| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Obrót gospodarczy > Działalność gospodarcza > 5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

5 konsekwencji niesprawnego obiegu dokumentów w firmie

Firma bez ważnych papierów i dokumentów? To praktycznie niemożliwe. Już od samego początku działalności każde przedsiębiorstwo zaczyna gromadzić faktury, umowy i inne ważne dokumenty. W toku jego rozwoju, kiedy dokumentów (i związanych z nimi decyzji) przybywa, brak ustanowienia sprawnego i efektywnego obiegu tychże powoduje wiele negatywnych konsekwencji. Wielu z nich zaradzić może elektroniczny obieg dokumentów. Jakie są najczęstsze problemy związane z niesprawnym obiegiem dokumentów w firmie?

Wyciek poufnych informacji

W momencie, w którym dokument w wersji papierowej przejść musi przez szereg biurek, by mógł zostać ostatecznie zaakceptowany, bardzo często dochodzi do wycieku poufnych informacji. Wynika to zarówno z niefrasobliwości pracowników, jak i tego, że trudno utrzymać kontrolę nad wszystkimi dokumentami w firmie. Nawet wysłana do druku umowa może dostać się w niepowołane ręce, jeśli w momencie jej drukowania inny pracownik będzie przez przypadek stał w pobliżu drukarki. Elektroniczny obieg dokumentów zapobiega wyciekowi poufnych informacji. Dokumenty kierowane są – zgodnie z procedurą – jedynie do wyznaczonych osób i dostępne dla nich z poziomu ich loginów lub skrzynki mailowej. Dzięki temu drukowany jest jedynie ostateczny dokument, co ułatwia zapanowanie nad ich ilością i dostępnością.

Jak być konkurencyjnym na rynku

Zmniejszenie kosztów druku

Z badania KPMG wynika, że przeciętna firma w Polsce wykorzystuje (w przeliczeniu na jednego pracownika) 1,3 ryzy papieru do drukowania miesięcznie. Z tego zmarnowanych jest około 8,2% wydruków (czyli około 50 kartek na pracownika miesięcznie). W skali całego kraju daje to 5,5 mld straconych kartek rocznie! Do tego doliczmy energię i toner. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie pozwala znacznie zredukować konieczność drukowania dokumentów i ograniczyć ilość marnowanych wydruków. Jeśli istnieje potrzeba archiwizacji dokumentu w wersji papierowej, drukuje się jedynie jego ostateczną wersję, która została już zaakceptowana pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym. Takie działanie nie tylko obniża koszty prowadzenia działalności, ale jest również proekologiczne.

Autor: SaldeoSMART

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Dorota Adamska

Specjalista ds. Public Relations

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »