REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Certyfikat rezydencji podatkowej a podatek u źródła

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Certyfikat rezydencji podatkowej a podatek u źródła
Certyfikat rezydencji podatkowej a podatek u źródła
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy realizujący transakcje pomiędzy podmiotami z zagranicy muszą pamiętać o konieczności zapłaty podatku u źródła. W większości przypadków można tego obowiązku uniknąć powołując się na właściwe zapisy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Ponadto międzynarodowe umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania w wielu przypadkach zmniejszają nam znacząco kwotę podatku u źródła. Jednym z niezbędnym dokumentów, który powoduje zmniejszenie zobowiązań związanych z zapłatą podatku u źródła jest certyfikat rezydencji.

Certyfikat rezydencji

Definicję certyfikatu rezydencji znajdziemy w ustawach o podatkach dochodowych. W świetle tych definicji certyfikat rezydencji jest zaświadczenie o miejscu siedziby/zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. Tym samym certyfikat ten jest wydawany przez organ z zagranicy i polski podatnik nie ma żadnego wpływu na jego treść i wzór. 

REKLAMA

Certyfikat rezydencji to w praktyce zaświadczenie w jakim państwie podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Jak to podkreśliliśmy nie ma jednego wzoru certyfikatu. Podatnik otrzymujący certyfikat winien zwrócić uwagę, czy dokument zawiera:

  • dane wystawcy certyfikatu (dane zagranicznego organu podatkowego);
  • nazwę i adres zagranicznego kontrahenta;
  • określenie miejsca rezydencji podatkowej kontrahenta dla celów podatku dochodowego. 
  • datę wydania certyfikatu oraz datę lub okres jego obowiązywania.

Ważne!
W przypadku, gdy certyfikat rezydencji nie posiada okresu ważności, to winien być stosowany przez okres 12 kolejnych miesięcy od daty jego wydania.

Co istotne podatnik nie może zastąpić certyfikatu rezydencji innymi dokumentami nawet takimi jak:

  • wypisy z sądów rejestrowych,
  • wypisy z ewidencji działalności gospodarczej,
  • zaświadczenia potwierdzone przez notariuszy
  • zaświadczenia o nadaniu numeru NIP

nawet w sytuacji, gdy z tych dokumentów wyraźnie wynika, iż podmiot ma siedzibę dla celów podatkowych w innym kraju.  

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Problemy dotyczące ważności certyfikatów

W wielu krajach (np. w Niemczech) certyfikat rezydencji składa się z dwóch części. Jedną część wypełnia wnioskodawca natomiast drugą organ.

REKLAMA

W pierwszej części wnioskodawca zgłasza chęć uzyskania certyfikatu rezydencji. W tej części co istotne podatnik wskazuje informacje o sobie oraz do jakich przychodów/dochodów jest mu potrzebny certyfikat. W drugiej natomiast,  organ podatkowy obcego państwa potwierdza, iż wnioskujący jest rezydentem danego kraju oraz że informacje, które wnioskodawca wpisał w pierwszej części. Powyższe potwierdza data pieczątka i podpis urzędnika.

W wielu przypadkach pierwsza cześć wypełniona przez wnioskodawcę z zagranicy jest wypełniona w sposób nieprawidłowy. Podatnicy z zagranicy często wpisując okres otrzymania płatności wpisują nieprawidłowe daty. Taki certyfikat pomimo, iż z punktu prawnego jest poprawny może skutkować koniecznością pobrania podatku u źródła. Organ podatkowy bowiem sprawdzając certyfikat może uznać, iż jest on ważny w okresie od daty jego wydania do terminu wskazanego przez wnioskodawcę. Tym samym w momencie wypłaty przychodu certyfikat może nie być już ważny.Ponadto organ podatkowy może uznać, iż certyfikat dotyczy tylko przychodów wymienionych w pierwszej jego części. 

Naszym zdaniem takie postępowanie nie jest prawidłowe. Certyfikat winien potwierdzać rezydencję podatkową na moment uzyskania przez nierezydenta przychodu skutkującego poborem podatku u źródła. Czyli płatnik nie musi zatem posiadać fizycznie certyfikatu rezydencji w momencie dokonania wypłaty. Tym samym certyfikat może być pozyskany nawet po wypłacie, o ile potwierdza rezydencję podatkową zagranicznego kontrahenta na moment wypłaty. Płatnik musi więc w praktyce posiadać certyfikat rezydencji w momencie kontroli podatkowej. 

REKLAMA

Jak zostało wcześniej podkreślone, co do zasady w przypadku, gdy nie jest określona ważność certyfikatu obowiązuje on 12 miesięcy od wydania. Części certyfikatu wypełniona przez organy podatkowe innych państw nie dotyczą czasu naliczenia przychodu. Tym samym trudno uznać, że certyfikat jest ważny tylko od momentu wydania do czasu określonego przez wnioskodawcę jako czas naliczania. 

Natomiast kwestia oceny, czy certyfikat rezydencji winien być stosowany tylko do określonego rodzaju przychodu wskazanego przez wnioskodawcę jest problematyczna. Polskie przepisy nie wskazują, aby certyfikat rezydencji stosować jedynie do przychodów określonych przez wnioskodawcę. Czyli przedstawiony przez rezydenta certyfikat z innego kraju pomimo zaznaczenia na nim jakiego przychodu dotyczy winien być uwzględniony przy wypłacie wszelkich przychodów, od których pobieramy podatek u źródła. 

Zmiana siedziby a ważność certyfikatu

W przypadku certyfikatów wydane są one na określony czas. W tym czasie spółka może zmienić swoją siedzibę. W przepisach podatkowych brak jest odniesienia do takiej sytuacji. 

Przykład 1
Polski podatnik otrzymał certyfikat rezydencji wydany przez organ skarbowy z Włoch. Ważność certyfikatu to 12 miesięcy. Podmiot wnioskujący o certyfikat w momencie jego wydania miał siedzibę w Rzymie. Po dwóch miesiącach podmiot zmienił siedzibę na Turyn. Czy w takim przypadku certyfikat utracił ważność?
W tym przypadku certyfikat nie utracił ważności. Zmiana siedziby bowiem nie spowodowała zmiany jurysdykcji podatkowej.
Organy podatkowe mogą przyjąć inną szerszą wykładnię przepisu. W takim przypadku każda zmian siedziby wymagałaby nowego certyfikatu. Wydaje się jednak, że ponieważ kraj siedziby się nie zmienia taki sposób interpretowania nie jest prawidłowy.
Podsumowując celowościowa wykładnia przepisów wskazuje, iż certyfikat rezydencji włoskiego kontrahenta potwierdza, jego rezydencję podatkową w tym kraju, bez względu na zmianę miejsce adresu siedziby z Rzymu na Turyn.  
Tutaj jednak należy także przeanalizować przepisy obowiązujące we Włoszech. Czy na podstawie tych przepisów certyfikat nadal jest ważny. 
Czyli otrzymane certyfikaty rezydencji należy weryfikować nie tylko pod względem wymogów formalnych wynikających z polskich przepisów, ale również pod kątem obowiązujących wymagań występujących w danym państwie. 

Przykład 2
Polska firma zawarła umowę pożyczki z podmiotem mającym siedzibę w Niemczech. Podmiot z Niemiec przedstawił jej certyfikat rezydencji. Po trzech miesiącach podatnik z Niemiec przeniósł swoją siedzibę i działalność do Austrii. Odsetki od pożyczki będą płacone raz na pół roku. Czy w takiej sytuacji przedstawiony certyfikat nadal zachowuje swoją ważność?
W tym przypadku w momencie zapłaty odsetek certyfikat rezydencji stracił swoją ważność. Podatnik zmienił swoją siedzibę w wyniku czego zmieniło się także państwo rezydencji. Tym samym jeśli podatnik udzielający pożyczki nie przedstawi nowego certyfikatu podatnik będzie obowiązany do poboru podatku u źródła. Biorąc pod uwagę powyższe, brak przesłania przez pożyczkodawcę nowego certyfikatu rezydencji powoduje powstanie odpowiedzialności za niepobranie podatku przez płatnika. 

Certyfikat rezydencji - forma

W większości przypadków podatnik otrzymuje oryginał certyfikatu. Obecnie można także posłużyć się także kopią certyfikatu.

W wielu krajach certyfikat rezydencji jest wydawany wyłącznie w formie elektronicznej. Nasze organy akceptują tego rodzaju dokumenty elektroniczne. Certyfikat elektroniczny jest w takim przypadku dokumentem porównywalnym do naszych elektronicznych wypisów z KRS czy zaświadczeń z CEIDG.

Tym samym obecnie istotne jest posiadanie certyfikatu bez względu na formę jego wydania. 

Podsumowując

Kwestia certyfikatów rezydencji wydawanych przez obce organy podatkowe rodzi nadal wiele problemów. Podatnicy często nie wiedzą, czy posiadany certyfikat uprawnia ich do niepobrania podatku u źródła lub pobrania go w niższej wysokości. Podatnicy muszą nie tylko znać polskie regulacje ale często regulacje prawne państw wydania certyfikatu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kapitał zakładowy spółki z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Najniższa krajowa w 2026 r. i minimalna stawka godzinowa - jest oficjalna propozycja rządu

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

REKLAMA

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

REKLAMA