Jak przechowywać dokumenty księgowe dla potrzeb podatkowych

Powyższe pytanie może być istotne dla każdej osoby prawnej, która prowadzi działalność gospodarcza na szerszą skalę i niekoniecznie chce przechowywać wszystkie dokumenty księgowe w formie papierowej.

27 lutego 2015 r. została wydana indywidualna interpretacja podatkowa Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (IBPBI/2/423-1430/14/KP), która wprost udziela odpowiedzi na to pytanie. W przedmiotowej interpretacji organ podatkowy podkreślił, że kosztem uzyskania przychodów będzie jedynie wydatek, który spełnia wymienione przez organ warunki, wśród których znajduje się odpowiednie udokumentowanie wydatku.

W celu zdefiniowania pojęcia „właściwe udokumentowanie” należałoby sięgnąć do ustawy o rachunkowości, która w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta.

100 pytań o samochód w firmie + CD

Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych.

Stąd dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie, a więc także w formie elektronicznej, pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie, że wydatek udokumentowany tym dowodem nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Dyrektor Izby Skarbowej we wskazanej wyżej interpretacji dla poparcia swojego stanowiska powołuje się również na katalog otwarty dowodów księgowych: Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Monitor Księgowego – prenumerata

Limity ulg i odliczeń w PIT 2014 / 2015

Marlena Widawska