Zasady rozliczania kosztów w czasie przez spółkę z o.o. i inne osoby prawne

Wydatki o charakterze kosztów bezpośrednich spółka zaliczy do kosztów z chwilą uzyskania przychodu, którego poniesione koszty dotyczą. Rozliczanie tej kategorii kosztów odbywa się zgodnie z metodą memoriałową.

Co do zasady koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Spółka potrąci koszty w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, również w przypadku gdy poniosła koszty bezpośrednie już po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczy przychód, nie później niż do dnia:
1) sporządzenia sprawozdania finansowego, jeżeli podatnicy są obowiązani do jego sporządzania, nie później jednak niż do upływu terminu wyznaczonego do złożenia zeznania podatkowego,
albo
2) złożenia zeznania podatkowego, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego.

Natomiast koszty bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po wskazanych dniach złożenia zeznania albo sprawozdania finansowego, spółka potrąci w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.

Koszty pośrednie (koszty ogólnozakładowe) są potrącane w dacie ich poniesienia. Warto przypomnieć, że koszty pośrednie dotyczą bezpośrednio prowadzonej działalności gospodarczej, ale nie są związane z konkretnym przychodem. 

Należy również pamiętać, że w przypadku kosztów dotyczących okresu przekraczającego rok podatkowy, jeśli nie jest możliwe określenie, jaka część kosztów pośrednich dotyczy danego roku podatkowego, należy je rozliczyć proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (np. prenumerata, czynsz najmu za dłuższe okresy, ubezpieczenia).

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).