Kasy online - szczegółowe zasady używania, obowiązki podatnika

Od 1 maja 2019 r. podatnicy zobowiązani do używania kas rejestrujących do prowadzenia ewidencji sprzedaży mają możliwość stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących: kas online. Urządzenia te umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten będzie odbierał  i gromadził dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji.

Możliwość stosowania kas on-line oznacza, że nie nakłada się obowiązku wymiany dotychczas używanych kas rejestrujących na kasy on-line (z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości).

Obowiązek używania kas przez podatników rozpoczynających działalność w danych branżach, a także obowiązek wymiany kas rejestrujących, na kasy on-line przedstawia się następująco:
- branża paliwowa (sprzedaż paliw), usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji – od 1.01.2020 r.,
- branża gastronomiczna, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, sprzedaż węgla – od 1.07.2020 r.,  
- branża budowlana, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze oraz usługi typu fitness (wyłącznie w zakresie wstępu) – od 1.01.2021 r.

Stosowanie kas rejestrujących starego typu, poza wskazanymi wyżej branżami, będzie możliwe do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej - w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.

Jednocześnie, w celu sukcesywnej wymiany kas starego typu na kasy on-line wprowadzono terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (będzie jednak można ich używać). Terminy te są następujące:
- dla kas z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.
- dla kas z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.

Razem z wejściem w życie ustawy wprowadzającej kasy on-line, zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Rozporządzenie to określa nowe zasady używania kas on-line oraz dla kas starego typu, a także wprowadza nowe obowiązki dla użytkowników wszystkich rodzajów kas.

SZCZEGÓLNE ZASADY UŻYWANIA KAS ON-LINE

Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają:
- kasy ogólne oraz
- kasy o zastosowaniu specjalnym.  

Podatnik może używać kasę, która łączy różne kategorie kas, o których mowa wyżej, o ile kasa spełnia wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla danej kategorii kas.

Kasy on-line będą mogły być używane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze.

Zmniejszono zakres obowiązków podatników w związku z wdrożeniem systemu kas online, tj.
- zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (co do zasady kasy rejestrujące online będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas). Fiskalizacja  i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie.  
- podatnik użytkujący kasy online nie będzie zobowiązany do drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy online zapewnią klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie będzie zobowiązany do drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Fiskalizacja kasy on-line

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie  w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych. Podczas automatycznej  fiskalizacji kasa otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w pamięci chronionej kasy. Zakończenie fiskalizacji potwierdzone jest wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji i pobraniem przez kasę i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

(Podstawa prawna: § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r.  w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej  w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie wskazanych czynności, których należy dokonać w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej.

(Podstawa prawna: § 14 i 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego.  W przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia  z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

(Podstawa prawna: § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Zapewnienie dostępu do sieci Internet

Podatnik, po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, obowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.

(Podstawa prawna: § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru.

(Podstawa prawna: § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Podczas procesu instalacji i fiskalizacji kasy wymagana jest obecność serwisanta, który skonfiguruje i prawidłowo nawiąże połączenie z CRK. Podatnik może w późniejszym terminie zmienić użytkowane połączenie, wymagana jest jednak jego odpowiednia konfiguracja do zapewnienia prawidłowej i stałej łączności z CRK. W przypadku pojawienia się wątpliwości podatnik może zwrócić się z zapytaniem do serwisu obsługującego jego kasę.

Kasa online podczas swojej pracy nie sygnalizuje stanu transmisji danych z CRK, natomiast  w przypadku jej braku zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Po ponownym uzyskaniu łączności kasa przesyła do CRK informację o ilości nieudanych prób nawiązania połączenia.

Najem, dzierżawa, leasing kas on-line

Przepisy dopuszczają możliwość używania przez podatników kas rejestrujących online do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Wymagane jest jednak, aby zostały one nabyte przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy  o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Główny Urząd Miar. Ponadto kasy te muszą posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia. Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania podatnikowi informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

(Podstawa prawna: § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Polecamy: Kasy online 2019. Wymiana, użytkowanie, nowe obowiązki informacyjne

Aktualizacja miejsca używania kasy

W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

(Podstawa prawna: § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Zakończenie używania kasy

W przypadku zakończenia używania kas on-line z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:
- wystawia raport fiskalny dobowy;
- niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta,  przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
- składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
- sporządza i składa, wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy  i odpowiednimi raportami, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru.

W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych  z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

W przypadku zakończenia używania kasy on-line, gdy stwierdzono brak możliwości odczytu pamięci fiskalnej, podatnik sporządza i składa do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru, w terminie 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu. W przypadku zakończenia przez kasę on-line pracy  w trybie fiskalnym, podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

(Podstawa prawna: § 31-33 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Opakowania zwrotne

W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy on-line wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY” lub „DO ZWROTU” lub „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

(Podstawa prawna: § 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

---

OBOWIĄZKI PODATNIKA

Główne obowiązki związane z używaniem wszystkich rodzajów kas zasadniczo się nie zmieniły. Podatnicy w szczególności:
- wydają paragon fiskalny nabywcy;
- zgłaszają każdą nieprawidłowość w pracy kasy do serwisu;
- poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu;

W przypadku nie poddania kasy w obowiązującym terminie przeglądowi technicznemu, naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT)

- muszą zakończyć używanie kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy;
- w przypadku kas on-line: zapewniają połączenie umożliwiające przesłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas

Mając na uwadze problemy związane z brakiem zasięgu sieci komórkowych, brakiem operatorów świadczących na danym obszarze kraju usługi w zakresie zapewnienia dostępu do sieci telekomunikacyjnej, zaproponowano rozwiązanie umożliwiające w tego typu sytuacjach zmianę sposobu realizacji przez podatników obowiązków nałożonych przez ustawodawcę.

W takiej sytuacji, gdy podatnik:

- czasowo nie ma możliwości uzyskać połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas obowiązek ten spełnia niezwłocznie po ustaniu  przejściowej przyczyny i jednocześnie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej online,

- trwale nie ma możliwości uzyskać połączenia poprzez sieć telekomunikacyjną z Centralnym Repozytorium Kas – wówczas jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy rejestrującej online i jednocześnie jest zobowiązany do uzyskania zgody naczelnika urzędu skarbowego na przesyłanie danych z kas online do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych. O zgodę taką podatnik będzie mógł występować zarówno przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jak również w przypadku zmiany warunków dostępu do sieci już w trakcie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas.  

Wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych podatnik składa według ustalonego wzoru.

(Podstawa prawna: art. 111 ust. 3a i 3ab ustawy o VAT oraz § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Pozostałe obowiązki:
- wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (z zastrzeżeniem przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które  w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę, opisanego szczegółowo w wyjaśnieniach dotyczących paragonu fiskalnego);
- w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

• w gotówce – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego najpóźniej z chwilą jej otrzymania; praktycznie klient powinien otrzymywać paragon fiskalny równocześnie z dokonaniem zapłaty (klient dokonuje zapłaty i od razu otrzymuje od sprzedawcy paragon),
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem – wystawianie i wydawanie nabywcy, bez jego żądania, paragonu fiskalnego niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

- wystawianie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
- wystawianie raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;  w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);
- przypisywanie oznaczenia literowego od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, według nowych wymogów, tj.  w następujący sposób:

• literze „A” – jest przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
• literze „B” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
• literze „C” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
• literze „D” – jest przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
• literze „E” – jest przypisane zwolnienie od podatku,
• literze „F” i „G” – są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;

UWAGA!
Dla podatników, którzy na dzień wejścia w życie rozporządzenia prowadzili już ewidencję przy użyciu kas rejestrujących wprowadza się trzymiesięczny okres przejściowy dla realizacji obowiązku. Podatnicy mogą stosować do dnia 31 lipca 2019 r. dotychczas stosowane oznaczenia literowe od „A” do „G” do stawek podatku lub zwolnienia od podatku przypisane do nazw towarów i usług.  
Okres przejściowy nie dotyczy kas (on-line, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) instalowanych od 1 maja 2019 r. We wszystkich kasach instalowanych od 1 maja 2019 r. należy stosować nowe wymogi dotyczące przypisywania oznaczenia literowego do stawek podatku lub zwolnienia od podatku.
Uwzględniając obowiązek prawidłowego przypisania tabeli VAT do odpowiednich liter, prawidłowego przyporządkowania stawek podatku do towarów i usług oraz ograniczoną pojemność pamięci kasy rejestrującej do dokonywanych zmian, zalecana jest konsultacja z serwisem kasy. W skrajnych przypadkach nieprawidłowe przeprowadzenie całego procesu spowodować może zablokowanie kasy oraz konieczność dokonania wymiany pamięci fiskalnej.

- przedstawianie, na żądanie organu podatkowego, przypisania odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku, o których mowa w pkt e;
- przechowywanie odpowiednio dokumentów fiskalnych i kopii dokumentów fiskalnych, w tym danych z pamięci chronionej, przez okres wymagany  w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i zapewnianie do nich dostępu;
- umieszczanie wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych;  
- zapewnianie stanu technicznego kasy gwarantującego czytelny wydruk paragonów fiskalnych i faktur, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

(Podstawa prawna: § 6 ust. 1, § 59 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Informacja o zasadach ewidencji

UWAGA: nowy obowiązek!

Nowym obowiązkiem podatnika jest zapoznać wszystkie osoby prowadzące u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia przez te osoby oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tym osobom prowadzenia tej ewidencji, z informacją  o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji  i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

Te podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego, z którymi należy zapoznać osoby prowadzące ewidencje, są następujące:

1) Każda sprzedaż towaru lub usługi osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, a także rolnikowi ryczałtowemu (w tym również otrzymanie zaliczki), jest ewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej.

2) Sprzedawca ma obowiązek wystawić i wydać kupującemu paragon fiskalny, nawet bez jego żądania.

3) Paragon fiskalny jest wydawany kupującemu najpóźniej z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności (zapłata gotówką, kartą, odroczona płatność, przelew, itp.).

4) Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę w gotówce, wystawia i wydaje paragon fiskalny  z chwilą jej otrzymania.

5) Sprzedawca, który otrzymał zaliczkę przelewem lub tytułem wpłaty na rachunek, wystawia i wydaje paragon fiskalny niezwłocznie po uznaniu tej należności na rachunku bankowym (lub rachunku w SKOK), nie później niż z końcem miesiąca,  w którym należność została uznana na rachunku, a jeśli przed końcem tego miesiąca podatnik dokonał sprzedaży, paragon fiskalny za otrzymaną zaliczkę wystawia najpóźniej z chwilą dokonania tej sprzedaży.

6) Paragon fiskalny zawiera w szczególności następujące dane: napis „PARAGON FISKALNY”, dane sprzedawcy i jego NIP oraz centralnie umieszczone logo fiskalne i numer unikatowy kasy rejestrującej.

7) Dokument, który nie zawiera danych wymienionych w pkt 6, nie jest paragonem fiskalnym.

Z kolei skutki nieprzestrzegania podstawowych zasad, z którymi to skutkami należy zapoznać  osoby obsługujące ewidencje, są następujące:

1) Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury)  może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe zgodnie Kodeks karny skarbowy.

2) Niezaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej powoduje zaniżanie wysokości sprzedaży podatnika, która powinna być opodatkowana.

3) Wystawienie i wydanie z kasy rejestrującej innego dokumentu niż paragon fiskalny (faktura) oznacza, że sprzedaż nie została zaewidencjonowana i nie wydano paragonu fiskalnego (faktury).

Informacja o zasadach oraz oświadczenie, o zapoznaniu się z tymi zasadami, sporządzane są  w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby prowadzącej ewidencję. Podatnik powinien, dla celów dowodowych, przechowywać egzemplarz oświadczenia podpisany przez osobę prowadzącą ewidencję.

Polecamy: Elektroniczna dokumentacja podatkowa

Wzór informacji o zasadach ewidencji oraz oświadczenia składanego przez prowadzącego ewidencję, który może być zastosowany przez podatnika, stanowi załącznik nr 1  do rozporządzenia. Wzór ten dostępny jest na stronie MF podatki.gov.pl/VAT/Kasy on-line  w zakładce Akty prawne.

Osoby prowadzące u podatnika ewidencję, które rozpoczęły prowadzenie ewidencji przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia, składają oświadczenie o zapoznaniu się  z zasadami ewidencji i wystawiania paragonów fiskalnych oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad do dnia 31 maja 2019 r.

(Podstawa prawna: § 6 ust. 3-6, § 58  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

PARAGON FISKALNY

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają paragony fiskalne  i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, z pewnym zastrzeżeniem.

Zastrzeżenie dotyczy przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar lub świadczą usługę. W takim przypadku, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się  z danymi o sprzedaży poprzez ich odpowiednie wyświetlenie na urządzeniu do automatycznej sprzedaży towarów i usług w sposób określony w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas, tj. pod warunkiem wyświetlenia na wyświetlaczu dla nabywcy odpowiednich pozycji paragonu dotyczących transakcji sprzedaży, przez nie mniej niż 30 sekund lub do rozpoczęcie kolejnej transakcji sprzedaży.

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas (online,  z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z przepisami  o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

(Podstawa prawna: § 12 i 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących oraz § 23 i 54 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące)

SERWISOWANIE KAS (NOWE OBOWIĄZKI!)

Podatnik używający kas (online, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) jest obowiązany do wyboru oraz korzystania z usług podmiotu prowadzącego serwis, widniejącego w wykazie serwisantów, który jest opublikowany i niezwłocznie aktualizowany. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi, na stronie BIP MF, w postaci elektronicznej, wykaz serwisantów, którzy są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów), a wykaz serwisantów jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wykaz zawiera dla konkretnego serwisanta numer jego identyfikatora oraz listę typów kas, do których posiada uprawnienia  wraz z datą (przy każdym typie) ważności uprawnienia dla tego typu kasy. Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępni wykaz do dnia 31 maja 2019 r.

(Podstawa prawna: § 9 ust. 4, § 50 ust. 1 i 2 i § 63 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Do dnia 30 czerwca 2019 r. zmiana podmiotu prowadzącego serwis niewynikająca z naruszenia warunków jego prowadzenia może być dokonana, na wniosek podatnika, za zgodą podmiotu prowadzącego serwis główny, z tym że nie może on odmówić zgody na zmianę podmiotu prowadzącego serwis, jeżeli warunki cenowe i miejsca jego świadczenia są korzystniejsze dla podatnika.

Zgodnie z nowymi zasadami zmiany podmiotu prowadzącego serwis kasy, po 30 czerwca 2019 r. podatnik może dokonać bez uprzednio uzyskanej zgody podmiotu prowadzącego serwis główny. Jest natomiast zobowiązany o tej zmianie zawiadomić podmiot prowadzący serwis główny w ciągu 5 dni od jej dokonania. Nie ma natomiast obowiązku powiadamiania  o zmianie naczelnika urzędu skarbowego. Dokonując wyboru podmiotu prowadzącego serwis kas należy sprawdzić, czy serwisant z tego (nowego) podmiotu znajduje się w ww. wykazie.

(Podstawa prawna: § 9 ust. 3 i § 60 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Uwzględniając nowe obowiązki nałożone zarówno na podatników jak i na serwisy świadczące usługi w zakresie serwisu kas, zwraca się uwagę że wybór serwisu powinien być dokonany przez podatnika z dużą starannością. Rekomendowane jest podpisywanie umów  z serwisantami. Sporządzana pisemna umowa pomiędzy podatnikiem a serwisem na obsługę urządzeń powinna zabezpieczać interesy podatnika, a w szczególności: zapewnienie prawidłowego nadzoru nad pracą kasy oraz terminowym wykonywaniem przeglądów przez upoważnionych serwisantów widniejących w wykazie udostępnionym na stronie BIP, sprawne realizowanie powierzonych czynności serwisowych, pomoc z weryfikacją połączenia kasy online z CRK.

Ministerstwo Finansów mając na uwadze konieczność weryfikacji prawidłowości działania użytkowanych przez podatników kas rejestrujących (wszystkich rodzajów), zobowiązuje podatników do poddawania kas w terminach określonych w przepisach, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas. Podatnicy są zobowiązani do dokonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kas nie rzadziej niż co 2 lata, jak dotychczas.

Podatnik, w okresie zawieszenia działalności, jeśli nie prowadzi w tym okresie ewidencji, nie ma obowiązku dokonywania przeglądów technicznych, natomiast po wznowieniu działalności a przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji należy przegląd wykonać.

(Podstawa prawna: § 54 ust. 1 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Kasy online oddane w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy  o podobnym charakterze muszą być również, przed ich fiskalizacją, poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.

(Podstawa prawna: § 54 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Obecnie serwisant wykonuje przegląd techniczny kasy w terminie 3 dni od momentu zgłoszenia kasy do przeglądu (dotychczas było to 5 dni).

(Podstawa prawna: § 51 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas)

W stosunku do poprzednich przepisów serwisant ma obowiązek dodatkowo, podczas obowiązkowego przeglądu, sprawdzić poprawność ustawień zegara kasy.

(Podstawa prawna: § 55 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Niedopełnienie przez podatników obowiązku poddawania kas przeglądom technicznym  w obowiązujących terminach – nie rzadziej niż co 2 lata - wiąże się z nałożeniem kary pieniężnej w wysokości 300 zł.

(Podstawa prawna: § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących i art. 111 ust. 6ka ustawy)

Ponadto, jeśli przegląd kasy nie zostanie wykonany w okresie 3 lat od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji na tej kasie oraz podatnik wcześniej skorzystał z odliczenia (lub zwrotu) na zakup tej kasy – obowiązany będzie do zwrotu tego odliczenia (lub zwrotu) na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

(Podstawa prawna: art. 111 ust. 6 ustawy)

Przegląd techniczny jest odnotowywany w książce kasy oraz zarejestrowany jako zdarzenie  w pamięci fiskalnej – w przypadku kas online. Do książki kasy dołącza się zalecania pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie tego przeglądu.

(Podstawa prawna: § 55 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Podmioty prowadzące serwis kas, zobowiązane są składać do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wykaz wykonanych przeglądów technicznych w kasach  z kopią papierową i z kopią elektroniczną w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został dokonany przegląd. Wykaz zawiera imię i nazwisko lub nazwę i numer identyfikacji podatkowej podmiotu prowadzącego serwis i podatnika, numer ewidencyjny i numer unikatowy kasy rejestrującej oraz datę dokonania przeglądu.

(Podstawa prawna: art. 145a ust. 13 ustawy)

Źródło: Broszura informacyjna Ministerstwa Finansów - Zmiany w zakresie kas rejestrujących od 1 maja 2019 r. - kasy on-line