Prywatny samochód pracownika używany do celów służbowych - zwrot kosztów

Polecamy: Wideoszkolenie: Przejazdy i dojazdy w podróżach służbowych

Te trzy korzystne wyroki zapadły w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Warszawie: 29 marca 2018 r. (sygn. akt III SA/Wa 1393/17), 12 stycznia 2018 r. (sygn. akt III SA/Wa 74/17) oraz 11 grudnia 2017 r. (sygn. akt III SA/Wa 3831/16).

Inne sądy jednak, np. w Poznaniu i Gdańsku, przyznają rację fiskusowi.

Spór rozstrzygnie dopiero NSA. Większość wyroków WSA jest bowiem nieprawomocnych.

Polecamy: Podatki 2018 Samochód osobowy w firmie

Dwa rodzaje wynagrodzenia

W praktyce firmy płacą pracownikom za używanie prywatnych aut w służbowych jazdach lokalnych albo ryczałt, albo kilometrówkę. Ta druga jest wyliczana na podstawie ewidencji przebiegu samochodu i stawki za 1 kilometr wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271).

Najwięcej kontrowersji wzbudza zwrot na podstawie kilometrówki, bo w tym wypadku – w przeciwieństwie do ryczałtu – pracownik dostaje mniej więcej tyle, ile wydał na benzynę i eksploatację własnego pojazdu.

Pracownicy argumentują zatem, że nie jest to dla nich żaden zysk, a tylko zwrot poniesionych kosztów. Tłumaczą, że korzysta na tym tylko pracodawca, bo nie dość, że nie musi inwestować w służbowe auta, to jeszcze, gdyby pracownik miał jeździć taksówkami, koszt byłby większy.

Przychód czy refundacja

Fiskus od początku jednak uważa, że taki zwrot jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Co więcej, stoi na stanowisku, że w zdecydowanej większości przypadków nie ma zastosowania zwolnienie z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT. Argumentuje, że dotyczy ono wyłącznie zwrotów za jazdy lokalne, których obowiązek wynika wprost z ustaw: o Poczcie Polskiej, o lasach i o pomocy społecznej. W pozostałych przypadkach pracownicy powinni zapłacić podatek według skali (stawki 18 i 32 proc.) – twierdzi fiskus.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Spory sprowadzają się więc do tego, czy pracownik ma z tego tytułu przychód opodatkowany tak jak wynagrodzenie za pracę, czy dostaje jedynie refundację kosztów, która przychodem nie jest.

Przychód według TK

Osią sporów jest wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. w sprawie nieodpłatnych świadczeń (sygn. akt K 7/13). Trybunał orzekł w nim, że opodatkowane mogą być jedynie takie świadczenia, które spełniają łącznie poniższe przesłanki:

•zostały spełnione za zgodą pracownika, tzn. pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie,

•zostały spełnione w jego interesie, a nie w interesie pracodawcy i przyniosły mu korzyść w postaci zwiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które pracownik musiałby ponieść,

•korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi; nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.

– W przypadku kwot wypłacanych tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika nie jest spełniona przede wszystkim przesłanka zawarta w pkt 2, a więc świadczenie nie jest wypłacane w interesie pracownika, tylko pracodawcy – uważa dr Jowita Pustuł, doradca podatkowy i radca prawny w J.Pustuł i Współpracownicy.

Nie ma zgody w sądach

Problem polega na tym, że fiskus i część sądów (np. WSA w Gdańsku) są zdania, iż wyrok trybunału nie ma tu w ogóle zastosowania. Dlaczego? Bo orzeczenie TK dotyczyło wyłącznie nieodpłatnych świadczeń, a zwrot za korzystanie z aut prywatnych jest świadczeniem pieniężnym.

Nie zgadza się z tym warszawski WSA. W wyroku z 12 stycznia br. (sygn. akt III SA/Wa 74/17) stwierdził, że wskazówki TK należy odnosić również do tego rodzaju świadczeń. Aby bowiem było ono przychodem, musi być wykonane w interesie pracownika. A w tym wypadku mamy do czynienia ze świadczeniem ponoszonym w interesie pracodawcy.

Sąd zgodził się z pełnomocnikiem spółki, że jest to sytuacja analogiczna do zwrotu za taksówkę, którą podwładny pojechał na biznesowe spotkanie. Pracownik wyłożył pieniądze z własnej kieszeni, a firma zwraca mu je na podstawie przedstawionej faktury lub rachunku.

Tak samo WSA orzekł 29 marca br. (sygn. akt III SA/Wa 1393/17). – Między pracownikiem a bankiem będzie tylko relacja związana z refundacją kosztów za używanie auta. Nie jest to więc wynagrodzenie za świadczenie pracy, a za korzystanie z pojazdów – tłumaczyła sędzia Agnieszka Olesińska.

Zdaniem warszawskiego WSA inaczej można traktować jedynie sytuację, w której firma nie zwraca pracownikowi rzeczywistych kosztów, ale dodatkowo płaci mu za użyczenie jego prywatnego samochodu. W takim wypadku pracownik miałby korzyść finansową, a więc uzyskiwałby przychód.

Otwartą kwestią pozostaje, czy byłby to przychód ze stosunku pracy, czy inny.

Nie ma przysporzenia

Eksperci w pełni zgadzają się z WSA w Warszawie.
– Skoro pracownik, w związku z wykorzystywaniem swojego prywatnego samochodu dla celów służbowych, poniósł określone koszty (paliwa, oleju silnikowego, zużycie samochodu itp.), to ma roszczenie o ich zwrot, ponieważ działał w imieniu i w interesie pracodawcy. Zwrot ten nie prowadzi do jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego po jego stronie – wyjaśnia Jowita Pustuł.

Podkreśla, że wydatki na jazdy służbowe nie byłyby poniesione przez pracownika, gdyby nie realizował on zadań zleconych przez spółkę.

– Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego nie stanowi zatem dla pracownika „korzyści”, a jedynie rekompensatę kosztów, których nie poniósłby, gdyby nie wyraźne działanie w interesie pracodawcy – wskazuje ekspertka.

Zgadza się z nią Małgorzata Samborska, doradca podatkowy i dyrektor w Grant Thornton. Podkreśla jednak, żeby nie utożsamiać zwrotu rzeczywistych kosztów z otrzymaniem kilometrówki. – W celu kalkulacji rzeczywistych kosztów należałoby odwołać się np. do faktycznego zużycia paliwa konkretnego samochodu, którym poruszał się pracownik, oraz ustalić inne rzeczywiście poniesione koszty (co oczywiście w praktyce może być trudne) – mówi.

Przyznaje, że właśnie ze względów dowodowych wypłata kilometrówki, czyli kwoty uproszczonej i abstrahującej od faktycznych wydatków, może być przez organy podatkowe kwestionowana i uznawana za zapłatę za korzystanie z majątku pracownika, a nie rzeczywisty zwrot kosztów. ⒸⓅ

Sądy o zwrocie kosztów za używanie prywatnych aut do celów służbowych

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl