Odliczenie VAT z biletu za przejazd zleceniobiorcy

Mają Państwo prawo odliczyć VAT z biletu za przejazd koleją współpracownika, pod warunkiem że są spełnione wszystkie warunki dotyczące tego odliczenia. Fakt, że osoba jest zatrudniona na umowę zlecenia, nie ma tutaj żadnego znaczenia. Szczegóły w dalszej części artykułu.

Autopromocja

Prawem każdego podatnika VAT czynnego jest rozliczenie podatku naliczonego zawartego w cenie nabywanych towarów i usług w takim zakresie, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby czynności opodatkowanych, a nie zwolnionych od VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Podatnik dokonujący zakupu krajowego nabywa prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT).

Należy przy tym zaznaczyć, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktury powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT). Oznacza to, że w przypadku zakupów krajowych faktura nie tylko stanowi źródło podatku naliczonego, ale też determinuje termin rozliczenia VAT.

Autopromocja

VAT w 2025 roku.
Szkolenie INFOR

Sprawdź

Polecamy: Biuletyn VAT

Bilet jednorazowy

Co prawda wątpliwości Czytelnika nie dotyczą typowej faktury, lecz biletu za przejazd koleją, jednak rozwiewa je rozporządzenie MF z 3 grudnia 2013 r. w sprawie faktur. Z przepisu § 3 pkt 4 tego rozporządzenia wynika bowiem, że za faktury uznaje się także niekiedy dokumenty, które nie spełniają wszystkich ustawowych wymogów przewidzianych dla faktury. Pośród takich dokumentów Minister Finansów w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur wymienia dowody dokumentujące przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiane w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Przy czym aby taki bilet mógł spełniać warunki do uznania go za fakturę, powinien zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem.

UWAGA!

Aby podatnik mógł odliczyć VAT z biletu za przejazd koleją, trasa, na którą został zakupiony, musi wynosić co najmniej 50 km.

Z treści pytania nie wynika, niestety, na jaką odległość został zakupiony bilet. Jeśli jednak odległość ta wynosiła co najmniej 50 km  i są spełnione pozostałe warunki wskazane w przepisie, będzie można odliczyć VAT z takiego biletu. Odliczenia mogą Państwo dokonać w miesiącu otrzymania biletu lub dwóch następnych miesiącach, gdyż zapłata za bilet powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Bilet elektroniczny

Stan faktyczny przedstawiony w pytaniu Czytelnika nie pozwala na stwierdzenie, czy bilet, o którym mowa w pytaniu, to typowy bilet kupiony na stacji kolejowej, czy bilet elektroniczny. Otóż zakładamy, że jest to typowy bilet kolejowy kupiony w kasie na stacji kolejowej.  Jest to o tyle istotne, że nie są uznawane za faktury bilety wydrukowane ze strony internetowej przewoźnika lub ściągnięte w formacie PDF. Bilety te nie mają numeru NIP przewoźnika. Dlatego aby odliczyć VAT z takiego biletu, należy wystąpić o fakturę. Potwierdzają to również PKP na swojej stronie internetowej.

UWAGA!

Bilety wydrukowane ze strony internetowej przewoźnika lub ściągnięte w formacie PDF nie są uznawane za dokumenty o statusie faktury, nie uprawniają więc do odliczenia z nich VAT. Aby podatnik mógł odliczyć VAT, musi wystąpić o fakturę do przewoźnika.

Bilet weekendowy

Na marginesie warto wspomnieć, że nieco inaczej wygląda sytuacja z biletami weekendowymi. Tego rodzaju bilety nie uprawniają do odliczania z nich VAT, nawet jeśli są typowymi biletami kupionymi w kasie na stacji kolejowej. Uprawniają one bowiem wskazaną osobę do nieograniczonej liczby przejazdów w okresie ważności biletu. Tymczasem prawo do odliczenia VAT przysługuje tylko od biletów jednorazowych, czyli takich, które mogą być wykorzystane tylko raz. Tylko bilet dokumentujący przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiany w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jest uznawany za fakturę i daje prawo do odliczenia VAT.

Umowa zlecenia a prawo do odliczenia

Na zakończenie należy rozwiać ostatnią wątpliwość Czytelnika, dotyczącą prawa do odliczenia VAT z biletu, który nabył współpracownik zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. Otóż nie ma przepisu zabraniającego pracodawcy będącemu podatnikiem VAT odliczenia podatku naliczonego na podstawie biletu kolejowego przedstawionego przez osobę zatrudnioną na umowę zlecenia, gdy wykonuje czynności związane z działalnością opodatkowaną VAT przez zleceniodawcę. Jeśli bilet spełnia warunki z przepisu § 3 pkt 4 tego rozporządzenia w sprawie faktur, podatnik może odliczyć VAT.

Podstawa prawna:

• art. 86 ust. 1 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221

• § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur – Dz.U. z 2013 r. poz. 1485

Magdalena Miklewska

ekspert w zakresie VAT