REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 ifirma.pl
Z ifirma.pl księgujesz gdziekolwiek jesteś.
Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania
Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Kasa fiskalna (kasa rejestrująca) ma za zadanie rejestrowanie obrotu dotyczącego sprzedaży detalicznej. W Rozporządzeniu Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały opisane warunki, kiedy ewidencja na kasie jest obowiązkowa oraz wykazano możliwości skorzystania ze zwolnienia w zakresie jej stosowania.

Zagadnienie kasy fiskalnej dotyczy każdego przedsiębiorcy, który zamierza sprzedawać towary, czy świadczyć usługi na rzecz „niefirm” (osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej), nie ma tu znaczenia czy sprzedawca jest płatnikiem VAT, czy może jest zwolniony podmiotowo z rozliczeń VAT-owskich.

REKLAMA

REKLAMA

Rozpatrując obowiązek zakupu kasy przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy sprzedaż której dokonuje nie musi być obowiązkowo ewidencjonowana na kasie. Ponadto warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ewidencja za pomocą kasy nie jest lepszą opcją dokumentowania sprzedaży, niż prowadzenie zapisów w Ewidencji sprzedaży niedokumentowanej.

Warto zauważyć, iż w związku z zakupem pierwszej kasy fiskalnej podatnikowi przysługuje ulga na jej zakup w wysokości 90% ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł. Ponadto dobrze skonfigurowana kasa posiadająca w bazie katalog sprzedawanych towarów jest i dla klienta i dla sprzedawcy znacznym ułatwieniem i udogodnieniem. Dla klienta otrzymanie paragonu stanowi dowód zakupu, co może być podstawą zwrotu, reklamacji. Dla sprzedawcy kasa rozwiązuje sprawę ewidencjonowania sprzedaży poprzez szybkie skalkulowanie wartości sprzedanych towarów, oraz ułatwia księgowanie generując dobowe i miesięczne raporty sprzedaży.

Biuletyn VAT

Ewidencja na kasie – ewidencjonowanie wybranej sprzedaży

REKLAMA

Sprzedając towary i świadcząc usługi na rzecz „niefirm” warto dokładnie przestudiować Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. W sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie zawsze bowiem mając kasę fiskalną każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych musi być na niej ewidencjonowana. Przykładem może tu być wysyłkowa sprzedaż towarów, gdzie płatność następuje w formie bezgotówkowej. Przy spełnieniu określonych warunków przedsiębiorca prowadząc sprzedaż stacjonarną i za pośrednictwem sklepu internetowego ma obowiązek ewidencjonować na kasie jedynie bezpośrednie wpłaty od klientów, którzy dokonali zakupu w sklepie stacjonarnym. Analogiczna zasada występuje co do innych czynności jak i dostaw wymienionych w załączniku do Rozporządzenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczególnym rodzajem sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób fizycznych, jest sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju, która dotyczy wysyłki towarów z Polski na rzecz konsumentów z Unii Europejskiej. Rozpatrując ewidencję na kasie warto zauważyć, iż dokonując dany typ sprzedaży występuje każdorazowo obowiązek wystawienia faktury i nie podlega ona pod obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

Ewidencja na kasie w walucie obcej

Przedsiębiorca, który chce prowadzić sprzedaż na rzecz klientów w innej walucie niż PLN powinien posiadać kasę wyposażoną w funkcję dająca możliwość przeliczenia kursu walut.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków technicznych dotyczących kas fiskalnych (par. 14 ust. 1) program pracy kasy musi posiadać funkcje:

„1) umożliwiającą użytkownikowi kasy dokonywanie zmiany nazwy waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, lub jej skrótu oraz zaprogramowania tej zmiany z wyprzedzeniem poprzez określenie daty, godziny i minuty zmiany;

2) zapisania daty, godziny i minuty rozpoczęcia prowadzenia rejestracji sprzedaży w zmienionej walucie w pamięci fiskalnej;

3) przeliczenia łącznej kwoty sprzedaży brutto na inne waluty, przy czym wynik przeliczenia wraz z podaniem kursu i rozliczeniem należności powinien być przedstawiony na paragonie fiskalnym po logo fiskalnym z oznaczeniem zastosowanych walut, a przeliczenie powinno odbywać się z dokładnością nie mniejszą niż 6 znaków po przecinku i wynik przeliczenia powinien zostać zaokrąglony do 2 znaków po przecinku”

Dodatkowo paragon wystawiony w walucie musi zawierać: „oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto.”

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Kiedy wystawić fakturę do paragonu

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, jeśli osoba fizyczna zgłosi żądanie wystawienia faktury nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Termin na wystawienie faktury dla klienta zależy od tego, kiedy zostanie zgłoszone żądanie wydania faktury. W momencie, gdy klient zgłosi chęć otrzymania faktury w miesiącu sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia kolejnego miesiąca. W przypadku zgłoszenia żądania po zakończeniu miesiąca sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia od zgłoszenia żądania.

Numery nadane kasie

Numer ewidencyjny – nadawany jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego po wciągnięciu urządzenia do ewidencji. Jest to numer indywidualnie nadany dla kasy, identyfikujący konkretne urządzenie. Wydawany jest do 30 dni od daty złożenia zgłoszenia dot. kasy przez podatnika. Po jego otrzymaniu (najczęściej pocztą) podatnik nanosi go trwale na kasę i umieszcza w książce serwisowej kasy.

Numer unikatowy kasy – jest to indywidualny nr nadany przez producenta kasy fiskalnej, nie da się go ani zmienić, ani wykasować z kasy, ta kombinacja 3 liter i 8 cyfr pozwala na szybką identyfikację kasy w przypadku np. Kradzieży.

100 pytań o samochód w firmie + CD

Rodzaje kas fiskalnych

Kasy fiskalne dzielimy na dwie grupy – kasy ERC (Electronic Cash Register) oraz kasy POS, zwane również kasami komputerowymi (Electronic Point Of Sale). Kasy ERC charakteryzują się ograniczoną pamięcią i stałym oprogramowaniem. Kasy POS są najbardziej technologicznie zaawansowaną grupą urządzeń rejestrujących. Poza samą ewidencją posiadają tak wiele funkcji, iż spokojnie można je nazwać komputerami. Zaletą kas POS jest wymiana oprogramowania bez konieczności zmiany modułu fiskalnego kasy.

Wśród najpopularniejszych kas typu ERC wyróżniamy kasy mobilne oraz jednostanowiskowe i wielosystemowe. Kasy mobilne, inaczej przenośne to urządzenia o niewielkich rozmiarach. Kasy mobilne mają okrojony zakres funkcjonalności, jednakże idealnie nadają się dla przedsiębiorców w drobnym handlu, prowadzących handel obwoźny, obsługujący imprezy plenerowe, czy sprzedających na targowiskach, bazarach.

Kategoryzując kasy warto również zwrócić uwagę na zagadnienie drukarki fiskalnej. Drukarki fiskalne to urządzenia, które pozwalają na wydruk paragonów bezpośrednio z komputera, drukarka nie posiada samodzielnej klawiatury, jej głównym zadaniem jest zadbanie o poprawność stanów magazynowych firmy. Dzięki współpracy z programem sprzedażowym drukarka przyspiesza pracę na posiadanej bazie towarów.

Obowiązki posiadającego kasę fiskalną

Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej podatnik ma obowiązek przede wszystkim wydać oryginał paragonu klientowi oraz raz na dzień (jeżeli w danym dniu była dokonana sprzedaż) wydrukować raport dobowy (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego). Ponadto każdego pierwszego dnia miesiąca pracującego, przedsiębiorca ma obowiązek drukować raport miesięczny.

Każdy posiadający kasę musi pamiętać o obowiązkowym przeglądzie, który ma być dokonany po co najmniej 24 miesiącach użytkowania kasy. Przedsiębiorca posiadający kasę przechowuje: kopie rolek i raportów dobowych, przez okres kolejnych 5 lat, kopie paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane. Po 5 latach pracy przedsiębiorca wymienia obowiązkowo moduł fiskalny kasy.

Serwisant i książka serwisowa kasy

Podmiot dokonujący fiskalizacji kasy zostaje na trwałe przypisany jako serwisant urządzenia i wpisany do książki serwisowej kasy. Książka służy do zapisywania zdarzeń związanych z używaniem i serwisowaniem kasy. W książce podaje się poza głównym serwisantem, również dane serwisanta rezerwowego. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie książki przez cały okres użytkowania kasy w miejscu prowadzenia sprzedaży.

Zmiana serwisu i serwisanta oczywiście jest możliwa, jednakże wymaga dopełnienia odpowiednich formalności wobec firmy serwisującej, producenta (wymagana jest jego zgoda), wiąże się z dokonaniem opłaty manipulacyjnej (ok 100-200 zł) na rzecz producenta. Ponadto po wyrażeniu zgody na zmianę serwisu kasa zostaje zgłoszona do urzędu skarbowego. Każdorazowo jest to czynność pracochłonna w związku z przygotowaniem niezbędnych do zmiany dokumentów.

Awaria kasy fiskalnej

Awaria kasy, dla podatnika nieposiadającego kasy awaryjnej, oznacza przerwę w sprzedaży. Nie można dokonywać bowiem sprzedaży na rzecz „niefirm”, kiedy kasa jest nieczynna. Warto tutaj zauważyć, iż ustawodawca przewidział kary dla niestosujących się do danego obowiązku.

Jeżeli przedsiębiorca posiada kasę rezerwową i w przypadku uszkodzenia głównej kasy z niej skorzysta, a kasa rezerwowa znajduje się w miejscu prowadzenia sprzedaży to wstrzymanie się od dokonywania dalszych dostaw nie jest konieczne. Kiedy kasa rezerwowa jest zlokalizowana w innym miejscu niż kasa, która uległa awarii przedsiębiorca powinien o fakcie z jej skorzystania powiadomić urząd skarbowy oraz wezwać serwisanta celem zmiany danych dla generowanych paragonów.

Kontrola urządzenia fiskalnego

Podczas kontroli pracownik urzędu skarbowego sprawdza:

  • stan techniczny kasy,
  • nienaruszalność plomb,
  • numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (ten ostatni powinien być zapisany na obudowie kasy w widocznym miejscu),
  • książkę serwisową (musi być trzymana w tym samym miejscu, co kasa),
  • zaprogramowanie kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów),
  • dobowe raporty fiskalne,
  • ważność obowiązkowego przeglądu technicznego,
  • obsługę klienta (w zakresie wydawania paragonów, reklamacji i zwrotów).

Paragon fiskalny jako potwierdzenie zarejestrowania sprzedaży na kasie powinien być drukowany przy kliencie, a następnie wręczony klientowi. Kontrolerzy działający w terenie sprawdzają, czy klient otrzymał w punkcie sprzedaży paragon.

Jednoznaczna nazwa na paragonie

Od kiedy weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wiele wątpliwości wśród podatników zaczął budzić przepis dot. obowiązkowych informacji na paragonie, wg którego to paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.


12 września 2013 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, w której wyjaśnia jak dane sformułowanie ma być rozumiane. W przedstawionym stanowisku, jeżeli przykładowo podatnik dokonuje sprzedaży 5 odmian jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może, co do zasady, zaprogramować na kasie nazwę np. „jabłka”. Jeżeli jednak podatnik sprzedaje np. pomidory i pomidory na gałązce, przy czym oba towary mają różną cenę za kilogram, powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Oznacza to, iż sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji należy ściśle uzależniać od tego, jaki podatnik posiada asortyment, a co za tym idzie kwestia rozpatrzenia nazwy na paragonie będzie zawsze uzależniona od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności.

Przepisy z jakimi należy się zapoznać ewidencjonując sprzedaż na kasie:

  1. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) Dział XI Rozdział 3 Art. 111 Kasy rejestrujące
  2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544)
  3. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27.08.2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące) (Dz. U. z 2013 r. Poz. 1076 ze zm.)
  4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. Poz. 363 ze zm.)

Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy nie zapłacisz podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

REKLAMA