miała charakteru przewlekłego i definitywnie minęła. Jednak już odmowa poddania się przez pracownika po takiej nieobecności badaniom lekarskim, jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, stanowi wystarczający i uzasadniony powód wypowiedzenia umowy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 stycznia 2006 r., I PK 131/05, Legalis nr 75942). Ponadto, nawet taka przyczyna jak likwidacja stanowiska pracy nie zawsze może by postawą zakończenia stosunku pracy. Jeżeli bowiem likwidacja była pozorna, albo też wypowiedzenie nastąpiło po upływie znacznego czasu od tej likwidacji nie ma możliwości przyjęcia, iż przyczyna taka ma charakter uzasadniony.

Czy mogę wypowiedzieć umowę w okresach ochronnych?

Należy dodać, że bez względu na charakter przyczyny, wypowiedzenie umowy o pracę nie może ono nastąpić w trakcie okresów ochronnych, którym podlegają niektórzy pracownicy. Nie dotyczy to oczywiście sytuacji, gdy istnieją podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego. Niemniej jednak, pracownikowi przebywającemu na urlopie, zwolnieniu lekarskim, w okresie 4 lat przed osiągnięciem wieku emerytalnego czy też w razie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, nie można wypowiedzieć umowy o pracę, chyba że jest to związane z ogłoszeniem upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Zobacz także: Kadry


Kto może wypowiedzieć umowę o pracę pracownikowi?

Warto również zwrócić uwagę na to, kto może dokonać wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. Nie budzi oczywiście wątpliwości, że uprawniony jest pracodawca działający zarówno jako osoba fizyczna, jak i osoba prawna (np. poprzez wspólników w spółce jawnej, czy zarząd w sp. z o.o.). Ponadto przyjmuje się, iż wypowiedzieć umowę o pracę może prokurent, jeśli nie ma żadnych przesłanek wyłączających mu taką możliwość (np. w sytuacji gdy prokurent jest ograniczony wyłącznie do spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa albo gry uprawniony jest do działania wyłącznie wraz z członkiem zarządu). Oprócz tego pracodawca może wyznaczyć także inną osobę, jak np. bezpośredniego przełożonego pracownika, dyrektora danego działu czy osobę zajmującą się sprawami HR w firmie.

Kiedy przyczyna wypowiedzenia jest prawdziwa i konkretna?

Przepisy nie wskazują wyraźnie cech, jakie powinna spełniać przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę. Zauważa się jednak, iż powinna być ona prawdziwa i konkretna, a także w pełni zrozumiała dla pracownika. W związku z tym podanie pracownikowi przyczyny pozornej jest równoznaczne z brakiem jej wskazania, a to oznacza, że wypowiedzenie jest nieuzasadnione w rozumieniu art. 45 § 1 k.p., co czyni usprawiedliwionym roszczenie pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 października 1999 r., I PKN 304/99, Legalis nr 48970, Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 kwietnia 2001 r., I PKN 370/00, Legalis nr 55736).). Co więcej, przyczyna wypowiedzenia powinna być na tyle skonkretyzowana, aby umożliwić pracownikowi ocenę czy jest ona uzasadniona i czy jest w związku z tym istnieje jakakolwiek podstawa do kwestionowania jej w postępowaniu przed sądem (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 czerwca 2001 r., I PKN 482/00, Legalis nr 315265). Musi być więc ona w pełni zrozumiała dla pracownika, a także osób trzecich.

Jeśli jednak pracownik jest świadomy tego, iż zachodzą okoliczności uzasadniające jego zwolnienie, to z oświadczenia pracodawcy powinno wyłącznie wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, o jaką przyczynę chodzi, a pracodawca nie ma obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia w sposób jak najbardziej precyzyjny, szczegółowy i drobiazgowy, z powołaniem opisów wszystkich faktów i zdarzeń, dokumentów, ich dat oraz wskazaniem poszczególnych działań, czy zaniechań, składających się w ocenie pracodawcy na przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę zawartą na czas nieokreślony (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 marca 2016 r., I PK 100/15, LEX nr 2019497). Ocena konkretności przyczyny powinna natomiast nastąpić z uwzględnieniem wszystkich okoliczności uściślających ją (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 2 września 1998 r., I PKN 271/98, Legalis nr 44000).

Szczególne znaczenie ma to, że pracodawca powinien sformułować konkretną przyczynę w treści wypowiedzenia umowy o pracę. Nie zaś dopiero na etapie procesu sądowego w celu wykazania swoich racji.

W praktyce sądowej wskazuje się, że nie spełnia wymogu konkretności wskazanie przez pracodawcę, iż do wypowiedzenia umowy o pracę doszło z powodu „przyczyn ekonomicznych”, „niewykonywania poleceń służbowych”, „rozbieżności w poglądach na metody zarządzania przedsiębiorstwem” czy też ogólnie wskazanej „reorganizacji struktury zatrudnienia”. Nawet podanie takiej przyczyny jak ”nieudolna organizacja działu, brak działań w kwestiach spornych pomiędzy pracownikiem i izolowanie pracowników oraz niepodejmowanie działań mających na celu zapobieganie poniżaniu o ośmieszaniu pracowników przez współpracowników w danym dziale” albo też „stwierdzenie w ramach przeprowadzonej kontroli w Domu Pomocy Społecznej, że postępowanie przetargowe w zakresie robót remontowych dachu oraz modernizacji kotłowni budynku nastąpiło z naruszeniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych”. Przyczyny te mimo, iż z pozoru wydają się być skonkretyzowane, to mogą prowadzić do powstawania wątpliwości po stronie pracownika, który w takiej sytuacji nie będzie wiedział co było rzeczywistą przyczyną zakończenia z nim współpracy. Ma to natomiast umożliwić pracownikowi dokonanie racjonalnej oceny czy ta przyczyna rzeczywiście istniała.

Podobnie wygląda również sytuacja, gdy pracodawca wskaże, że dokonuje wypowiedzenia umowy o pracę z powodu utraty zaufania wobec pracownika. Jest to często spotykana przyczyna zakończenia współpracy z pracownikiem. Jeśli jednak pracodawca dokładnie dookreśli w takim przypadku sytuację, w której miało miejsce dane zdarzenie to niewątpliwie zostanie to uznane za przyczynę konkretną. W związku z tym prawidłowo sformułowana przyczyna powinna być następująca: „utrata zaufania spowodowana brakiem dbałości o dobre imię pracodawcy podczas wyjazdu służbowego w dniu…” (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 sierpnia 2000 r., I PKN 1/00. Legalis nr 48538).

Należy również wskazać, że przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę powinna być prawdziwa. Oznacza to, że pracodawca powinien być w stanie udowodnić jej istnienie na podstawie zebranego materiału dowodowego, np. e-maili, notatek służbowych, czy zeznań świadków. Trzeba mieć bowiem na uwadze, że pracownik może wystąpić do sądu pracy kwestionując dokonane wypowiedzenie. Nie można więc podawać przyczyny, która budziłaby jakiekolwiek wątpliwości albo trudności dowodowe. Dlatego też ważne jest wskazanie jej zgodnie z prawdą w samym piśmie wypowiadającym umowę o pracę. W przeciwnym razie pracodawca nie będzie mógł powołać się na nią przed sądem pracy.

Forma i warunki wypowiedzenia umowy o pracę

Autor: Katarzyna Grygo

Źródło: Kancelaria Nowicki i Ziemczyk

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Będzie nowelizacja Ordynacji podatkowej. Ministerstwo pracuje nad projektem. Podatnicy zyskają.

    Oprocentowanie nadpłaty, powstałej w wyniku orzeczenia TSUE będzie przysługiwać za cały okres, aż do jej zwrotu. Podobnie będzie z nadpłatami powstałymi wskutek wyroków TK.

    Stawki VAT 2024 - zmiany w stawkach obniżonych od 1 kwietnia

    Stawki VAT od 1 kwietnia 2024 roku ulegną zmianie. Pojawi się nowa lista towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku do wysokości 8 proc. Stawka obniżona obejmie m.in. usługi kosmetyczne, manicure i pedicure.

    Fundacja rodzinna - podatkowe konsekwencje zbycia udziałów

    Otaczające nas środowisko prawno-ekonomiczne dynamiczne oddziałuje na wszystkich, dlatego wśród pojawiających się pytań coraz częstszymi są te odnoszące się do fundacji rodzinnej, która zapewnia kuszące preferencje podatkowe.

    Składka zdrowotna 2024. Min. Leszczyna: będą zmiany ale powrót do zasad sprzed Polskiego Ładu zbyt kosztowny

    Jeszcze w bieżącym tygodniu minister zdrowia razem z ministrem finansów przedstawią premierowi Tuskowi propozycje zmian w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców. Taką informację przekazała 18 marca 2024 r. minister zdrowia Izabela Leszczyna.

    Zmiany w akcyzie od 2025 roku - opodatkowanie saszetek nikotynowych

    Ministerstwo Finansów chce zmienić od 2025 roku przepisy ustawy o podatku akcyzowym w zakresie saszetek nikotynowych. W komunikacie z 18 marca 2024 r. MF przedstawiło propozycje zmian. Resort zaprasza zainteresowanych tymi zmianami na spotkanie w celu uzgodnienia treści tej nowelizacji.

    "Nie stać nas na cztery dni pracy". Jednak skrócenie czasu pracy może ograniczyć zwolnienia

    "Skrócenie czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu nie zostanie zrównoważone przez wzrost zatrudnienia. Produkcja krajowa zmniejszy się, a wraz z nią zmniejszą się dochody ludności" – mówi Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

    Wymiana walut w firmie. Jak to robić z korzyścią dla biznesu?

    Wymiana walut? Pierwsze skojarzenia to zagraniczne wakacje czy kredyt we frankach. Patrząc jednak na oficjalne statystyki wymiany handlowej to firmy operują dziś w wielu walutach. Tym bardziej, że coraz więcej firm prowadzi ekspansję zagraniczną, wychodząc na nowe rynki.

    Zmiany w rachunkowości od 2025 roku. Oprócz JPK KR (księgi rachunkowe) będzie JPK ST (środki trwałe)

    Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy objęci podatkiem CIT (osoby prawne) będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej i wysyłania ich w tej formie do urzędu skarbowego (tzw. JPK CIT). Aktualnie Ministerstwo Finansów konsultuje struktury logiczne pliku JPK_KR_PD oraz pliku  JPK_ST, a także przygotowuje zmianę projektu rozporządzenia wykonawczego w sprawie dodatkowych danych dołączanych do przekazywanych ksiąg.

    Inflacja 2024. Skokowy wzrost w kwietniu poza górną granicę celu inflacyjnego. Prognoza eksperta

    W marcu 2024 r. inflacja będzie najniższa w całym roku. A już w kwietniu nastąpi skokowy wzrost inflacji, która znajdzie się poza górną granicą celu. Taką prognozę przedstawił ekspert Konfederacji Lewiatan, Mariusz Zielonka. 

    Obligacje skarbowe 2024. Drastyczna obniżka oprocentowania od marca i kwietnia

    Inflacja w Polsce obniża się tak szybko, że jeszcze rok temu wydawało się to niemal nieprawdopodobne. Większość osób to cieszy, ale nie wszystkich. Hamująca inflacja to informacja, która może rozsierdzić osoby posiadające w portfelu detaliczne obligacje skarbowe. W skrajnym przypadku kwietniowa aktualizacja oprocentowania może doprowadzić do spadku stawki z prawie 20% do niewiele ponad 4%. 

    REKLAMA