W jaki sposób zaewidencjonować zakup kasy fiskalnej i rozliczyć związaną z tym zakupem ulgę podatkową

Ewidencja zakupu kasy fiskalnej w księgach rachunkowych zależy od przyjętych przez spółkę zasad polityki rachunkowości oraz od wartości kasy fiskalnej. W uzasadnieniu zostały zaprezentowane dwa sposoby ujęcia zakupu takiej kasy zdeterminowane przez te czynniki. Ulga związana z zakupem kasy fiskalnej również jest uzależniona od wymienionych czynników, a ewidencjonowana jest w pozostałe przychody operacyjne, co zostało pokazane na przykładzie.

Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego (w obowiązujących terminach) mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 2500 zł.

Jeżeli nabyta kasa fiskalna zostanie zakwalifikowana do środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej (odpisana jednorazowo w koszty), określonej w polityce rachunkowości jednostki, amortyzowanych na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, to kwota należnej ulgi powinna podlegać zaewidencjonowaniu bezpośrednio do pozostałych przychodów operacyjnych zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 tej ustawy.

Natomiast w przypadku, gdy kasa fiskalna zostanie zaliczona do środków trwałych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych w drodze systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji, według zasad określonych w art. 32 ust. 1–3 ustawy o rachunkowości, to kwotę należnej ulgi odnosi się na konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2. Szczegółowe księgowania przedstawiamy poniżej na podstawie danych liczbowych. Przyjmujemy, że jednostka na koncie „Rozliczenie zakupu” ujmuje wszelkie dostawy i usługi oraz ich rozliczenie.

Ewidencja księgowa zakupu kasy fiskalnej

• Faktura VAT dokumentująca zakup kasy rejestrującej o wartości 3660 zł brutto:

Wn konto „Rozliczenie zakupu”,

Ma konto „Rozrachunki z dostawcami krajowymi”.

Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka zalicza do środków trwałych przedmioty o wartości nabycia przekraczającej 2500 zł, ale jednocześnie (ponieważ cena nabycia jest niższa niż 3500 zł) przedmioty takie może jednorazowo zaliczyć w koszty amortyzacji.

Księgowania przedstawiają się następująco:

1. Wprowadzenie zakupionej kasy fiskalnej do ewidencji środków trwałych 3000

Wn konto „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny”

Ma konto „Rozliczenie zakupu”

2. Ewidencja naliczonego VAT z faktury zakupu 660

Wn konto „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”

Ma konto „Rozliczenie zakupu”

3. Ulga przysługująca z tytułu nabycia kasy fiskalnej w wysokości 50% kwoty wydatkowanej na zakup kasy (3000 × 50%) 1500

Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT”

Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”

4. Odpis w koszty amortyzacji 100% wartości początkowej kasy fiskalnej 3000

Wn konto „Koszty według rodzajów – amortyzacja”

Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”

Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka zalicza do środków trwałych przedmioty o wartości nabycia przekraczającej 2500 zł. Jednocześnie kierownik jednostki (w polityce rachunkowości uznał), że od tych przedmiotów będą dokonywane odpisy amortyzacyjne za pomocą stawek amortyzacyjnych określonych w ustawach o podatkach dochodowych.

1. Wprowadzenie zakupionej kasy fiskalnej do ewidencji środków trwałych 3000

Wn konto „Środki trwałe – urządzenia techniczne i maszyny”

Ma konto „Rozliczenie zakupu”

2. Ewidencja naliczonego VAT z faktury zakupu 660

Wn konto „Rozliczenie podatku VAT naliczonego”

Ma konto „Rozliczenie zakupu”

3. Ulga przysługująca z tytułu nabycia kasy fiskalnej w wysokości 50% kwoty wydatkowanej na zakup kasy (3000 × 50%) 1500

Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT”

Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

4. Miesięczne odpisy amortyzacyjne (3000 × 30% / 12 miesięcy) 75

Wn konto „Koszty według rodzajów – amortyzacja”

Ma konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”

5. Jednoczesne zaewidencjonowanie do pozostałych przychodów operacyjnych w części wartości ulgi równolegle do odpisów amortyzacyjnych 75

Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”

Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących. Obowiązek taki istnieje wówczas, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadkach naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot.

Utrata prawa do ulgi zostanie zaewidencjonowana w następujący sposób:

Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”,

Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT”.

MF

W sprawie tej wypowiedziało się Ministerstwo Finansów w piśmie z 23 grudnia 1997 r. (nr PO 3-MD-722-767-7259/97): Zastosowanie ulg (odliczeń części kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących) w podatku od towarów i usług nie wpływa na wartości początkowe kas rejestrujących, od których dokonuje się dla celów podatku dochodowego odpisów amortyzacyjnych. (...) Powyższe odliczenia od podatku należnego VAT nie będą również stanowiły przychodów do celów podatku dochodowego.

Justyna Grywińska

księgowa z licencją MF, doradca podatkowy