| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Podatki > VAT > Kasy fiskalne > Kasy online - szczegółowe zasady używania, obowiązki podatnika

Kasy online - szczegółowe zasady używania, obowiązki podatnika

Od 1 maja 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie dotyczące stosowania kas rejestrujących. Zostały w nim określone szczegółowe zasady używania kas rejestrujących nowego typu, czyli kas online. Prezentujemy broszurę informacyjną przygotowaną przez Ministerstwo Finansów w tym zakresie.

Od 1 maja 2019 r. podatnicy zobowiązani do używania kas rejestrujących do prowadzenia ewidencji sprzedaży mają możliwość stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących: kas online. Urządzenia te umożliwiają przekazywanie danych o sprzedaży rejestrowanej na kasach do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS. System ten będzie odbierał  i gromadził dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych. Dane z kas on-line zawierają wszystkie informacje z paragonów m.in. NIP podatnika i jego dane adresowe, podstawę opodatkowania, kwotę podatku, stawkę VAT, rodzaj towaru/usługi, datę i czas sprzedaży. Dane te są przekazywane bezpośrednio, automatycznie, również w czasie rzeczywistym dokonanej transakcji.

Możliwość stosowania kas on-line oznacza, że nie nakłada się obowiązku wymiany dotychczas używanych kas rejestrujących na kasy on-line (z wyjątkiem niektórych branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości).

Obowiązek używania kas przez podatników rozpoczynających działalność w danych branżach, a także obowiązek wymiany kas rejestrujących, na kasy on-line przedstawia się następująco:
- branża paliwowa (sprzedaż paliw), usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji – od 1.01.2020 r.,
- branża gastronomiczna, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, sprzedaż węgla – od 1.07.2020 r.,  
- branża budowlana, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze oraz usługi typu fitness (wyłącznie w zakresie wstępu) – od 1.01.2021 r.

Stosowanie kas rejestrujących starego typu, poza wskazanymi wyżej branżami, będzie możliwe do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej - w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.

Jednocześnie, w celu sukcesywnej wymiany kas starego typu na kasy on-line wprowadzono terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (będzie jednak można ich używać). Terminy te są następujące:
- dla kas z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.
- dla kas z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.

Razem z wejściem w życie ustawy wprowadzającej kasy on-line, zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Rozporządzenie to określa nowe zasady używania kas on-line oraz dla kas starego typu, a także wprowadza nowe obowiązki dla użytkowników wszystkich rodzajów kas.

SZCZEGÓLNE ZASADY UŻYWANIA KAS ON-LINE

Podatnicy, ze względu na przeznaczenie do prowadzenia ewidencji danego rodzaju sprzedaży lub w dany sposób, używają:
- kasy ogólne oraz
- kasy o zastosowaniu specjalnym.  

Podatnik może używać kasę, która łączy różne kategorie kas, o których mowa wyżej, o ile kasa spełnia wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla danej kategorii kas.

Kasy on-line będą mogły być używane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze.

Zmniejszono zakres obowiązków podatników w związku z wdrożeniem systemu kas online, tj.
- zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (co do zasady kasy rejestrujące online będą się łączyły z Centralnym Repozytorium Kas). Fiskalizacja  i tym samym zgłoszenie kasy do naczelnika urzędu skarbowego będą dokonywały się automatycznie.  
- podatnik użytkujący kasy online nie będzie zobowiązany do drukowania kopii dokumentów fiskalnych. Kasy online zapewnią klientowi możliwość otrzymania m.in. paragonu fiskalnego w formie papierowej, jednakże podatnik użytkujący ten rodzaj kas nie będzie zobowiązany do drukowania kopii paragonów fiskalnych, raportów itp.

Fiskalizacja kasy on-line

Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas on-line podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą on-line a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie  w trybie serwisowym, w przypadku gdy kasa on-line zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych. Podczas automatycznej  fiskalizacji kasa otrzymuje numer ewidencyjny, który jest zapisywany w pamięci chronionej kasy. Zakończenie fiskalizacji potwierdzone jest wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji i pobraniem przez kasę i zapisem w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

(Podstawa prawna: § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r.  w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas on-line jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. W przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej  w kasach on-line w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie wskazanych czynności, których należy dokonać w przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej.

(Podstawa prawna: § 14 i 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego.  W przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia  z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

(Podstawa prawna: § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Zapewnienie dostępu do sieci Internet

Podatnik, po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, obowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.

(Podstawa prawna: § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru.

(Podstawa prawna: § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Podczas procesu instalacji i fiskalizacji kasy wymagana jest obecność serwisanta, który skonfiguruje i prawidłowo nawiąże połączenie z CRK. Podatnik może w późniejszym terminie zmienić użytkowane połączenie, wymagana jest jednak jego odpowiednia konfiguracja do zapewnienia prawidłowej i stałej łączności z CRK. W przypadku pojawienia się wątpliwości podatnik może zwrócić się z zapytaniem do serwisu obsługującego jego kasę.

Kasa online podczas swojej pracy nie sygnalizuje stanu transmisji danych z CRK, natomiast  w przypadku jej braku zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Po ponownym uzyskaniu łączności kasa przesyła do CRK informację o ilości nieudanych prób nawiązania połączenia.

Najem, dzierżawa, leasing kas on-line

Przepisy dopuszczają możliwość używania przez podatników kas rejestrujących online do prowadzenia ewidencji sprzedaży, na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Wymagane jest jednak, aby zostały one nabyte przez wynajmującego, wydzierżawiającego, leasingodawcę lub drugą stronę innej umowy  o podobnym charakterze, w okresie obowiązywania potwierdzenia wydanego przez Główny Urząd Miar. Ponadto kasy te muszą posiadać nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia. Podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy on-line, jest obowiązany do przekazania podatnikowi informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

(Podstawa prawna: § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Polecamy: Kasy online 2019. Wymiana, użytkowanie, nowe obowiązki informacyjne

Aktualizacja miejsca używania kasy

W przypadku zmiany miejsca używania kasy on-line podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

(Podstawa prawna: § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Zakończenie używania kasy

W przypadku zakończenia używania kas on-line z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:
- wystawia raport fiskalny dobowy;
- niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta,  przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
- składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
- sporządza i składa, wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy  i odpowiednimi raportami, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru.

W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis danych  z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

W przypadku zakończenia używania kasy on-line, gdy stwierdzono brak możliwości odczytu pamięci fiskalnej, podatnik sporządza i składa do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru, w terminie 5 dni od dnia otrzymania kopii protokołu. W przypadku zakończenia przez kasę on-line pracy  w trybie fiskalnym, podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

(Podstawa prawna: § 31-33 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Opakowania zwrotne

W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy on-line wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY” lub „DO ZWROTU” lub „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

(Podstawa prawna: § 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Jednolity Plik Kontrolny

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Andziak

Księgowy / Biuro rachunkowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »