Podróże służbowe 2016

Warto zauważyć, że stawki diet zmieniły się pierwszy raz od 2007 roku.

Publikując projekt rozporządzenia w sprawie diet z 31 lipca 2012 r. Ministerstwo zapowiadało nowe stawki od samego początku 2013 roku. Gdy termin ten nie został dotrzymany wielu osobom wydawało się, że z dietami będzie tak samo jak w przypadku „kilometrówki” , gdzie możliwości budżetu państwa i weto Ministra Finansów stanęły na przeszkodzie aktualizacji stawek. Na szczęście jest inaczej.

Diety ważne nie tylko dla "budżetówki"

Co prawda w tytuł rozporządzenia sugeruje związek tych przepisów tylko ze sferą budżetową, ale z przepisów kodeksu pracy wynika, że limity diet dotyczą również sfery prywatnych pracodawców.

Otóż na podstawie art. 77⁵ § 3-4 Kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami - w tym także diet - w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Podatki 2015 - komplet

Rozlicz szybko PITY 2015 z płytą CD

Jednak obowiązujące, u danego pracodawcy, zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

Gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę w danej firmie prywatnej nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej (art. 77⁵ § 5 k.p.).

Więcej na ten temat w tekście:  Podróże służbowe pracowników i przedsiębiorców – rozliczenia podatkowe

Komplet żółtych książek – Prawo Pracy i ZUS 2015

Jak jest od 1 marca 2013 r. – należności pracownicze z tytułu podróży służbowych wg rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.

Zdaniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej konieczność zmiany ww. rozporządzeń uzasadniona jest w szczególności:

1) podwyższeniem stawek diet, a w przypadku podróży zagranicznych także urealnieniem limitów noclegowych, gdyż ich wysokość od kilku lat nie była zmieniana,

2) modyfikacją niektórych przepisów, w tym ich uproszczeniem lub ujednoliceniem bądź uściśleniem.

Minister Pracy i Polityki Społecznej uznał, że całość problematyki należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników sfery budżetowej na obszarze kraju i poza jego granicami powinna znaleźć się w jednym rozporządzeniu.

To założenie realizuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (zostało podpisane w kształcie niemal nie różniącym się od projektu z 2 października 2012 r.).

Treść rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dziennik Ustaw z 5 lutego 2013 r., poz. 167).

W nowym rozporządzeniu wprowadzono podział na 4 rozdziały:

- w pierwszym rozdziale, obejmującym § 1-5 zamieszczono przepisy wspólne dla podróży krajowej i zagranicznej,

- w drugim rozdziale, obejmującym § 6-11 zamieszczono przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże krajowe,

- w trzecim rozdziale, obejmującym § 12-21 zamieszczono przepisy dotyczące wysokości oraz warunków zwrotu należności za podróże zagraniczne,

- w czwartym rozdziale (§ 22 -23) zamieszczono przepisy końcowe.

Dalej przedstawiamy fragmenty uzasadnienia projektu tego rozporządzenia, dotyczące zwłaszcza nowych lub modyfikowanych rozwiązań.

Kodeks pracy w praktyce – PDF

Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Przepisy wspólne dla delegacji krajowych i zagranicznych

W § 3, określono warunki zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej publicznym środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę lub prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem. Zgodnie z treścią ust. 2 zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nim opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Koszty przejazdu dokumentuje się biletami lub rachunkami. Utrzymana została zasada dokumentowania przejazdu biletami lub rachunkami fakturami.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2), co umożliwi zwrot pracownikowi kosztów przejazdu w przypadku np. zagubienia bądź zniszczenia biletów lub rachunków.

Brzmienie § 3 ust. 3 i 4 stanowi w zasadzie powtórzenie dotychczasowych warunków zwrotu kosztów przejazdu w przypadku gdy, na wniosek pracownika, pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem, z tym że w odniesieniu do podróży zagranicznej dodano możliwość skorzystania - poza samochodem - z motocykla lub motoroweru.

Zwrot tych kosztów będzie następował z uwzględnieniem stawek za 1 km przebiegu ustalonych przez pracodawcę na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.), wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874, z późn. zm.).

Kilometrówka 2015

Przepis § 4 nowego rozporządzenia ustala zasadę zwrotu pracownikowi innych niezbędnych wydatków, niż określone w rozporządzeniu (w tym wymienione w § 2 pkt 1-3), których poniesienie było ściśle związane z podróżą służbową. Mogą to być opłaty za bagaż, gdy pracownik przewozi np. sprzęt lub urządzenia, bądź opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe w przypadku odbywania podróży pojazdem, o którym mowa w § 3 ust. 4, oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

W § 5 nowego rozporządzenia określono wspólne dla podróży krajowej i podróży zagranicznej warunki rozliczania kosztów tych podróży. Utrzymano 14-to dniowy termin przedstawienia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży (ust. 1), przy czym nie ma przeszkód aby pracownik przedstawił rozliczenie w terminie krótszym. Nie uwzględniono zatem propozycji Ministra Gospodarki (dot. skrócenia tego terminu do 7 dni) oraz Ministra Zdrowia (aby termin rozliczenia określał pracodawca).

Nie uległa zmianie zasada, że do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności: rachunki, faktury, bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Skorygowane brzmienie tej części przepisu ust. 2 (obecnie „Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe...) pozwoli wyeliminować wątpliwości pracodawców odnośnie możliwości zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego wydatków służbowych, jeśli nie są one stosownie udokumentowane; dotyczyć to będzie sytuacji nietypowych (np. zagubienie, zniszczenie, kradzież rachunków, biletów itp.).

Pracownik, w uzasadnionych przypadkach, składa również oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów podróży bądź ich wysokości (np. w przypadku gdy na rachunku/ fakturze za hotel brak jest informacji, że w hotelu zapewnione zostało wyżywienie).

Warunki wypłacenia pracownikowi zaliczki zostały zamieszczone odpowiednio w rozdziale 2 (podróż krajowa) i 3 (podróż zagraniczna).

Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne – PDF

Delegacje krajowe (krajowe podróże służbowe) 2013 / 2014

1. Stawka diety wzrasta o 7 zł tj. z 23 do 30 zł (§ 8 ust. 1 projektu). Aktualna (do końca lutego 2013 r.) wysokość diety (23 zł) obowiązuje od 1 stycznia 2007 r., a nowa wysokość diety będzie obowiązywała od 1 marca 2013 r. . Podwyższenie kwoty diety krajowej (o 30,4%) odpowiada, zdaniem MPiPS wzrostowi inflacji (średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych) w tym czasie.

2) określono sposób zmniejszenia należnej diety w przypadku gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zgodnie z § 7 ust. 4 nowego rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 25% diety;

2) obiad – 50% diety;

3) kolacja – 25% diety.

Określone w § 7 ust. 3 nowego rozporządzenia przypadki, w których dieta nie przysługuje nie uległy zmianie. Wcześniej przepisy dotyczące obliczania diety należnej pracownikowi przewidywały, że dieta nie przysługuje m.in. jeśli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, a tym samym brak jest podstaw do zmniejszenia przez pracodawcę kwoty diety, w przypadku gdy podczas krajowej podróży służbowej miał on zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie, tj. jeden lub dwa posiłki.

Zasadne zatem jest, by dieta była stosownie zmniejszona w przypadku, gdy pracownik miał zapewniony bezpłatny 1 lub 2 posiłki, gdyż wydatki pracownika na zwiększone koszty wyżywienia w czasie krajowej podróży są wówczas niższe niż w sytuacji, gdy wszystkie posiłki musiał sobie zapewnić we własnym zakresie.

Podobna zasada stosownego zmniejszenia diety obowiązuje od wielu lat w przypadku odbywania podróży zagranicznej.

Wydaje się zatem zasadny nowy przepis, regulujący kwestię stosownego zmniejszenia diety krajowej w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione częściowe bezpłatne wyżywienie, gdyż wymagają tego względy racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami finansowymi będącymi w dyspozycji jednostek organizacyjnych sfery budżetowej. Podobne regulacje zamieszczone są w przepisach dotyczących warunków zwrotu należności za podróże służbowe np. policjantów i żołnierzy.

3) Określone w § 8 i 9 nowego rozporządzenia przepisy, regulujące prawo pracownika do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, jak i do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg są, w zasadzie, analogiczne jak dotychczasowe regulacje.

Przy nowej stawce diety (30 zł), 20% ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie 6,00 zł (obecnie 4,60 zł), a ryczałt za nocleg, stanowiący 150% diety, 45 zł (obecnie 34,50 zł), co oznacza ich wzrost także o 30,4%.

4) Zgodnie z § 9 ust. 1 nowego rozporządzenia, zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (do 600 zł). Limitowanie kosztów noclegów przewidują przepisy mające zastosowanie do zwrotu kosztów noclegu przy podróżach służbowych np. żołnierzy i funkcjonariuszy.

Dodano jednakże ust. 2, umożliwiający pracodawcy – w uzasadnionych przypadkach - wyrażenie zgody na zwrot udokumentowanych kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

5) Przepis § 10 stanowi powtórzenie dotychczasowego przepisu i zapewnia pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (jednokrotnego lub wielokrotnego w zależności od okresu pobytu w podróży) środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

6) W § 11 powtórzono dotychczasowy przepis dotyczący udzielenia pracownikowi, na jego wniosek, zaliczki na przewidywane koszty podróży krajowej. Z reguły wydatki związane z podróżą krajową są znacznie niższe niż przy podróży zagranicznej, dokonywane są w walucie polskiej, a zatem kwestię odnośnie wnioskowania o przyznanie zaliczki pozostawiono w gestii pracownika.

Delegacje zagraniczne (zagraniczne podróże służbowe) 2013 / 2014

Diety zagraniczne 2013 / 2014

1) zmieniona została wysokość diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw, jak i rodzaj waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach.

Nowe wysokości diet limitów noclegowych zostały określone w załączniku do nowego rozporządzenia.

W większym niż dotychczas zakresie wysokość tych należności została określona w euro (w Afganistanie, Arabii Saudyjskiej, Armenii, Azerbejdżanie, Białorusi, Brazylii, Chinach, Gruzji, Indonezji, Izraelu, Jordanii, Kenii, Malezji, Mołdowie, Nigerii, Pakistanie, Rosji, Tadżykistanie, Tajlandii, Tanzanii, Turkmenistanie, Ukrainie, Uzbekistanie, Zimbabwe, Zjednoczonych Emiratach Arabskich, HongKongu, Tajwanie); dla Turcji świadczenia zostały określone w USD.

Podwyższone bądź zmienione stawki diet i limitów noclegowych zostały określone na podstawie propozycji nadesłanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (w 2008 r.) oraz placówki dyplomatyczne. Niektóre stawki diet nie były zmieniane od wielu lat (np. Afganistan, Etiopia, Mongolia, Peru, Syria).

Wzrost stawek diet zagranicznych i limitów noclegowych jest bardzo zróżnicowany.

Najniższy wzrost  stawek diet jest w: Australii (1,14%), Portugalii, Mongolii i Malcie (2,1-2,4%), Iranie, Kanadzie, Estonii, Rumunii (5-6%); wyższy wzrost w granicach ponad 10% do 35% ma miejsce w odniesieniu np. do Albanii, Algierii, Austrii, Danii, Francji, Meksyku, Niemiec, Senegalu, Słowacji, USA, Węgier, Włoch. Najwyższy wzrost tych stawek ma miejsce w przypadku np. Chile (42,9%), Cypru (51,5%), Wenezueli (53,8%), Islandii (55,6%). Zróżnicowany jest także wzrost limitów noclegowych; dla przykładu: poniżej 10% w Irlandii i Niderlandach, o 25% m.in. w Libanie, Libii, Maroku, Meksyku, Norwegii, Szwajcarii, o 50% w Argentynie, Czechach, Francji, Kolumbii, o 100% w Algierii i Cyprze, ponad 100% w Etiopii.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych wnioskując, w listopadzie 2008 r., o zmianę wysokości diet i limitu hotelowego poinformowało, że proponowane kwoty diet zostały ustalone na bazie 1/30 mnożnika 2,8 dodatku zagranicznego w poszczególnych krajach, a kwoty limitu noclegowego zostały podane na podstawie wystąpień placówek.

2) w § 13 ust. 2 zmiana polega na dodaniu drugiego zdania w brzmieniu „W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe”.

Pozwoli to wyeliminować zgłaszane dotychczas wątpliwości, czy w przypadku gdy pracownik wykonuje zadania służbowe w dwu lub więcej państwach (rozumianych jako państwa docelowe) pracodawca może ustalić wysokość diet, przewidzianych w załączniku, odpowiednią dla każdego z tych państw, a nie tylko jedną stawkę diety.

Dotyczy to np. podróży zagranicznej na trasie np. Warszawa – Berlin – Bruksela – Paryż, w sytuacji gdy w każdym z tych miast poza granicami RP pracownik odbywa służbowe spotkania. W takim przypadku pracodawca może ustalić należność z tytułu diet w sposób następujący: według diety przewidzianej dla Francji jako państwa docelowego (50 EUR) lub dodatkowo według diet przewidzianych dla Niemiec (49 EUR) i Belgii (48 EUR) bądź jednego z tych państw (Niemiec lub Belgii).

Powyższa zasada nie dotyczy – tak jak dotychczas – ustalania diety za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem (np. podróż służbowa do Francji, odbywana samochodem prywatnym; w takim przypadku należną dietę ustala się w wysokości przewidzianej dla Francji);

3) znowelizowane zostały przepisy dotyczące zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. Projektowany § 20 ust. 3 stanowi, że „Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.”

Brzmienie ust. 3 uwzględnia uwagi zgłoszone przez Ministra Finansów i Ministra Spraw Wewnętrznych. Treść ust. 1, 2, 4 stanową powtórzenie dotychczasowych regulacji;

4) dotychczasowe przepisy dotyczące możliwości wypłacenia zaliczki w walucie polskiej, za zgodą pracownika, jak i rozliczenia wypłaconej zaliczki uzupełniono regulacją, według jakiego kursu waluty należy ustalić zaliczkę i jej rozliczenie, o co wnioskował m.in. Minister Finansów oraz Minister Spraw Wewnętrznych. W myśl projektowanego § 21:

„1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia określonego przez Narodowy Bank Polski.”;

5) nie uległy zmianie pozostałe przepisy, dotyczące obliczania i wypłacania należnych diet, zwrotu kosztów noclegu, przejazdów i dojazdów, warunków udzielania zaliczki oraz rozliczania kosztów (wydatków) związanych z odbytą podróżą służbową.

Określone w załączniku do projektu stawki diet zagranicznych i limitów noclegowych dla Ekwadoru i Iraku nie uległy zmianie. Dotychczasowa jest także: wysokość limitów noclegowych dla Iranu, Japonii, Kambodży, Mongolii i Urugwaju oraz wysokość diet dla Kuwejtu i Wybrzeża Kości Słoniowej.

6) Nowym przepisem jest § 22, dotyczący sposobu ustalania diety i innych wydatków w przypadku gdy podróż zagraniczna powiązana jest z przemieszczaniem się pracownika na obszarze kraju. Dotychczasowe przepisy nie zawierały odrębnych postanowień w tym zakresie, dlatego niektórzy pracodawcy mieli wątpliwości, czy i w jakiej wysokości należy dokonywać pracownikowi zwrotu należności za czas przejazdu na obszarze kraju.

Zamieszczono zatem przepis, zgodnie z którym przepisy rozdziału 2 (podróż krajowa) stosuje się odpowiednio do ustalania należności pracownika za czas podróży (przejazdu) na odcinku krajowym w drodze za granicę. Podobna zasada obowiązuje w drodze powrotnej do kraju.

Nowe przepisy weszły w życie z dniem 1 marca 2013 r.

---

Jak było – do 1 marca 2013 r.

Wcześniej zasady ustalania i rozliczania należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników sfery budżetowej na obszarze kraju, jak i poza jego granicami regulowały dwa rozporządzenia, wydane przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy.

Od dnia 1 stycznia 2003 r. obowiązywały w tym zakresie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:

- na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990. z późn. zm.),

- poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236. poz. 1991. z późn. zm.).

Na warunkach określonych przepisami ww. rozporządzeń, pracownikowi zatrudnionemu w jednostce organizacyjnej sfery budżetowej przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1) przejazdów i dojazdów;

2) noclegów;

3) innych udokumentowanych wydatków. określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wymienione przepisy regulują także kwestię zaliczki, jaką pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi na przewidywane wydatki związane z podróżą służbową oraz terminu, w jakim pracownik powinien przedstawić rozliczenie kosztów podróży służbowej (14 dni).

Z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju pracownikowi przysługiwało do 1 marca 2013 r.:

1) dieta w wysokości 23 zł za dobę podróży (stawka diety obowiązuje od dnia 1 stycznia 2007 r.) – na warunkach określonych w § 4 rozporządzenia o podróżach krajowych;

2) zwrot kosztów przejazdu publicznym środkiem transportu lub samochodem osobowym, motocyklem łub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy – na warunkach określonych w § 5 rozporządzenia o podróżach krajowych;

3) zwrot kosztów usługi noclegowej w wysokości określonej w rachunku hotelowym a w przypadku nie przedstawienia rachunku, w formie ryczałtu w wysokości 150% diety (34.50 zł) – na warunkach określonych w § 7 rozporządzenia o podróżach krajowych;

4) ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (4,60 zł) bądź zwrot faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów z tego tytułu – na warunkach określonych w § 6 rozporządzenia o podróżach krajowych;

5) zwrot kosztów przejazdu, w przypadku podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni, w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem – § 8 rozporządzenia podróżach krajowych;

6) zaliczka na niezbędne koszty podróży – § 8a rozporządzenia o podróżach krajowych.

Z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju pracownikowi przysługiwało do 1 marca 2013 r.:

1) dieta w wysokości i walucie zróżnicowanej, w zależności od podróży do konkretnego kraju, określonej w załączniku do rozporządzenia (109 pozycji) – na warunkach określonych w § 4 – 7 rozporządzenia. Jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne całodzienne lub częściowe wyżywienie bądź przebywał na leczeniu szpitalnym dieta podlega stosownemu zmniejszeniu (§ 5 i 7). Podwyższona dieta (125%) przysługuje pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego (§ 6).

Ostatnia nowelizacja stawek diet nastąpiła z dniem 1 stycznia 2006 r., z tym że dotyczyła ona większości stawek, ale nie wszystkich;

2) zwrot kosztów przejazdu publicznym środkiem transportu lub prywatnym samochodem osobowym – na warunkach określonych w § 8 rozporządzenia;

3) zwrot kosztów noclegów na warunkach określonych w § 9 rozporządzenia, tj. w wysokości wykazanej w rachunku hotelowym – w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia – a w przypadku nie przedstawienia rachunku hotelowego pracownik uprawniony jest do ryczałtu w wysokości 25% powyższego limitu;

4) ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu:

a) z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego i morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu (§ 10 ust. 1 rozporządzenia),

b) środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety (§ 10 ust. 2 rozporządzenia);

5) zwrot, za zgodą pracodawcy, kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie (§ 11);

6) zwrot kosztów leczenia w razie choroby powstałej w czasie podróży, w tym niezbędnych leków. Zwrotowi nie podlegają koszty: zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych, zakupu okularów, protez ortopedycznych lub dentystycznych (§ 12 ust. 1-3 rozporządzenia);

7) zaliczka w walucie obcej, lub za zgodą pracownika w walucie polskiej, na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju (§ 13 ust. 1-3).

W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Przepisy ww. rozporządzeń przewidują 14-dniowy termin rozliczenia kosztów podróży przez pracownika. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki - nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

W przypadku odbycia podróży publicznym środkiem transportu pracownik powinien załączyć bilety lub rachunki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Uregulowania określone ww. rozporządzeniami mają szerokie i dość powszechne zastosowanie. Dotyczą one zwrotu należności za podróże służbowe nie tylko pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej), ale i pracowników zatrudnionych u innych pracodawców, żołnierzy i funkcjonariuszy oraz do zwrotu kosztów podróży osób nie będących pracownikami.

Do wysokości należności określonych przepisami ww. rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej odwołują się m.in. przepisy:

- rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 października 2009 r. w sprawie należności przysługujących funkcjonariuszom celnym z tytułu podróży służbowych odbywanych na obszarze kraju (Dz. U. Nr 181, poz. 1413),

- rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie należności pieniężnych żołnierzy zawodowych za przeniesienia, przesiedlenia i podróże służbowe (Dz. U. Nr 221, poz. 1744, z późn. zm.),

- rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 października 2002 r. w sprawie wysokości, warunków i trybu przyznawania policjantom należności za podróże służbowe i przeniesienia (Dz. U. Nr 191, poz. 1598, z późn. zm.),

- rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 kwietnia 2003 r. w sprawie świadczeń przysługujących funkcjonariuszom Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego za podróże służbowe, przeniesienia lub delegowania (Dz. U. Nr 67, poz. 622).

W świetle art. 77⁵ § 3-4 Kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami - w tym także diet - w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Jeśli zatem pracodawca ureguluje w regulaminie wynagradzania/układzie zbiorowym pracy problematykę należności za podróże służbowe, pracownik będzie uprawniony do zwrotu poniesionych wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych bądź na warunkach określonych w umowie o pracę.

Obowiązujące, u danego pracodawcy, zakładowe regulacje nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej (art. 77⁵ § 5 k.p.).

Zwrot kosztów wyżywienia w delegacji zamiast diet – zwolnienie z PIT

Źródło:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dziennik Ustaw z 5 lutego 2013 r., poz. 167).

Projekt (z 31 lipca 2012 r. i z 2 października 2012 r.) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.