REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Samochód osobowy w firmie – amortyzacja, kilometrówka, leasing

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Samochód osobowy w firmie – amortyzacja, kilometrówka, leasing
Samochód osobowy w firmie – amortyzacja, kilometrówka, leasing

REKLAMA

REKLAMA

W obecnych czasach samochód w firmie to sprawa wręcz oczywista. Wielu z nas nie wyobraża sobie, aby działalność gospodarcza mogła być prowadzona bez samochodu, nie tylko ze względu na wygodę jako narzędzie pracy ale również korzyści podatkowe które za tym idą. Konkretne oszczędności które niesie samochód w działalności gospodarczej zależą przede wszystkim od rodzaju samochodu oraz sposobu jego nabycia przez właściciela.

Samochód osobowy jako środek trwały firmy

Samochód może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych pod warunkiem, że będzie on używany w działalności gospodarczej dłużej niż 1 rok. Zgodnie z definicją środka trwałego należy również pamiętać aby samochód który wprowadzamy do firmy był „zdatny do użytku i używany na potrzeby przedsiębiorstwa”. Aby wprowadzić swój prywatny samochód na potrzeby prowadzonej działalności, należy spisać oświadczenie przekazania samochodu do celów wyłącznie służbowych.

REKLAMA

REKLAMA

Oświadczenie to powinno zawierać m.in. takie informacje jak:

„Oświadczam, że w dniu ……………….. przekazałem na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy marki ……………. o nr rej ………., rocznik ….. r., poj. silnika ……….., przebieg pojazdu ……….  km. Wartość początkowa samochodu wynosi ……… zł, ustalona została w oparciu o fakturę VAT/ umowę kupna-sprzedaży nr …………… z dnia ………….  .” Pod tekstem oświadczenia należy się własnoręcznie podpisać.

Monitor Księgowego – prenumerata

REKLAMA

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jako załącznik oświadczenia (oprócz kserokopii dowodu rejestracyjnego) do księgowości należy przekazać również kserokopię umowy kupna owego samochodu (jeśli zakupiony był od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub fakturę zakupu (jeśli zakupiono od osoby prowadzącej działalność).

W przypadku kiedy samochód został nabyty w sposób nieodpłatny (np. w drodze darowizny lub spadku) za jego wartość początkową przyjmuje się wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że w  umowie określono tę wartość jako niższą.

Tak wprowadzony samochód do firmy można poddać amortyzacji. Metody amortyzacji zależą od wartości początkowej netto samochodu (powiększonej o ewentualne koszty rejestracji). Jeśli jego wartość nie przekracza kwoty 3500,00 zł netto, samochód jest naszym wyposażeniem, nie środkiem trwałym. Można jednorazowo zaksięgować jego wartość w całej kwocie do kosztów podatkowych, ponieważ samochód nie spełnia najważniejszego wymogu środka trwałego ≤ 3500,00 zł netto.

Jeśli jednak samochód przewyższa kwotę 3500,00 zł netto, to zgodnie z ogólnymi zasadami stawka amortyzacji samochodu osobowego wynosi maksymalnie 20% (jeśli jest nowy lub używany mniej niż 6 miesięcy) lub 40% jeśli był używany dłużej niż 6 miesięcy. Okres amortyzacji dla stawki 20% wynosi 5 lat, a dla stawki 40% czas amortyzacji skraca się do 2,5 roku.

Przedsiębiorstwo zakupiło nowy samochód o wartości 25 000 zł. Rata miesięcznego odpisu amortyzacyjnego w tym przypadku wynosi 416,67 zł, gdyż:
25 000 zł * 20% = 5 000 zł
5 000 zł / 12 (miesięcy) = 416,67 zł

Raty amortyzacji liniowej księgujemy do rozliczenia w miesiącu następnym po miesiącu nabycia pojazdu. W praktyce oznacza to, że kupując samochód np. w styczniu, pierwszego odpisu amortyzacyjnego dokonujemy w lutym.

Decydując się na zakup droższego samochodu, należy jednak pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro.

Wartość tą przelicza się na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. Nadwyżka od 20.000 euro zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 4 ustawy o PDOF nie jest kosztem podatkowym tj. nie zaliczamy jej do kosztów uzyskania przychodów. Ta sama zasada dotyczy również ubezpieczenia autocasco (AC) samochodu osobowego – limit to 20 tys. euro. Ubezpieczenie obowiązkowe OC może natomiast zostać zaliczone do kosztów w pełnej wysokości. Warunkiem zaksięgowania tego rodzaju kosztów jest opłacenie polisy.

Prywatny samochód i kilometrówka

Kilometrówka czyli ewidencja przebiegu pojazdów jest konieczna w przypadku, gdy pojazd prywatny nie jest środkiem trwałych firmy, ale użytkowany jest w celach firmowych. Aby wydatki związane z eksploatacją samochodu ( np. zakupy części samochodowych, ubezpieczenie, paliwo) mogły być zaliczane do kosztów, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Kilometrówka powinna być miesięczna, dla każdego miesiąca oddzielnie. Wydatki zaliczane do kosztów podatkowych ogranicza limit kilometrówki. Limit ten ustalany jest jako iloczyn stawki odpowiedniej dla danej pojemności pojazdu na 1 kilometr oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów:

- 0,5214 zł – dla samochodów o pojemności silnika poniżej 900 cm3,

- 0,8358 zł – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3.

W przypadku braku powyższej ewidencji przebiegu pojazdu wydatki ponoszone na eksploatację samochodu nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Gdy kwota poniesionych wydatków na eksploatację samochodu jest wyższa niż wynikająca z kilometrówki, kosztem uzyskania przychodów będzie kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu i księgowana w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego wykazu poniesionych wydatków a wielkością wynikającą z kilometrówki podlega rozliczeniu w następnym miesiącu.

Zapisy w ewidencji kosztów eksploatacji pojazdu ujmowane są miesięcznie, ale rozliczane są narastająco (jeżeli wydatki przekroczą limit kilometrówki, to w następnym miesiącu nadwyżka od limitu kilometrówki będzie podlegała rozliczeniu - również w ramach limitu). Wydatki przewyższające limit kilometrówki nie są uważane za koszty uzyskania przychodów w miesiącu bieżącym.

Przykładowy wzór kilometrówki:

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU ............../2015

Numer rejestracyjny

Pieczątka firmy:

Osoba kierująca samochodem

Lp

Data

Cel wyjazdu

Skąd

Dokąd

Przejechana liczba km

Stawka kilometrówki

Wartość

1

2

3

4

Suma km

                                                                                                                                                                                                                                                               Podpis podatnika


Leasing

Zawarcie umowy leasingowej samochodu osobowego to dobra możliwość dla przedsiębiorców, którzy nie dysponują wystarczającymi środkami własnymi oraz nie mogą otrzymać kredytu na zakup pojazdu. Samochód leasingowy daje bardzo korzystne możliwości jeśli chodzi o odliczanie podatku VAT. Zamiast raty kredytowej (bez podatku VAT) przedsiębiorca na podstawie umowy leasingowej płaci ratę leasingową, która jest zawarta w formie wystawionej faktury, która zawiera w sobie VAT (leasing operacyjny).

Czynsz inicjalny (pierwsza wpłata, jaką leasingobiorca dokonuje po zawarciu umowy z leasingodawcą) oraz opłatę końcową wykupu samochodu można ująć jednorazowo w kosztach podatkowych oraz odliczyć od niej 50% VAT.

Od 1 kwietnia 2014 leasingobiorcy odliczają 50% VAT od rat leasingu – bez limitu kwotowego

Obecnie przepisy oraz definicja samochodu osobowego zakładają, że konstrukcja pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony w większości przypadków sprawia, że są one użytkowane nie tylko służbowo, ale też prywatnie. W związku z tym, wydatki związane z tym pojazdem odlicza się tylko w 50%. Jeżeli jednak samochód jest wykorzystywany tylko i wyłącznie w celach biznesowych i przedsiębiorca jest w stanie okazać się wymaganą kilometrówką że nie przejechał nawet jednego kilometra w prywatnych sprawach – odlicza się 100 % podatku VAT wykazanego na fakturze leasingowej.

Jednak aby skorzystać z opcji pełnego odliczenia VAT-u należy prowadzić kilometrówkę bardzo skrupulatnie. Po złożeniu deklaracji VAT-26 do Urzędu Skarbowego zgłaszającej fakt pełnego odliczenia VAT-u od rat leasingowych, fiskus ma prawo skontrolować rzetelność prowadzonej kilometrówki ze stanem licznika samochodu. Jeżeli kilometrówka nie będzie prowadzona „na bieżąco” Urząd Skarbowy może zakwestionować pełne 100% odliczenie VAT od rat leasingowych.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Samochód w firmie - podsumowanie

Przedsiębiorca może wprowadzić do swojej działalności gospodarczej samochód osobowy na kilku zasadach. Może być właścicielem lub współwłaścicielem auta, bądź też wprowadzić samochód do firmy poprzez leasingowanie samochodu osobowego.

Do ewidencji środków trwałych przedsiębiorca może wprowadzić samochód osobowy jeśli samochód będzie użytkowany w działalności gospodarczej dłużej niż 1 rok. W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduję się korzystać z samochodu prywatnego w firmie krócej niż 1 rok lub po prostu doraźnie, to zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - tzw. „kilometrówki”. Księgowanie kosztów eksploatacji samochodu przy „kilometrówce” jest ograniczone i o tym każdy podatnik musi pamiętać.

Kosztami uzyskania przychodów nie będą wydatki które przekraczają kwotę będącą wynikiem przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr (wymienione w artykule). Wybranie najbardziej korzystnego podatkowo wariantu dla danej działalności gospodarczej zależy od sposobu rozliczania każdego podatnika indywidualnie. Niemniej jednak, samochód w firmie jest bardzo dobrym rozwiązaniem aby zoptymalizować swoją sytuację podatkową.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA