KSeF jest już w innych krajach. I to nie tylko Europy. Jak e-faktury działają na całym świecie?

1 lipca 2024 roku wiele zmieni w polskich przedsiębiorstwach. To wtedy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkiem. Jednak fakturowanie elektroniczne będzie obligatoryjne nie tylko w naszym kraju. W kilku państwach na świecie system e-faktur działa już od lat. Według założeń projektu ViDA “VAT in the Digital Age” obowiązek wprowadzenia e-faktur docelowo ma dotyczyć wszystkich krajów Unii Europejskiej.  Z raportu Komisji Europejskiej z 2021 roku wynika, że jednym z celów tego projektu jest zmniejszenie szacowanej luki podatkowej w wysokości 134 miliardów euro w dochodach z podatku VAT. Przyjrzyjmy się, jak system e-faktur funkcjonuje w innych krajach.

E-faktury w Unii Europejskiej. VIDA pod lupą

Jednym z kluczowych celów projektu ViDA jest wprowadzenie systemu raportowania transakcji poprzez wykorzystanie e-faktur. Ta innowacyjna funkcjonalność przybierze formę RTR (Real Time Reporting), czyli raportowania transakcji w czasie rzeczywistym. 

RTR to zasada, która wymaga przekazywania informacji dotyczących transakcji podatku VAT w czasie niemal natychmiastowym – na przykład zaraz po wystawieniu faktury w odpowiedniej aplikacji. Wdrożenie systemu Real Time Reporting staje się coraz bardziej atrakcyjne dla rządów nie tylko w Europie, ale na globalną skalę. Jest to skuteczna strategia, pozwalająca na lepszą kontrolę nad przepływem środków z tytułu podatku VAT i umożliwiająca jednocześnie bardziej skuteczną walkę z oszustwami podatkowymi.

Wprowadzenie e-faktur jest odpowiedzią na kilka potrzeb światowej gospodarki. Pierwszą z nich jest galopująca cyfryzacja i konieczność dostosowania stylu pracy i obiegu dokumentów do potrzeb współczesnego biznesu. Kolejnym powodem stojącym za koniecznością wprowadzenia ujednoliconego systemu e-faktur była potrzeba szybkiego, zdalnego dotarcia do wszystkich klientów podczas lockdownu związanego z pandemią COVID-19. Finalnie, wdrożenie systemu faktur ustrukturyzowanych jest jednym z założeń projektu VIDA.

E-faktury w Europie

W Polsce jest to KSeF. W pozostałych krajach system nosi inne nazwy. Jednak zasada działania jest taka sama: przekazywanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do systemu, który przesyła te dane do organów podatkowych. A to, jak nietrudno się domyślić, umożliwia tym instytucjom bieżący wgląd w zobowiązania VAT na fakturach przedsiębiorców. 

- Jednym z największych wyzwań związanych z wprowadzeniem obowiązkowego e-fakturowania jest odpowiednie przygotowanie technologiczne. Pracują nad nim nie tylko jednostki rządowe, ale i producenci narzędzi wspierających codzienną pracę księgowych i biur rachunkowych. Integracja tych systemów jest niezbędna do tego, by przedsiębiorstwa płynnie i bezboleśnie przeszły na wystawianie i pobieranie faktur ustrukturyzowanych – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta systemu SaldeoSMART.

Włochy liderem

Włoski odpowiednik polskiego KSeF, czyli Sistema di Interscambio (SdI), został uruchomiony w 2019 roku. Italia stała się więc pionierem e-fakturowania wśród wszystkich krajów UE. Za przykładem Włoch ścieżką cyfryzacji faktur podążyły między innymi Francja, Hiszpania, Polska, Grecja i Turcja. Można założyć, że lista krajów korzystających z różnych systemów e-faktur będzie się powiększać w ciągu najbliższych kilku lat. Francja, Hiszpania i Polska właśnie teraz wprowadzają obowiązkowe e-fakturowanie. Nowe systemy będą obowiązywać od 2023 roku w Hiszpanii i od 2024 roku we Francji i Polsce.

- Warto zaznaczyć, że Niemcy, Portugalia, Belgia i Holandia już teraz prowadzą stopniowe przygotowania do wprowadzenia obowiązkowego systemu e-faktur. Co prawda obligatoryjne fakturowanie elektroniczne B2G (Business to Government) funkcjonuje w Europie od niemal dekady, ale e-faktury w sektorze B2B nadal stanowią nowość i budzą kontrowersje – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Francja będzie działać w systemie hybrydowym

Kto narzekał na rozwiązanie systemowe rodzimego KSeF, może pocieszyć się informacją, że w innych krajach e-fakturowanie jest bardziej złożone. We  Francji cały proces wystawiania i przesyłania ustrukturyzowanych faktur będzie odbywał się w formie hybrydowej. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą zobligowani do korzystania z portalu rządowego lub z platformy PDP (plateforme de dématérialisation partenaire).  PDP to narzędzie certyfikowane przez francuską administrację podatkową, które zbiera i przekazuje dane z faktur do organu podatkowego.

Hiszpania i FACeB2B

8 lipca 2022 roku hiszpański rząd opublikował nowe propozycje projektu ustawy "Ley Crea y Crece”. Od czasu jej wejścia w życie duże firmy (a za takie uznano te o rocznych przychodach przekraczających 8 milionów euro) będą miały rok na dostosowanie procesów i aplikacji do wymaganego systemu. Mniejsze firmy będą miały na to 2 lata. Hiszpańskim odpowiednikiem polskiego KSeF-u jest bezpłatna platforma FACeB2B, umożliwiająca fakturowanie elektroniczne B2B.

Grecja i platforma MyDATA

Grecki system MyDATA zbiera dane z e-faktur dla transakcji B2B i B2G. Na tej platformie władze greckie przetwarzają zgromadzone informacje i generują raporty finansowe dla każdego podatnika w tym kraju. Co ciekawe – MyDATA odegrała kluczową rolę w redukcji szacowanej luki podatkowej Grecji.

Niemcy a e-faktury

W Niemczech proces wprowadzania powszechnych e-faktur staje się nieco bardziej skomplikowany, ponieważ każdy land rządzi się swoimi prawami. Może indywidualnie ustalać przepisy oraz wyznaczać różne terminy podatkowe. Jednak pojęcie e-faktur nie jest Niemcom obce. Od 2019 roku wszystkie faktury elektroniczne związane z zamówieniami publicznymi w tym kraju muszą być przetwarzane w postaci ustrukturyzowanej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). 

E-faktury nie tylko w Europie

E-faktury okazały się skutecznym narzędziem również w takich krajach jak np. Australia, Chiny, Hongkong, Tajwan, Japonia, Korea Południowa, Indie, Brazylia, Chile i Meksyk. 

To właśnie w Meksyku miały one za zadanie zminimalizować lukę podatkową wynikającą z niezapłaconego VAT. Co ciekawe – szybko osiągnęły swój cel. Z pracy naukowej Dr. Jay Rosengarda “Tax Digitalization in Mexico: Pathways Forward” wynika, że wprowadzenie e-faktur w tym kraju poprawiło przychody z podatków aż o 48%.

- Za przykładem Meksyku podążyły Włochy. Był to pierwszy kraj europejski, który wprowadził obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla transakcji. Co ciekawe – stało się to wbrew ówczesnej dyrektywie VAT UE (2010/45), która wyraźnie stwierdza, że nabywca musi wyrazić zgodę na wymianę faktur elektronicznych – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Z raportu Unified Post Group wynika, że rynek europejski podąża w kierunku pełnego wykorzystania fakturowania elektronicznego. Włochy, jako jedyny z przeanalizowanych krajów, wprowadziły obowiązkowe stosowanie e-faktur w swoich rozliczeniach.  Od stycznia 2019 do kwietnia 2020 roku wygenerowały ponad 2 miliardy takich dokumentów. Inne państwa europejskie znajdują się teraz na różnych etapach wdrażania rozwiązań związanych z e-fakturami. 

W niektórych z nich e-faktury są obecnie używane tylko w transakcjach z sektorem publicznym B2G. To oznacza, że choć europejski rynek zaczyna akceptować ideę elektronicznej wymiany dokumentów, proces ten przebiega w każdym kraju w innym tempie.

- Choć droga do powszechnego stosowania fakturowania elektronicznego w Europie może być kręta, ostatecznie podążanie nią przyczyni się do przyspieszenia cyfryzacji procesów finansowych w Europie. A w to stanowczo warto inwestować czas i zasoby – podsumowuje Krzysztof Wojtas.