| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Poradniki > Zasady rozliczania podróży służbowych

Zasady rozliczania podróży służbowych

Podróże służbowe wiążą się z koniecznością ich prawidłowego rozliczania. Ma to znaczenie zarówno dla pracowników, którzy mogą skorzystać z możliwości zwolnienia otrzymanych świadczeń od podatku dochodowego, ale również dla pracodawców i właścicieli firm.

Branża transportowa ma trudniej
 
Problemem może okazać się zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu diet osób prowadzących działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług transportu samochodowego. W tym przypadku najczęściej dochodzi do sporów pomiędzy podatnikami a organami skarbowymi. Podatnicy zazwyczaj prezentują pogląd, że przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT w zakresie dotyczącym zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą nie różnicuje przedsiębiorców ze względu na zakres świadczonych usług. Tymczasem organy podatkowe przypominają, że stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wynika stąd, że ustawodawca wyłącza z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wartości diet za czas podróży służbowych w ramach zakreślonego limitu. Osoby prowadzące działalność gospodarczą z tytułu odbywania podróży służbowych nie mogą zatem rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu kosztów faktycznie poniesionych z tytułu zwiększonych wydatków na koszty utrzymania, lecz mogą się rozliczyć tylko swoistym ryczałtem – wartością diet za czas podróży służbowej przysługującą pracownikom.
Zdaniem organów podatkowych zasadnicze znaczenie ma w tym przypadku ustalenie, czy osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą odbywa podróż służbową. Przepisy cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i przepisy obydwu cytowanych rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. nie definiują podróży służbowej. I tutaj również urzędy skarbowe przyznają, że definicję podróży służbowej można pośrednio wywieść z treści art. 775 par. 1 kodeksu pracy.
O podróży służbowej decyduje m.in. to, że zadanie wykonywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej realizowane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (właściciela) lub poza stałym miejscem wykonywania zadań zleconych. Jak wskazuje się w licznych interpretacjach urzędowych przepisów podatkowych – działalność gospodarcza w zakresie usług transportowych ze swej istoty nie jest wykonywana w stałym miejscu. Wyjazdy poza siedzibę przedsiębiorcy, związane ze świadczeniem tego rodzaju usług, uznawane są za czynności stanowiące przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej. W konsekwencji stwierdza się, że świadczenie usług transportowych w ramach wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej stanowi istotę tej działalności – a zatem czynności te nie wiążą się z odbywaniem podróży służbowej. Urzędy podkreślają, że przemieszczanie się przedsiębiorcy w celu realizacji usług transportowych na terenie kraju i za granicą i wiążące się z nimi podróże krajowe i zagraniczne nie mogą być utożsamiane z podróżą służbową. Dodaje się przy tym, że z istoty tej działalności wynika, że jest ona prowadzona w kraju bądź za granicą, a tym samym miejsce wykonywania pracy jest zależne od zlecenia. W świetle przedstawionych argumentów organy podatkowe są zdania, że przedsiębiorcy świadczącemu usługi transportowe nie przysługuje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych. We wskazanych okolicznościach diety z tytułu podróży służbowej nie mogą stanowić kosztów podróży służbowej – tak postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Przemyślu z 5 czerwca 2006 r., nr US VI-1/415-4/06; postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Przeworsku z 12 kwietnia 2006 r., nr US.I/1-415/1/06; postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Krośnie z 19 czerwca 2006 r., nr Pdf-415/25/2006). Kosztami uzyskania przychodów w pełnej wysokości będą zaś poniesione w czasie wyjazdu i prawidłowo udokumentowane przez przedsiębiorcę wydatki związane z prowadzoną działalnością (np. pobyt w hotelu, opłaty za przejazd płatną autostradą, opłaty parkingowe, zakup paliwa do samochodu zaliczonego do środków trwałych).
Warto przy tym zwrócić uwagę, że w większości interpretacji wydawanych przez urzędy skarbowe – w tym w powołanych wyżej – cytowane jest pismo Ministerstwa Finansów z 5 grudnia 2003 r. nr PB2/AS-033-0600-2495/03. Tymczasem istnieje jeszcze orzecznictwo sądów administracyjnych, gdzie coraz częściej można znaleźć pogląd odmienny od prezentowanego przez resort finansów.
Co do zasady można przyjąć, że urzędy uznają wyjazd przedsiębiorcy z branży transportowej za podróż służbową, a w konsekwencji uwzględnią naliczenie diet tylko wtedy, gdy będzie ona związana z koniecznością zawarcia umowy o świadczenie usług czy dokonania zakupu środka trwałego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. W uproszczeniu można więc zakładać, że nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów diety przedsiębiorcy na poczet wyjazdu będącego wykonywaniem umowy o świadczenie usług transportowych.
W istocie rzeczy zagadnienie to odnosi się nie tylko do przedsiębiorców wykonujących usługi transportowe, ale wszystkich osób, które czynności wykonywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – ze względu na jej specyfikę – świadczą poza miejscem siedziby firmy (chodzi tu np. o radców prawnych, przedsiębiorców budowlanych, osób wykonujących tłumaczenia i usługi biurowe – por. decyzja dyrektora Izby Skarbowej w Lublinie z 2 marca 2006 r. nr ZP1/i/418/i/2/06). W takich przypadkach, gdzie specyfiką danej działalności jest świadczenie usług w terenie, naliczanie diet podczas wyjazdu poza miejsce świadczenia usług będzie możliwe tylko w przypadku, gdy celem takiego wyjazdu będzie np. udział w targach branżowych, konferencjach czy też wyjazd w celu pozyskania klientów.
 
reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Dariusz Mojecki Kancelaria Radcy Prawnego

Kompleksowa pomoc prawna dla przedsiębiorców

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »