REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

e-Faktura (faktura ustrukturyzowana) - zmiany od września 2023 r. Aktualny wzór. Jak wystawiać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
e-Faktura (faktura ustrukturyzowana) - zmiany od września 2023. Aktualny wzór. Jak wystawiać?
e-Faktura (faktura ustrukturyzowana) - zmiany od września 2023. Aktualny wzór. Jak wystawiać?
Ministerstwo Finansów

REKLAMA

REKLAMA

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jaki jest jest aktualny wzór? Jak ją wystawiać? Wyjaśnia Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? 

Ministerstwo Finansów wskazuje, że przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2023 poz. 57 ze zm.).  

REKLAMA

Autopromocja

Wzór faktury ustrukturyzowanej - od września 2023 r. obowiązuje wersja FA(2)

Od 1 stycznia 2022 r. tj. od momentu wprowadzenia KSeF w wersji fakultatywnej, stosowany był wzór faktury ustrukturyzowanej FA(1). 

Natomiast z dniem 1 września 2023 r. struktura logiczna FA(2), zastępuje strukturę logiczną FA(1). Struktura w wersji FA(2) zaczęła więc obowiązywać w trakcie fakultatywnego KSeF, co ułatwi podatnikom przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598) wprowadza bowiem obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, co do zasady od 1 lipca 2024 r. 

Ważne

Wzór faktury ustrukturyzowanej w wersji FA(2), obowiązujący od 1 września 2023 r. jest dostępny pod adresem: http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12648/

Do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 września 2023 r. stosuje się strukturę FA(2). Oznacza to, że strukturę e-faktury w wersji FA(2) wykorzystuje się także do wystawienia (od 1 września 2023 r.): 
- faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1), 
- faktur rozliczeniowych, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1). 

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak wystawić e-Fakturę?  

REKLAMA

Fakturę ustrukturyzowaną (e-Fakturę) można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API. 
Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należy do nich: 
- Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury (anonimowy dostęp do efaktury po wskazaniu jej indywidualnych cech), weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-innenarzedzia/); 
- zaktualizowana aplikacja e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych (https://login.mf.gov.pl). 

Ministerstwo Finansów planuje też udostępnienie aplikacji mobilnej, która pozwoli na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca. 

Formaty pól (danych) pliku faktury ustrukturyzowanej    

Ogólne założenia dotyczące formatu pól:   

1. Formatem pliku jest XML. 

 2. Pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący charakter:   

- obligatoryjny - zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru,  
- opcjonalny - zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersz); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,  
- fakultatywny - wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersz); natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych.   

Ważne

Ministerstwo Finansów wskazuje, że analizując kwestię obligatoryjności danego pola należy badać również charakter elementu, w którym dane pole występuje.   
Przykładowo, element Fa/Platnosc oraz wchodzący w jego skład element TerminPlatnosci mają charakter fakultatywny. Jeżeli podatnik: 
- decyduje się na wypełnienie elementu TerminPlatnosci – wówczas konieczne staje się wypełnienie wchodzącego w jego skład, pola obligatoryjnego Termin;  
- nie decyduje się na wypełnienie elementu TerminPlatnosci, to pola Termin również nie wypełnia.  

Powyższą zasadę obrazuje poniższy schemat:  Schemat 1. Rodzaje elementów w strukturze FA(2) na przykładzie elementu Platnosc. 

 

 

Ministerstwo Finansów

3. Pola znakowe są polami alfanumerycznymi. Dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr. Maksymalna ilość znaków wynosi co do zasady 256.  

W przypadku pól GTIN, GTINZ maksymalna ilość znaków wynosi 20. 

W przypadku pól CN, CNZ, Indeks, IndeksZ, OpisInnegoLadunku, OpisInnegoTransportu, PKOB, PKOBZ, PKWiU, PKWiUZ, UU_ID, UU_IDZ maksymalna ilość znaków wynosi 50. 

W przypadku pola IDNabywcy maksymalna ilość znaków wynosi 32. 

W przypadku pól Nazwa, AdresL1 oraz AdresL2, maksymalna ilość znaków wynosi 512. 

4. Polskie znaki diakrytyczne muszą być wpisywane przy użyciu kodowania UTF-8. W polach znakowych dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. „/”, „– ”, „+”.  

REKLAMA

5. Pola kwotowe (numeryczne) służą do podania wartości liczbowej. Wartość należy wpisać ciągiem cyfr, nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji). Jako separator miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki („ . ”). 

6. Kwoty podawane są co do zasady dokładnością do 2 miejsc po kropce – o ile występują (np. 12345.56).
W przypadku pól P_8B, P_12_XII, P_8BZ, P_12Z_XII, KursWaluty, KursWalutyZK, KursWalutyZW, KursWalutyZ, KursUmowny, Udzial, wartości podawane są z dokładnością do 6 miejsc po kropce – o ile występują. Cenę jednostkową w polach P_9A, P_9B, P_9AZ oraz kwoty opustów lub obniżek prezentowane w polu P_10 można podawać z dokładnością do 8 miejsc po kropce. 

7. Wszystkie wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus („ –”). 

 8. Daty podawane są w formacie RRRR-MM-DD (np. 2023-09-01).  

9. Wymóg podania daty i czasu dotyczy tylko jednego pola. Jest to pole opisujące datę i czas wytworzenia faktury. Datę i czas podaje się w formacie RRRR-MM-DDTGG:MM:SS (np.: 202309-01T09:30:47Z; gdzie T oznacza „Time”). Przy podawaniu czasu uniwersalnego (UTC) na końcu należy dodać literę „Z” (ZULU). 

Ponadto w strukturze występują pola fakultatywne dotyczące czasu rozpoczęcia i zakończenia transportu (DataGodzRozpTransportu, DataGodzZakTransportu) wypełniane również w takim formacie. 

10. Numery identyfikacji podatkowej ujęte w strukturze faktury ustrukturyzowanej należy zapisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających oraz poprzez wyodrębnienie literowego kodu kraju do osobnego pola przeznaczonego na ten kod. 

Ważne

Polski identyfikator podatkowy NIP nabywcy należy podawać w polu NIP w elemencie Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne. Nie należy wskazywać go w polu NrVatUE, ani w polu NrID. Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP, a nie w polu NrVatUE lub NrID. 

Więcej na ten temat w publikacji: Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dot. struktury FA(2) (wrzesień 2023 r.). W broszurze tej omówiono ponadto strukturę i opis schematu głównego dla FA(2) oraz poszczególnych jej elementów.
 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Ministerstwo Finansów

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA