Strona główna » Księgowość » Podatki » VAT » Podatnik VAT » Obowiązkowy KSeF - harmonogram wdrożenia 2025/2026. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Obowiązkowy KSeF - harmonogram wdrożenia 2025/2026. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

04 listopada 2025, 11:41

Joanna Dmowska

Prawnik specjalizujący się w zagadnieniach dotyczących podatku VAT, redaktor naczelna Biuletynu VAT, autorka licznych publikacji w czasopismach branżowych oraz kilkunastu specjalistycznych wydawnictw książkowych.

KSeF - terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

INFOR

REKLAMA

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

Decyduje limit obrotów 200 mln zł brutto
Tabela. Terminy wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF

Decyduje limit obrotów 200 mln zł brutto

O tym, czy mamy obowiązek stosować obowiązkowy KSeF od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r., będą decydowały obroty brutto (wraz z podatkiem) ze sprzedaży w 2024 r., a nie, jak wcześniej planowano, w 2025 r. Dlatego podatnicy już dziś mogą to ustalić. Ponieważ ustawodawca posługuje się pojęciem „sprzedaż”, ustalając jej wartość, bierzemy pod uwagę definicję z ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). To oznacza, że wliczamy obrót z tytułu:
1) odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług na terytorium kraju,
2) eksportu towarów oraz
3) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

REKLAMA

Autopromocja

KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

Ważne

Nie wliczamy zatem zakupów, od których rozliczamy VAT, takich jak WNT, import czy dostawa towarów, dla której podatnikiem jest kupujący, oraz transakcji, których miejsce świadczenia znajduje się poza Polską.

Ustawodawca postanowił dać kilka dodatkowych miesięcy na przygotowanie najmniejszym podatnikom i wystawiającym faktury za pomocą kas rejestrujących. Poza tym niektóre obowiązki KSeF zostały również przesunięte (zob. tabela).

Polecamy: wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Autopromocja

Szkolenie:
Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym – procedury, narzędzia i ryzyka

Sprawdź

Tabela. Terminy wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF

Lp.	Rodzaj obowiązku lub uprawnienia	Data obowiązywania uprawnienia lub wejścia w życie obowiązku
1	Możliwość pobrania certyfikatu wystawcy dla wystawiania faktur w trybie offline	od 1 listopada 2025 r.
2	Zgłoszenie Szefowi KAS, że będziemy wystawiali w KSeF faktury z załącznikami	od 1 stycznia 2026 r.
3	Obowiązek wprowadzenia KSeF przez podmioty, u których sprzedaż przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł brutto, z wyjątkiem wskazanym w poz. 7	1 lutego 2026 r.
4	Obowiązek wprowadzenia KSeF przez pozostałe podmioty, z wyjątkiem podmiotów wskazanych w poz. 7 i 8 tabeli	1 kwietnia 2026 r.
5	Możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF za zgodą rolnika	1 kwietnia 2026 r
6	Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach	1 stycznia 2027 r.
7	Możliwość wystawiania, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF: 1) faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących, 2) paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone	do 31 grudnia 2026 r.
8	Możliwość wystawiania faktur poza KSeF, gdy skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, tj. jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł	do 31 grudnia 2026 r.
9	Możliwość wystawiania faktur KSeF offline; taka faktura będzie musiała być przesłana do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, tzw. offline24	bezterminowo
10	Kary za niewystawienie lub nieprzesłanie faktury do KSeF	1 stycznia 2027 r.

Podstawa prawna: ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. 2025 poz. 1203.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT

oprac. Paweł Huczko

Źródło: