Faktury zaliczkowe - zasady wystawiania

Jakie dane powinna zawierać faktura zaliczkowa

Muszę wystawić fakturę zaliczkową. Czym ona się różni od zwykłej faktury?

Musi Pan pamiętać, że faktura zaliczkowa różni od zwykłej faktury, chociaż tak jak zwykła zawiera:

• datę wystawienia;

• kolejny numer nadany jej w ramach jednej lub więcej serii, dzięki któremu dokument ten można jedno­znacznie zidentyfikować;

  

  Autopromocja

  Webinar: VAT 2025

  Sprawdź

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywców towarów i usług oraz ich adresy;

• numer, za pomocą którego podatnik (sprzedawca) jest identyfikowany na potrzeby VAT (najczęściej będzie nim oczywiście NIP);

• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej, jeśli w jego kraju nie ma VAT;

  

  Autopromocja

  Webinar: VAT 2025

  Sprawdź

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (także otrzymania zaliczki, przedpłaty, raty itp.), o ile tylko da się taką datę określić i różni się ona od daty wystawienia faktury.

Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!

Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!

Polecamy: AKADEMIA VAT z Radosławem Kowalskim (od 30 sierpnia do 10 września) – Cykl 3 webinariów: 8 wybranych zmian w VAT - praktyczny przegląd dla księgowych, Split payment, Biała lista podatników VAT

Dodatkowo faktura zaliczkowa powinna zawierać:

• otrzymaną kwotę zapłaty,

KP

• kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

ZB x SP 100 + SP

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - oznacza kwotę otrzymanej części lub całości zapłaty, SP - oznacza stawkę podatku.

Najważniejsza różnica między fakturą zwykłą a zaliczkową polega na tym, że ta ostatnia musi zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, której jest efektem. Chodzi w szczególności o nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość i wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

W przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery po­przednich faktur.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106f ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Monitor Księgowego – prenumerata

Kiedy nie wystawia się faktur za zaliczki i przedpłaty

Zajmuję się obsługą biurową firm. Zazwyczaj dostaję od nich zaliczki na poczet świadczonych przeze mnie usług. Czy takie zaliczki powinnam dokumentować fakturami?

Nie, nie ma Pani takiego obowiązku. Chociaż obowiązuje zasada dokumentowania zaliczek fakturami, to są od niej pewne wyjątki. Wynika to z faktu, że dla części usług obowiązek podatkowy nie powstaje,
jeśli przed ich wykonaniem zapłacono zaliczkę. Jak wynika z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, faktury nie wystawia się nawet wtedy, gdy kontrahent wpłacił zadatek, zaliczkę, przedpłatę albo ratę, jeśli:

• jest to płatność na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

• transakcja dotyczy: dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, dostawy wody, odbioru ścieków itp., zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałych usług sanitarnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług dozoru i przechowania mienia, stałej ob­sługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106b ust. 1 pkt 4 i ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Kiedy na zaliczkę trzeba wystawić fakturę

Prowadzę firmę remontową. Zazwyczaj od klientów, którzy są przedsiębiorcami biorę zaliczkę na po­czet moich usług. Czy zaliczkę taką powinienem potwierdzać fakturą?

Tak. Fakturę musi Pan wystawić za każdym razem, kiedy od innej firmy dostaje Pan część lub na­wet całość zapłaty przed wykonaniem usługi. Wyjątek dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy oraz dostaw wewnątrzwspólnotowych, ale te przypadki nie mają zastosowania w oma­wianej sytuacji. Fakturę zaliczkową można wystawić nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zaliczki i nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją otrzymano.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106b ust. 1 pkt 4, art. 106i ust. 2 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Kiedy rozliczyć zaliczkę, gdy faktura została wystawiona przed jej otrzymaniem

Umówiłem się z kontrahentem, że wpłaci mi 10% zaliczkę na poczet dostawy wyprodukowanych przeze mnie butów. Buty miałem dostarczyć 9 czerwca 2014 r., ale fakturę za zaliczkę wystawiłem 27 maja 2014 r. Zaliczka wpłynęła na moje konto 3 czerwca 2014 r. Czy otrzymane pieniądze mam rozliczyć w deklaracji za maj 2014 r. czy już za czerwiec 2014 r.?

Zaliczkę powinien Pan rozliczyć w deklaracji za czerwiec 2014 r., bo wtedy wpłynęła ona na Pana kon­to, a tym samym powstał związany z tym obowiązek podatkowy. Zasada ta dotyczy także wszelkiego ro­dzaju przedpłat, zadatków, rat itp. - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą ich otrzymania i oczywiście dotyczy tylko otrzymanej kwoty. Od 1 stycznia 2014 r. fakturę zaliczkową należy wystawić:

• nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem zaliczki;

• nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano od nabywcy całość lub część zapłaty.

Nabywca towarów ma też prawo odliczyć zawartą na fakturze zaliczkowej kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za czerwiec 2014 r. Chociaż fakturę dostał już w maju 2014 r., to prawo do odliczenia VAT nabył dopiero w miesiącu, w którym dostał Pan zaliczkę na konto. Wtedy u Pana powstał obowiązek po­datkowy, a to jest jednym z warunków uprawniających do odliczenia VAT u kupującego.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 19a ust. 8, art. 106i ust. 7 pkt 2, art. 106i ust. 2, art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Czy zaliczkę na poczet najmu trzeba udokumentować fakturą

W ramach swojej firmy wynajmuję pomieszczenia biurowe. Klienci płacą mi zaliczki na poczet czyn­szu. Czy takie zaliczki powinienem dokumentować fakturami?

Nie, nie ma Pan takiego obowiązku. Od generalnej zasady, że na zaliczki, przedpłaty, raty itp. wystawia się faktury zaliczkowe jest kilka wyjątków. Nie wystawia się bowiem faktur zaliczkowych w przypadku świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze. Ponieważ Pan świad­czy usługi najmu, nie ma Pan obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych. Nie wystawia się ich, ponieważ otrzymanie zaliczki nie powoduje w tym przypadku powstania obowiązku podatkowego.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 19a ust. 8, art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Kiedy wystawia się fakturę końcową

Klient płacił mi za dostawy towarów kolejnymi zaliczkami. W sumie zebrały się cztery takie faktury, obejmujące 90% zapłaty. Teraz dostarczam ostatnią partię towaru. Jaką fakturę powinienem wysta­wić na zakończenie całej transakcji?

W takiej sytuacji powinien Pan wystawić tak zwaną fakturę końcową na różnicę jaka pozostała do za­płaty (tj. 10% wartości zamówienia). Dokument ten wystawia się, jeśli płatności z faktur zaliczkowych nie pokrywają wartości całej dostawy towarów lub świadczenia usług (w Pana przypadku faktury zaliczkowe pokrywają 90% płatności - do zafakturowania i zapłaty zostało jeszcze 10% wartości zamówienia). Na fakturze końcowej powinien Pan sumę wartości towarów lub usług pomniejszyć o wartość otrzymanych już części zapłaty (czyli 90% wcześniej otrzymanych płatności). Równocześnie powinien Pan pomniejszyć też kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanych we wcześniejszych fakturach zaliczkowych.

Dodatkowo, faktura końcowa powinna zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Nie ma Pan za to obowiązku podawania na takiej fakturze dat wystawienia wcześniejszych faktur zaliczkowych oraz kwoty otrzymanych zaliczek. My jednak radzi­my dla porządku te informacje podać.

Jeśli miałby Pan więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmowałyby łącznie całość zapłaty (100% ceny za dostarczony towar lub świadczoną usługę), to ostatni z tych dokumentów powinien zawie­rać także numery wszystkich poprzednich faktur zaliczkowych.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106f ust. 3, art. 106f ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Czy trzeba wystawić fakturę końcową, jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona na 100% wartości transakcji

Wystawiłem dla klienta fakturę zaliczkową, która obejmuje 100% należności za dostarczony towar. Czy na koniec transakcji powinienem też wystawić fakturę końcową?

W tej sytuacji nie ma Pan obowiązku wystawienia faktury końcowej. Dokumenty takie sporządza się bowiem tylko wtedy, gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całości zapłaty. Gdyby przyjąć założe­nie, że po wystawieniu faktury zaliczkowej na 100% wartości sprzedaży trzeba jeszcze sporządzić fakturę końcową, to taki dokument byłby „zerowy", bo odejmując od sumy wartości towarów lub usług to, co wcześniej się za nie zapłaciło, otrzymalibyśmy zero. W Pana przypadku należy więc przyjąć założenie, że faktura zaliczkowa na 100% wartości sprzedaży jest równocześnie fakturą końcową. Choć nie wynika to bezpośrednio z ustawy o VAT, organy skarbowe nie podważają takie­go rozwiązania, tym bardziej że w starym stanie prawnym (do końca 2012 r.) istniał przepis, który pozwalał tak robić.

Co istotne, podobne stanowisko na podstawie przepisów obowiązujących w 2013 r. (a więc po uchy­leniu przepisu wprost wyłączającego obowiązek wystawiania faktur końcowych po wystawieniu fak­tur zaliczkowych obejmujących całość należności) reprezentowały organy podatkowe. Jako przykład można wskazać interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 września 2013 r. (sygn. ILPP1/443-521/13-4/MK), aktualnej również w obecnym stanie prawnym, w której czytamy, że:

Uwzględniając obowiązujące od dnia 1 stycznia 2013 r. regulacje prawne, nie wystąpi obecnie MF obowiązek wystawienia faktury końcowej, w przypadku otrzymania zaliczki obejmującej całą wartość zamówienia brutto.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106f ust. 3, art. 106f ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

---

Jak dokumentować zaliczki na rzecz zagranicznego kontrahenta

Wpłaciłem zaliczkę na poczet wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Czy muszę w związku z tym wystawić fakturę wewnętrzną?

Nie, nie ma Pan takiego obowiązku. W przypadku zaliczki na poczet WNT nie wystawia się faktury we­wnętrznej. Zaliczka nie powoduje też powstania obowiązku podatkowego. Obowiązuje bowiem zasada, że przy WNT nie powstaje obowiązek podatkowy przed dostawą towarów. Poza tym, od 1 stycznia 2014 r. to tylko od podatnika zależy czy w ogóle wystawi dokument wewnętrzny w przypadku WNT.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106b ust. 1 pkt 4, art. 20 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Czy zaliczki od zagranicznego kontrahenta należy dokumentować fakturą

Sprzedajemy dla firmy z Czech wióry aluminiowe. Traktujemy to jako WDT. Czy na wpłacane przez firmę z Czech zaliczki należy wystawiać faktury zaliczkowe?

Na otrzymane z Czech zaliczki nie powinni Państwo wystawiać faktur zaliczkowych. W przypadku transakcji z unijnymi kontrahentami, przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, obowiązek podat­kowy z tytułu otrzymanej zaliczki nie wystąpi. VAT należy rozliczyć z chwilą wystawienia faktury doku­mentującej dostawę towarów, ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy.

Potwierdzają to organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 maja 2013 r. (sygn. IBPP4/443-75/13/BP) czytamy:

Tym samym, skoro w myśl obowiązujących przepisów otrzymanie zaliczki lub przedpłaty przed MF dokonaniem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie powoduje powstania obowiązku po­datkowego, to również w związku z otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty na poczet przyszłej dostawy wewnątrzwspóinotowej towarów Wnioskodawca nie ma obowiązku wystawiania faktury z tytułu otrzymania od kontrahenta zaliczki iub przedpłaty na poczet WDT.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 20 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Czy można skorygować VAT od zaliczki zatrzymanej z powodu nieskorzystania z usługi hotelowej

W ramach świadczonych usług hotelowych pobieramy przy rezerwacji dłuższych pobytów zaliczki od klientów. Opodatkowujemy je w momencie otrzymania. Często zdarza się, że klient rezygnuje z po­bytu, nie powiadamiając nas o tym. Wówczas zatrzymujemy kwotę wpłaconą tytułem zaliczki jako rekompensatę. Czy możemy skorygować fakturę zaliczkową w takim przypadku?

Tak. Mają Państwo prawo skorygować wystawioną uprzednio fakturę zaliczkową. W opisanej w pytaniu sytuacji zatrzymana przez Państwa zaliczka nabiera cech odszkodowania, które nie podlega VAT. Tym sa­mym, istnieje podstawa do wystawienia faktury korygującej, gdyż podatek VAT z uprzednio wystawionej faktury stał się nienależny i mogą się Państwo ubiegać o jego zwrot.

ETS w wyroku z 18 lipca 2007 r. w sprawie C-277/05 Société thermale d'Eugénie-ies-Bains przeciwko Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie, orzekł, że:

(...) art. 2 ust. 1 i art. 6 ust. 1 VI dyrektywy Rady powinny być interpretowane w ten sposób, że TSUE kwoty zapłacone tytułem zadatku w ramach umów dotyczących świadczenia usług hotelarskich podlegających podatkowi VAT, w przypadku, gdy klient skorzysta z uprawnienia do odwołania rezerwacji, a kwoty te są zatrzymywane przez przedsiębiorstwo hotelarskie, należy uznać za odszkodo­wanie ryczałtowe płacone w celu naprawienia szkody poniesionej w następstwie niewykonania umowy przez klienta, bez bezpośredniego związku z jakąkolwiek odpłatnie świadczoną usługą, które jako takie nie podlega opodatkowaniu.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 19a ust. 8, art. 29a ust. 10 pkt 3, art. 106j ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.