System VIES, czyli jak sprawdzić podatnika VAT UE

Czym jest i do czego służy system VIES?

System VIES (VAT Information and Exchange System) jest to wyszukiwarka pozwalająca na uzyskanie informacji o VAT. Dzięki niej możliwe jest uzyskanie potwierdzenia aktywności numeru VAT danego podmiotu gospodarczego zarejestrowanego w Unii Europejskiej, zgodnie z art. 31 Rozporządzenia Rady nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r.

Innymi słowy, za pomocą unijnego internetowego narzędzia VIES można sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie Unii Europejskiej.

Informacje do systemu VIES pozyskiwane są z krajowych baz danych VAT. Narzędzie dostępne jest w 23 językach Unii Europejskiej.

Jak działa system/wyszukiwarka VIES?

Korzystanie z systemu/wyszukiwarki VIES jest bardzo proste. Podatnik wpisuje dane kontrahenta oraz swoje jako osoby sprawdzającej. Po natychmiastowej weryfikacji system udziela informacji o ważności danego numeru identyfikacji VAT.

Wyszukiwarka VIES znajduje się na stronie Komisji Europejskiej, zobacz: potwierdzanie numeru VAT UE (VIES).

Wyniki wyszukiwania wyświetlają się na dwa sposoby, tj.: informacja o VAT UE istnieje (numer aktywny) lub nie istnieje (numer nieaktywny).

W przypadku gdy uzyskana zostanie odpowiedź prawidłowa, narzędzie VIES wyświetli informację o VAT UE.

Natomiast jeżeli system VIES generuje nieważny status, oznacza to, że numer identyfikacyjny VAT nie jest zarejestrowany w odpowiedniej krajowej bazie danych. Taki status może wynikać z jednego z poniższych powodów:

- numer VAT nie istnieje,

- numer VAT nie został aktywowany dla potrzeb transakcji wewnątrzunijnych,

- rejestracja nie została jeszcze zakończona (niektóre kraje UE wymagają osobnej rejestracji transakcji wewnątrzunijnych).

Warto mieć na uwadze, że zmiany te nie zawsze są widoczne bezpośrednio w krajowych bazach danych i w związku z tym nie ma ich w systemie VIES. W takie sytuacji, w pilnych sprawach, najlepiej skontaktować się z lokalną administracją podatkową w swoim kraju, o czym poniżej.

Dlaczego należy sprawdzać numer VAT UE?

Przypomnijmy, że w celu realizacji zasad opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych przepisy podatkowe (art. 13 ust. 2 pkt 1 i ust. 6 ustawy o VAT) wymagają dla uznania danej transakcji za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, aby obie strony transakcji były podatnikami zarejestrowanymi dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych w różnych krajach członkowskich, tj. aby dostawca towaru był zarejestrowany jako podatnik VAT UE na terytorium Polski, zaś nabywcą towaru winien być podatnik podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.

Polecamy: Komplet podatki 2019

Uznaje się, że informacja z systemu VIES, potwierdzająca aktywność numeru VAT UE unijnego kontrahenta, jest wystarczającym dowodem uznania go za podatnika zidentyfikowanego na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Każdorazowo więc, warto zachować dowód tej weryfikacji na wypadek kontroli podatkowej.

Co zrobić, gdy numer VAT UE nie jest zweryfikowany?

Jeżeli kontrahent twierdzi, że zarejestrował się do celów podatku VAT, ale nie potwierdza tego weryfikacja za pomocą systemu VIES, należy zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju.

Możliwe, że podmiot będzie musiał dokonać dodatkowej rejestracji jako podatnik VAT dla potrzeb transakcji transgranicznych w obrębie Unii Europejskiej. Procedura ta wygląda w każdym kraju inaczej.

Jak można poprawić swoje dane w systemie VIES?

W przypadku gdy informacje dotyczące twojego numeru VAT są nieaktualne, należy skontaktować się z administracją podatkową w swoim kraju.

Gdy tylko dokona ona odpowiedniej aktualizacji, poprawione dane będą automatycznie widoczne w systemie VIES. Bazy danych z numerami VAT są bowiem prowadzone przez krajowe administracje podatkowe i to one wprowadzają ewentualne poprawki w danych.

Jak uzyskać dodatkowe informacje?

Jeśli w systemie VIES nie możesz znaleźć odpowiednich informacji, chcesz je zweryfikować lub poprawić, powinieneś zwrócić się do krajowych organów administracji.

I tak, podatnicy podatku od towarów i usług zarejestrowani na terytorium Polski dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych mogą potwierdzić numer identyfikacyjny swojego kontrahenta na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w następujący sposób:

1) składając wniosek do Biura Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie za pośrednictwem:

- poczty tradycyjnej: Biuro Wymiany Informacji Podatkowych Izby Skarbowej w Poznaniu, ul. Poznańska 46, 62-510 Konin;

- faksu o numerze (063) 632-401-989;

- poczty elektronicznej o adresie e-mail: numery.vat@mofnet.gov.pl;

- infolinii Krajowej Informacji Podatkowej: z telefonu stacjonarnego: 801 055 055, z telefonu komórkowego: (22) 330 03 30;

2) składając wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Przy czym, osobą  zainteresowaną  może  być  zarówno  sam  podatnik,  jak i  osoba prawna, która takim podatnikiem nie jest, lecz posiada interes prawny w złożeniu takiego wniosku.

Artykuł powstała m.in. na podstawie informacji udostępnianych przez Komisję Europejską i Ministerstwo Finansów.