Certyfikat rezydencji podatkowej a podatek u źródła

Certyfikat rezydencji

Definicję certyfikatu rezydencji znajdziemy w ustawach o podatkach dochodowych. W świetle tych definicji certyfikat rezydencji jest zaświadczenie o miejscu siedziby/zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Tym samym certyfikat ten jest wydawany przez organ z zagranicy i polski podatnik nie ma żadnego wpływu na jego treść i wzór. 

Certyfikat rezydencji to w praktyce zaświadczenie w jakim państwie podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Jak to podkreśliliśmy nie ma jednego wzoru certyfikatu. Podatnik otrzymujący certyfikat winien zwrócić uwagę, czy dokument zawiera:

• dane wystawcy certyfikatu (dane zagranicznego organu podatkowego);
• nazwę i adres zagranicznego kontrahenta;
• określenie miejsca rezydencji podatkowej kontrahenta dla celów podatku dochodowego. 
• datę wydania certyfikatu oraz datę lub okres jego obowiązywania.

Ważne!
W przypadku, gdy certyfikat rezydencji nie posiada okresu ważności, to winien być stosowany przez okres 12 kolejnych miesięcy od daty jego wydania.

Co istotne podatnik nie może zastąpić certyfikatu rezydencji innymi dokumentami nawet takimi jak:

• wypisy z sądów rejestrowych,
• wypisy z ewidencji działalności gospodarczej,
• zaświadczenia potwierdzone przez notariuszy
• zaświadczenia o nadaniu numeru NIP

nawet w sytuacji, gdy z tych dokumentów wyraźnie wynika, iż podmiot ma siedzibę dla celów podatkowych w innym kraju.  

Problemy dotyczące ważności certyfikatów

W wielu krajach (np. w Niemczech) certyfikat rezydencji składa się z dwóch części. Jedną część wypełnia wnioskodawca natomiast drugą organ.

W pierwszej części wnioskodawca zgłasza chęć uzyskania certyfikatu rezydencji. W tej części co istotne podatnik wskazuje informacje o sobie oraz do jakich przychodów/dochodów jest mu potrzebny certyfikat. W drugiej natomiast,  organ podatkowy obcego państwa potwierdza, iż wnioskujący jest rezydentem danego kraju oraz że informacje, które wnioskodawca wpisał w pierwszej części. Powyższe potwierdza data pieczątka i podpis urzędnika.

W wielu przypadkach pierwsza cześć wypełniona przez wnioskodawcę z zagranicy jest wypełniona w sposób nieprawidłowy. Podatnicy z zagranicy często wpisując okres otrzymania płatności wpisują nieprawidłowe daty. Taki certyfikat pomimo, iż z punktu prawnego jest poprawny może skutkować koniecznością pobrania podatku u źródła. Organ podatkowy bowiem sprawdzając certyfikat może uznać, iż jest on ważny w okresie od daty jego wydania do terminu wskazanego przez wnioskodawcę. Tym samym w momencie wypłaty przychodu certyfikat może nie być już ważny.Ponadto organ podatkowy może uznać, iż certyfikat dotyczy tylko przychodów wymienionych w pierwszej jego części. 

Naszym zdaniem takie postępowanie nie jest prawidłowe. Certyfikat winien potwierdzać rezydencję podatkową na moment uzyskania przez nierezydenta przychodu skutkującego poborem podatku u źródła. Czyli płatnik nie musi zatem posiadać fizycznie certyfikatu rezydencji w momencie dokonania wypłaty. Tym samym certyfikat może być pozyskany nawet po wypłacie, o ile potwierdza rezydencję podatkową zagranicznego kontrahenta na moment wypłaty. Płatnik musi więc w praktyce posiadać certyfikat rezydencji w momencie kontroli podatkowej. 

Jak zostało wcześniej podkreślone, co do zasady w przypadku, gdy nie jest określona ważność certyfikatu obowiązuje on 12 miesięcy od wydania. Części certyfikatu wypełniona przez organy podatkowe innych państw nie dotyczą czasu naliczenia przychodu. Tym samym trudno uznać, że certyfikat jest ważny tylko od momentu wydania do czasu określonego przez wnioskodawcę jako czas naliczania. 

Natomiast kwestia oceny, czy certyfikat rezydencji winien być stosowany tylko do określonego rodzaju przychodu wskazanego przez wnioskodawcę jest problematyczna. Polskie przepisy nie wskazują, aby certyfikat rezydencji stosować jedynie do przychodów określonych przez wnioskodawcę. Czyli przedstawiony przez rezydenta certyfikat z innego kraju pomimo zaznaczenia na nim jakiego przychodu dotyczy winien być uwzględniony przy wypłacie wszelkich przychodów, od których pobieramy podatek u źródła. 

Zmiana siedziby a ważność certyfikatu

W przypadku certyfikatów wydane są one na określony czas. W tym czasie spółka może zmienić swoją siedzibę. W przepisach podatkowych brak jest odniesienia do takiej sytuacji. 

Przykład 1
Polski podatnik otrzymał certyfikat rezydencji wydany przez organ skarbowy z Włoch. Ważność certyfikatu to 12 miesięcy. Podmiot wnioskujący o certyfikat w momencie jego wydania miał siedzibę w Rzymie. Po dwóch miesiącach podmiot zmienił siedzibę na Turyn. Czy w takim przypadku certyfikat utracił ważność?
W tym przypadku certyfikat nie utracił ważności. Zmiana siedziby bowiem nie spowodowała zmiany jurysdykcji podatkowej.
Organy podatkowe mogą przyjąć inną szerszą wykładnię przepisu. W takim przypadku każda zmian siedziby wymagałaby nowego certyfikatu. Wydaje się jednak, że ponieważ kraj siedziby się nie zmienia taki sposób interpretowania nie jest prawidłowy.
Podsumowując celowościowa wykładnia przepisów wskazuje, iż certyfikat rezydencji włoskiego kontrahenta potwierdza, jego rezydencję podatkową w tym kraju, bez względu na zmianę miejsce adresu siedziby z Rzymu na Turyn.  
Tutaj jednak należy także przeanalizować przepisy obowiązujące we Włoszech. Czy na podstawie tych przepisów certyfikat nadal jest ważny. 
Czyli otrzymane certyfikaty rezydencji należy weryfikować nie tylko pod względem wymogów formalnych wynikających z polskich przepisów, ale również pod kątem obowiązujących wymagań występujących w danym państwie. 

Przykład 2
Polska firma zawarła umowę pożyczki z podmiotem mającym siedzibę w Niemczech. Podmiot z Niemiec przedstawił jej certyfikat rezydencji. Po trzech miesiącach podatnik z Niemiec przeniósł swoją siedzibę i działalność do Austrii. Odsetki od pożyczki będą płacone raz na pół roku. Czy w takiej sytuacji przedstawiony certyfikat nadal zachowuje swoją ważność?
W tym przypadku w momencie zapłaty odsetek certyfikat rezydencji stracił swoją ważność. Podatnik zmienił swoją siedzibę w wyniku czego zmieniło się także państwo rezydencji. Tym samym jeśli podatnik udzielający pożyczki nie przedstawi nowego certyfikatu podatnik będzie obowiązany do poboru podatku u źródła. Biorąc pod uwagę powyższe, brak przesłania przez pożyczkodawcę nowego certyfikatu rezydencji powoduje powstanie odpowiedzialności za niepobranie podatku przez płatnika. 

Certyfikat rezydencji - forma

W większości przypadków podatnik otrzymuje oryginał certyfikatu. Obecnie można także posłużyć się także kopią certyfikatu.

W wielu krajach certyfikat rezydencji jest wydawany wyłącznie w formie elektronicznej. Nasze organy akceptują tego rodzaju dokumenty elektroniczne. Certyfikat elektroniczny jest w takim przypadku dokumentem porównywalnym do naszych elektronicznych wypisów z KRS czy zaświadczeń z CEIDG.

Tym samym obecnie istotne jest posiadanie certyfikatu bez względu na formę jego wydania. 

Podsumowując

Kwestia certyfikatów rezydencji wydawanych przez obce organy podatkowe rodzi nadal wiele problemów. Podatnicy często nie wiedzą, czy posiadany certyfikat uprawnia ich do niepobrania podatku u źródła lub pobrania go w niższej wysokości. Podatnicy muszą nie tylko znać polskie regulacje ale często regulacje prawne państw wydania certyfikatu.