Jak rozliczyć koszty najmu pomieszczenia biurowego

Czynsz zapłacony za najem lokalu stanowi koszt uzyskania przychodów, jeśli najmowany lokal jest wykorzystywany w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej (podatnik prowadzi w nim swoje biuro). Przypomnijmy, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, jeżeli w ustawie nie zostały zaliczone do kosztów niestanowiących kosztów podatkowych.

Koszty najmu biura zaliczymy do kategorii kosztów pośrednich, a więc kosztów ogólnozakładowych, związanych ogólnie z całą działalnością podatnika i nie dotyczących konkretnego źródła przychodów.

Koszty pośrednie, a więc koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Odpowiadając na zadane pytanie należy wyjaśnić, czym jest „dzień poniesienia kosztu”. W ustawie o CIT przyjęto, że jest to dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Zasada ta nie dotyczy jedynie przypadku ujęcia w kosztach uzyskania przychodów rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Polecamy: Limity ulg i odliczeń w PIT

Przyjąć więc należy, że podatnik ma prawo zaliczyć koszty najmu lokalu biurowego do kosztów uzyskania przychodów w takiej wysokości, jaka dotyczy danego roku podatkowego.

Zauważmy, że ustawodawca wprowadził zasadę przyporządkowania kosztów do lat podatkowych. Podatnik nie musi więc rozdzielać kosztów podatkowych na poszczególne okresy sprawozdawcze, na przykład nie musi ich przydzielać proporcjonalnie do miesięcy, a jedynie do lat podatkowych.

Polecamy: serwis Ryczałt

Wydatki na najem lokalu biurowego za okres 17 miesięcy zaczynając od sierpnia tego roku podatnik powinien ująć w kosztach uzyskania przychodów 2 lat podatkowych. Część kosztów dotyczącą tego roku (tj. 5 miesięcy od sierpnia do grudnia) podatnik może ująć w koszty tego roku, już w dacie poniesienia wydatku, a więc w sierpniu.

Pozostałą część wydatków na najem podatnik zaliczy do kosztów podatkowych roku następnego. Wydaje się, że może to zrobić już w styczniu następnego roku, chociaż należy podkreślić, że takie rozwiązanie nie wynika wprost z przepisów ustawy.

Nie jest też wykluczone, aby podatnik rozliczył poniesiony koszt z tytułu zapłaconego czynszu proporcjonalnie na poszczególne miesiące trwania umowy najmu.