Karta podatkowa a zatrudnienie pracownika – forma zatrudnienia, limity pracowników i ich przekroczenie

Karta podatkowa w 2022 roku

Kartę podatkową w 2022 roku mogą płacić tylko ci przedsiębiorcy, którzy płacili kartę podatkową w 2021 roku i kontynuują stosowanie opodatkowania w tej formie po dniu 31 grudnia 2021 r. Ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (tzw. Polski Ład), opublikowana w Dz. U. z 2021 r., poz. 2105, w art. 65 ust. 1 zlikwidowała od 1 stycznia 2022 r. możliwość złożenia wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej.
Wcześniej (tj. przed 1 stycznia 2022 r.) złożone wnioski o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej, uwzględnione w decyzji ustalającej wysokość podatku dochodowego w formie karty podatkowej za 2021 r. zachowują co do zasady moc po 1 stycznia 2022 r.

Dlatego też (biorąc dodatkowo pod uwagę art. 25 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne) podatnicy prowadzący działalność, o której mowa w art. 23 ww. ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...), podlegają w 2022 roku opodatkowaniu w formie karty podatkowej, jeżeli:

- kontynuują stosowanie opodatkowania w tej formie po dniu 31 grudnia 2021 r. oraz nie zrezygnowali z opodatkowania w tej formie po dniu 31 grudnia 2021 r. i nie utracili prawa do opodatkowania w tej formie po tym dniu;

- przy prowadzeniu działalności nie korzystają z usług osób niezatrudnionych przez siebie na podstawie umowy o pracę oraz z usług innych przedsiębiorstw i zakładów, chyba że chodzi o usługi specjalistyczne;

- nie prowadzą, poza jednym z rodzajów działalności wymienionej w art. 23 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...), innej pozarolniczej działalności gospodarczej;

- małżonek podatnika nie prowadzi działalności w tym samym zakresie, z której przychody (dochody) podlegają odrębnemu opodatkowaniu podatkiem dochodowym na ogólnych zasadach, na zasadach określonych w art. 30c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych;

- nie wytwarzają wyrobów opodatkowanych, na podstawie odrębnych przepisów, podatkiem akcyzowym,

- pozarolnicza działalność gospodarcza zgłoszona we wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej nie jest prowadzona poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zatem podatnicy, którym zależy na opodatkowaniu w formie karty podatkowej muszą uważać, by nie stracić tej możliwości, co jest możliwe np. naruszając przepisy dot. zatrudnienia pracowników.

Karta podatkowa a forma zatrudnienia pracowników

Forma zatrudnienia pracowników i to w limitach określonych ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym (...), stanowi jeden z warunków opodatkowania w formie karty podatkowej. Po pierwsze przedsiębiorca opodatkowany kartą podatkową nie może (co już wyżej wskazano) przy prowadzeniu działalności korzystać z usług osób niezatrudnionych przez siebie na podstawie umowy o pracę oraz z usług innych przedsiębiorstw i zakładów, chyba że chodzi o usługi specjalistyczne (art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...)).

Zatem „kartowicz” może zatrudniać pracowników tylko na umowę o pracę – wykluczone jest natomiast (co do zasady) zatrudnianie na umowę zlecenie, umowę o dzieło, czy inne umowy.

Wskazany wyżej wyjątek dotyczy usług specjalistycznych, które są definiowane jako czynności i prace wchodzące w inny niż zgłoszony zakres działalności, niezbędne do całkowitego wykonania wyrobu lub świadczonej usługi, w tym również czynności i prace towarzyszące, o których mowa w załączniku nr 4. (art. 25 ust. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...)). Zatem pozyskując usługi specjalistyczne przedsiębiorca na karcie podatkowej może zatrudnić usługodawcę tych usług na inną umowę niż umowa o pracę.

Karta podatkowa a zatrudnienie pracowników. Limity

Stawki karty podatkowej, a także sama możliwość opodatkowania w tej formie zależy m.in. od liczby zatrudnionych pracowników. Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym (...) i załączniki do niej określają te limity pracowników.

Przykładowo (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1) ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...)) podatek dochodowy w formie karty podatkowej mogą płacić podatnicy prowadzący działalność usługową lub wytwórczo-usługową, określoną w części I tabeli stanowiącej załącznik nr 3 do tej ustawy, w zakresie wymienionym w załączniku nr 4 do ustawy – przy zatrudnieniu nieprzekraczającym stanu określonego w ww. tabeli.

Zgodnie z aktualną na 2022 rok tabelą stawek karty podatkowej przedsiębiorca na karcie podatkowej świadczący usługi fryzjerskie dla kobiet i dziewcząt (w miejscowości zamieszkałej przez 5-50 tys. mieszkańców – bo stawki karty podatkowej zależą też od liczby ludności miejscowości, w której jest prowadzona działalność) zapłaci miesięcznie podatek w formie karty podatkowej w wysokości:

- 158 zł – bez zatrudnienia żadnego pracownika,

- 413 zł – przy zatrudnieniu jednego pracownika,

- 575 zł – przy zatrudnieniu dwóch pracowników,

- 664 zł – przy zatrudnieniu trzech pracowników,

- 722 zł – przy zatrudnieniu czterech pracowników,

- 922 zł – przy zatrudnieniu pięciu pracowników.

W objaśnieniach do tej Tabeli poinformowano, że stawki oznaczone w rubryce 3 tej tabeli:

- "0" dotyczą działalności prowadzonej bez zatrudnienia pracowników,

- "1" dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 1 pracownika,

- "2" dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 2 pracowników,

- "3" dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 3 pracowników,

- "4" dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 4 pracowników,

- "5" dotyczą działalności prowadzonej przy zatrudnieniu 5 pracowników.

Odnośnie limitów zatrudnienia pracowników trzeba też znać zasady i wyjątki określone w art. 25 ust. 6-9 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...):

6. Przy ocenie warunków uzasadniających opodatkowanie w formie karty podatkowej i ustalaniu wysokości podatku dochodowego w odniesieniu do podatników, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1, do liczby pracowników:

1) wlicza się również osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę nakładczą oraz członków rodziny mających inne niż podatnik miejsce pobytu stałego lub czasowego;

2) nie wlicza się:

a) członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z podatnikiem, a w razie gdy działalność prowadzona jest przez wspólników – tylko członków rodziny jednego ze wspólników,

b) osób zatrudnionych w celu nauki zawodu lub przyuczenia do wykonywania określonej pracy, zgodnie z odrębnymi przepisami o nauce zawodu lub przyuczaniu do wykonywania określonej pracy – w okresie nauki zawodu lub przyuczania oraz nie więcej niż trzech osób zatrudnionych w okresie pierwszych dwunastu miesięcy po złożeniu przez nie egzaminu; na równi z osobami zatrudnionymi w celu nauki zawodu lub przyuczenia do wykonywania określonej pracy traktuje się uczniów szkół średnich oraz studentów, zatrudnionych w okresie wakacji letnich i zimowych,

c) (uchylona)

d) pracowników zatrudnionych wyłącznie przy sprzedaży wyrobów, przyjmowaniu zleceń na usługi, utrzymywaniu czystości w zakładzie, prowadzeniu kasy i księgowości, kierowców i konwojentów – pod warunkiem, że podatnik określił na piśmie zakres czynności tych pracowników,

e) osób, na których rachunek jest prowadzona działalność po śmierci podatnika, jeżeli osoby te nie biorą udziału w prowadzeniu działalności,

f) nie więcej niż czterech bezrobotnych absolwentów skierowanych, na podstawie odrębnych przepisów, przez właściwy urząd pracy do odbywania stażu u pracodawcy przez okres nieprzekraczający dwunastu miesięcy,

g) łącznie nie więcej niż trzech zatrudnionych bezrobotnych lub absolwentów – w rozumieniu przepisów o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu – zarejestrowanych w urzędzie pracy, przy czym okres zarejestrowania w urzędzie pracy bezrobotnego musi trwać co najmniej 6 miesięcy w okresie bezpośrednio poprzedzającym jego zatrudnienie.

7. Przy ocenie warunków uzasadniających opodatkowanie w formie karty podatkowej i ustalaniu wysokości stawek podatku w odniesieniu do podatników, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 2–6 i 11, do liczby pracowników nie wlicza się małżonka, z zastrzeżeniem pkt 2 objaśnień do części V tabeli oraz pkt 1 objaśnień do części XI tabeli, i niepełnoletnich członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z podatnikiem. W razie prowadzenia działalności przez wspólników – do liczby pracowników nie wlicza się małżonka i niepełnoletnich członków rodziny tylko jednego wspólnika. Przy prowadzeniu działalności usługowej w zakresie handlu detalicznego i gastronomii – do liczby pracowników nie wlicza się ponadto osób zatrudnionych w celu praktycznej nauki zawodu, zgodnie z odrębnymi przepisami o nauce zawodu, oraz pracowników zatrudnionych wyłącznie do utrzymywania czystości w zakładzie, pod warunkiem że podatnik określił na piśmie zakres czynności tych pracowników.

8. W przypadku powołania osób, o których mowa w ust. 6 pkt 2 lit. b, do odbycia zasadniczej służby wojskowej w okresie pierwszych dwunastu miesięcy po złożeniu przez nie egzaminu, okres niewliczania ich do stanu zatrudnienia przedłuża się o czas trwania służby, jeżeli podatnik zawiadomi na piśmie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego w terminie siedmiu dni od dnia powołania do służby.

9. Przy ocenie warunków uzasadniających opodatkowanie w formie karty podatkowej i ustalaniu wysokości stawek podatku w odniesieniu do przedsiębiorstwa w spadku uwzględnia się małżonka i członków rodziny zmarłego przedsiębiorcy. Miejsce pobytu członka rodziny oraz pozostawanie we wspólnym gospodarstwie ocenia się na dzień otwarcia spadku.

Zatrudnienie dodatkowych pracowników w 2022 roku. Zatrudnienie pracowników ponad limit wynikający z Tabeli stawek karty podatkowej

Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (...) podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej są obowiązani zawiadomić (pod rygorem utraty możliwości płacenia karty podatkowej na mocy art. 40 tej ustawy) naczelnika urzędu skarbowego:

1) o zmianach, jakie zaszły w stosunku do stanu faktycznego podanego w złożonym wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej, które:

a) powodują utratę warunków do opodatkowania w formie karty podatkowej,

b) mają wpływ na wysokość podatku dochodowego w formie karty podatkowej, a w szczególności o zmianach: w stanie zatrudnienia, miejsca prowadzenia działalności, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, liczby stanowisk na parkingu oraz liczby i rodzaju urządzeń przy prowadzeniu usług rozrywkowych, liczby godzin przeznaczonych na świadczenie usług w zakresie ochrony zdrowia ludzkiego oraz w zakresie usług weterynaryjnych, liczby sprzedawanych posiłków domowych, liczby godzin sprawowania opieki domowej nad dziećmi i osobami chorymi, liczby godzin przeznaczonych na udzielanie lekcji;

2) o likwidacji prowadzonej działalności.

Przy czym kolejne ustępy art. 36 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (…) istotnie łagodzą te limity zatrudnienia:

2. Nie uważa się za zwiększenie stanu zatrudnienia czasowego zatrudnienia pracownika lub pełnoletniego członka rodziny w miejsce nieobecnego stałego pracownika, którego nieobecność trwa nieprzerwanie co najmniej dziesięć dni i jest spowodowana szczególnymi względami, w tym chorobą, urlopem, powołaniem na ćwiczenia wojskowe.

3. W przypadkach wymienionych w ust. 2, jeżeli w miejsce nieobecnego stałego pracownika podatnik nie zatrudni innego pracownika lub pełnoletniego członka rodziny, naczelnik urzędu skarbowego obniża stawkę karty podatkowej w sposób określony w art. 37.

4. Nie stanowi przeszkody do opodatkowania w formie karty podatkowej przekroczenie stanu zatrudnienia określonego w części I, z wyjątkiem tabeli „Usługi inne, gdzie indziej w załączniku niewymienione”, II, III i IV tabeli:

1) nie więcej niż o sześciu pracowników – jeżeli podatnik prowadzi działalność na terenie gmin wymienionych w odrębnych przepisach, określających wykaz gmin zagrożonych szczególnie wysokim bezrobociem strukturalnym oraz zawiadomi o tym naczelnika urzędu skarbowego, albo

2) nie więcej niż o pięciu pracowników – jeżeli podatnik prowadzący gospodarstwo rolne wykonuje równocześnie pozarolniczą działalność gospodarczą w miejscowości o liczbie mieszkańców do 5000 oraz zawiadomi o tym naczelnika urzędu skarbowego;

3) nie więcej niż o trzech pracowników w latach 2003–2005;

4) nie więcej niż o trzech pracowników w latach 2021–2024.

5. Podatnikowi spełniającemu równocześnie warunki określone w ust. 4 pkt 1–4 przysługuje prawo do przekroczenia stanu zatrudnienia nie więcej niż o sześciu pracowników.

6. Z tytułu zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 4, stawka karty podatkowej nie ulega zmianie.

7. O zmianach, o których mowa w ust. 1, 2 i 4, podatnik jest obowiązany zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego, składając informację o zmianach we wniosku o zastosowanie karty podatkowej lub likwidacji prowadzonej działalności, według ustalonego wzoru, najpóźniej w terminie siedmiu dni od powstania okoliczności powodujących zmiany. Jeżeli zawiadomienie dotyczy zatrudnienia osoby, o której mowa w art. 25 ust. 6 pkt 2 lit. d, należy w nim również podać szczegółowy zakres czynności, które osoba ta ma wykonywać. Podatnik może złożyć informację o zmianach we wniosku o zastosowanie karty podatkowej lub likwidacji prowadzonej działalności na podstawie przepisów ustawy o CEIDG.

8. Jeżeli w trakcie roku podatkowego gmina zostanie wyłączona z wykazu gmin zagrożonych szczególnie wysokim bezrobociem strukturalnym, preferencje, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i w ust. 5, podatnik zachowuje do dnia 31 grudnia danego roku podatkowego.

9. Liczbę mieszkańców, o której mowa w ust. 4 pkt 2, przyjmuje się według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok podatkowy.

Warto zwłaszcza zwrócić uwagę na to, że ww. przepisy dają prawo przekroczenia stanu zatrudnienia określonego w części I (z wyjątkiem tabeli „Usługi inne, gdzie indziej w załączniku niewymienione”), II, III i IV tabeli stawek karty podatkowej - nie więcej niż o trzech pracowników w latach 2021–2024. Takie zwiększenie nie powoduje utraty prawa do stosowania karty podatkowej a co więcej po zatrudnieniu tych dodatkowych osób stawka karty podatkowej nie ulega zmianie.

Tylko trzeba pamiętać, że o tym zwiększeniu zatrudnienia podatnik ma obowiązek zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zatrudnienia każdego kolejnego pracownika.

Zatem w naszym ww. przykładzie, przedsiębiorca na karcie podatkowej świadczący usługi fryzjerskie dla kobiet i dziewcząt (w miejscowości zamieszkałej przez 5-50 tys. mieszkańców), który zatrudniał maksymalną liczbę pracowników (5) przed 2021 rokiem może np. w 2022 roku zatrudnić dodatkowych 3 pracowników a i tak jego miesięczna stawka karty podatkowej nie może wzrosnąć ponad 922 zł.

Uwaga na błędne interpretacje podatkowe dot. limitów zatrudnienia u przedsiębiorców na karcie podatkowej

Trzeba przestrzec podatników, że zdarzają się niestety błędne interpretacje podatkowe dot. limitów zatrudnienia u przedsiębiorców na karcie podatkowej. Przykładem jest indywidualna interpretacja podatkowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 września 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.441.2022.2.ISL), w której stwierdzono:

„Reasumując – zatrudnienie na podstawie umowy o pracę więcej niż dwóch pracowników fizycznych w zakresie usług kominiarskich będzie stanowić naruszenie warunków prowadzenia działalności, określonych w części I tabeli stanowiącej Załącznik nr 3 do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, które spowoduje utratę przez Pana prawa do opodatkowania w formie karty podatkowej.
Wskazać ponadto należy, że ww. limit nie dotyczy pracowników, o których mowa w art. 25 ust. 6 pkt 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Przepis ten nie ma jednak w sprawie zastosowania.
Wobec powyższego, Pana stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.”

Mimo, że podatnik pytał o zatrudnienie dodatkowego pracownika w 2022 roku, to Dyrektor KIS (z niewiadomych przyczyn) nie uwzględnił ww. przepisów art. 36 ust. 4-6 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (…).

W odpowiedzi z 11 października 2022 r. na pytanie redakcji portalu infor.pl, Ministerstwo Finansów zapowiedziało dokonanie weryfikacji tej interpretacji. Jednocześnie Ministerstwo Finansów zgodziło się, że w świetle art. 36 ust. 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym (…) przekroczenie stanu zatrudnienia o nie więcej niż 3 pracowników w latach 2021-2024 nie stanowi przeszkody do opodatkowania kartą podatkową. Jednocześnie, zatrudnienie tych dodatkowych osób nie spowoduje, że stawka karty podatkowej ulegnie zmianie, natomiast podatnik ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego (art. 36 ust. 6 i 7 ustawy o ryczałcie).

Paweł Huczko