REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

e-Faktura (faktura ustrukturyzowana) - zmiany od września 2023 r. Aktualny wzór. Jak wystawiać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
e-Faktura (faktura ustrukturyzowana) - zmiany od września 2023. Aktualny wzór. Jak wystawiać?
e-Faktura (faktura ustrukturyzowana) - zmiany od września 2023. Aktualny wzór. Jak wystawiać?
Ministerstwo Finansów

REKLAMA

REKLAMA

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jaki jest jest aktualny wzór? Jak ją wystawiać? Wyjaśnia Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? 

Ministerstwo Finansów wskazuje, że przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT). Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2023 poz. 57 ze zm.).  

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Wzór faktury ustrukturyzowanej - od września 2023 r. obowiązuje wersja FA(2)

Od 1 stycznia 2022 r. tj. od momentu wprowadzenia KSeF w wersji fakultatywnej, stosowany był wzór faktury ustrukturyzowanej FA(1). 

Natomiast z dniem 1 września 2023 r. struktura logiczna FA(2), zastępuje strukturę logiczną FA(1). Struktura w wersji FA(2) zaczęła więc obowiązywać w trakcie fakultatywnego KSeF, co ułatwi podatnikom przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598) wprowadza bowiem obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF, co do zasady od 1 lipca 2024 r. 

Ważne

Wzór faktury ustrukturyzowanej w wersji FA(2), obowiązujący od 1 września 2023 r. jest dostępny pod adresem: http://crd.gov.pl/wzor/2023/06/29/12648/

Do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 września 2023 r. stosuje się strukturę FA(2). Oznacza to, że strukturę e-faktury w wersji FA(2) wykorzystuje się także do wystawienia (od 1 września 2023 r.): 
- faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1), 
- faktur rozliczeniowych, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1). 

REKLAMA

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak wystawić e-Fakturę?  

Fakturę ustrukturyzowaną (e-Fakturę) można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API. 
Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należy do nich: 
- Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury (anonimowy dostęp do efaktury po wskazaniu jej indywidualnych cech), weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-innenarzedzia/); 
- zaktualizowana aplikacja e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych (https://login.mf.gov.pl). 

Ministerstwo Finansów planuje też udostępnienie aplikacji mobilnej, która pozwoli na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca. 

Formaty pól (danych) pliku faktury ustrukturyzowanej    

Ogólne założenia dotyczące formatu pól:   

1. Formatem pliku jest XML. 

 2. Pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący charakter:   

- obligatoryjny - zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru,  
- opcjonalny - zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersz); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,  
- fakultatywny - wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersz); natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych.   

Ważne

Ministerstwo Finansów wskazuje, że analizując kwestię obligatoryjności danego pola należy badać również charakter elementu, w którym dane pole występuje.   
Przykładowo, element Fa/Platnosc oraz wchodzący w jego skład element TerminPlatnosci mają charakter fakultatywny. Jeżeli podatnik: 
- decyduje się na wypełnienie elementu TerminPlatnosci – wówczas konieczne staje się wypełnienie wchodzącego w jego skład, pola obligatoryjnego Termin;  
- nie decyduje się na wypełnienie elementu TerminPlatnosci, to pola Termin również nie wypełnia.  

Powyższą zasadę obrazuje poniższy schemat:  Schemat 1. Rodzaje elementów w strukturze FA(2) na przykładzie elementu Platnosc. 

 

 

Ministerstwo Finansów

3. Pola znakowe są polami alfanumerycznymi. Dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr. Maksymalna ilość znaków wynosi co do zasady 256.  

W przypadku pól GTIN, GTINZ maksymalna ilość znaków wynosi 20. 

W przypadku pól CN, CNZ, Indeks, IndeksZ, OpisInnegoLadunku, OpisInnegoTransportu, PKOB, PKOBZ, PKWiU, PKWiUZ, UU_ID, UU_IDZ maksymalna ilość znaków wynosi 50. 

W przypadku pola IDNabywcy maksymalna ilość znaków wynosi 32. 

W przypadku pól Nazwa, AdresL1 oraz AdresL2, maksymalna ilość znaków wynosi 512. 

4. Polskie znaki diakrytyczne muszą być wpisywane przy użyciu kodowania UTF-8. W polach znakowych dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. „/”, „– ”, „+”.  

5. Pola kwotowe (numeryczne) służą do podania wartości liczbowej. Wartość należy wpisać ciągiem cyfr, nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji). Jako separator miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki („ . ”). 

6. Kwoty podawane są co do zasady dokładnością do 2 miejsc po kropce – o ile występują (np. 12345.56).
W przypadku pól P_8B, P_12_XII, P_8BZ, P_12Z_XII, KursWaluty, KursWalutyZK, KursWalutyZW, KursWalutyZ, KursUmowny, Udzial, wartości podawane są z dokładnością do 6 miejsc po kropce – o ile występują. Cenę jednostkową w polach P_9A, P_9B, P_9AZ oraz kwoty opustów lub obniżek prezentowane w polu P_10 można podawać z dokładnością do 8 miejsc po kropce. 

7. Wszystkie wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus („ –”). 

 8. Daty podawane są w formacie RRRR-MM-DD (np. 2023-09-01).  

9. Wymóg podania daty i czasu dotyczy tylko jednego pola. Jest to pole opisujące datę i czas wytworzenia faktury. Datę i czas podaje się w formacie RRRR-MM-DDTGG:MM:SS (np.: 202309-01T09:30:47Z; gdzie T oznacza „Time”). Przy podawaniu czasu uniwersalnego (UTC) na końcu należy dodać literę „Z” (ZULU). 

Ponadto w strukturze występują pola fakultatywne dotyczące czasu rozpoczęcia i zakończenia transportu (DataGodzRozpTransportu, DataGodzZakTransportu) wypełniane również w takim formacie. 

10. Numery identyfikacji podatkowej ujęte w strukturze faktury ustrukturyzowanej należy zapisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających oraz poprzez wyodrębnienie literowego kodu kraju do osobnego pola przeznaczonego na ten kod. 

Ważne

Polski identyfikator podatkowy NIP nabywcy należy podawać w polu NIP w elemencie Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne. Nie należy wskazywać go w polu NrVatUE, ani w polu NrID. Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP, a nie w polu NrVatUE lub NrID. 

Więcej na ten temat w publikacji: Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dot. struktury FA(2) (wrzesień 2023 r.). W broszurze tej omówiono ponadto strukturę i opis schematu głównego dla FA(2) oraz poszczególnych jej elementów.
 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Ministerstwo Finansów

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT. Przykład: samochody firmowe wykorzystywanych w użytku mieszanym

System opodatkowania w formie estońskiego CIT stanowi wyjątkowo korzystną alternatywę dla przedsiębiorców. Z jednej strony umożliwia odroczenie bieżącego opodatkowania zysku, z drugiej zaś, aby zapobiec nadmiernym wypłatom na rzecz wspólników czy udziałowców (ponad poziom podzielonego zysku), ustawodawca wprowadził szereg ograniczeń. Jednym z kluczowych rozwiązań w tym zakresie jest wyodrębnienie kategorii dochodów tzw. „ukrytych zysków” podlegających opodatkowaniu ryczałtem. Ten artykuł omawia dochód z tytułu ukrytych zysków na przykładzie samochodów wykorzystywanych w użytku mieszanym.

7 form faktur VAT w 2026 r. Czy dokument „udostępniony w sposób uzgodniony” w rozumieniu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT będzie fakturą czy jej kopią?

Podatnicy VAT, którzy tracą nadzieję (nie wszyscy), że ominie ich dopust boży faktur ustrukturyzowanych w 2026 r., zaczynają powoli czytać przepisy dotyczące tych faktur i włosy im stają na głowie, bo ich nie sposób zrozumieć, a przede wszystkim nawet nie będzie wiadomo, co będzie w sensie prawnym „fakturą” w przyszłym roku. W przypadku tradycyjnej postaci tych faktur, czyli papierowej i elektronicznej jest to jasne, a w przypadku nowych potworków – już nie - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Eksport bez odprawy celnej – czy możliwe jest zgłoszenie po wywozie towaru?

W codziennej praktyce handlu zagranicznego przedsiębiorcy przywiązują ogromną wagę do dokumentacji celnej. To ona daje gwarancję bezpieczeństwa podatkowego, prawa do zastosowania stawki 0% VAT i pewność, że transakcja została prawidłowo rozliczona. Zdarzają się jednak sytuacje wyjątkowe, w których samolot z towarem już odleciał, statek odpłynął, a zgłoszenie eksportowe… nie zostało złożone. Czy w takiej sytuacji eksporter ma jeszcze szansę naprawić błąd?

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

KSeF ma być docelowo powszechnym systemem e-fakturowania. W 2026 r. rozpocznie się wystawianie faktur w KSeF przez przedsiębiorców. Jednak ustawodawca przewidział katalog wyłączeń. Warto wiedzieć, kto w praktyce nie będzie musiał korzystać z KSeF.

REKLAMA

Czy pracodawca może obowiązkowo wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform ostatnich lat. W 2026 roku każdy przedsiębiorca co do zasady będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane właśnie w KSeF. Celem jest uszczelnienie systemu VAT, łatwiejsza kontrola rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe zostaną objęte obowiązkiem. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, które mają ułatwić podatnikom dostosowanie się do rewolucji w fakturowaniu.

Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

REKLAMA