Paragony jako faktury uproszczone - wystawianie, korygowanie i ewidencja w JPK_VAT

Paragony fiskalne uznawane za faktury uproszczone - przepisy podatkowe, których dotyczą wydawane objaśnienia i cel wydawanych objaśnień

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363), które weszło w życie z dniem 1 kwietnia 2013 r. oraz przepisy rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. poz. 1076), które weszło w życie z dniem 1 października 2013 r. umożliwiły po raz pierwszy wystawianie paragonu fiskalnego, który zawierał w swojej treści numer NIP nabywcy na jego żądanie, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej, dalej jako „NIP”.

Regulacje te związane były z wejściem w życie od 1 stycznia 2013 r. przepisów przewidujących możliwość wystawiania faktur uproszczonych (§ 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz. U. poz. 1428).
Zgodnie z wówczas wprowadzonymi przepisami paragon fiskalny został uznany za fakturę uproszczoną pod warunkiem, że jego wartość nie przekraczała 450 zł (100 euro) oraz zawierał numer NIP nabywcy.

Obecnie regulacje uznające paragon fiskalny za fakturę uproszczoną nie zmieniły się i zawarte są:
- w rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. poz. 1206 - dalej jako „rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych”),
- w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 816, z późn. zm. - dalej jako „rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących”) oraz
- w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. poz. 957 - dalej jako „rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania”).

Z dniem 1 stycznia 2020 r. zmieniły się zasady wystawiania faktur do paragonów fiskalnych (zob. ustawa z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. poz. 1520, z późn. zm). Zgodnie z nowymi regulacjami w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, dalej zwany „numer NIP nabywcy”. Jeśli podatnik wystawił fakturę z naruszeniem wyżej powołanych warunków, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.

Ponadto od 1 października 2020 r. obowiązuje nowe rozwiązanie pozwalające na jednoczesne rozliczenia dla potrzeb podatku od towarów i usług oraz przesyłanie danych z ewidencji tzw. nowy JPK_VAT (deklaracja + ewidencja). Zasady ewidencjonowania faktur uproszczonych w nowym JPK_VAT (deklaracja + ewidencja) zostały zawarte w powołanych wyżej zmianach ustawowych oraz rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988, z późn. zm. - dalej jako „rozporządzenie JPK_VAT”).

Celem niniejszych objaśnień jest przedstawienie:

• zasad uznawania paragonów fiskalnych z numerem NIP do wartości 450 zł (100 euro) za faktury uproszczone (zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 w zw. z art. 106h ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm. - dalej jako „ustawa o VAT”), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych ustawą z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, oraz[
• zasad ewidencjonowania faktur uproszczonych w nowym JPK_VAT (deklaracja + ewidencja).

Polecamy: VAT 2020. Komentarz

Polecamy: Biuletyn VAT

Ustawa o VAT

Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy i faktura uproszczona - istota zagadnienia

1. Od 1 stycznia 2020 r. fakturę z numerem NIP nabywcy do sprzedaży ujętej na kasie rejestrującej i potwierdzonej paragonem fiskalnym wystawia się tylko wtedy, jeżeli taki paragon zawiera numer NIP nabywcy.

2. Paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z numerem NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną (Rozwiązanie to wprowadzono w Polsce na mocy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz. U. poz. 1428).

W przypadku transakcji sprzedaży zawieranych pomiędzy podmiotami gospodarczymi na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro), sprzedawca ma prawo udokumentowania jej paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, czyli fakturą uproszczoną. Uprawnienia sprzedawcy w tym zakresie nie powinny naruszać uprawnień nabywcy w zakresie prawa do otrzymania od razu standardowej faktury dla takiej transakcji, bez konieczności dokumentowania jej paragonem fiskalnym.

3. Na mocy przepisów dyrektywy 2006/112/WE, państwa członkowskie zostały obowiązane do wprowadzenia rozwiązań prawnych dających podatnikom możliwość wystawiania i otrzymywania faktur uproszczonych (zob. art. 220a dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej /Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, ze zm./ - dalej jako „dyrektywa”, dodany przez dyrektywę Rady 2010/45/UE zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania /Dz. Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1/, tj. niezawierających wszystkich danych, które muszą być wyszczególnione na „pełnej” fakturze VAT (faktury uproszczone muszą zawierać co najmniej dane określone w art. 226b dyrektywy 2006/112/WE), oraz gdy kwota faktury nie przekracza 100 euro lub równowartości tej kwoty w walucie krajowej.

4. Zgodnie z art. 226b akapit pierwszy dyrektywy faktury uproszczone muszą zawierać co najmniej następujące dane:

• data wystawienia faktury;
• dane identyfikacyjne podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi;
• dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
• należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia;
• w przypadku gdy wystawiona faktura jest dokumentem lub notą uznaną za fakturę na mocy art. 219, wyraźne i jednoznaczne odniesienie do tej faktury pierwotnej oraz konkretnych danych, które ulegają zmianie.

Zgodnie z dyrektywą państwa członkowskie muszą uznawać za fakturę uproszczoną każdy dokument, który zawiera powyższe dane.

Oznacza to, że dyrektywa nakazuje, żeby wszystkie dokumenty zawierające powyżej wskazany zakres informacji i spełniające wymogi co do kwoty, traktować analogicznie, jak faktury, ze wszystkimi konsekwencjami, w tym również z możliwością skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiego dokumentu.

5. Zgodnie z art. 106e ust.5 pkt 3 ustawy o VAT, w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro, faktura może nie zawierać takich danych, jak:

• imię i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług oraz jego adres,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

- pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Faktura taka musi jednak zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (NIP). Oznacza to, że paragon fiskalny może stanowić fakturę uproszczoną pod warunkiem, że paragon ten zawiera numer NIP nabywcy.

6. Państwa członkowskie mogą zwiększyć zakres danych wykazywanych na fakturze uproszczonej. Przy czym nie można wymagać podawania większego zakresu danych, który jest stosowany dla standardowych faktur, wynikającego z art. 226 oraz uwzględniającego dane, które mogą być wymagane na podstawie art. 227 (numer VAT nabywcy) oraz art. 230 (przeliczenie kwoty VAT na walutę krajową).

Zgodnie z przepisami dyrektywy paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy powinien być uznany za fakturę uproszczoną, jeżeli będzie zawierał wszystkie dane wymagane przez krajowe przepisy VAT dla faktury uproszczonej (w ramach prawnych określonych przez dyrektywę, tj. elementy określone w art. 226b akapit pierwszy dyrektywy). Paragony, w których kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, zawierające NIP nabywcy, muszą być więc, zgodnie z dyrektywą, traktowane jak faktura.

Faktura uproszczona jest traktowana jak standardowa faktura, na jej podstawie podatnik może, w szczególności, skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jak również zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

---

Wystawienie faktury do paragonu fiskalnego

Od 1 stycznia 2020 r., jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie rejestrującej i potwierdzona paragonem fiskalnym, fakturę z numerem NIP wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten zawiera NIP nabywcy (zgodnie z art. 106b ust. 5-7 ustawy o VAT - na podstawie art. 106b ust. 7 ustawy o VAT przepisów art. 106b ust. 5 i 6 ustawy o VAT nie stosuje się do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą /PKWiU 49.32.11.0/). Oznacza to, że już w momencie sprzedaży klient musi zdecydować, czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument. Obowiązek zgłoszenia zamiaru otrzymania faktury przed finalizacją zakupów dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz podatników.

Jeśli chodzi o konsumentów, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).

Jeżeli konsument zgłosi się do sprzedawcy w terminie 3 miesięcy z żądaniem wystawienia faktury na podstawie paragonu fiskalnego, wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawić taką fakturę. Paragon wystawiony na rzecz konsumenta nie zawiera numeru NIP nabywcy, w związku z tym faktura również nie będzie zawierała numeru NIP nabywcy.

W przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).

PRZYPADEK SZCZEGÓLNY

Obce przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne oraz przedstawicielstwa organizacji międzynarodowych uznane za takie przez Rzeczpospolitą Polską, posiadające przedstawicielstwo lub siedzibę na terytorium kraju (dalej „podmiot uprawniony”) korzystające ze zwrotu podatku na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie przypadków i trybu zwrotu podatku od towarów i usług przedstawicielstwom dyplomatycznym, urzędom konsularnym, członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych (Dz. U. nr 193, poz.1618 - dalej jako „rozporządzenie w sprawie przypadków i trybu zwrotu podatku”) dla potrzeb tego zwrotu są konsumentami. Zatem nie powinny podawać sprzedawcy numeru NIP.

Jeżeli podmiot uprawniony zgłosi się do sprzedawcy w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty z żądaniem wystawienia faktury standardowej (zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przypadków i trybu zwrotu podatku dokumentem stanowiącym podstawę do obliczenia podatku podlegającego zwrotowi jest faktura wystawiona przy nabyciu towarów lub usług) niezależnie od kwoty sprzedaży - na podstawie paragonu fiskalnego, wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawić taką fakturę.
Podanie przez podmiot uprawniony sprzedawcy numeru NIP do paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro, uniemożliwi w praktyce wystawienie faktury standardowej.

Jeżeli nabywca chce otrzymać fakturę standardową dokumentującą sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro, wówczas nabywca powinien wyrazić swoje żądanie zanim sprzedawca zafiskalizuje sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. W takim przypadku sprzedawca nie powinien ujmować sprzedaży na kasie rejestrującej, tylko powinien wystawić nabywcy fakturę standardową, według przepisów dotyczących wystawiania faktur.

Należy przy tym podkreślić, że co do zasady kasy rejestrujące służą do ewidencjonowania sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Ujmowanie na kasach rejestrujących sprzedaży na rzecz podatników jest dopuszczalne przepisami ustawy o VAT, stanowi to jednak pewien wyjątek od zasady.

Faktury zbiorcze do faktur uproszczonych

Na podstawie obecnie obowiązujących przepisów brak jest możliwości wystawienia faktur zbiorczych do paragonów fiskalnych stanowiących faktury uproszczone. Skoro paragony te uznane są za faktury, to nie ma możliwości wystawienia faktury zbiorczej do faktury. Faktura zbiorcza może dokumentować sprzedaż towarów lub usług z danego miesiąca czy innego okresu rozliczeniowego, natomiast nie może dokumentować sprzedaży już zafakturowanej. Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, kto wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązany do jego zapłaty, w związku z tym poprzez wystawienie faktury zbiorczej do faktur uproszczonych u sprzedawcy powstaje ryzyko zapłaty podwójnego VAT, bowiem wystawi on dwie faktury dokumentujące tę samą transakcję – fakturę uproszczoną i później fakturę zbiorczą obejmującą sprzedaż udokumentowaną fakturą uproszczoną.

Na gruncie przepisów ustawy o VAT możliwe jest jedynie wystawianie faktur zbiorczych do paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro), posiadających numer NIP nabywcy, gdyż takie paragony fiskalne nie stanowią faktury.

Numer faktury na paragonie z NIP do kwoty 450 zł

Paragon fiskalny uznany za fakturę uproszczoną musi zawierać podstawowe dane określone w przepisach ustawy o VAT, w tym m.in. „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę” (zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 w zw. z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT). W przypadku paragonów fiskalnych, to numer paragonu fiskalnego jest numerem, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon z NIP do kwoty 450 zł jako fakturę uproszczoną.

Numer paragonu fiskalnego jest kolejnym elementem paragonu umieszczonym po łącznej wartości sprzedaży brutto, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera (§ 25 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, § 23 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych oraz § 3 ust. 1 pkt 21 zał. nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas mających postać oprogramowania).

Korekta niezamierzonej pomyłki w zakresie wprowadzonego numeru NIP

W zależności od charakteru błędu w numerze NIP nabywcy na paragonie fiskalnym dopuszcza się możliwość wystawienia noty korygującej (zgodnie z art. 106k ustawy o VAT) do:

- wystawionej do paragonu faktury,
- paragonu fiskalnego będącego fakturą uproszczoną.

Wystawiona nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury/faktury uproszczonej.

Niezamierzony błąd w numerze NIP nabywcy oznacza oczywistą pomyłkę, tj. m.in. brak jednej cyfry, przestawienie cyfr bądź pomyłkę w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego numeru NIP na paragonie fiskalnym, czy zmianą widniejącego na paragonie numeru NIP na numer NIP innego podatnika.

Faktura do paragonu fiskalnego na kwotę powyżej 450 zł zawierającego numer NIP z błędem powinna być wystawiona z takim samym błędnym numerem NIP i następnie do tej faktury może być wystawiona przez nabywcę nota korygującą z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.

W przypadku paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł zawierającego numer NIP nabywcy z błędem, może być wystawiona przez nabywcę nota korygująca z prawidłowym numerem NIP lub przez podatnika faktura korygująca z prawidłowym numerem NIP.

Nie można dokonać korekty w przypadku, gdy na paragonie fiskalnym nie umieszczono numeru NIP nabywcy, ponieważ paragon bez numeru NIP nabywcy nie może być uznany za fakturę uproszczoną i nie mają wtedy zastosowania przepisy dotyczące korekt faktur uproszczonych.

Korekta faktury uproszczonej

W przypadkach, o których mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT do faktur uproszczonych, w tym do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone mają zastosowanie przepisy dotyczące korekt faktur. Faktury korygujące do paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone wystawiane są poza systemem ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W celu wypełnienie obowiązku podawania danych zawartych w fakturze, której dotyczy faktura korygująca w zakresie kolejnego numeru nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) należy wprowadzić na fakturze korygującej numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, z której ten paragon został wystawiony.

Faktury uproszczone w nowym JPK_VAT

Do 31 grudnia 2020 r. paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone, wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, nie będą musiały być wykazywane w nowym JPK_VAT (deklaracja + ewidencja) odrębnie (§ 11a rozporządzenia JPK_VAT).

Warunkiem skorzystania z takiego rozwiązania jest to, aby w tym okresie, tj. do końca 2020 r., wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego wynikające ze zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zostały ujęte w ewidencji zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia JPK_VAT.

Natomiast od 1 stycznia 2021 r. wszyscy podatnicy wykazują odrębnie w nowym JPK_VAT (deklaracja + ewidencja) paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone.

Należy również wskazać, iż w ramach nowego JPK_VAT ustawodawca wprowadził nowe oznaczenia, których obowiązek stosowania dla niektórych kategorii dostaw i usług wynika z rozporządzenia JPK_VAT.

Nowy JPK_VAT (deklaracja + ewidencja) wszedł w życie z dniem 1 października 2020 r. (ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19.).

Z upoważnienia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej objaśnienia podpisał Podsekretarz Stanu Jan Sarnowski