REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Fakturowanie w 2025 roku. To jest kluczowe, nie tylko KSeF jest ważny

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Fakturowanie w 2025 roku. To jest kluczowe, nie tylko KSeF
Fakturowanie w 2025 roku. To jest kluczowe, nie tylko KSeF
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Fakturowanie w roku 2025 to nie tylko KSeF. Postępująca cyfryzacja oraz rosnące znaczenie automatyzacji to kluczowe wyzwania i szanse, jakie czekają na przedsiębiorców w przyszłym roku. Oto praktyczny przewodnik, który pomoże właścicielom firm lepiej zrozumieć nadchodzące zmiany i efektywnie dostosować swoje strategie do nowych trendów.

Rok 2025 to istotne zmiany w obszarze fakturowania, wynikające z postępującej cyfryzacji oraz nowych regulacji prawnych. Eksperci prognozują, że rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD w latach 2023-2028, przy średniorocznym tempie wzrostu wynoszącym prawie 20 proc.1 Te dane wskazują nie tylko na szybki rozwój rynku fakturowania elektronicznego, ale także na istotną rolę, jaką w tej transformacji odgrywają nowe technologie. Przedstawiamy pięć nadchodzących zmian, do których warto się przygotować, aby utrzymać konkurencyjność i zgodność z przepisami w swoim przedsiębiorstwie w przyszłym roku. Oto 5 trendów w fakturowaniu w 2025 roku.

REKLAMA

Autopromocja

Nowe zasady dotyczące podatku VAT od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku w Unii Europejskiej wchodzą w życie nowe zasady dotyczące procedury SME (Small and Medium Enterprises), które uproszczą procesy fakturowania VAT dla małych przedsiębiorstw. Dzięki tej zmianie firmy działające na obszarze międzynarodowym będą mogły korzystać z nowych ułatwień w wystawianiu faktur, co pozwoli zmniejszyć obciążenia administracyjne i uprościć prowadzenie działalności.

Procedura SME dotyczy małych przedsiębiorstw z siedzibą w jednym z krajów Unii Europejskiej, które korzystają ze zwolnienia VAT w innym państwie członkowskim. Kluczową zmianą w jej zakresie jest wprowadzenie faktur uproszczonych. Dzięki temu małe firmy będą mogły wystawiać faktury zawierające tylko podstawowe informacje, takie jak: data wystawienia dokumentu, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, liczba towarów lub zakres usług, cena jednostkowa, całkowita kwota należności i numer identyfikacyjny EX. EX to indywidualny numer identyfikacyjny, który będą musieli posiadać przedsiębiorcy objęci zwolnieniem z VAT w innym kraju Unii Europejskiej, aby móc wystawiać uproszczone faktury. Wprowadzenie tego wymogu wynika z przepisów unijnych, które mają na celu ujednolicenie zasad fakturowania dla małych firm w całej UE.Zmiany te mają na celu wsparcie przedsiębiorstw w łatwiejszym funkcjonowaniu na rynku międzynarodowym, poprzez ograniczenie liczby obowiązków administracyjnych. 

E-fakturowanie poprzez KSeF już od 2026 roku

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych firm obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, co ma na celu uproszczenie procesów księgowych oraz zwiększenie transparentności transakcji.

"Przygotowując się do wprowadzenia e-fakturowania poprzez KSeF warto już w 2025 roku wprowadzić analizę aktualnej procedury wystawiania i odbierania faktur w swojej firmie, aby zidentyfikować obszary wymagające dostosowania do nowych regulacji. Warto na przykład upewnić się, że używane oprogramowanie finansowo-księgowe jest kompatybilne z KSeF. Dodatkowo skorzystać można z możliwości dobrowolnego korzystania z KSeF przed 2025 rokiem, aby przetestować jego funkcjonalności i zidentyfikować ewentualne problemy. Wczesne wdrożenie pozwoli na płynne przejście do obowiązkowego systemu i uniknięcie potencjalnych trudności" – mówi Maciej Wawrzyniak, współtwórca Taxon, aplikacji do głosowego wystawiania faktur. 

Fakturowanie w czasie rzeczywistym

W 2025 roku przedsiębiorcy będą coraz częściej sięgać po rozwiązania automatyzujące procesy fakturowania. Zgodnie z raportem “E-Invoicing Market in Europe 2024-2028", opublikowanym przez Research and Markets, rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD w latach 2023-2028, przy średniorocznym tempie wzrostu (CAGR) wynoszącym 18,59%. Fakturowanie elektroniczne w coraz większym stopniu bazuje na wykorzystaniu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co pozwala na automatyczne generowanie faktur, weryfikację danych czy monitorowanie terminów płatności. Procesy te znacząco redukują ryzyko błędów i oszczędzają czas. Systemy oparte na AI w coraz większym stopniu pozwalać będą ponadto na automatyczne tworzenie faktur na podstawie wcześniejszych transakcji, umów czy zamówień. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli uniknąć ręcznego wprowadzania danych, co zminimalizuje ryzyko błędów i przyspieszy cały proces.

W kolejnym roku coraz bardziej powszechnym będzie również wdrażanie technologii OCR (Optical Character Recognition), która umożliwi szybkie przetwarzanie faktur papierowych i elektronicznych. Systemy te będą w stanie automatycznie rozpoznać kluczowe dane, takie jak nazwa kontrahenta, kwota czy numer faktury  i wprowadzić je do odpowiednich rejestrów.

Ponadto automatyzacja fakturowania będzie coraz częściej integrowana z systemami ERP i CRM. Pozwoli to na pełną synchronizację danych między działami finansowymi, sprzedażowymi i operacyjnymi, co ułatwi zarządzanie płatnościami, monitorowanie należności oraz analizę danych biznesowych.

Dzięki zaawansowanym technologiom coraz bardziej rozpowszechnione stanie się fakturowanie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza procesy płatnicze i poprawia płynność finansową firm. Integracja systemów fakturowania z innymi narzędziami biznesowymi umożliwia natychmiastowe przetwarzanie transakcji i bieżące monitorowanie finansów. Podążając za tym trendem ostatnio jedna z polskich spółek wprowadziła aplikację umożliwiającą wystawianie faktur za pomocą promptów głosowych, która przyspiesza ten proces do poziomu prędkości dźwięku.

"Możliwość wystawiania faktur za pomocą poleceń głosowych z poziomu interfejsu aplikacji to zupełnie nowe, niedostępne wcześniej dla polskich przedsiębiorców rozwiązanie, które ma za zadanie maksymalne usprawnianie codziennych czynności związanych z zarządzaniem dokumentami sprzedaży. Zostało ono zaprojektowane m.in. z myślą o mikroprzedsiębiorcach i umożliwia znaczne przyspieszenie procesu wystawienia faktury. Następnie aplikacja jest w stanie równie szybko, w kilka sekund, wysyłać fakturę do odbiorcy" – dodaje Maciej Wawrzyniak. 

Zrównoważony rozwój i odejście od papieru w procesach fakturowania

Współczesny biznes coraz bardziej dąży do wdrażania zrównoważonych praktyk, co odzwierciedla się również w procesach fakturowania. Eliminacja papieru w tym obszarze nie tylko wspiera cele ekologiczne, ale także przynosi konkretne korzyści operacyjne i finansowe. W 2025 roku dążenie do redukcji śladu węglowego oraz efektywne wykorzystanie zasobów będą kluczowymi czynnikami transformacji biznesowej w zakresie zarządzania dokumentacją finansową. Tradycyjne fakturowanie papierowe generuje znaczne zużycie surowców, takich jak papier, tusz i energia potrzebna do drukowania, przesyłania i przechowywania dokumentów. Wprowadzenie e-faktur pozwala zmniejszyć emisję dwutlenku węgla i ograniczyć wycinkę lasów, co wpisuje się w cele zrównoważonego rozwoju i strategię ESG wielu przedsiębiorstw. Ponadto cyfryzacja pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej, wcześniej zajmowanej przez fizyczne archiwa.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Komplet podatki 2025

Personalizacja w obszarze fakturowania

Rok 2025 przyniesie dalszy rozwój w obszarze personalizacji w procesach fakturowania. Dzięki nowoczesnym technologiom i integracji z zaawansowanymi narzędziami analitycznymi przedsiębiorstwa zyskają nie tylko większą kontrolę nad swoimi finansami, ale także możliwość dostosowania dokumentów do potrzeb klientów i lepszego planowania strategii biznesowych.

Nowoczesne systemy fakturowania pozwalają na personalizowanie dokumentów dla różnych klientów lub grup kontrahentów. Możliwości obejmują m.in. wybór języka faktury, co jest kluczowe w przypadku działalności międzynarodowej, dodawanie elementów brandingowych, co wzmacnia wizerunek marki czy też uwzględnienie preferencji klienta dotyczących formatu i sposobu dostarczenia dokumentu.

Dzięki zaawansowanym platformom przedsiębiorstwa mogą łatwo dostosowywać formaty faktur do wymagań różnych rynków lub branż. Personalizacja może obejmować uwzględnianie specyficznych stawek VAT, walut czy lokalnych regulacji podatkowych.

1 https://www.researchandmarkets.com/report/europe-electronic-invoicing-market?utm_source=chatgpt.com

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA