Usługi świadczone klientom z UE - rozliczanie VAT

Podstawowe obowiązki podatnika rozpoczynającego współpracę z kontrahentem unijnym

Wyobraźmy sobie sytuację, w której polski przedsiębiorca świadczący usługi np. w zakresie doradztwa dotyczącego produkcji tkanin, dotychczas wykonujący usługi wyłącznie na rzecz polskich podatników VAT, zamierza zawrzeć umowę o świadczenie usług doradczych z kontrahentem z Belgii.

Załóżmy także przy tym, że dotychczas polski podatnik, wykonując usługi na rzecz podmiotów krajowych, zarejestrował się dla celów VAT we właściwym urzędzie skarbowym jako podatnik VAT czynny, czyli taki, który świadczy usługi lub dokonuje dostawy towarów w Polsce i nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Czy zamiar rozpoczęcia współpracy z kontrahentami z innych krajów UE oznacza konieczność wypełnienia jakiś obowiązków zanim dojdzie do świadczenia usług?

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (art. 97 ust 1 w zw. z ust. 3 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. – dalej: ustawa o VAT) podatnicy podlegający obowiązkowi zarejestrowania jako podatnicy VAT czynni, są obowiązani – przed dniem rozpoczęcia po raz pierwszy świadczenia usług dla podatników podatku od wartości dodanej z innych państw UE lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, ale zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej – dokonać dodatkowej rejestracji, tzn. jako podatnik VAT UE. Pozwoli ona posługiwać się numerem VAT z dwuliterowym kodem kraju – w opisywanym przypadku PL – co umożliwi właściwe raportowanie usług wykonywanych na rzecz unijnych kontrahentów. Tym numerem należy posługiwać się w kontaktach z unijnymi kontrahentami.

W celu zarejestrowania się jako podatnik VAT UE należy złożyć do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego aktualizację formularza VAT-R, tj. wpisać dane identyfikujące świadczącego usługi, zaś w części A.4 zaznaczyć, że celem złożenia formularza jest aktualizacja danych. Najistotniejszym jest to, aby w części C.3 zaznaczyć pole 58 – ta cześć formularza służy właśnie do rejestracji dla celów VAT UE.

Zarejestrowanie podatnika dla celów VAT wiąże się z ujawnieniem jego danych w rejestrze VIES, dostępnym pod adresem: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl. System VIES (VAT Information and Exchange System) to system informatyczny pozwalający na wymianę informacji między państwami Unii Europejskiej na temat transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz podatników VAT. W rejestrze tym są ujawnieni wszyscy podatnicy zarejestrowani dla celów VAT UE w Unii Europejskiej. Pod wskazanym wcześniej adresem można również sprawdzić, czy dany odbiorca usług (kontrahent) jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Polecamy: Instrukcje VAT

Polecamy: Biała lista podatników

Polecamy: Biuletyn VAT

Składanie informacji podsumowujących

Podatnik, który świadczy usługi na rzecz kontrahentów unijnych i które zgodnie z przedstawionymi poniżej zasadami nie podlegają opodatkowaniu w Polsce, jest zobowiązany składać formularz VAT UE w dacie składania deklaracji VAT, czyli co do zasady do 25-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstaje obowiązek podatkowy.

Co istotne również od 1 stycznia 2020 r., kiedy duzi przedsiębiorcy nie będą już składać deklaracji VAT-7, a wszystkie informacje będą przedkładać w formie pliku xml – JPK_VAT oraz od 1 lipca 2020 r., kiedy ten obowiązek obejmie wszystkich podatników VAT, czyli także małych i średnich przedsiębiorców, nadal będzie niezbędne składanie drogą elektroniczną deklaracji VAT UE.

W deklaracji VAT UE ujawnia się trzy podstawowe zakresy działalności unijnej:

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
• wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług.

Świadczenie usług na rzecz kontrahentów z UE jest raportowane w części E deklaracji VAT UE. Podatnik powinien w niej wskazać:

• kod kraju kontrahenta (dwuliterowy kod przypisany do danego kraju – kolumna a),
• numer VAT kontrahenta (kolumna b),
• podstawę opodatkowania – cenę netto świadczonych usług (kolumna c).

O numer VAT kontrahenta z innego kraju członkowskiego UE należy poprosić samego kontrahenta, zaś jego prawidłowość może być zweryfikowana w systemie VIES.

Miejsce świadczenia – czyli gdzie są opodatkowane usługi

W przypadku świadczenia usług dla zagranicznych podmiotów podstawowe znaczenie ma tzw. miejsce świadczenia usług, co jest jednoznaczne z miejscem opodatkowania, czyli państwem, w którym usługi podlegają opodatkowaniu VAT.

Podstawowa zasada dotycząca świadczenia usług na rzecz kontrahentów z innych państw UE zakłada, że ich miejscem świadczenia, czyli opodatkowania, jest to, w którym usługobiorca ma siedzibę (art. 28b ustawy o VAT). Polskie przepisy określające miejsce świadczenia usług, opierają się o przepisy Dyrektywy 2006/112/WE (Dyrektywa 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej - dalej: dyrektywa VAT) – art. 28b ustawy o VAT, wskazujący podstawową zasadę określania miejsca świadczenia usług, jest implementacją przepisu art. 44 dyrektywy VAT.

Dyrektywa VAT ma zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich – każde z nich ma obowiązek implementacji, czyli wdrożenia do krajowego porządku prawnego jej przepisów. Ten europejski akt prawny w wielu miejscach daje krajowym legislatorom pewną swobodę czy możliwość wyboru co do niektórych rozwiązań w zakresie opodatkowania VAT, ale wszystkie państwa członkowskie są obowiązane stosować te same reguły w kwestiach zasadniczych. Przyjęcie dyrektywy oznacza harmonizację zasad dotyczących przepisów w zakresie VAT na poziomie wszystkich państw europejskich i co do zasady jednolite stosowanie przepisów we wszystkich państwach członkowskich UE.

Zatem takie same zasady w zakresie określania miejsca świadczenia usług obowiązują we wszystkich państwach Unii Europejskiej i w związku z tym, jeśli podobnego typu usługi są świadczone w modelu „cross-border”, czyli pomiędzy podatnikami z różnych krajów członkowskich, zasadą będzie opodatkowanie usług w tym kraju, w którym usługobiorca ma siedzibę lub ewentualnie stałe miejsce działalności.

Co jednak bardzo istotne – należy weryfikować status odbiorcy usług. Jeśli bowiem kontrahent nie jest podatnikiem VAT, a jest np. osobą fizyczną lub fundacją nieprowadzącą działalności gospodarczej, usługi, mimo że są świadczone na rzecz podmiotu z Unii Europejskiej, będą opodatkowane w Polsce (art. 28c ustawy o VAT). Do takiej weryfikacji służy również system VIES.

Podsumowując – jeśli przedsiębiorca z Polski świadczy usługi na rzecz podatnika z innego kraju członkowskiego UE, usługi te nie podlegają opodatkowaniu w Polsce. Miejscem ich opodatkowania jest kraj, w którym usługobiorca ma siedzibę.

Warto jednak zaznaczyć, że jeśli ten ostatni posiada tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w innym kraju członkowskim niż kraj jego siedziby, a usługi są świadczone przez polskiego podatnika dla celów tego stałego miejsca – wtedy usługi te podlegają opodatkowaniu w kraju, w którym jest wspomniane stałe miejsce prowadzenia działalności, nie zaś w tym, w którym usługobiorca ma siedzibę. Może to być np. zagraniczny oddział nabywcy usług. Czyli, jeśli np. francuski podatnik kupujący usługi od polskiego usługodawcy  przekazuje mu  informację, że usługi będą wykonane dla belgijskiego oddziału francuskiego podatnika i jednocześnie klient podaje usługodawcy belgijski numer VAT – poprzedzony w tym wypadku kodem BE – usługi podlegają opodatkowaniu w Belgii, a nie we Francji. W informacji podsumowującej, czyli deklaracji VAT UE, należy podać tenże belgijski numer usługobiorcy. Tego rodzaju informacje powinny być jednak przedstawione świadczącemu usługę polskiemu podatnikowi przez usługobiorcę.

Obliczenie podatku – kto jest podatnikiem?

Czy fakt opodatkowania usług poza Polską, oznacza, że polski podatnik musi obliczyć podatek np. belgijski? Absolutnie nie. W przypadku świadczenia usług opodatkowanych na zasadzie wskazanej w art. 28b ustawy o VAT podatnikiem – czyli podmiotem zobowiązanym do obliczenia i zaraportowania podatku VAT w kraju opodatkowania – jest nabywca usług. W Polsce usługi takie nie podlegają opodatkowaniu.

To nabywca usług, czyli podatnik VAT w innym kraju członkowskim UE, oblicza podatek według stawki obowiązującej w kraju swojej siedziby. On też wykazuje podatek należny i podatek naliczony z tytułu nabycia tych usług w deklaracjach VAT składanych w państwie siedziby. Mechanizm ten nazywa się odwrotnym obciążeniem (reverse charge). Nazwa ta wywodzi się właśnie z tego faktu, że to nie świadczący usługę, ale nabywca staje się podatnikiem i to on jest zobligowany do rozliczenia podatku.

W deklaracji VAT-7, a wkrótce w pliku xml JPK_VAT, usługodawca jest zobowiązany do wykazania, że świadczy usługi, które nie podlegają opodatkowaniu w Polsce. W tym dokumencie wykazuje się podstawę opodatkowania w polu 11 – „Dostawa towarów i świadczenie usług poza terytorium kraju”. Dodatkowo, usługi świadczone na rzecz podatników VAT z innych krajów UE należy wykazać w polu 12 deklaracji VAT-7, w którym jest wskazane „Świadczenie usług o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt. 4 ustawy”.

Przepis art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT mówi o tym, jakie usługi należy wskazać w informacji podsumowującej, czyli deklaracji VAT UE. Są to usługi świadczone na rzecz innych podatników z krajów Unii Europejskiej i osób prawnych, które są zarejestrowane dla celów VAT UE, a zobowiązanym do zapłaty podatku jest usługobiorca. A ponieważ podstawową zasadą w wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług jest przeniesienie obowiązku rozliczenia podatku VAT na usługobiorcę, w polu 12 będziemy wskazywać większość usług świadczonych dla podatników z innych krajów UE.

Jeśli podatnik świadczy usługi dla podatnika z Ukrainy, których cena netto wynosi 10 000 PLN i dla podatnika z Francji, których cena wynosi 20 000 PLN, w polu 11 deklaracji VAT-7 wykazuje 30 000 PLN, a w polu 12 – 20 000 PLN, czyli podstawę opodatkowania (cenę netto) usług świadczonych dla kontrahenta z innego kraju UE.

W deklaracji VAT-UE z kolei ten podatnik wykazuje kwotę 20 000 PLN. Suma wierszy w deklaracji VAT-UE (kolumna c) powinna odpowiadać kwocie wykazywanej w polu 12 deklaracji VAT-7.

Można zadać pytanie: skoro usługi nie są opodatkowane w Polsce, to w jakim celu należy je raportować i to poprzez sporządzenie dodatkowej deklaracji VAT UE? Otóż dzięki zawartym tam informacjom organy podatkowe państw członkowskich otrzymują sygnał, że dany podatnik (usługobiorca) powinien opodatkować nabyte usługi w kraju swojej siedziby.

Obowiązek podatkowy – kiedy wykazać usługi na rzecz kontrahentów z UE w deklaracji i informacji podsumowującej?

Mimo że usługi świadczone na rzecz unijnych kontrahentów nie są opodatkowane w Polsce, należy je raportować w deklaracji VAT i informacji podsumowującej. Trzeba to robić w odpowiednich terminach, tzn. w tym okresie, w którym przy założeniu, że usługi byłyby opodatkowane w Polsce, powstałby obowiązek podatkowy.

W praktyce dla większości świadczonych  usług właściwym do ich wykazania okresem będzie ten, w którym usługi zostały wykonane (art. 19a ust 1 ustawy o VAT - obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi). W przypadku gdy strony umówiły się na częściowe (etapowe) wykonanie usług – obowiązek podatkowy powstanie w dacie wykonania poszczególnych etapów (art. 19 ust 2 ustawy o VAT).

Jeśli usługi są świadczone w sposób ciągły i strony ustaliły następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń – obowiązek podatkowy powstaje z upływem takiego terminu lub rozliczenia. Analogiczne zastosowanie znajdą „specjalne” daty powstania obowiązku podatkowego dla specyficznych usług, które zostały wskazane w ustawie o VAT.

Warto pamiętać, że w przypadku otrzymania zaliczki zastosowanie znajdzie zasada, zgodnie z którą obowiązek raportowania powstaje w dacie otrzymania zaliczki (art. 19a ust 8 ustawy o VAT). Czyli w dacie, kiedy w „normalnych” okolicznościach powstałby obowiązek podatkowy i podatnik byłby zobligowany do obliczenia kwoty podatku, podatnik świadczący usługi dla kontrahentów z UE wykazuje podstawę opodatkowania w odpowiednio deklaracji VAT 7 oraz w informacji podsumowującej (VAT UE).

Miejsce świadczenia – wyjątki od reguły ogólnej

Czy zatem wszelkiego rodzaju usługi świadczone na rzecz podatników z innych państw członkowskich podlegają opodatkowaniu z zastosowaniem mechanizmu odwrotnego obciążenia? Niestety, od tej ogólnej reguły istnieje szereg wyjątków. Przede wszystkich usługi związane z nieruchomościami są opodatkowane w miejscu położenia nieruchomości (art. 28e ustawy o VAT, stanowiący implementację przepisu art. 47 Dyrektywy VAT). Chodzi tutaj o usługi związane z konkretną nieruchomością, czyli takie jak:

• usługi świadczone przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami,
• usługi zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji, czyli ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytku jako kempingi, użytkowania i używania nieruchomości oraz
• usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, czyli usługi architektów i nadzoru budowlanego.

Jeśli chodzi o zakres usług objętych tym przepisem, warto pamiętać, że w razie wątpliwości czy dane usługi są czy nie są związane z nieruchomościami, konieczne jest odwołanie do Rozporządzenia Rady UE 282/2011 (Ten akt prawny nie musi być implementowany przez państwa członkowskie UE, obowiązuje w identycznym brzmieniu w całej UE), które doprecyzowuje przykłady usług związanych z nieruchomościami (w art. 31a i 31b Rozporządzenia Rady UE 282/2011).

To ważna wskazówka, ponieważ jeśli np. francuski inwestor zamawia usługi u polskiego architekta, ale dotyczą one nieruchomości położonej w Polsce, usługi te będą opodatkowane w Polsce, a nie we Francji, gdzie byłyby opodatkowane zgodnie z regułą ogólną.

Ponadto, inne zasady opodatkowania dotyczą usług transportu pasażerów i towarów, usług wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, usług w dziedzinie kultury, sztuki, sportu, nauki, edukacji, rozrywki oraz podobnych, usług restauracyjnych i cateringowych, usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu.

Dlatego też w przypadku świadczenia usług na rzecz kontrahentów unijnych, w celu uniknięcia kłopotów warto zweryfikować, jakie dokładnie usługi będą świadczone i czy ustawa o VAT w przepisach rozdziału 3, czyli tam, gdzie są podane zasady określania miejsca świadczenia usług, nie zawiera specjalnych reguł dotyczących miejsca opodatkowania konkretnych usług. Jeśli świadczone przez nas usługi nie są wskazane wśród wyjątków – można przyjąć, że zastosowanie ma reguła ogólna i usługi wykonywane przez polskiego podatnika na rzecz klienta z UE nie podlegają opodatkowaniu  VAT w Polsce.

Faktura dla kontrahenta z UE

Skoro świadczone usługi nie podlegają VAT w Polsce, to czy do udokumentowania ich świadczenia mają zastosowanie polskie reguły dotyczące wystawiania faktur?

Owszem, faktura dokumentująca świadczenie usług na rzecz kontrahenta, czyli podatnika z UE, nadal jest fakturą wystawianą przez polskiego podatnika i powinna spełniać wymogi dotyczące faktur zawarte w ustawie o VAT. Dokument ten nie będzie zawierał ani stawki ani kwoty VAT – skoro usługi nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, właściwe będzie umieszczenie wyłącznie kwoty netto. Faktura taka musi zawierać dodatkowy element – wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt. 18 ustawy o VAT). Warto również zawrzeć określenie „reverse charge”, który jest zrozumiały dla podatników w innych krajach UE i jednocześnie jest dla nich informacją, że to nabywca jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT z tytułu nabywanych usług.

Ponadto faktura musi zawierać numer VAT podatnika-wystawcy, poprzedzony kodem PL oraz numer identyfikacji podatkowej nabywcy usługi, również z  odpowiednim  kodem kraju odbiorcy usługi. Ten sam numer powinien być odzwierciedlony w deklaracji VAT UE.

Kalina Figurska, radca prawy i doradca podatkowy, od 15 lat zajmująca się doradztwem podatkowym, głównie w zakresie VAT; doświadczenie zdobywała w KPMG oraz MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, specjalizuje się w doradztwie dla firm z branży farmaceutycznej

Artykuł pochodzi z Biuletynu Euro Info 8/2019