REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 ifirma.pl
Z ifirma.pl księgujesz gdziekolwiek jesteś.
Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania
Kasy fiskalne w firmie 2015 – zasady użytkowania
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Kasa fiskalna (kasa rejestrująca) ma za zadanie rejestrowanie obrotu dotyczącego sprzedaży detalicznej. W Rozporządzeniu Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały opisane warunki, kiedy ewidencja na kasie jest obowiązkowa oraz wykazano możliwości skorzystania ze zwolnienia w zakresie jej stosowania.

Zagadnienie kasy fiskalnej dotyczy każdego przedsiębiorcy, który zamierza sprzedawać towary, czy świadczyć usługi na rzecz „niefirm” (osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej), nie ma tu znaczenia czy sprzedawca jest płatnikiem VAT, czy może jest zwolniony podmiotowo z rozliczeń VAT-owskich.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Rozpatrując obowiązek zakupu kasy przedsiębiorca powinien przede wszystkim sprawdzić, czy sprzedaż której dokonuje nie musi być obowiązkowo ewidencjonowana na kasie. Ponadto warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy ewidencja za pomocą kasy nie jest lepszą opcją dokumentowania sprzedaży, niż prowadzenie zapisów w Ewidencji sprzedaży niedokumentowanej.

Warto zauważyć, iż w związku z zakupem pierwszej kasy fiskalnej podatnikowi przysługuje ulga na jej zakup w wysokości 90% ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł. Ponadto dobrze skonfigurowana kasa posiadająca w bazie katalog sprzedawanych towarów jest i dla klienta i dla sprzedawcy znacznym ułatwieniem i udogodnieniem. Dla klienta otrzymanie paragonu stanowi dowód zakupu, co może być podstawą zwrotu, reklamacji. Dla sprzedawcy kasa rozwiązuje sprawę ewidencjonowania sprzedaży poprzez szybkie skalkulowanie wartości sprzedanych towarów, oraz ułatwia księgowanie generując dobowe i miesięczne raporty sprzedaży.

Biuletyn VAT

REKLAMA

Ewidencja na kasie – ewidencjonowanie wybranej sprzedaży

Sprzedając towary i świadcząc usługi na rzecz „niefirm” warto dokładnie przestudiować Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. W sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie zawsze bowiem mając kasę fiskalną każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych musi być na niej ewidencjonowana. Przykładem może tu być wysyłkowa sprzedaż towarów, gdzie płatność następuje w formie bezgotówkowej. Przy spełnieniu określonych warunków przedsiębiorca prowadząc sprzedaż stacjonarną i za pośrednictwem sklepu internetowego ma obowiązek ewidencjonować na kasie jedynie bezpośrednie wpłaty od klientów, którzy dokonali zakupu w sklepie stacjonarnym. Analogiczna zasada występuje co do innych czynności jak i dostaw wymienionych w załączniku do Rozporządzenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczególnym rodzajem sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób fizycznych, jest sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju, która dotyczy wysyłki towarów z Polski na rzecz konsumentów z Unii Europejskiej. Rozpatrując ewidencję na kasie warto zauważyć, iż dokonując dany typ sprzedaży występuje każdorazowo obowiązek wystawienia faktury i nie podlega ona pod obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

Ewidencja na kasie w walucie obcej

Przedsiębiorca, który chce prowadzić sprzedaż na rzecz klientów w innej walucie niż PLN powinien posiadać kasę wyposażoną w funkcję dająca możliwość przeliczenia kursu walut.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie warunków technicznych dotyczących kas fiskalnych (par. 14 ust. 1) program pracy kasy musi posiadać funkcje:

„1) umożliwiającą użytkownikowi kasy dokonywanie zmiany nazwy waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, lub jej skrótu oraz zaprogramowania tej zmiany z wyprzedzeniem poprzez określenie daty, godziny i minuty zmiany;

2) zapisania daty, godziny i minuty rozpoczęcia prowadzenia rejestracji sprzedaży w zmienionej walucie w pamięci fiskalnej;

3) przeliczenia łącznej kwoty sprzedaży brutto na inne waluty, przy czym wynik przeliczenia wraz z podaniem kursu i rozliczeniem należności powinien być przedstawiony na paragonie fiskalnym po logo fiskalnym z oznaczeniem zastosowanych walut, a przeliczenie powinno odbywać się z dokładnością nie mniejszą niż 6 znaków po przecinku i wynik przeliczenia powinien zostać zaokrąglony do 2 znaków po przecinku”

Dodatkowo paragon wystawiony w walucie musi zawierać: „oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto.”

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Kiedy wystawić fakturę do paragonu

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, jeśli osoba fizyczna zgłosi żądanie wystawienia faktury nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Termin na wystawienie faktury dla klienta zależy od tego, kiedy zostanie zgłoszone żądanie wydania faktury. W momencie, gdy klient zgłosi chęć otrzymania faktury w miesiącu sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia kolejnego miesiąca. W przypadku zgłoszenia żądania po zakończeniu miesiąca sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę należy wystawić najpóźniej do 15-tego dnia od zgłoszenia żądania.

Numery nadane kasie

Numer ewidencyjny – nadawany jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego po wciągnięciu urządzenia do ewidencji. Jest to numer indywidualnie nadany dla kasy, identyfikujący konkretne urządzenie. Wydawany jest do 30 dni od daty złożenia zgłoszenia dot. kasy przez podatnika. Po jego otrzymaniu (najczęściej pocztą) podatnik nanosi go trwale na kasę i umieszcza w książce serwisowej kasy.

Numer unikatowy kasy – jest to indywidualny nr nadany przez producenta kasy fiskalnej, nie da się go ani zmienić, ani wykasować z kasy, ta kombinacja 3 liter i 8 cyfr pozwala na szybką identyfikację kasy w przypadku np. Kradzieży.

100 pytań o samochód w firmie + CD

Rodzaje kas fiskalnych

Kasy fiskalne dzielimy na dwie grupy – kasy ERC (Electronic Cash Register) oraz kasy POS, zwane również kasami komputerowymi (Electronic Point Of Sale). Kasy ERC charakteryzują się ograniczoną pamięcią i stałym oprogramowaniem. Kasy POS są najbardziej technologicznie zaawansowaną grupą urządzeń rejestrujących. Poza samą ewidencją posiadają tak wiele funkcji, iż spokojnie można je nazwać komputerami. Zaletą kas POS jest wymiana oprogramowania bez konieczności zmiany modułu fiskalnego kasy.

Wśród najpopularniejszych kas typu ERC wyróżniamy kasy mobilne oraz jednostanowiskowe i wielosystemowe. Kasy mobilne, inaczej przenośne to urządzenia o niewielkich rozmiarach. Kasy mobilne mają okrojony zakres funkcjonalności, jednakże idealnie nadają się dla przedsiębiorców w drobnym handlu, prowadzących handel obwoźny, obsługujący imprezy plenerowe, czy sprzedających na targowiskach, bazarach.

Kategoryzując kasy warto również zwrócić uwagę na zagadnienie drukarki fiskalnej. Drukarki fiskalne to urządzenia, które pozwalają na wydruk paragonów bezpośrednio z komputera, drukarka nie posiada samodzielnej klawiatury, jej głównym zadaniem jest zadbanie o poprawność stanów magazynowych firmy. Dzięki współpracy z programem sprzedażowym drukarka przyspiesza pracę na posiadanej bazie towarów.

Obowiązki posiadającego kasę fiskalną

Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej podatnik ma obowiązek przede wszystkim wydać oryginał paragonu klientowi oraz raz na dzień (jeżeli w danym dniu była dokonana sprzedaż) wydrukować raport dobowy (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego). Ponadto każdego pierwszego dnia miesiąca pracującego, przedsiębiorca ma obowiązek drukować raport miesięczny.

Każdy posiadający kasę musi pamiętać o obowiązkowym przeglądzie, który ma być dokonany po co najmniej 24 miesiącach użytkowania kasy. Przedsiębiorca posiadający kasę przechowuje: kopie rolek i raportów dobowych, przez okres kolejnych 5 lat, kopie paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane. Po 5 latach pracy przedsiębiorca wymienia obowiązkowo moduł fiskalny kasy.

Serwisant i książka serwisowa kasy

Podmiot dokonujący fiskalizacji kasy zostaje na trwałe przypisany jako serwisant urządzenia i wpisany do książki serwisowej kasy. Książka służy do zapisywania zdarzeń związanych z używaniem i serwisowaniem kasy. W książce podaje się poza głównym serwisantem, również dane serwisanta rezerwowego. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie książki przez cały okres użytkowania kasy w miejscu prowadzenia sprzedaży.

Zmiana serwisu i serwisanta oczywiście jest możliwa, jednakże wymaga dopełnienia odpowiednich formalności wobec firmy serwisującej, producenta (wymagana jest jego zgoda), wiąże się z dokonaniem opłaty manipulacyjnej (ok 100-200 zł) na rzecz producenta. Ponadto po wyrażeniu zgody na zmianę serwisu kasa zostaje zgłoszona do urzędu skarbowego. Każdorazowo jest to czynność pracochłonna w związku z przygotowaniem niezbędnych do zmiany dokumentów.

Awaria kasy fiskalnej

Awaria kasy, dla podatnika nieposiadającego kasy awaryjnej, oznacza przerwę w sprzedaży. Nie można dokonywać bowiem sprzedaży na rzecz „niefirm”, kiedy kasa jest nieczynna. Warto tutaj zauważyć, iż ustawodawca przewidział kary dla niestosujących się do danego obowiązku.

Jeżeli przedsiębiorca posiada kasę rezerwową i w przypadku uszkodzenia głównej kasy z niej skorzysta, a kasa rezerwowa znajduje się w miejscu prowadzenia sprzedaży to wstrzymanie się od dokonywania dalszych dostaw nie jest konieczne. Kiedy kasa rezerwowa jest zlokalizowana w innym miejscu niż kasa, która uległa awarii przedsiębiorca powinien o fakcie z jej skorzystania powiadomić urząd skarbowy oraz wezwać serwisanta celem zmiany danych dla generowanych paragonów.

Kontrola urządzenia fiskalnego

Podczas kontroli pracownik urzędu skarbowego sprawdza:

  • stan techniczny kasy,
  • nienaruszalność plomb,
  • numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (ten ostatni powinien być zapisany na obudowie kasy w widocznym miejscu),
  • książkę serwisową (musi być trzymana w tym samym miejscu, co kasa),
  • zaprogramowanie kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów),
  • dobowe raporty fiskalne,
  • ważność obowiązkowego przeglądu technicznego,
  • obsługę klienta (w zakresie wydawania paragonów, reklamacji i zwrotów).

Paragon fiskalny jako potwierdzenie zarejestrowania sprzedaży na kasie powinien być drukowany przy kliencie, a następnie wręczony klientowi. Kontrolerzy działający w terenie sprawdzają, czy klient otrzymał w punkcie sprzedaży paragon.

Jednoznaczna nazwa na paragonie

Od kiedy weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących wiele wątpliwości wśród podatników zaczął budzić przepis dot. obowiązkowych informacji na paragonie, wg którego to paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.


12 września 2013 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, w której wyjaśnia jak dane sformułowanie ma być rozumiane. W przedstawionym stanowisku, jeżeli przykładowo podatnik dokonuje sprzedaży 5 odmian jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może, co do zasady, zaprogramować na kasie nazwę np. „jabłka”. Jeżeli jednak podatnik sprzedaje np. pomidory i pomidory na gałązce, przy czym oba towary mają różną cenę za kilogram, powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Oznacza to, iż sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji należy ściśle uzależniać od tego, jaki podatnik posiada asortyment, a co za tym idzie kwestia rozpatrzenia nazwy na paragonie będzie zawsze uzależniona od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności.

Przepisy z jakimi należy się zapoznać ewidencjonując sprzedaż na kasie:

  1. Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) Dział XI Rozdział 3 Art. 111 Kasy rejestrujące
  2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544)
  3. Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27.08.2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące) (Dz. U. z 2013 r. Poz. 1076 ze zm.)
  4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. Poz. 363 ze zm.)

Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości 2026: stawki maksymalne. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

REKLAMA

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA