Zgromadzenia wspólników i posiedzenia zarządu spółki z o.o. na odległość

Posiedzenia zarządu

Do momentu wejścia w życie Tarczy antykryzysowej przepisy Kodeksu spółek handlowych wskazywały jedynie, że o ile umowa spółki nie przewidywała inaczej, uchwały zarządu mogły być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu zapadać powinny bezwzględną większością głosów. W konsekwencji, jeśli umowa spółki nie zawierała odpowiednich postanowień dotyczących możliwości podejmowania uchwał w trybie pisemnym lub za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, udział w posiedzeniu zarządu mógł nastąpić jedynie poprzez osobisty udział członka zarządu.

Rozwiązanie Tarczy antykryzysowej odwróciło dotychczas obowiązujące zasady posiedzeń zarządu i podejmowania uchwał. Zgodnie z brzmieniem nowych regulacji:

• w posiedzeniu zarządu członkowie mogą uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej,
• zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej,
• członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Przepisy Tarczy antykryzysowej mając na celu usprawnienie prac zarządu spółki w dobie koronawirusa, wprowadziły „domyślnie” możliwości brania udziału w posiedzeniach zarządu i podejmowania uchwał na odległość. Jeżeli wspólnicy danej spółki nie chcą dopuszczać takiej możliwości, to muszą ją wyłączyć w umowie spółki.

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Podatki i prawo gospodarcze. Pakiet 5 ebooków

[RAPORT] KORONAWIRUS - podatki, prawo pracy, biznes

Zgromadzenie wspólników

Dotychczas obowiązujący przepis art. 234¹ Kodeksu spółek handlowych przewidywał możliwość odbywania zgromadzeń wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jedynie w sytuacji, gdy było to wyraźnie zastrzeżone w umowie spółki.  Obejmowało to w szczególności:

1. transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
2. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
3. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Regulacja Tarczy Antykryzysowej odwróciła dotychczasowo obowiązującą zasadę doprowadzając do tego, że możliwość zdalnego uczestniczenia w zgromadzeniu jest rozwiązaniem „domyślnym”, a na mocy postanowień umowy spółki można je wyłączyć. O zdalnym udziale w zgromadzeniu wspólników postanawia podmiot zwołujący to zgromadzenie. Udział w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:

1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i wypowiadanie się oraz wykonywanie głosu,
2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Co ważne, szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej muszą być zawarte w regulaminie określonym przez radę nadzorczą, a w jej braku – przez wspólników. Regulamin powinien przede wszystkim zawierać wymogi dotyczące identyfikacji uczestników oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Warto dodać, iż powyższy sposób głosowania nie będzie mógł być wykorzystywany do głosowań podejmowanych w trybie tajnym. Na gruncie dotychczasowych przepisów przyjęło się, że w takim trybie niektórych uchwał w głosowaniach tajnych nie można podjąć. Tarcza antykryzysowa nie wprowadza zmian w tym zakresie.

Tym samym, w przypadku zwyczajnych zgromadzeń, wspólnicy biorący udział w posiedzeniu zdalnie, nie będą mogli brać udziału w głosowaniach dotyczących m.in.:

• wyboru członków zarządu,
• udzielenia członkom organów absolutorium z wykonywanych funkcji,
• jeśli którykolwiek wspólnik zawnioskuje o przeprowadzenie głosowania tajnego nad uchwałą, która co do zasady podejmowana jest w głosowaniu jawnym.

Autor: Julia Wawrzyńczak, aplikantka radcowska w Kancelarii Radców Prawnych Lubasz i Wspólnicy