Obowiązkowy podpis elektroniczny, kto za to zapłaci?

Istotną kwestią w realizacji ustawowego obowiązku jest otrzymanie niezbędnego certyfikatu oraz ustanowienie pełnomocnictwa, celem podpisania e-deklaracji.

Autopromocja

Zmiany dotyczą deklaracji PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, PIT-40, IFT-2/IFT-2R, CIT-8, CIT-8A, CIT-8B wraz z załącznikami, a próba złożenia ich do urzędu skarbowego w formie drukowanej, za pośrednictwem poczty zwykłej będzie jednoznaczna z ich niezłożeniem. Odstępstwem od tej reguły są płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podmiotów niepełniących funkcji płatnika w tym podatku, którzy są zobligowani do sporządzenia deklaracji za dany rok podatkowy dla nie więcej niż pięciu podatników. Oni mogą złożyć PIT w formie pisemnej, chyba, że powierzają tę czynność np. biuru rachunkowemu, które ma obowiązek przekazać wymienione dokumenty składane w imieniu i na rzecz swoich klientów drogą elektroniczną.

Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD)

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną odbywa się bezpłatnie za pośrednictwem systemu e-Deklaracje z Portalu Podatkowego, który wchodzi w skład serwisu Ministerstwa Finansów www.finanse.mf.gov.pl. Dla podmiotów chcących wysłać jednorazowo większą ilość dokumentów dobrym rozwiązaniem będzie Uniwersalna Bramka Dokumentów, dzięki której w ramach jednej transmisji można przesłać do 20 tys. dokumentów, opatrzyć je jednym podpisem i pobrać jedno urzędowe poświadczenie odbioru. Posłużyć się można także systemem finansowo-księgowym stosowanym przez płatnika, o ile posiada odpowiednie aplikacje do tego celu przystosowane.

Dokumenty podatkowe składane przez internet muszą być podpisane przez osobę uprawnioną, którą może być reprezentant ustawowy (np. prezes sp. z o.o.) lub pełnomocnik (np. księgowy, właściciel biura rachunkowego) posiadający pełną zdolność do czynności prawnych.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2014/2015

Wysyłka dokumentów drogą elektroniczną jest bezpłatna lecz wymaga zachowania określonych formalności, które bezpłatne już niestety nie są. Dokumenty związane z poborem podatku dochodowego od osób fizycznych, składane przez osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowalnego certyfikatu. Podpis przyporządkowany jest do konkretnej osoby i wymaga użycia specjalnego sprzętu, a co za tym idzie oprogramowania. Podstawowy zestaw to koszt kilkuset złotych i nie jest jednorazowy, ponieważ wymagane jest cykliczne odnawianie certyfikatu raz na rok lub dwa lata.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Odliczenie składek ZUS w rocznym PIT

Od Kilkunastu do kilkudziesięciu procent firm, których noworoczny obowiązek dotyczy nie posiada podpisu elektronicznego. Niestety dla większości z nich oznacza to niemałe wydatki. Nowy obowiązek ma usprawnić przede wszystkim pracę urzędników, którzy do tej pory musieli ręcznie przenosić dane z wersji papierowej do systemu komputerowego. Nie żyjemy w czasach kamienia łupanego, tylko błyskawicznie rozwijającej się informatyzacji. Zdecydowana większość firm używa komputera do przygotowania druku papierowego, tylko z jakiegoś powodu nie chcą wysyłać tych druków w formie elektronicznej, a powodem często są właśnie wysokie koszty e-podpisu. – przekonuje Małgorzata Bazan z katowickiego biura rachunkowego KPDA.

Źródło: KPDA Biuro rachunkowe. Doradztwo podatkowe, księgowość dla firm i obsługa w zakresie sprawozdawczości, kadr i płac oraz audytu.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM