Zakupy przez Internet – dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów w pkpir

Pomimo tego, iż zakupy online są formą coraz powszechniejszą, to jednak nad jej wyborem powinni się zastanowić zwłaszcza przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z Urzędem Skarbowym na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Trudno bowiem często właściwie udokumentować te zakupy, by organy podatkowe nie zakwestionowały zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów zmuszać powinna do refleksji nad zasadnością skorzystania z tej formy zakupów.

Przesłanki zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,  kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i zostać poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności; równocześnie nie mogą być wymienione w ustawowym katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt (art. 23 ww. ustawy). Zwrócić należy uwagę także na konieczność właściwego udokumentowania przedmiotowych wydatków, a sposób ich dokumentowania uzależniony jest od rodzaju prowadzonych przez podatnika ksiąg podatkowych.

Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia określonego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Liczne transakcje w Internecie to nie zawsze działalność gospodarcza

Właściwe udokumentowanie

Dla fiskusa to ostatnia z wymienionych przesłanek budzi najwięcej wątpliwości. Jeśli wydatek nie jest należycie udokumentowany, bezwzględnie niemożliwe jest zaliczenie go do kosztów uzyskania przychodów. Rzetelność dowodów oznacza, że powinny być one zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują, w tym powinny także zawierać dane dotyczące podmiotów faktycznie uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym.

Dokumentowanie wydatków w pkpir na podstawie innych dowodów niż faktura

Księga przychodów i rozchodów – większy katalog dowodów księgowych

Dowody księgowe - katalog

Odpowiedź na pytanie, jakie warunki musi spełnić dokument, by mógł stanowić podstawę dla uznania wydatku za koszt w księdze, do której prowadzenia zobligowany jest przedsiębiorca, daje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Stosownie do treści § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, a także dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów), zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów);

b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym;

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody);

d) podpis osoby sporządzającej dokument.

Do tej grupy zalicza się także dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, (dowody zwiększenia kosztów), inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Przepis § 13 ww. rozporządzenia stanowi, że za dowody księgowe uważa się również:

- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

- dowody przesunięć;

- dowody opłat pocztowych i bankowych;

- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat;

Dowody wewnętrzne

Ponadto, zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) ograniczając jednak tę możliwość do enumeratywnie wskazanych wydatków. Katalog ten nie zawiera umów sprzedaży na aukcjach internetowych.

Obowiązujące przepisy bardzo szczegółowo regulują kwestię kosztów uzyskania przychodów, a organy podatkowe konsekwentnie wykazują niechęć do bardziej elastycznego podejścia, czy też wyjścia naprzeciw oczekiwaniom podatników, dla których zakupy internetowe stanowić mogą ogromne ułatwienie w prowadzeniu działalności gospodarczej.

---

Z perspektywy przedsiębiorcy…

Z pytaniem o możliwość potrącenia kosztów uzyskania przychodów zwrócił się do Izby Skarbowej w Katowicach przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, zajmujący się handlem sprzętem muzycznym, jego naprawą i konserwacją (Interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 kwietnia 2014 roku, IBPBI/1/415-37/14/AP).

W dniu 14 października 2013 r. wnioskodawca kupił saksofon na aukcji internetowej eBay. Dokumentem potwierdzającym dokonanie tej transakcji jest wydruk komputerowy z internetowego serwisu aukcyjnego o nazwie "szczegóły transakcji", który zawiera następujące dane: wystawcę aukcji, datę wykonania operacji, przedmiot, ilość, cenę wraz z wysyłką, numer identyfikacyjny.

Odwołując się do wyżej ujętych regulacji prawnych stwierdzić należy, że nie odnajdziemy w nich wzmianki o zakupach towarów handlowych na aukcjach internetowych, która mogłaby stanowić swoiste udogodnienia dla przedsiębiorcy, zmieniające jakkolwiek reżim prawny zakupów online. Dlatego podstawą do ujęcia wszelkich operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura, bądź rachunek.

Zapisz się na nasz newsletter

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być umowy sprzedaży, lub inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, zawierające dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach: ”Z uwagi na powyższe, wspomniany wydruk komputerowy, potwierdzający zawarcie transakcji kupna saksofonu […], nie zawierający podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych - nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym wyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą ujęcia wydatków (kosztów) w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.”

Podobne stanowiska odnaleźć można w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 października 2013 roku (nr IBPBI/1/415-652/13/BK), czy Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 marca 2013 roku (nr ILPBI/415-37/13-2/AA). 

Stanowisko organów podatkowych w tej sprawie jest jasne i niezmienne – by uwzględnić wydatki jako koszty podatkowe w pkpir trzeba mieć, co do zasady, fakturę rachunek lub podpisaną przez kontrahenta umowę.

Jak temu zaradzić?

W chwili obecnej organy podatkowe pozostają nieugięte, dlatego jedyną radą dla uniknięcia kłopotów w rozliczeniach czynionych w księdze przychodów i rozchodów jest uprzednie skontaktowanie się ze sprzedawcą z prośbą o włożenie podpisanej przez niego umowy do przesyłki. Inaczej wysoce prawdopodobne jest, że Urząd Skarbowy zakwestionuje koszt i zwiększy wysokość podatku do zapłaty.

Należy wyrazić nadzieję, że ustawodawca dostrzeże problem i uelastyczni te przepisy, celem przyspieszenia rozwoju gospodarczego przedsiębiorstw. Współczesne technologie pozwalają zweryfikować rzetelność i zgodność z rzeczywistością wystawianych dokumentów, także tych sporządzanych wyłącznie za pośrednictwem Internetu, dlatego warto z nich skorzystać bez strachu o to, że zmiana stanowiska organów podatkowych stanowić będzie zachętę do nadużyć i rozwoju internetowej przestępczości.

Magdalena Miecznik