Jakie obowiązki ma pracodawca na przełomie roku

Rozliczenia podatkowe

Do 31 stycznia każdy pracodawca musi przekazać do US, właściwego ze względu na siedzibę, deklaracje roczne PIT-4R lub PIT-8AR (PIT-8AR dotyczy zryczałtowanego podatku) oraz także do końca stycznia musi przekazać do urzędu skarbowego:

● PIT-11 – informację o dochodzie rocznym i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok (pracownikom PIT-11 należy przekazać do końca lutego),

● PIT-8C – w przypadku wypłaty świadczeń z innych źródeł, od których nie była odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek.

Co ważne, w przypadku kiedy pracodawca nie wywiąże się z tego obowiązku, może liczyć się z poważnymi konsekwencjami zarówno karnymi, jak i skarbowymi. Jeśli z różnych przyczyn dojdzie do zaniechania tego obowiązku, pracodawca powinien niezwłocznie przekazać do urzędu zaległą deklarację oraz zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (czynny żal). Czynny żal podatnik powinien złożyć w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty lub osobiście w urzędzie skarbowym.

Polecamy: Komplet podatki 2019

PFRON

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników, muszą liczyć się z obowiązkiem złożenia odpowiedniej deklaracji w ramach systemu e-PFRON. W zależności od wskaźnika zatrudnienia niepełnosprawnych powinien to być:

● dokument DEK-R – składają go pracodawcy, którzy nie osiągnęli odpowiednich wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych (co najmniej 6%);

● dokument INF-1 – składają go pracodawcy, którzy osiągnęli odpowiednie wskaźniki zatrudnienia niepełnosprawnych.

GUS

Obowiązek sprawozdawczy to kolejne ważne zadanie, o którym powinni pamiętać pracodawcy. W wypełnionych sprawozdaniach do Głównego Urzędu Statystycznego przekazują oni informacje na temat warunków pracy, wynagrodzeń czy zagrożeń na stanowiskach pracy. Sprawozdania, które należy sporządzić, to najczęściej:

● Z-05 – badanie popytu na pracę – za IV kwartał 2018 r. należy złożyć do 9 stycznia 2019 r.,

● Z-06 – sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy – za rok 2018 należy złożyć do 18 stycznia 2019 r. lub do 2 lutego 2019 r.,

● Z-10 – sprawozdanie o warunkach pracy – za rok 2018 należy złożyć do 15 stycznia 2019 r. W 2019 roku termin został wydłużony do 15 lutego.

ZFŚS

Pod koniec roku, kiedy już znana jest rzeczywista liczba zatrudnionych w danej firmie pracowników, pracodawcy, którzy w danym roku tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, są zobowiązani do korekty odpisów. Po przeliczeniu liczby zatrudnionych ustalają oni, czy odprowadzane przez niego odpisy były właściwe, a jeśli nie – powinni dokonać stosownej korekty, a w przypadku zaniżenia odpisu wpłacić różnicę na konto funduszu.

Tworzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest konieczne, jeśli 1 stycznia danego roku pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pozostali pracodawcy mogą, ale nie muszą go tworzyć.

ZUS IWA

ZUS IWA to dokument, który należy przekazać do ZUS-u w celu ustalenia wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jest to składający się z 6 bloków krótki formularz zawierający dane organizacyjne, identyfikacyjne oraz przede wszystkim dane dotyczące wypadków, jakie miały miejsce w roku, za który składana jest IWA. Na jej podstawie jest ustalana wysokość opłaty wypadkowej, jaka będzie obowiązywać przez następny rok składkowy, czyli od 1 kwietnia do 31 marca. Do 31 stycznia pracodawcy mają obowiązek przekazania deklaracji ZUS IWA za rok 2018. O tym, czy płatnicy muszą ją złożyć, decyduje kilka zasadniczych warunków:

● byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS-ie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;

● w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych;

● byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Zobacz także: Moja firma

Urlopy pracownicze

Początek roku to czas kiedy pracodawca powinien sprawdzić stany urlopowe swoich pracowników. Zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy wraz z pierwszym dniem nowego roku wszyscy pracownicy nabywają prawa do nowego urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu urlopowego, może wynosić 26 lub 20 dni. Po przeanalizowaniu stanu urlopowego ważne jest, aby sporządzić plan urlopów na dany rok. Przy jego tworzeniu należy wziąć pod uwagę wnioski pracowników, jednak pamiętając przy tym o konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Plan urlopowy nie musi obejmować całego roku i może być później korygowany. Przekazuje się go pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Nie powinien zostać w nim uwzględniony urlop na żądanie.

Należy pamiętać, że pracownikowi, który wychowuje dziecko w wieku do 14 lat, przysługują dodatkowo 2 dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem, za które zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 188 § 1 Kodeksu pracy). Co ważne, urlop ten jeśli nie zostanie wykorzystany w danym roku, nie przechodzi na rok następny i nie przysługuje za niego ekwiwalent.

Świadczenia chorobowe

Bywają sytuacje, kiedy pracownik choruje na przełomie roku, czyli jego choroba obejmuje zarówno grudzień, jak i styczeń. Pracodawca powinien pamiętać, że świadczenia chorobowe dla pracowników zatrudnionych na umowie o pracę przez pierwsze 33 dni są wypłacane ze środków pracodawcy. Zasada ta dotyczy pracowników przed 50. rokiem życia. W przypadku osób, które ukończyły 50 lat, okres ten jest krótszy i wynosi 14 dni. Jeżeli jednak za 31 grudnia pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, wówczas od 1 stycznia nadal przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, limit 33 dni (lub odpowiednio 14 dni dla osób powyżej 50. roku życia) liczony jest bowiem od nowa. Jeżeli z kolei za 31 grudnia pracownik otrzymał zasiłek chorobowy, wówczas za kontynuację zwolnienia lekarskiego w styczniu również otrzyma zasiłek chorobowy.

Zmiany stawek

W 2019 roku minimalna płaca wynosi 2250 zł brutto. Poza pracownikami etatowymi należy pamiętać o zleceniobiorcach. Minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorcy wynosi 14,70 zł brutto za 1 godzinę pracy. Jeśli więc w danej firmie pracują osoby, które zarabiają minimalną pensję, należy przygotować dla nich aneksy. Każdemu pracownikowi bowiem należy zagwarantować minimalną stawkę wynagrodzenia. Jeśli w umowie jako wynagrodzenie zostało określone „wynagrodzenie minimalne”, to nie trzeba dokonywać zmian w umowie. Nieprzygotowanie aneksu nie zwalnia pracodawcy z wypłaty minimalnego wynagrodzenia zgodnie z obowiązującym w danym roku.

Autor: Agnieszka Walczyńska, ekspert ​wFirma.pl