Podróż służbowa przedsiębiorcy – diety w kosztach uzyskania przychodów

Przedsiębiorca budowlany w podróży służbowej – pytanie podatnika

Podatnik od 1 maja 2013 r. prowadzi indywidualną działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Podstawowym przedmiotem tej działalności są usługi remontowe i budowlane. Usługi te często wykonywane są poza granica Polski, na terenie Niemiec. W takich sytuacjach, w celu realizacji przyjętych zleceń, podatnik wyjeżdża ze swojego miejsca zamieszkania zagranicę na okres od 1 do 3 tygodni, zaś po wykonaniu prac powraca do Polski.

Czy za okres podróży podatnikowi przysługuje prawo do zaliczenia wartości diet w koszty podatkowe?

Odpowiedź Krajowej Informacji Podatkowej:

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W sytuacji prowadzenia działalności gospodarczej można założyć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie, bądź zachowanie źródła przychodów.

Przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy określa, że nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Podróże służbowe 2013

Stawki podatku od nieruchomości 2013 / 2014

Stawki VAT w 2014, 2015 i 2016 roku

Powyższe regulacja jednoznacznie wskazuje, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych w obowiązującym od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

W myśl § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Treść art. 23 ust. 1 pkt 52 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawęża kręgu, objętych powyższymi przepisami, podmiotów ze względu na rodzaj i miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Z uwagi na to za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Zatem biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny i regulacje prawne należy uznać, iż jeżeli usługi świadczone przez podatnika w ramach działalności gospodarczej wykonywane będą
w ramach odbywanych przez niego podróży służbowych, to stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy
o podatku dochodowym od osób fizycznych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wartości diet, za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniu.

Należy jednak zauważyć, że sama definicja „podróży służbowej” nie została zamieszczona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem określenie tego pojęcia leży w zakresie prawa pracy.

Kiedy przedsiębiorca jest w podróży służbowej