REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy faktura zaliczkowa może być wystawiona przed otrzymaniem zaliczki

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Potocka
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Mam wystawioną fakturę zaliczkową z datą 30 marca 2009 r. Pieniądze wpłynęły na konto dopiero w kwietniu. Kiedy ująć ją w VAT - w dacie wystawienia faktury czy w dacie wpływu zaliczki? Nabywca żąda skorygowania faktury (daty wystawienia), gdyż uważa, że nie może z niej odliczyć VAT. Czy mogę zrobić taką korektę?

RADA

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Fakturę należało wystawić w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zaliczki. Nie ma jednolitego stanowiska, jak postąpić w takim przypadku. Według organów podatkowych należy wystawić fakturę korygującą i następnie fakturę dokumentującą wpłatę zaliczki, najwcześniej w dniu jej wpłaty. Sądy oraz eksperci uznają natomiast, że w takim przypadku nie trzeba wystawiać faktury korygującej. Wystawca faktury oraz wpłacający zaliczkę mogą przedwcześnie wystawioną fakturę rozliczyć dopiero w miesiącu, w którym została faktycznie wpłacona zaliczka. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Sposób dokumentowania zaliczek nie jest dowolny. Zasady ich dokumentowania oraz ustalenia od nich momentu powstania obowiązku podatkowego określają szczegółowo przepisy ustawy o VAT. Każda otrzymana kwota zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży rodzi obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w tej części (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Zasada ta dotyczy również zaliczek stanowiących 100% ceny. Otrzymanie każdej kwoty zaliczki powoduje również obowiązek jej udokumentowania fakturą VAT. Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano zaliczkę (§ 10 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur).

REKLAMA

Z przywołanych regulacji wynika, że mimo obowiązku udokumentowania zaliczki w terminie siedmiu dni od dnia jej otrzymania data wystawienia faktury pozostaje bez wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego. Powstaje on zawsze w dniu otrzymania zaliczki, a nie w dacie wystawienia faktury. Inaczej niż w przypadku faktur dokumentujących dostawę towaru lub świadczenie usług, dla których obowiązek podatkowy zostaje przesunięty do daty wystawienia faktury, jeżeli sprzedawca wystawi ją w ustawowym terminie, tj. siedmiu dni od zaistnienia tych zdarzeń (z pewnymi wyłączeniami, które w omawianej sytuacji nie mają zastosowania). W przypadku zaliczek zasada ta nie ma zastosowania.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przykład

2 kwietnia 2009 r. firma otrzymała na rachunek bankowy zaliczkę od nabywcy w kwocie 5000 zł na poczet przyszłej dostawy zamówionych mebli. Firma powinna udokumentować zaliczkę fakturą VAT wystawioną w terminie do 9 kwietnia 2009 r. Obowiązek podatkowy od zaliczki powstanie natomiast 2 kwietnia 2009 r., niezależnie od daty wystawienia faktury.

W przedstawionej w pytaniu sytuacji faktura została wystawiona nieprawidłowo (przedwcześnie), tj. jeszcze przed otrzymaniem zaliczki. Skoro firma nie otrzymała zaliczki, nie było podstaw do jej dokumentowania. Należy pamiętać, że w obrocie gospodarczym faktura VAT odgrywa szczególną rolę. Wystawia się ją w celu potwierdzenia dokonania sprzedaży (w tym otrzymania zaliczki), określając w niej datę sprzedaży, cenę jednostkową, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane nabywcy i sprzedawcy (art. 106 ust. 1 i 3 ustawy). Służy ona zatem do dokumentowania rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych i jednocześnie pełni funkcję dowodową w prawidłowym wymiarze VAT u sprzedawcy, natomiast u nabywcy stanowi podstawę do odliczenia wykazanego w niej VAT. Jeżeli faktura nie dokumentuje zaistniałego zdarzenia gospodarczego, nie można uznać jej za prawidłową. Faktura wystawiona nieprawidłowo powinna zostać skorygowana w ten sposób, aby odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję między podmiotami gospodarczymi. Dotyczy to również otrzymanej zaliczki. Faktura zaliczkowa nie może być zatem wystawiona przed otrzymaniem zaliczki, w celu wywołania skutku jej wpłaty, tylko po jej otrzymaniu - w celu jej udokumentowania (tj. potwierdzenia jej otrzymania). Wystawiona przez firmę faktura nie dokumentuje czynności, która miała miejsce, ze względu na fakt, że w chwili jej wystawienia firma zaliczki nie otrzymała. Można zatem stwierdzić, że potwierdza ona czynności, które nie zostały dokonane. Mając na uwadze przepis art. 88 ust. 3a pkt 4a ustawy, należy stwierdzić, że faktura taka nie stanowi podstawy do odliczenia wykazanego w niej VAT u nabywcy. Nabywca słusznie zatem domaga się jej skorygowania. Faktura wystawiona przez firmę przed otrzymaniem zaliczki spowoduje natomiast obowiązek podwójnego rozliczenia VAT od zaliczki:

• w marcu z tytułu wystawienia faktury, na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy,

• w kwietniu z tytułu otrzymanej zaliczki (faktyczny jej wpływ).

W takiej sytuacji najbezpieczniejszym wyjściem z sytuacji (takie stanowisko zajmują organy podatkowe) jest dokonanie korekty przedwcześnie wystawionych faktur poprzez wystawienie faktury korygującej, zmniejszającej podatek do 0, i na bieżąco wystawianie faktury po otrzymaniu zaliczki w ciągu siedmiu dni lub w tym samym dniu. Taki sposób postępowania wskazało również Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską nr 850.

 

Jednak eksperci i sądy zajmują stanowisko korzystne dla podatników. Uznają, że wystawienie faktury przed wydaniem towarów lub wpłatą zaliczki nie jest zabronione. Dlatego nie ma potrzeby korygowania przedwcześnie wystawionej faktury.

Jak czytamy w wyroku WSA we Wrocławiu z 24 marca 2009 r., sygn. akt I SA/Wr 1051/08: W przedmiotowej sprawie strona skarżąca wystawiła faktury przedwcześnie przed wykonaniem usługi, co w kontekście powyższego nie jest zabronione albowiem przepis wyraźnie przewiduje jedynie termin końcowy wystawienia faktury tj. nie później niż 7 dnia od wykonania usługi. Warunkiem jest oczywiście, aby ta zaliczka została wpłacona. Dopiero w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy. Również wpłacający zaliczkę może odliczyć VAT z faktury wystawionej przed jej wpłatą, ale dopiero w miesiącu, w którym tę zaliczkę wpłaci, czyli w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy.

Przykład

27 kwietnia br. spółka A wystawiła fakturę zaliczkową, którą firma B otrzymała 28 kwietnia br. Na jej podstawie wpłaciła zaliczkę 4 maja br. Według organów podatkowych spółka A powinna najpierw wystawić fakturę korygującą VAT do 0 zł i następnie wystawić fakturę dokumentującą wpłatę zaliczki.

Jeżeli będziemy stosować stanowisko ekspertów, to nie należy wystawiać faktury korygującej. Zarówno spółka A, jak i spółka B powinny rozliczyć faktury w deklaracji za maj.

Mimo że stanowisko to można obronić, jednak trzeba mieć na uwadze fakt, że może być zakwestionowane przez urząd.

Nie radzimy natomiast wystawiania faktury korygującej zmieniającej tylko datę wystawienia faktury zaliczkowej, ponieważ jest to data zgodna ze stanem faktycznym, ani wprowadzania stałej praktyki w firmie w postaci wystawiania faktur zaliczkowych przed datą otrzymania zaliczek.

• art. 19 ust. 11, art. 88 ust. 3a pkt 4a, art. 106 ust. 1 i 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• § 10 ust. 1, § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fakturowanie w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Wydział Prasowy Biura Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłało do naszej redakcji wyjaśnienia do artykułu "KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)" z prośbą o sprostowanie. Publikujemy poniżej w całości wyjaśnienia Ministerstwa.

Zmiany w ustawie o doradztwie podatkowym od 2026 roku: doprecyzowanie kompetencji i strój urzędowy doradców podatkowych, nowości w egzaminach

W dniu 9 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o doradztwie podatkowym oraz ustawę – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przepisy dotyczące doradztwa podatkowego zostają dostosowane do współczesnych realiów prawnych, technologicznych i rynkowych. Nowe rozwiązania mają poprawić funkcjonowanie samorządu zawodowego doradców podatkowych.

Zasady korzystania z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

Dla polskich podatników VAT od 1 lutego 2026 r. (dla większości od 1 kwietnia 2026 r.) rozpocznie się zupełnie nowy rozdział. Zasadniczej zmianie ulegną zasady fakturowania, które będzie obowiązkowo przebiegało w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSef). Jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF ma być rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Najnowszy projekt tego rozporządzenia (datowany na 26 sierpnia 2025 r.), przechodzi aktualnie fazy konsultacji publicznych, uzgodnień międzyresortowych i opiniowania. Oczywiście w toku rządowej procedury legislacyjnej projekt może ulec pewnym zmianom ale na pewno nie będą to zmiany zasadnicze. Jest to bowiem już kolejny projekt tego rozporządzenia (prace nad nim zaczęły się w Ministerstwie Finansów pod koniec 2023 roku) i uwzględnia on liczne, wcześniej zgłoszone uwagi i wnioski.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Jak będzie wyglądać – wizualizacja, zakres danych, kody QR

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

REKLAMA

KSeF - kto ponosi ryzyko?

Krajowy System e-Faktur już całkiem niedługo stanie się obowiązkowym narzędziem do rozliczeń VAT w obrocie gospodarczym. Jest to chyba najbardziej ambitny projekt cyfryzacji podatkowej w Polsce, mający na celu ograniczenie szarej strefy, przyspieszenie rozliczeń VAT i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

e-Paragony 2.2 - nowe funkcje w aplikacji Ministerstwa Finansów. Komu i do czego mogą się przydać?

Ministerstwo Finansów poinformowało 8 września 2025 r., że udostępniło nową wersję (2.2) aplikacji mobilnej e-Paragony. Kolejna wersja tej aplikacji pozwala na udostępnianie i import paragonu, a także współdzielenie karty e-Paragony. Dzięki temu można gromadzić paragony elektroniczne na kilku urządzeniach. To wygodne rozwiązanie, które pomaga zarządzać wydatkami rodzinnymi. e-Paragony to bezpłatna aplikacja, dzięki której można przechowywać w smartfonie paragony w formie elektronicznej. Aplikacja jest całkowicie bezpieczna i anonimowa.

KSeF obowiązkowy: terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży w 2024 r. musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

REKLAMA

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, już 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

REKLAMA