Samochód na minuty w firmie - kłopot z rozliczaniem kosztów

Wynajem na minuty

Większość usług wpisujących się w globalny trend ekonomii współdzielenia opiera się na aplikacjach mobilnych, które sprawiają, że proces zakupu usługi jest szybki i prosty. Jednak to, co prywatnym konsumentom jawi się jako wielkie ułatwienie, dla przedsiębiorców zainteresowanym rozliczeniem tego typu kosztów stanowi często wyzwanie natury księgowej, tak jest w przypadku wynajmu pojazdów na minuty.

Zasady rozliczania najmu i kosztów eksploatacji samochodów osobowych uległy od tego roku zasadniczym zmianom.

Jeśli chodzi o eksploatację, przy takim wynajmie można ująć w kosztach tylko 75% poniesionych wydatków. Wartość opłaty za wynajem z kolei nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w części, w jakiej pozostaje kwota 150 000 zł do wartości samochodu.

Jednocześnie ustawodawca wprowadził zastrzeżenie, że w przypadku gdy umowa najmu samochodu osobowego została zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy przez wartość samochodu należy przyjąć wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia.

Kluczowa polisa ubezpieczenia

Wartość samochodu przyjmowana dla celów ubezpieczenia pojawia się w dwóch rodzajach ubezpieczenia – AC i GAP. – Biorąc pod uwagę wskazaną regulację, najemca samochodu, żeby móc udowodnić wartość samochodu, a tym samym udowodnić w jakiej części przysługuje mu prawo do zaliczenia opłat do kosztów uzyskania przychodu, powinien dysponować kopią polisy wynajmowanego auta – mówi Magdalena Flis, doradca podatkowy współpracujący z Tax Care..

W przypadku najmu długoterminowego przedsiębiorca bez większego problemu jest w stanie udowodnić wartość samochodu przyjętą dla celów ubezpieczenia (dysponuje polisą), jak i jest w stanie wyodrębniać koszty eksploatacji samochodu.

Niestety, przy najmie krótkoterminowym pojawiają się problemy. – Skoro w przypadku samochodów wynajmowanych na minuty najemca nie dysponuje polisą ubezpieczeniową, tym samym nie ma możliwości udowodnienia na wypadek kontroli podatkowej wartości tego samochodu – dodaje Magdalena Flis.

Sposoby na rozliczenie carsharingu

W przypadku samochodów wynajmowanych na minuty częstą praktyką jest dzielenie opłaty za wynajem na część uzależnioną od przejechanych kilometrów i część uzależnioną od czasu korzystania z wynajętego samochodu. W takim przypadku, przy założeniu, że opłaty te są czynszem najmu, przedsiębiorca zaliczy je do kosztów uzyskania przychodu w całości, jeśli wynajmuje samochód o wartości nieprzekraczającej 150 000 zł i dysponować będzie polisą ubezpieczenia samochodu (musi mieć możliwość udowodnienia wartości pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia).

Natomiast gdyby część opłaty, uzależnionej od przejechanych kilometrów, uznać za opłaty eksploatacyjne, przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodu zaliczy wyłącznie 75% kwoty naliczonej przez wynajmującego.

Magdalena Flis zwraca uwagę, że firmy zajmujące się wynajmem samochodów na minuty w celu dostosowania się do wymogów, jakie nakładają ustawy podatkowe, powinny zapewnić najemcy możliwość pobrania choćby w formie elektronicznej polisy samochodu, z której wynikać będzie wartość wynajmowanego samochodu. Innym sposobem mogłoby być wskazanie na wystawianej fakturze za wynajem samochodu wartości samochodu, wynikającej z polisy samochodu. – Tłumaczenie podatników, że wartość wynajmowanego samochodu jest niższa niż 150 000 zł może okazać się niewystarczające bez właściwych dowodów, tj. polisy ubezpieczenia samochodu. Jednocześnie, z regulaminów korzystania z tych samochodów powinno wynikać która z opłat wykazanych na wystawianej fakturze jest opłatą eksploatacyjną. Taka praktyka zdecydowanie ułatwiłaby rozliczenie kosztów wynajmu samochodu na minuty przez przedsiębiorcę – dodaje ekspertka Tax Care.

Polecamy: PIT 2019. Komentarz

Fiskus milczy, sharing economy kwitnie

Ani nowe regulacje nie są dostosowane do rozwijającego się trendu, ani też firmy wynajmujące samochody nie dostosowują dokumentacji związanej z wynajmem takiego samochodu dla potrzeb przedsiębiorców. - Nie jest jeszcze wiadome, jakie stanowisko w sprawie wynajmu samochodów na minuty i brak dostępu do polisy ubezpieczenia samochodu będą prezentowały organy podatkowe – mówi Magdalena Flis. - Mimo obietnic ze strony Ministerstwa Finansów, dotychczas nie wydano objaśnień podatkowych, które być może wyjaśniłyby problematyczną kwestię związaną z rozliczaniem opłat samochodów osobowych w tak popularnym ostatnio carsharingu – stwierdza Flis.

W wielu polskich miastach „na minuty” wypożycza się rower, samochód, czy hulajnogę elektryczną. A to tylko niektóre przykłady usług działających w oparciu o filozofię sharing economy. Prognozy sugerują, że będzie tego coraz więcej. Według PwC do 2025 r. przychody firm operujących w pięciu kluczowych obszarach: usługi finansowe, transport, hotelarstwo i turystyka oraz obsada etatów wzrosną w skali całego świata do 335 mld USD.