Jakie wymogi formalne musi spełniać wypowiedzenie umowy o pracę?

Jakie są okresy wypowiedzenia? (umowa na czas określony i nieokreślony)

Dokonanie wypowiedzenia zarówno umowy o pracę na czas określony (po 22 lutego 2016 roku), jak i na czas nieokreślony wymaga zachowania okresów wypowiedzenia, których długość zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. I tak też, w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony:

1. krócej niż 6 miesięcy – okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie;
2. co najmniej 6 miesięcy – okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc;
3. co najmniej 3 lata – okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Niemniej jednak strony stosunku pracy mogą dokonać umownego ustalenia obowiązujących je okresów wypowiedzenia, które zależnie od woli stron albo okoliczności mogą być skracane, bądź wydłużane, przy czym dopuszczalne jest przedłużenie okresu wypowiedzenia nawet do 12 miesięcy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 listopada 1994 r., I PZP 46/94, Legalis nr 28951). Wydłużając lub skracając okresy wypowiedzenia w treści umowy o pracę, pracodawca powinien jednak zawsze pamiętać o konieczności wykazania intencji obu stron stosunku pracy, która uzasadnia tę zmianę, aby uchować się w przyszłości przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracownika.

Czy wypowiedzenie musi być złożone osobiście? Na piśmie? Faksem? E-mailem?

Poza zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia, niezbędne jest również zastosowanie pewnych wymogów formalnych rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Otóż nie jest wymagane, aby wypowiedzenie złożone zostało osobiście. Dopuszczalne jest bowiem przesłanie oświadczenia pracodawcy poleconą przesyłką pocztową, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Problem stanowi natomiast możliwość elektronicznego doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę, albo zastosowania do tego celu faksu. Przyjmuje się, że dopuszczalne i skuteczne jest wprawdzie użycie faksu w takiej sytuacji, i powoduje to rozpoczęcie biegu terminu do odwołania się pracownika od wypowiedzenia, jednak stanowi to naruszenie przepisu kodeksu pracy o konieczności złożenia oświadczenia pracodawcy na piśmie w tym przedmiocie. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku zastosowania wiadomości e-mail bez użycia bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wiadomość o wypowiedzeniu umowy o pracę przesłana w tej formie jest skuteczna, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 Kodeksu pracy (k.p.) i może stać się podstawą odwołania się pracownika (tak Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 2 października 2002 r., III PZP 17/02, Legalis nr 54982). Niemniej jednak możliwości takiej pracownik nie będzie miał w momencie, gdy pracodawca połączy wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę wiadomością e-mail i przesyłką pocztową, ponieważ spowoduje to spełnienie wymogu złożenia oświadczenia na piśmie (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06, Legalis nr 966020). Termin do wystąpienia z odwołaniem przez pracownika będzie biegł od momentu pierwszego doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę.

Zgodnie z planowaną nowelizacją kodeksu pracy, na podstawie projektu z dnia 4 listopada 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, w przyszłości ma zostać wprowadzona wprost możliwość dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w formie elektronicznej, w tym m.in. możliwość składania oświadczeń każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia czy dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Niestety Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na etapie prac nad nowelizacją zaczęło wycofywać się z tego rozwiązania. Do dnia dzisiejszego brak jest jednak nowego projektu ustawy – ostateczne postanowienia w tym przedmiocie mogą jeszcze ulec zmianie.

Czy w wypowiedzeniu umowy o pracę należy wskazywać przyczynę? Co to znaczy, że przyczyna jest konkretna i prawdziwa?

W przypadku umów o pracę na czas nieokreślony, pracodawca poza samym faktem dokonania wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy, powinien również wskazać przyczynę, która legła u podstaw decyzji o zakończeniu z pracownikiem współpracy. Jest to także cecha, która odróżnia wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony od umowy na czas nieokreślony.

Przyczyna ta musi być przede wszystkim uzasadniona, prawdziwa i konkretna. Pracodawca konstruując swoje wypowiedzenie powinien jasno i wyraźnie sprecyzować jaka była podstawa dokonanego wypowiedzenia. Warto także, aby uzasadnienie to było dokonane w sposób jak najbardziej szczegółowy i nie budzący wątpliwości. Ułatwi to bowiem ewentualną obronę w razie wystąpienia przez pracownika z powództwem do sądu pracy.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Uzasadnionych przyczyn wypowiedzenia może być wiele. Należy jednak zauważyć, że nie każda sytuacja pracownika i nie każde jego zachowanie może być podstawą zakończenia z nim stosunku pracy. W orzecznictwie i praktyce wymienia się wśród nich przede wszystkim różnorodne naruszenie obowiązków pracowniczych, np. poprzez brak dbałości o dobro zakładu pracy, naruszenie zakazu konkurencji czy stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości. Przyjmuje się jednak, że przyczyny wypowiedzenia nie może stanowić np. osiągnięcie przez pracownika wieku emerytalnego, ponieważ nabycia prawa do emerytury nie stanowi samo w sobie podstawy do wypowiedzenia umowy o pracę (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 lutego 2010 r., II PK 196/09, Legalis nr 354601). Podobnie jest w sytuacji nieobecności pracownika spowodowanej niezdolnością do pracy w powodu choroby, która nie miała charakteru przewlekłego i definitywnie minęła. Jednak już odmowa poddania się przez pracownika po takiej nieobecności badaniom lekarskim, jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, stanowi wystarczający i uzasadniony powód wypowiedzenia umowy (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 stycznia 2006 r., I PK 131/05, Legalis nr 75942). Ponadto, nawet taka przyczyna jak likwidacja stanowiska pracy nie zawsze może by postawą zakończenia stosunku pracy. Jeżeli bowiem likwidacja była pozorna, albo też wypowiedzenie nastąpiło po upływie znacznego czasu od tej likwidacji nie ma możliwości przyjęcia, iż przyczyna taka ma charakter uzasadniony.

Czy mogę wypowiedzieć umowę w okresach ochronnych?

Należy dodać, że bez względu na charakter przyczyny, wypowiedzenie umowy o pracę nie może ono nastąpić w trakcie okresów ochronnych, którym podlegają niektórzy pracownicy. Nie dotyczy to oczywiście sytuacji, gdy istnieją podstawy do zwolnienia dyscyplinarnego. Niemniej jednak, pracownikowi przebywającemu na urlopie, zwolnieniu lekarskim, w okresie 4 lat przed osiągnięciem wieku emerytalnego czy też w razie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, nie można wypowiedzieć umowy o pracę, chyba że jest to związane z ogłoszeniem upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Zobacz także: Kadry