REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Fakturowanie w 2025 roku. To jest kluczowe, nie tylko KSeF jest ważny

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Fakturowanie w 2025 roku. To jest kluczowe, nie tylko KSeF
Fakturowanie w 2025 roku. To jest kluczowe, nie tylko KSeF
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Fakturowanie w roku 2025 to nie tylko KSeF. Postępująca cyfryzacja oraz rosnące znaczenie automatyzacji to kluczowe wyzwania i szanse, jakie czekają na przedsiębiorców w przyszłym roku. Oto praktyczny przewodnik, który pomoże właścicielom firm lepiej zrozumieć nadchodzące zmiany i efektywnie dostosować swoje strategie do nowych trendów.

Rok 2025 to istotne zmiany w obszarze fakturowania, wynikające z postępującej cyfryzacji oraz nowych regulacji prawnych. Eksperci prognozują, że rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD w latach 2023-2028, przy średniorocznym tempie wzrostu wynoszącym prawie 20 proc.1 Te dane wskazują nie tylko na szybki rozwój rynku fakturowania elektronicznego, ale także na istotną rolę, jaką w tej transformacji odgrywają nowe technologie. Przedstawiamy pięć nadchodzących zmian, do których warto się przygotować, aby utrzymać konkurencyjność i zgodność z przepisami w swoim przedsiębiorstwie w przyszłym roku. Oto 5 trendów w fakturowaniu w 2025 roku.

REKLAMA

Autopromocja

Nowe zasady dotyczące podatku VAT od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku w Unii Europejskiej wchodzą w życie nowe zasady dotyczące procedury SME (Small and Medium Enterprises), które uproszczą procesy fakturowania VAT dla małych przedsiębiorstw. Dzięki tej zmianie firmy działające na obszarze międzynarodowym będą mogły korzystać z nowych ułatwień w wystawianiu faktur, co pozwoli zmniejszyć obciążenia administracyjne i uprościć prowadzenie działalności.

Procedura SME dotyczy małych przedsiębiorstw z siedzibą w jednym z krajów Unii Europejskiej, które korzystają ze zwolnienia VAT w innym państwie członkowskim. Kluczową zmianą w jej zakresie jest wprowadzenie faktur uproszczonych. Dzięki temu małe firmy będą mogły wystawiać faktury zawierające tylko podstawowe informacje, takie jak: data wystawienia dokumentu, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, liczba towarów lub zakres usług, cena jednostkowa, całkowita kwota należności i numer identyfikacyjny EX. EX to indywidualny numer identyfikacyjny, który będą musieli posiadać przedsiębiorcy objęci zwolnieniem z VAT w innym kraju Unii Europejskiej, aby móc wystawiać uproszczone faktury. Wprowadzenie tego wymogu wynika z przepisów unijnych, które mają na celu ujednolicenie zasad fakturowania dla małych firm w całej UE.Zmiany te mają na celu wsparcie przedsiębiorstw w łatwiejszym funkcjonowaniu na rynku międzynarodowym, poprzez ograniczenie liczby obowiązków administracyjnych. 

E-fakturowanie poprzez KSeF już od 2026 roku

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych firm obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, co ma na celu uproszczenie procesów księgowych oraz zwiększenie transparentności transakcji.

"Przygotowując się do wprowadzenia e-fakturowania poprzez KSeF warto już w 2025 roku wprowadzić analizę aktualnej procedury wystawiania i odbierania faktur w swojej firmie, aby zidentyfikować obszary wymagające dostosowania do nowych regulacji. Warto na przykład upewnić się, że używane oprogramowanie finansowo-księgowe jest kompatybilne z KSeF. Dodatkowo skorzystać można z możliwości dobrowolnego korzystania z KSeF przed 2025 rokiem, aby przetestować jego funkcjonalności i zidentyfikować ewentualne problemy. Wczesne wdrożenie pozwoli na płynne przejście do obowiązkowego systemu i uniknięcie potencjalnych trudności" – mówi Maciej Wawrzyniak, współtwórca Taxon, aplikacji do głosowego wystawiania faktur. 

Fakturowanie w czasie rzeczywistym

W 2025 roku przedsiębiorcy będą coraz częściej sięgać po rozwiązania automatyzujące procesy fakturowania. Zgodnie z raportem “E-Invoicing Market in Europe 2024-2028", opublikowanym przez Research and Markets, rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD w latach 2023-2028, przy średniorocznym tempie wzrostu (CAGR) wynoszącym 18,59%. Fakturowanie elektroniczne w coraz większym stopniu bazuje na wykorzystaniu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co pozwala na automatyczne generowanie faktur, weryfikację danych czy monitorowanie terminów płatności. Procesy te znacząco redukują ryzyko błędów i oszczędzają czas. Systemy oparte na AI w coraz większym stopniu pozwalać będą ponadto na automatyczne tworzenie faktur na podstawie wcześniejszych transakcji, umów czy zamówień. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli uniknąć ręcznego wprowadzania danych, co zminimalizuje ryzyko błędów i przyspieszy cały proces.

W kolejnym roku coraz bardziej powszechnym będzie również wdrażanie technologii OCR (Optical Character Recognition), która umożliwi szybkie przetwarzanie faktur papierowych i elektronicznych. Systemy te będą w stanie automatycznie rozpoznać kluczowe dane, takie jak nazwa kontrahenta, kwota czy numer faktury  i wprowadzić je do odpowiednich rejestrów.

Ponadto automatyzacja fakturowania będzie coraz częściej integrowana z systemami ERP i CRM. Pozwoli to na pełną synchronizację danych między działami finansowymi, sprzedażowymi i operacyjnymi, co ułatwi zarządzanie płatnościami, monitorowanie należności oraz analizę danych biznesowych.

Dzięki zaawansowanym technologiom coraz bardziej rozpowszechnione stanie się fakturowanie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza procesy płatnicze i poprawia płynność finansową firm. Integracja systemów fakturowania z innymi narzędziami biznesowymi umożliwia natychmiastowe przetwarzanie transakcji i bieżące monitorowanie finansów. Podążając za tym trendem ostatnio jedna z polskich spółek wprowadziła aplikację umożliwiającą wystawianie faktur za pomocą promptów głosowych, która przyspiesza ten proces do poziomu prędkości dźwięku.

"Możliwość wystawiania faktur za pomocą poleceń głosowych z poziomu interfejsu aplikacji to zupełnie nowe, niedostępne wcześniej dla polskich przedsiębiorców rozwiązanie, które ma za zadanie maksymalne usprawnianie codziennych czynności związanych z zarządzaniem dokumentami sprzedaży. Zostało ono zaprojektowane m.in. z myślą o mikroprzedsiębiorcach i umożliwia znaczne przyspieszenie procesu wystawienia faktury. Następnie aplikacja jest w stanie równie szybko, w kilka sekund, wysyłać fakturę do odbiorcy" – dodaje Maciej Wawrzyniak. 

Zrównoważony rozwój i odejście od papieru w procesach fakturowania

Współczesny biznes coraz bardziej dąży do wdrażania zrównoważonych praktyk, co odzwierciedla się również w procesach fakturowania. Eliminacja papieru w tym obszarze nie tylko wspiera cele ekologiczne, ale także przynosi konkretne korzyści operacyjne i finansowe. W 2025 roku dążenie do redukcji śladu węglowego oraz efektywne wykorzystanie zasobów będą kluczowymi czynnikami transformacji biznesowej w zakresie zarządzania dokumentacją finansową. Tradycyjne fakturowanie papierowe generuje znaczne zużycie surowców, takich jak papier, tusz i energia potrzebna do drukowania, przesyłania i przechowywania dokumentów. Wprowadzenie e-faktur pozwala zmniejszyć emisję dwutlenku węgla i ograniczyć wycinkę lasów, co wpisuje się w cele zrównoważonego rozwoju i strategię ESG wielu przedsiębiorstw. Ponadto cyfryzacja pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej, wcześniej zajmowanej przez fizyczne archiwa.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy: Komplet podatki 2025

Personalizacja w obszarze fakturowania

Rok 2025 przyniesie dalszy rozwój w obszarze personalizacji w procesach fakturowania. Dzięki nowoczesnym technologiom i integracji z zaawansowanymi narzędziami analitycznymi przedsiębiorstwa zyskają nie tylko większą kontrolę nad swoimi finansami, ale także możliwość dostosowania dokumentów do potrzeb klientów i lepszego planowania strategii biznesowych.

Nowoczesne systemy fakturowania pozwalają na personalizowanie dokumentów dla różnych klientów lub grup kontrahentów. Możliwości obejmują m.in. wybór języka faktury, co jest kluczowe w przypadku działalności międzynarodowej, dodawanie elementów brandingowych, co wzmacnia wizerunek marki czy też uwzględnienie preferencji klienta dotyczących formatu i sposobu dostarczenia dokumentu.

Dzięki zaawansowanym platformom przedsiębiorstwa mogą łatwo dostosowywać formaty faktur do wymagań różnych rynków lub branż. Personalizacja może obejmować uwzględnianie specyficznych stawek VAT, walut czy lokalnych regulacji podatkowych.

1 https://www.researchandmarkets.com/report/europe-electronic-invoicing-market?utm_source=chatgpt.com

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA

Ostatnie dni na rozliczenie PIT-a i odliczenie ulg podatkowych. Czego nie uwzględnia Twój e-PIT? Co zrobić, gdy nie masz PIT-11?

Dzień 30 kwietnia robi na podatnikach coraz mniejsze wrażenie, zwłaszcza na tych rozliczających się na formularzu PIT-37. Teoretycznie nie muszą już pamiętać o wysłaniu dokumentu, bo na koniec miesiąca automatycznie zrobi to za nich e-Urząd Skarbowy (usługa Twój e-PIT). W praktyce jednak – jeśli naprawdę zależy nam na najkorzystniejszym rozliczeniu 2024 roku (w tym np. o rozliczeniu ulg podatkowych), nie możemy odpuścić samodzielnej weryfikacji przygotowanego przez fiskusa rozliczenia. Co warto zrobić na krótko przed upływem terminu?

Rozliczenie składki zdrowotnej do 20 maja 2025 r. za zeszły rok. Wypełnij ZUS DRA albo ZUS RCA i sprawdź czy masz nadpłatę, czy niedopłatę

ZUS przypomina, że każdy, kto w 2024 r. prowadził pozarolniczą działalność i podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz był opodatkowany podatkiem liniowym, skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym - musi rozliczyć w skali roku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy to zrobić w dokumencie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2025 r., a termin minie 20 maja. Do tego dnia trzeba uiścić ewentualną niedopłatę.

KSeF. Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. [WAŻNE TERMINY]

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. Resort finansów potwierdził wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników. Poinformował, że uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

System ICS-2 w transporcie drogowym i kolejowym – na to muszą uważać przewoźnicy. Od kwietnia 2025 r. ostatni etap wdrażania

Import Control System 2 (ICS2) ma służyć do przekazywania informacji o ładunkach między Unią Europejską a krajami trzecimi, a jego zadaniem jest uszczelnienie handlu z państwami spoza UE. Od kwietnia 2025 r. rozpoczął się ostatni etap wdrażania systemu ICS-2 dla sektora transportu drogowego i kolejowego.

REKLAMA

Rząd źle oszacował dochody z VAT-u - największego źródła dochodów budżetowych. Eksperci: ogromna pomyłka i wzrost deficytu

Jak wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Finansów, w 2024 roku wpływy netto z tytułu podatku VAT wyniosły 287,7 mld zł, zaś brutto – 475,3 mld zł. To więcej niż w 2023 roku. Natomiast zgodnie z założeniami ustawy budżetowej na rok 2024, dochody z tytułu podatku VAT określono w wysokości 316,4 mld zł. Po nowelizacji zostały one obniżone do 293,5 mld zł. Za to o 14,6% spadły rok do roku zwroty z tytułu ww. podatku, tj. do wartości 187,6 mld zł. Eksperci komentujący te dane zauważają, że wyniki resortu rozminęły się z prognozami. Jednocześnie podkreślają, że zmniejszyła się tzw. luka VAT.

Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

REKLAMA