Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania

Zagadnienie kasy fiskalnej dotyczy każdego przedsiębiorcy, który zamierza sprzedawać towary, czy świadczyć usługi na rzecz „niefirm” (osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej), nie ma tu znaczenia czy sprzedawca jest płatnikiem VAT, czy może jest zwolniony podmiotowo z rozliczeń VAT-owskich.

Rozpatrując obowiązek zakupu kasy przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy sprzedaż której dokonuje nie musi być obowiązkowo ewidencjonowana na kasie. Ponadto warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ewidencja za pomocą kasy nie jest lepszą opcją dokumentowania sprzedaży, niż prowadzenie zapisów w Ewidencji sprzedaży niedokumentowanej.

Warto zauważyć, iż w związku z zakupem pierwszej kasy fiskalnej podatnikowi przysługuje ulga na jej zakup w wysokości 90% ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł. Ponadto dobrze skonfigurowana kasa posiadająca w bazie katalog sprzedawanych towarów jest i dla klienta i dla sprzedawcy znacznym ułatwieniem i udogodnieniem. Dla klienta otrzymanie paragonu stanowi dowód zakupu, co może być podstawą zwrotu, reklamacji. Dla sprzedawcy kasa rozwiązuje sprawę ewidencjonowania sprzedaży poprzez szybkie skalkulowanie wartości sprzedanych towarów, oraz ułatwia księgowanie generując dobowe i miesięczne raporty sprzedaży.

Biuletyn VAT

Ewidencja na kasie – ewidencjonowanie wybranej sprzedaży

Sprzedając towary i świadcząc usługi na rzecz „niefirm” warto dokładnie przestudiować Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. W sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie zawsze bowiem mając kasę fiskalną każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych musi być na niej ewidencjonowana. Przykładem może tu być wysyłkowa sprzedaż towarów, gdzie płatność następuje w formie bezgotówkowej. Przy spełnieniu określonych warunków przedsiębiorca prowadząc sprzedaż stacjonarną i za pośrednictwem sklepu internetowego ma obowiązek ewidencjonować na kasie jedynie bezpośrednie wpłaty od klientów, którzy dokonali zakupu w sklepie stacjonarnym. Analogiczna zasada występuje co do innych czynności jak i dostaw wymienionych w załączniku do Rozporządzenia.

Szczególnym rodzajem sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób fizycznych, jest sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju, która dotyczy wysyłki towarów z Polski na rzecz konsumentów z Unii Europejskiej. Rozpatrując ewidencję na kasie warto zauważyć, iż dokonując dany typ sprzedaży występuje każdorazowo obowiązek wystawienia faktury i nie podlega ona pod obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

Ewidencja na kasie w walucie obcej

Przedsiębiorca, który chce prowadzić sprzedaż na rzecz klientów w innej walucie niż PLN powinien posiadać kasę wyposażoną w funkcję dająca możliwość przeliczenia kursu walut.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków technicznych dotyczących kas fiskalnych (par. 14 ust. 1) program pracy kasy musi posiadać funkcje:

„1) umożliwiającą użytkownikowi kasy dokonywanie zmiany nazwy waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, lub jej skrótu oraz zaprogramowania tej zmiany z wyprzedzeniem poprzez określenie daty, godziny i minuty zmiany;

2) zapisania daty, godziny i minuty rozpoczęcia prowadzenia rejestracji sprzedaży w zmienionej walucie w pamięci fiskalnej;

3) przeliczenia łącznej kwoty sprzedaży brutto na inne waluty, przy czym wynik przeliczenia wraz z podaniem kursu i rozliczeniem należności powinien być przedstawiony na paragonie fiskalnym po logo fiskalnym z oznaczeniem zastosowanych walut, a przeliczenie powinno odbywać się z dokładnością nie mniejszą niż 6 znaków po przecinku i wynik przeliczenia powinien zostać zaokrąglony do 2 znaków po przecinku”

Dodatkowo paragon wystawiony w walucie musi zawierać: „oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto.”

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Kiedy wystawić fakturę do paragonu

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, jeśli osoba fizyczna zgłosi żądanie wystawienia faktury nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Termin na wystawienie faktury dla klienta zależy od tego, kiedy zostanie zgłoszone żądanie wydania faktury. W momencie, gdy klient zgłosi chęć otrzymania faktury w miesiącu sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia kolejnego miesiąca. W przypadku zgłoszenia żądania po zakończeniu miesiąca sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia od zgłoszenia żądania.

Numery nadane kasie

Numer ewidencyjny – nadawany jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego po wciągnięciu urządzenia do ewidencji. Jest to numer indywidualnie nadany dla kasy, identyfikujący konkretne urządzenie. Wydawany jest do 30 dni od daty złożenia zgłoszenia dot. kasy przez podatnika. Po jego otrzymaniu (najczęściej pocztą) podatnik nanosi go trwale na kasę i umieszcza w książce serwisowej kasy.

Numer unikatowy kasy – jest to indywidualny nr nadany przez producenta kasy fiskalnej, nie da się go ani zmienić, ani wykasować z kasy, ta kombinacja 3 liter i 8 cyfr pozwala na szybką identyfikację kasy w przypadku np. Kradzieży.

100 pytań o samochód w firmie + CD

Rodzaje kas fiskalnych

Kasy fiskalne dzielimy na dwie grupy – kasy ERC (Electronic Cash Register) oraz kasy POS, zwane również kasami komputerowymi (Electronic Point Of Sale). Kasy ERC charakteryzują się ograniczoną pamięcią i stałym oprogramowaniem. Kasy POS są najbardziej technologicznie zaawansowaną grupą urządzeń rejestrujących. Poza samą ewidencją posiadają tak wiele funkcji, iż spokojnie można je nazwać komputerami. Zaletą kas POS jest wymiana oprogramowania bez konieczności zmiany modułu fiskalnego kasy.

Wśród najpopularniejszych kas typu ERC wyróżniamy kasy mobilne oraz jednostanowiskowe i wielosystemowe. Kasy mobilne, inaczej przenośne to urządzenia o niewielkich rozmiarach. Kasy mobilne mają okrojony zakres funkcjonalności, jednakże idealnie nadają się dla przedsiębiorców w drobnym handlu, prowadzących handel obwoźny, obsługujący imprezy plenerowe, czy sprzedających na targowiskach, bazarach.

Kategoryzując kasy warto również zwrócić uwagę na zagadnienie drukarki fiskalnej. Drukarki fiskalne to urządzenia, które pozwalają na wydruk paragonów bezpośrednio z komputera, drukarka nie posiada samodzielnej klawiatury, jej głównym zadaniem jest zadbanie o poprawność stanów magazynowych firmy. Dzięki współpracy z programem sprzedażowym drukarka przyspiesza pracę na posiadanej bazie towarów.

Obowiązki posiadającego kasę fiskalną

Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej podatnik ma obowiązek przede wszystkim wydać oryginał paragonu klientowi oraz raz na dzień (jeżeli w danym dniu była dokonana sprzedaż) wydrukować raport dobowy (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego). Ponadto każdego pierwszego dnia miesiąca pracującego, przedsiębiorca ma obowiązek drukować raport miesięczny.

Każdy posiadający kasę musi pamiętać o obowiązkowym przeglądzie, który ma być dokonany po co najmniej 24 miesiącach użytkowania kasy. Przedsiębiorca posiadający kasę przechowuje: kopie rolek i raportów dobowych, przez okres kolejnych 5 lat, kopie paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane. Po 5 latach pracy przedsiębiorca wymienia obowiązkowo moduł fiskalny kasy.

Serwisant i książka serwisowa kasy

Podmiot dokonujący fiskalizacji kasy zostaje na trwałe przypisany jako serwisant urządzenia i wpisany do książki serwisowej kasy. Książka służy do zapisywania zdarzeń związanych z używaniem i serwisowaniem kasy. W książce podaje się poza głównym serwisantem, również dane serwisanta rezerwowego. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie książki przez cały okres użytkowania kasy w miejscu prowadzenia sprzedaży.

Zmiana serwisu i serwisanta oczywiście jest możliwa, jednakże wymaga dopełnienia odpowiednich formalności wobec firmy serwisującej, producenta (wymagana jest jego zgoda), wiąże się z dokonaniem opłaty manipulacyjnej (ok 100-200 zł) na rzecz producenta. Ponadto po wyrażeniu zgody na zmianę serwisu kasa zostaje zgłoszona do urzędu skarbowego. Każdorazowo jest to czynność pracochłonna w związku z przygotowaniem niezbędnych do zmiany dokumentów.

Awaria kasy fiskalnej

Awaria kasy, dla podatnika nieposiadającego kasy awaryjnej, oznacza przerwę w sprzedaży. Nie można dokonywać bowiem sprzedaży na rzecz „niefirm”, kiedy kasa jest nieczynna. Warto tutaj zauważyć, iż ustawodawca przewidział kary dla niestosujących się do danego obowiązku.

Jeżeli przedsiębiorca posiada kasę rezerwową i w przypadku uszkodzenia głównej kasy z niej skorzysta, a kasa rezerwowa znajduje się w miejscu prowadzenia sprzedaży to wstrzymanie się od dokonywania dalszych dostaw nie jest konieczne. Kiedy kasa rezerwowa jest zlokalizowana w innym miejscu niż kasa, która uległa awarii przedsiębiorca powinien o fakcie z jej skorzystania powiadomić urząd skarbowy oraz wezwać serwisanta celem zmiany danych dla generowanych paragonów.

Kontrola urządzenia fiskalnego

Podczas kontroli pracownik urzędu skarbowego sprawdza:

• stan techniczny kasy,
• nienaruszalność plomb,
• numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (ten ostatni powinien być zapisany na obudowie kasy w widocznym miejscu),
• książkę serwisową (musi być trzymana w tym samym miejscu, co kasa),
• zaprogramowanie kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów),
• dobowe raporty fiskalne,
• ważność obowiązkowego przeglądu technicznego,
• obsługę klienta (w zakresie wydawania paragonów, reklamacji i zwrotów).

Paragon fiskalny jako potwierdzenie zarejestrowania sprzedaży na kasie powinien być drukowany przy kliencie, a następnie wręczony klientowi. Kontrolerzy działający w terenie sprawdzają, czy klient otrzymał w punkcie sprzedaży paragon.

Jednoznaczna nazwa na paragonie

Od kiedy weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wiele wątpliwości wśród podatników zaczął budzić przepis dot. obowiązkowych informacji na paragonie, wg którego to paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.