Nota korygująca poza systemem e-Faktur

Faktury ustrukturyzowane, czyli nowy rodzaj faktur

Przygotowany przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, opublikowany 1 lutego 2021 r. przewiduje wprowadzenie istotnych dla podatników zmian w zakresie wystawiania faktur. Zakłada bowiem możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Definicja faktury ustrukturyzowanej

Ustawodawca zaproponował nową definicją, tj. definicję faktury ustrukturyzowanej, która ma znaleźć się w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Zgodnie z propozycją przez pojęcie faktury ustrukturyzowanej należy rozumieć fakturę elektroniczną wystawioną za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Z tej nowej definicji wynika, że faktura ustrukturyzowana mieści się w zakresie znaczeniowym faktury elektronicznej.

Do faktur ustrukturyzowanych, jako rodzaju faktury elektronicznej, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych, za wyjątkiem przepisów szczególnych proponowanych w niniejszym projekcie.

Wszystkie faktury ustrukturyzowane, w tym również faktury korygujące, będą mogły być sporządzone w systemie księgowo-finansowym podatnika oraz przesłane do KSeF za pomocą API. Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu.

Numer identyfikujący fakturę, jak podkreśla ustawodawca w uzasadnieniu do zmian, ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.

Więcej na ten temat: E-faktury od 1 października 2021 r. - projekt nowelizacji ustawy o VAT i struktury logicznej

Nota korygująca poza Krajowym Systemem e-Faktur

Czy Krajowy System e-Faktur będzie dawał możliwość uwzględniania noty korygujące? Projektowany przez ustawodawcę nowy przepis, tj. art. 106k ust. 1 ustawy o VAT, wyłącza możliwość wystawienia not korygujących w postaci ustrukturyzowanej.

Tym samym system e-Faktur nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych.

Wyłącznie not korygujących z nowego systemu,  jak uzasadnia ustawodawca, spowodowane jest ich specyfiką, czyli okolicznością, że wymagają akceptacji odbiorcy.

Podatnik nie zostanie jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące będą wystawianie i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, czyli zgodnie z art. 106k ust.1-4 ustawy o VAT, tj.: poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Faktury korygując w systemie e-Faktur

Faktura ustrukturyzowana nie będzie więc można korygować notą korygującą. Pozostaje zatem faktura korygująca. Jak wynika z projektu, ustawodawca przewidział, że faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (w tym przypadku korekta podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie odbywać się zgodnie z zasadami określonymi w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem systemu e-Faktur.

Kto wystawia notę korygującą?

Przypomnijmy, że zgodnie z przepisami ustawy o VAT fakturę nazywaną notą korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT.

Przy czym, nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Co zawiera nota korygująca?

Nota korygująca powinna zawierać poniższe elementy, tj.:

1) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;

2) numer kolejny i datę jej wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT;

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.