Jak wystawić fakturę zaliczkową w KSeF: teoria i praktyka wyjaśnione na przykładach
REKLAMA
REKLAMA
Jedną z czynności rodzących obowiązek podatkowy na gruncie ustawy o VAT jest otrzymanie płatności na poczet konkretnej przyszłej dostawy/usługi (otrzymanie zaliczki/przedpłaty/zadatku). Takie zdarzenie niesie z sobą również określone obowiązki dokumentacyjne - w szczególności obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Jak wystawić taką fakturę w KSeF?
- Faktury zaliczkowe – zasady ogólne
- KSeF a faktury zaliczkowe – na co zwrócić uwagę?
- Praktyczne aspekty faktur zaliczkowych w KSeF
Faktury zaliczkowe – zasady ogólne
Zgodnie z regulacjami ustawy o VAT, podatnik ma - co do zasady - obowiązek wystawić fakturę dokumentującą, m.in., otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dostawą towaru lub wyświadczeniem usługi (faktura zaliczkowa). Wyjątek od powyższej reguły stanowią w szczególności sytuacje, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów czy świadczeń wobec których obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury.
Ponadto, w obecnym stanie prawnym obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej zasadniczo nie wystąpi gdy zaliczkę otrzymano w tym samym miesiącu, w którym podatnik dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty.
REKLAMA
REKLAMA
Przykład 1:
05 marca – klient płaci 1 230 zł brutto zaliczki
20 marca – następuje wykonanie usługi
W marcu można pominąć fakturę zaliczkową i wystawić jedną fakturę końcową po wykonaniu usługi. Na fakturze końcowej należy wskazać datę wykonania usługi oraz - jeżeli różni się od daty wystawienia - datę otrzymania zapłaty.
Faktura zaliczkowa, poza standardowymi elementami faktury, takimi jak numer faktury oraz dane stron transakcji, powinna zawierać w szczególności datę otrzymania zapłaty, otrzymaną kwotę zapłaty i odpowiadającą jej kwotę podatku, a także dane dotyczące zamówienia lub umowy. Ponadto, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, to na fakturze końcowej (wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi) wartość towarów lub usług wykazuje się z pomniejszeniem o otrzymane zaliczki, a kwotę VAT z pomniejszeniem o VAT wykazany na fakturach zaliczkowych.
KSeF a faktury zaliczkowe – na co zwrócić uwagę?
Od 1 kwietnia 2026 r., większość polskich podatników będzie już zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System ten wpłynie istotnie nie tylko na wystawianie standardowych faktur sprzedażowych, ale również faktur korygujących czy zaliczkowych.
Przede wszystkim, z perspektywy faktur zaliczkowych wystawianych w KSeF, kluczowe znaczenie ma tzw. numer KSeF, czyli numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Numery KSeF nadawane fakturom zaliczkowym pozwolą w praktyce na powiązanie ze sobą w KSeF wszystkich zaliczek i faktur dotyczących tej samej transakcji.
W szczególności, każda częściowa faktura zaliczkowa powinna zawierać numery KSeF faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane - numery tych faktur. Również w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane - numery poprzednich faktur.
Przykład 2:
• Umowa: 12 300 zł brutto (10 000 zł netto + 2 300 zł VAT 23%),
• Zaliczka 50%: 6 150 zł brutto (5 000 zł netto + 1 150 zł VAT),
• Faktura zaliczkowa w KSeF na 6 150 zł.
Po wykonaniu usługi:,
• Faktura końcowa na pozostałe 6 150 zł brutto
• Na fakturze końcowej należy wskazać numer KSeF faktury zaliczkowej.
Przykład 3:
10 marca – wpłacona zaliczka 3 690 zł brutto (30%).
25 marca – wpłacona zaliczka 2 460 zł brutto (20%).
10 kwietnia – realizacja usługi.
Należy wystawić 2 faktury zaliczkowe. Druga (ostatnia) faktura zaliczkowa powinna wskazać numer KSeF pierwszej. Następnie należy wystawić fakturę końcową na pozostałą część i wskazać numery KSeF wszystkich zaliczek.
Praktyczne aspekty faktur zaliczkowych w KSeF
Co do zasady, w obowiązkowym KSeF 2.0, faktury ustrukturyzowane (w tym zaliczkowe) mogą być wystawiane zarówno przy użyciu darmowych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF), jak i w komercyjnym systemie finansowo-księgowym, zintegrowanym z API KSeF 2.0.
Niezależnie od stosowanego podejścia, faktury przesyłane do KSeF 2.0 wystawiane są zgodnie ze schemą faktury ustrukturyzowanej FA(3), w której przewidziano specjalne pola pozwalające na prawidłowe wystawianie faktur zaliczkowych, w szczególności dotyczące:
• otrzymanych kwot,
• danych zamówienia/umowy,
• numeru/numeru KSeF poprzedniej faktury zaliczkowej,
• kursu waluty obcej (dla faktur zaliczkowych wystawionych w walucie obcej),
• daty otrzymania płatności.
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, w kontekście faktur zaliczkowych istotne jest więc zarówno przestrzeganie regulacji w zakresie elementów składowych tych faktur – znajdujących odzwierciedlenie również w schemie FA(3) faktury ustrukturyzowanej, jak i zarządzanie numerami KSeF faktur zaliczkowych oraz ich prawidłowe raportowanie w toku dokumentowania transakcji.
Sandra Telman, Supervisor, TPA Poland
REKLAMA
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
REKLAMA
