REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie faktur – wymogi co do formy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Przechowywanie faktur – wymogi co do formy
Przechowywanie faktur – wymogi co do formy

REKLAMA

REKLAMA

Niejednokrotnie podatnicy otrzymują faktury w różnych formach. Część z nich jest fakturami elektronicznymi, inne z kolei są fakturami tradycyjnymi, a więc doręczanymi w formie papierowej. W takiej sytuacji podatnicy, obowiązani do przechowywania otrzymanych faktur, na ogół zachowują je w tej samej formie, w której je otrzymali. Jednakże czy uzyskanie faktury w określonej formie determinuje obowiązek jej przechowywania wyłącznie w tej postaci?

Obowiązek i wymogi przechowywanie faktur w ustawie o VAT

Ustawa o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT) reguluje obowiązek przechowywania przez podatnika faktur. Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnik obowiązany jest przechowywać:

REKLAMA

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania faktury do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast w myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy muszą być w stanie zapewnić organom podatkowym, na ich żądanie, dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również możliwość ich pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych.

Forma przechowywania faktur

Z powyższego wynika, że ustawodawca nie narzucił podatnikom konkretnej formy przechowywania faktur. Zobowiązał jedynie do zachowania pewnych minimalnych wymagań w zakresie integralności, czytelności i autentyczności  faktur oraz możliwości uzyskania do nich dostępu. Tak więc podatnik może w sposób swobodny wybrać odpowiadającą jemu formę przechowywania faktur.

Przykłady:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. Podatnik otrzymuje wyłącznie faktury w formie elektronicznej. Jednakże, ze znanych tylko jemu przesłanek, zdecydował się na przechowywanie wszystkich dokumentów podatkowych i księgowych w formie papierowe. W takiej sytuacji dopuszczalne jest, aby wydrukował uzyskane faktury elektroniczne i zarchiwizował je wyłącznie w formie papierowej.
  2. Podatnik otrzymuje faktury w formie tradycyjnej (papierowej), jednakże ze względu na oszczędność miejsca postanowił skanować uzyskane faktury oraz archiwizować je w formie cyfrowej. Postępowanie podatnika należy uznać za prawidłowe.
  3. Podatnik otrzymuje część faktur elektronicznych a część w formie papierowej. Aby ujednolicić formę przechowywania dokumentów zastanawia się czy do obu rodzajów faktur może zastosować ten sam sposób ich archiwizacji. Przepisy ustawy o VAT nie stoją na przeszkodzie, aby wszystkie faktury były skanowane i następnie przechowywane w formie elektronicznej. Nie ma również przeciwwskazań, aby wszystkie faktury zostały przez podatnika wydrukowane i zarchiwizowane w formie papierowej.

Jednakże na uwadze należy mieć, aby niezależnie od wybranej formy przechowywania faktur, zapewnić łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania faktury do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto w przypadku faktur elektronicznych również możliwość ich pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych.

Kamil Kowalski, Konsultant Podatkowy w ECDP TAX Mazur i wspólnicy sp. k.

Podstawa prawna:

Polecamy: Biuletyn VAT

Polecamy: VAT 2019. Komentarz

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kapitał zakładowy spółki z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Najniższa krajowa w 2026 r. i minimalna stawka godzinowa - jest oficjalna propozycja rządu

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

REKLAMA

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

REKLAMA