REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 ifirma.pl
Z ifirma.pl księgujesz gdziekolwiek jesteś.
Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania
Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Kasa fiskalna (kasa rejestrująca) ma za zadanie rejestrowanie obrotu dotyczącego sprzedaży detalicznej. W Rozporządzeniu Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały opisane warunki, kiedy ewidencja na kasie jest obowiązkowa oraz wykazano możliwości skorzystania ze zwolnienia w zakresie jej stosowania.

Zagadnienie kasy fiskalnej dotyczy każdego przedsiębiorcy, który zamierza sprzedawać towary, czy świadczyć usługi na rzecz „niefirm” (osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej), nie ma tu znaczenia czy sprzedawca jest płatnikiem VAT, czy może jest zwolniony podmiotowo z rozliczeń VAT-owskich.

REKLAMA

REKLAMA

Rozpatrując obowiązek zakupu kasy przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy sprzedaż której dokonuje nie musi być obowiązkowo ewidencjonowana na kasie. Ponadto warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ewidencja za pomocą kasy nie jest lepszą opcją dokumentowania sprzedaży, niż prowadzenie zapisów w Ewidencji sprzedaży niedokumentowanej.

Warto zauważyć, iż w związku z zakupem pierwszej kasy fiskalnej podatnikowi przysługuje ulga na jej zakup w wysokości 90% ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł. Ponadto dobrze skonfigurowana kasa posiadająca w bazie katalog sprzedawanych towarów jest i dla klienta i dla sprzedawcy znacznym ułatwieniem i udogodnieniem. Dla klienta otrzymanie paragonu stanowi dowód zakupu, co może być podstawą zwrotu, reklamacji. Dla sprzedawcy kasa rozwiązuje sprawę ewidencjonowania sprzedaży poprzez szybkie skalkulowanie wartości sprzedanych towarów, oraz ułatwia księgowanie generując dobowe i miesięczne raporty sprzedaży.

Biuletyn VAT

Ewidencja na kasie – ewidencjonowanie wybranej sprzedaży

REKLAMA

Sprzedając towary i świadcząc usługi na rzecz „niefirm” warto dokładnie przestudiować Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. W sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie zawsze bowiem mając kasę fiskalną każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych musi być na niej ewidencjonowana. Przykładem może tu być wysyłkowa sprzedaż towarów, gdzie płatność następuje w formie bezgotówkowej. Przy spełnieniu określonych warunków przedsiębiorca prowadząc sprzedaż stacjonarną i za pośrednictwem sklepu internetowego ma obowiązek ewidencjonować na kasie jedynie bezpośrednie wpłaty od klientów, którzy dokonali zakupu w sklepie stacjonarnym. Analogiczna zasada występuje co do innych czynności jak i dostaw wymienionych w załączniku do Rozporządzenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczególnym rodzajem sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób fizycznych, jest sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju, która dotyczy wysyłki towarów z Polski na rzecz konsumentów z Unii Europejskiej. Rozpatrując ewidencję na kasie warto zauważyć, iż dokonując dany typ sprzedaży występuje każdorazowo obowiązek wystawienia faktury i nie podlega ona pod obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

Ewidencja na kasie w walucie obcej

Przedsiębiorca, który chce prowadzić sprzedaż na rzecz klientów w innej walucie niż PLN powinien posiadać kasę wyposażoną w funkcję dająca możliwość przeliczenia kursu walut.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków technicznych dotyczących kas fiskalnych (par. 14 ust. 1) program pracy kasy musi posiadać funkcje:

„1) umożliwiającą użytkownikowi kasy dokonywanie zmiany nazwy waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, lub jej skrótu oraz zaprogramowania tej zmiany z wyprzedzeniem poprzez określenie daty, godziny i minuty zmiany;

2) zapisania daty, godziny i minuty rozpoczęcia prowadzenia rejestracji sprzedaży w zmienionej walucie w pamięci fiskalnej;

3) przeliczenia łącznej kwoty sprzedaży brutto na inne waluty, przy czym wynik przeliczenia wraz z podaniem kursu i rozliczeniem należności powinien być przedstawiony na paragonie fiskalnym po logo fiskalnym z oznaczeniem zastosowanych walut, a przeliczenie powinno odbywać się z dokładnością nie mniejszą niż 6 znaków po przecinku i wynik przeliczenia powinien zostać zaokrąglony do 2 znaków po przecinku”

Dodatkowo paragon wystawiony w walucie musi zawierać: „oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto.”

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Kiedy wystawić fakturę do paragonu

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, jeśli osoba fizyczna zgłosi żądanie wystawienia faktury nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Termin na wystawienie faktury dla klienta zależy od tego, kiedy zostanie zgłoszone żądanie wydania faktury. W momencie, gdy klient zgłosi chęć otrzymania faktury w miesiącu sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia kolejnego miesiąca. W przypadku zgłoszenia żądania po zakończeniu miesiąca sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia od zgłoszenia żądania.

Numery nadane kasie

Numer ewidencyjny – nadawany jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego po wciągnięciu urządzenia do ewidencji. Jest to numer indywidualnie nadany dla kasy, identyfikujący konkretne urządzenie. Wydawany jest do 30 dni od daty złożenia zgłoszenia dot. kasy przez podatnika. Po jego otrzymaniu (najczęściej pocztą) podatnik nanosi go trwale na kasę i umieszcza w książce serwisowej kasy.

Numer unikatowy kasy – jest to indywidualny nr nadany przez producenta kasy fiskalnej, nie da się go ani zmienić, ani wykasować z kasy, ta kombinacja 3 liter i 8 cyfr pozwala na szybką identyfikację kasy w przypadku np. Kradzieży.

100 pytań o samochód w firmie + CD

Rodzaje kas fiskalnych

Kasy fiskalne dzielimy na dwie grupy – kasy ERC (Electronic Cash Register) oraz kasy POS, zwane również kasami komputerowymi (Electronic Point Of Sale). Kasy ERC charakteryzują się ograniczoną pamięcią i stałym oprogramowaniem. Kasy POS są najbardziej technologicznie zaawansowaną grupą urządzeń rejestrujących. Poza samą ewidencją posiadają tak wiele funkcji, iż spokojnie można je nazwać komputerami. Zaletą kas POS jest wymiana oprogramowania bez konieczności zmiany modułu fiskalnego kasy.

Wśród najpopularniejszych kas typu ERC wyróżniamy kasy mobilne oraz jednostanowiskowe i wielosystemowe. Kasy mobilne, inaczej przenośne to urządzenia o niewielkich rozmiarach. Kasy mobilne mają okrojony zakres funkcjonalności, jednakże idealnie nadają się dla przedsiębiorców w drobnym handlu, prowadzących handel obwoźny, obsługujący imprezy plenerowe, czy sprzedających na targowiskach, bazarach.

Kategoryzując kasy warto również zwrócić uwagę na zagadnienie drukarki fiskalnej. Drukarki fiskalne to urządzenia, które pozwalają na wydruk paragonów bezpośrednio z komputera, drukarka nie posiada samodzielnej klawiatury, jej głównym zadaniem jest zadbanie o poprawność stanów magazynowych firmy. Dzięki współpracy z programem sprzedażowym drukarka przyspiesza pracę na posiadanej bazie towarów.

Obowiązki posiadającego kasę fiskalną

Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej podatnik ma obowiązek przede wszystkim wydać oryginał paragonu klientowi oraz raz na dzień (jeżeli w danym dniu była dokonana sprzedaż) wydrukować raport dobowy (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego). Ponadto każdego pierwszego dnia miesiąca pracującego, przedsiębiorca ma obowiązek drukować raport miesięczny.

Każdy posiadający kasę musi pamiętać o obowiązkowym przeglądzie, który ma być dokonany po co najmniej 24 miesiącach użytkowania kasy. Przedsiębiorca posiadający kasę przechowuje: kopie rolek i raportów dobowych, przez okres kolejnych 5 lat, kopie paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane. Po 5 latach pracy przedsiębiorca wymienia obowiązkowo moduł fiskalny kasy.

Serwisant i książka serwisowa kasy

Podmiot dokonujący fiskalizacji kasy zostaje na trwałe przypisany jako serwisant urządzenia i wpisany do książki serwisowej kasy. Książka służy do zapisywania zdarzeń związanych z używaniem i serwisowaniem kasy. W książce podaje się poza głównym serwisantem, również dane serwisanta rezerwowego. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie książki przez cały okres użytkowania kasy w miejscu prowadzenia sprzedaży.

Zmiana serwisu i serwisanta oczywiście jest możliwa, jednakże wymaga dopełnienia odpowiednich formalności wobec firmy serwisującej, producenta (wymagana jest jego zgoda), wiąże się z dokonaniem opłaty manipulacyjnej (ok 100-200 zł) na rzecz producenta. Ponadto po wyrażeniu zgody na zmianę serwisu kasa zostaje zgłoszona do urzędu skarbowego. Każdorazowo jest to czynność pracochłonna w związku z przygotowaniem niezbędnych do zmiany dokumentów.

Awaria kasy fiskalnej

Awaria kasy, dla podatnika nieposiadającego kasy awaryjnej, oznacza przerwę w sprzedaży. Nie można dokonywać bowiem sprzedaży na rzecz „niefirm”, kiedy kasa jest nieczynna. Warto tutaj zauważyć, iż ustawodawca przewidział kary dla niestosujących się do danego obowiązku.

Jeżeli przedsiębiorca posiada kasę rezerwową i w przypadku uszkodzenia głównej kasy z niej skorzysta, a kasa rezerwowa znajduje się w miejscu prowadzenia sprzedaży to wstrzymanie się od dokonywania dalszych dostaw nie jest konieczne. Kiedy kasa rezerwowa jest zlokalizowana w innym miejscu niż kasa, która uległa awarii przedsiębiorca powinien o fakcie z jej skorzystania powiadomić urząd skarbowy oraz wezwać serwisanta celem zmiany danych dla generowanych paragonów.

Kontrola urządzenia fiskalnego

Podczas kontroli pracownik urzędu skarbowego sprawdza:

  • stan techniczny kasy,
  • nienaruszalność plomb,
  • numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (ten ostatni powinien być zapisany na obudowie kasy w widocznym miejscu),
  • książkę serwisową (musi być trzymana w tym samym miejscu, co kasa),
  • zaprogramowanie kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów),
  • dobowe raporty fiskalne,
  • ważność obowiązkowego przeglądu technicznego,
  • obsługę klienta (w zakresie wydawania paragonów, reklamacji i zwrotów).

Paragon fiskalny jako potwierdzenie zarejestrowania sprzedaży na kasie powinien być drukowany przy kliencie, a następnie wręczony klientowi. Kontrolerzy działający w terenie sprawdzają, czy klient otrzymał w punkcie sprzedaży paragon.

Jednoznaczna nazwa na paragonie

Od kiedy weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wiele wątpliwości wśród podatników zaczął budzić przepis dot. obowiązkowych informacji na paragonie, wg którego to paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.


12 września 2013 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, w której wyjaśnia jak dane sformułowanie ma być rozumiane. W przedstawionym stanowisku, jeżeli przykładowo podatnik dokonuje sprzedaży 5 odmian jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może, co do zasady, zaprogramować na kasie nazwę np. „jabłka”. Jeżeli jednak podatnik sprzedaje np. pomidory i pomidory na gałązce, przy czym oba towary mają różną cenę za kilogram, powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Oznacza to, iż sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji należy ściśle uzależniać od tego, jaki podatnik posiada asortyment, a co za tym idzie kwestia rozpatrzenia nazwy na paragonie będzie zawsze uzależniona od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności.

Przepisy z jakimi należy się zapoznać ewidencjonując sprzedaż na kasie:

  1. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) Dział XI Rozdział 3 Art. 111 Kasy rejestrujące
  2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544)
  3. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27.08.2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące) (Dz. U. z 2013 r. Poz. 1076 ze zm.)
  4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. Poz. 363 ze zm.)

Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA