Samochód osobowy w firmie – amortyzacja, kilometrówka, leasing

• Samochód osobowy jako środek trwały firmy
• Prywatny samochód i kilometrówka
• Leasing
• Samochód w firmie - podsumowanie

Samochód osobowy jako środek trwały firmy

Samochód może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych pod warunkiem, że będzie on używany w działalności gospodarczej dłużej niż 1 rok. Zgodnie z definicją środka trwałego należy również pamiętać aby samochód który wprowadzamy do firmy był „zdatny do użytku i używany na potrzeby przedsiębiorstwa”. Aby wprowadzić swój prywatny samochód na potrzeby prowadzonej działalności, należy spisać oświadczenie przekazania samochodu do celów wyłącznie służbowych.

Oświadczenie to powinno zawierać m.in. takie informacje jak:

„Oświadczam, że w dniu ……………….. przekazałem na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy marki ……………. o nr rej ………., rocznik ….. r., poj. silnika ……….., przebieg pojazdu ……….  km. Wartość początkowa samochodu wynosi ……… zł, ustalona została w oparciu o fakturę VAT/ umowę kupna-sprzedaży nr …………… z dnia ………….  .” Pod tekstem oświadczenia należy się własnoręcznie podpisać.

Monitor Księgowego – prenumerata

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Jako załącznik oświadczenia (oprócz kserokopii dowodu rejestracyjnego) do księgowości należy przekazać również kserokopię umowy kupna owego samochodu (jeśli zakupiony był od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) lub fakturę zakupu (jeśli zakupiono od osoby prowadzącej działalność).

W przypadku kiedy samochód został nabyty w sposób nieodpłatny (np. w drodze darowizny lub spadku) za jego wartość początkową przyjmuje się wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że w  umowie określono tę wartość jako niższą.

Tak wprowadzony samochód do firmy można poddać amortyzacji. Metody amortyzacji zależą od wartości początkowej netto samochodu (powiększonej o ewentualne koszty rejestracji). Jeśli jego wartość nie przekracza kwoty 3500,00 zł netto, samochód jest naszym wyposażeniem, nie środkiem trwałym. Można jednorazowo zaksięgować jego wartość w całej kwocie do kosztów podatkowych, ponieważ samochód nie spełnia najważniejszego wymogu środka trwałego ≤ 3500,00 zł netto.

Jeśli jednak samochód przewyższa kwotę 3500,00 zł netto, to zgodnie z ogólnymi zasadami stawka amortyzacji samochodu osobowego wynosi maksymalnie 20% (jeśli jest nowy lub używany mniej niż 6 miesięcy) lub 40% jeśli był używany dłużej niż 6 miesięcy. Okres amortyzacji dla stawki 20% wynosi 5 lat, a dla stawki 40% czas amortyzacji skraca się do 2,5 roku.

Przedsiębiorstwo zakupiło nowy samochód o wartości 25 000 zł. Rata miesięcznego odpisu amortyzacyjnego w tym przypadku wynosi 416,67 zł, gdyż:
25 000 zł * 20% = 5 000 zł
5 000 zł / 12 (miesięcy) = 416,67 zł

Raty amortyzacji liniowej księgujemy do rozliczenia w miesiącu następnym po miesiącu nabycia pojazdu. W praktyce oznacza to, że kupując samochód np. w styczniu, pierwszego odpisu amortyzacyjnego dokonujemy w lutym.

Decydując się na zakup droższego samochodu, należy jednak pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro.

Wartość tą przelicza się na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. Nadwyżka od 20.000 euro zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 4 ustawy o PDOF nie jest kosztem podatkowym tj. nie zaliczamy jej do kosztów uzyskania przychodów. Ta sama zasada dotyczy również ubezpieczenia autocasco (AC) samochodu osobowego – limit to 20 tys. euro. Ubezpieczenie obowiązkowe OC może natomiast zostać zaliczone do kosztów w pełnej wysokości. Warunkiem zaksięgowania tego rodzaju kosztów jest opłacenie polisy.

Prywatny samochód i kilometrówka

Kilometrówka czyli ewidencja przebiegu pojazdów jest konieczna w przypadku, gdy pojazd prywatny nie jest środkiem trwałych firmy, ale użytkowany jest w celach firmowych. Aby wydatki związane z eksploatacją samochodu ( np. zakupy części samochodowych, ubezpieczenie, paliwo) mogły być zaliczane do kosztów, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Kilometrówka powinna być miesięczna, dla każdego miesiąca oddzielnie. Wydatki zaliczane do kosztów podatkowych ogranicza limit kilometrówki. Limit ten ustalany jest jako iloczyn stawki odpowiedniej dla danej pojemności pojazdu na 1 kilometr oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów:

- 0,5214 zł – dla samochodów o pojemności silnika poniżej 900 cm3,

- 0,8358 zł – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3.

W przypadku braku powyższej ewidencji przebiegu pojazdu wydatki ponoszone na eksploatację samochodu nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Gdy kwota poniesionych wydatków na eksploatację samochodu jest wyższa niż wynikająca z kilometrówki, kosztem uzyskania przychodów będzie kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu i księgowana w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego wykazu poniesionych wydatków a wielkością wynikającą z kilometrówki podlega rozliczeniu w następnym miesiącu.

Zapisy w ewidencji kosztów eksploatacji pojazdu ujmowane są miesięcznie, ale rozliczane są narastająco (jeżeli wydatki przekroczą limit kilometrówki, to w następnym miesiącu nadwyżka od limitu kilometrówki będzie podlegała rozliczeniu - również w ramach limitu). Wydatki przewyższające limit kilometrówki nie są uważane za koszty uzyskania przychodów w miesiącu bieżącym.

Przykładowy wzór kilometrówki:

---

Leasing

Zawarcie umowy leasingowej samochodu osobowego to dobra możliwość dla przedsiębiorców, którzy nie dysponują wystarczającymi środkami własnymi oraz nie mogą otrzymać kredytu na zakup pojazdu. Samochód leasingowy daje bardzo korzystne możliwości jeśli chodzi o odliczanie podatku VAT. Zamiast raty kredytowej (bez podatku VAT) przedsiębiorca na podstawie umowy leasingowej płaci ratę leasingową, która jest zawarta w formie wystawionej faktury, która zawiera w sobie VAT (leasing operacyjny).

Czynsz inicjalny (pierwsza wpłata, jaką leasingobiorca dokonuje po zawarciu umowy z leasingodawcą) oraz opłatę końcową wykupu samochodu można ująć jednorazowo w kosztach podatkowych oraz odliczyć od niej 50% VAT.

Od 1 kwietnia 2014 leasingobiorcy odliczają 50% VAT od rat leasingu – bez limitu kwotowego

Obecnie przepisy oraz definicja samochodu osobowego zakładają, że konstrukcja pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony w większości przypadków sprawia, że są one użytkowane nie tylko służbowo, ale też prywatnie. W związku z tym, wydatki związane z tym pojazdem odlicza się tylko w 50%. Jeżeli jednak samochód jest wykorzystywany tylko i wyłącznie w celach biznesowych i przedsiębiorca jest w stanie okazać się wymaganą kilometrówką że nie przejechał nawet jednego kilometra w prywatnych sprawach – odlicza się 100 % podatku VAT wykazanego na fakturze leasingowej.

Jednak aby skorzystać z opcji pełnego odliczenia VAT-u należy prowadzić kilometrówkę bardzo skrupulatnie. Po złożeniu deklaracji VAT-26 do Urzędu Skarbowego zgłaszającej fakt pełnego odliczenia VAT-u od rat leasingowych, fiskus ma prawo skontrolować rzetelność prowadzonej kilometrówki ze stanem licznika samochodu. Jeżeli kilometrówka nie będzie prowadzona „na bieżąco” Urząd Skarbowy może zakwestionować pełne 100% odliczenie VAT od rat leasingowych.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Samochód w firmie - podsumowanie

Przedsiębiorca może wprowadzić do swojej działalności gospodarczej samochód osobowy na kilku zasadach. Może być właścicielem lub współwłaścicielem auta, bądź też wprowadzić samochód do firmy poprzez leasingowanie samochodu osobowego.

Do ewidencji środków trwałych przedsiębiorca może wprowadzić samochód osobowy jeśli samochód będzie użytkowany w działalności gospodarczej dłużej niż 1 rok. W przypadku, gdy przedsiębiorca zdecyduję się korzystać z samochodu prywatnego w firmie krócej niż 1 rok lub po prostu doraźnie, to zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - tzw. „kilometrówki”. Księgowanie kosztów eksploatacji samochodu przy „kilometrówce” jest ograniczone i o tym każdy podatnik musi pamiętać.

Kosztami uzyskania przychodów nie będą wydatki które przekraczają kwotę będącą wynikiem przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr (wymienione w artykule). Wybranie najbardziej korzystnego podatkowo wariantu dla danej działalności gospodarczej zależy od sposobu rozliczania każdego podatnika indywidualnie. Niemniej jednak, samochód w firmie jest bardzo dobrym rozwiązaniem aby zoptymalizować swoją sytuację podatkową.