Strona główna » Księgowość » Poradniki » Co trzeba wiedzieć o inwentaryzacji

Co trzeba wiedzieć o inwentaryzacji

17 października 2005, 00:00

REKLAMA

Jakie są terminy na sporządzenie inwentaryzacji? Jak prawidłowo dokumentować spis z natury? Kiedy występuje obowiązek sporządzenia spisu z natury w prawie podatkowym?

SPIS TREŚCI

Właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji

PORADY PRAWNE

Jakich błędów unikać przy inwentaryzacji
Jak zapewnić udział biegłego w inwentaryzacji
Czy surowce wtórne należy obejmować inwentaryzacją

ORZECZNICTWO

Wyroki NSA

AKTY PRAWNE

Ustawy i rozporządzenia

FORMULARZE I WZORY

Przykładowe sposoby weryfikacji wybranych pozycji aktywów i pasywów

Cele inwentaryzacji

Prawo bilansowe, nakładając na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji, nie daje ostatecznej recepty na sposób wywiązania się z tego obowiązku. Zawiera ono tylko ogólne postanowienia w zakresie inwentaryzacji. Wiele postanowień, o których nie ma mowy w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), a które wymagają uregulowania, powinno znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznym prawie jednostki. Decyzje podjęte przez jednostkę w zakresie inwentaryzacji powinny być zawarte w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości (zasadach rachunkowości). Kierownik jednostki, przyjmując te zasady i dokonując ich wyboru, powinien mieć na uwadze to, aby gwarantowały one spełnienie przez inwentaryzację roczną trzech najważniejszych jej celów:

• skonfrontowanie danych ewidencyjnych z rzeczywistością,

• ocenę przydatności posiadanych składników,

• ocenę kompetencji i solidności osób, których pieczy powierzono mienie jednostki.

Zaletą braku w ustawie szczegółów dotyczących inwentaryzacji jest możliwość rozstrzygania i stosowania procedur dostosowanych do specyfiki i potrzeb jednostki, jak tego wymaga treść art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z uwagi na obszerność zagadnienia, w niniejszym opracowaniu poruszone zostaną wybiórczo tylko niektóre problemy związane z inwentaryzacją, które mogą nasunąć wątpliwości w praktyce.

Terminy inwentaryzacji

Czynności inwentaryzacyjne nasilają się w większości przypadków pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, inwentaryzację należy przeprowadzić:

• na koniec każdego roku obrotowego, o czym stanowi art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

• na dzień zakończenia działalności, którym może być m.in. dzień sprzedaży jednostki, dzień zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego – art. 26 ust. 4 ustawy o rachunkowości,

• na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan upadłości lub likwidacji – art. 26 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Co do zasady inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak w odniesieniu do określonych składników, termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli jest ona przeprowadzona:

• raz w ciągu 2 lat,

• raz w ciągu 4 lat,

• rozpoczęta nie wcześniej niż na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończona nie później niż raz w ciągu 4 lat.

Niezależnie od obligatoryjnych terminów sporządzania inwentaryzacji, w praktyce inwentaryzację trzeba jeszcze przeprowadzać w przypadku:

• zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie,

• w sytuacji zdarzeń losowych (kradzież, pożar, powódź itp.),

w przypadku żądania właściwych organów (urząd skarbowy, urząd kontroli skarbowej, prokuratura, sąd, policja itp.).

PAMIĘTAJ

O zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej trzeba zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Ustawowe wyjątki

Od generalnej zasady przeprowadzania inwentaryzacji raz na rok w okresie od 1 października do 15 stycznia następnego roku przepisy przewidują wyjątki, m.in. możliwość zinwentaryzowania:

• środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się na terenie strzeżonym – raz na cztery lata,

• zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półfabrykatów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – raz na dwa lata.

Inwentaryzacja na podstawie przepisów podatkowych

Jak już wspomniałam, inwentaryzacja może być konieczna na skutek pewnych określonych zdarzeń w jednostce. Konieczność jej przeprowadzenia nie wynika zatem jedynie z przepisów prawa bilansowego, ale również z przepisów podatkowych.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem podlegają towary własnej produkcji i towary, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy towarów, w przypadku:

• rozwiązania spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej,

• zaprzestania przez podatnika, o którym mowa w art. 15, będącego osobą fizyczną wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, obowiązanego, na podstawie art. 96 ust. 6, do zgłoszenia zaprzestania działalności naczelnikowi urzędu skarbowego.

PRZYKŁAD

Małżonkowie dokonali rejestracji w VAT pierwszej osoby wykazanej w decyzji o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Następnie mąż został wykreślony z decyzji o wpisie do ewidencji, w związku z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Działalność jest nadal prowadzona, wszelkie dane firmy w postaci numeru NIP, REGON, adresu nie uległy zmianie. Zmiana wpisu do ewidencji działalności gospodarczej polegająca na wykreśleniu drugiej osoby prowadzącej działalność na imię współmałżonka i osoby współpracującej nie spowodowała likwidacji działalności i tym samym nie powstał obowiązek sporządzenia spisu z natury. Zmianie uległa jedynie decyzja o wpisie do ewidencji, w wyniku której osoba współpracująca, niebędąca podatnikiem VAT została z niej wykreślona. Zatem nie powstaje obowiązek sporządzenia spisu z natury, o którym mowa w art. 14 ustawy o VAT.

Zgodnie zaś z art. 14 ust. 5 ustawy o VAT w przypadkach, określonych powyżej, podatnicy są obowiązani sporządzić spis z natury towarów na dzień rozwiązania spółki lub zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Obowiązek sporządzenia spisu z natury powstaje zatem w sytuacji rozwiązania spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej lub zaprzestania przez podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy, będącego osobą fizyczną wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.

Dokumentacja inwentaryzacji

Przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wiąże się z koniecznością sporządzenia wielu dokumentów. Ich rodzaj zależy od wielkości jednostki, specyfiki jej działalności itp. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Dokumenty inwentaryzacyjne można generalnie podzielić na dotyczące:

• przygotowania inwentaryzacji: instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenie wewnętrzne powołujące wieloletnią komisję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji rocznej lub np. zdawczo-odbiorczej, jak również dokumenty przygotowawcze, np. notatka z przeprowadzanego szkolenia przedinwentaryzacyjnego itp.,

• przebiegu spisów z natury oraz czynności inwentaryzacyjnych dokonywanych w drodze potwierdzeń sald, jak również porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji: oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie, karty spisów z natury oraz protokoły inwentaryzacyjne (np. protokół kontroli kasy), protokoły wyceny zapasów niepełnowartościowych itp.

• ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, np. zestawienia zbiorcze spisów z natury, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na artykułach podobnych, wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie, polecenia księgowania rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Spis z natury

Spis z natury dotyczy składników mierzalnych, policzalnych i polega na ich dokładnym mierzeniu, ważeniu, liczeniu i spisywaniu. Zarówno przepisy prawa bilansowego, jak i podatkowego uznają tę metodę za najważniejszą i podstawową. Dlatego stosuje się ją najczęściej wszędzie tam, gdzie to jest możliwe. Inwentaryzuje się w ten sposób: środki pieniężne (oprócz ulokowanych w bankach), akcje, obligacje, bony skarbowe, inne papiery wartościowe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki trwałe z wyłączeniem gruntów dostępne oglądowi, a także objęte inwestycjami rozpoczętymi maszyny i urządzenia. Spis z natury zalicza się do metody inwentaryzacji dowodowo niepodważalnej.

Na koniec roku czy na koniec miesiąca

Często wątpliwością osób prowadzących działalność gospodarczą jest to czy na koniec dowolnego miesiąca w trakcie roku podatkowego można sporządzić inwentaryzację materiałów i towarów w celu ustalenia faktycznego dochodu firmy oraz czy można przyjąć zasadę sporządzania remanentu na koniec każdego miesiąca w trakcie roku podatkowego.

Na pytanie to należy odpowiedzieć twierdząco. Zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.), dochodem z działalności gospodarczej stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów jest różnica pomiędzy wynikającym z tych ksiąg przychodem i kosztami jego uzyskania. Jeżeli jednak podatnik na koniec miesiąca sporządza remanent towarów, surowców i materiałów pomocniczych lub naczelnik urzędu skarbowego zarządzi sporządzenie takiego remanentu, dochód ustala się według zasad określonych w art. 24 ust. 2 tej ustawy. Wówczas u podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa. Kwestie przeprowadzenia remanentu regulują par. 27-29 rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Paragraf 27 ust. 2 rozporządzenia przewiduje dodatkowo dwie sytuacje, w których można sporządzić remanent: gdy jego sporządzenie zarządzi naczelnik urzędu skarbowego lub gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą sporządza go za okresy miesięczne. Zatem przepisy nie ograniczają możliwości sporządzenia remanentu z inicjatywy podatnika na koniec dowolnego miesiąca i ustalenia dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczki na podatek z uwzględnieniem różnic remanentowych.

PAMIĘTAJ

Kosztem uzyskania przychodów mogą być tylko straty w towarach handlowych, w tej części, w jakiej zostały uznane za niezawinione i których okoliczności powstania oraz przyczyny zostały wyczerpująco udokumentowane. Nie stanowią kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.

Terminy korekty kosztów

Należy zwrócić uwagę na różnice występujące pomiędzy prawem podatkowym a prawem bilansowym. Ustawa o rachunkowości pozwala na ustalenie zysku bilansowego, ale nie jest to równoznaczne z pojęciem dochodu w prawie podatkowym. Często powstają wątpliwości na tym tle, czy w świetle aktualnie obowiązujących przepisów wystarczy przeprowadzenie inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych oraz dokonanie korekty kosztów raz w roku na dzień bilansowy dla celów podatkowych? Ustawa o rachunkowości w art. 17 ust. 2 pkt 4 wyszczególnia jako jedną z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, możliwość odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączonego z ustaleniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Dokonując wyboru tej metody prowadzenia ksiąg pomocniczych, należy również mieć na względzie przepisy ustawy o PIT, regulujące zasady rozliczenia dochodu, ustalenia podstawy opodatkowania. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o PIT, u podatników, którzy zgodnie z obowiązującymi ich zasadami rachunkowości sporządzają sprawozdanie finansowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg, zmniejszony o dochody wolne od podatku i zwiększony o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zaliczone uprzednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, w tym za okres sprawozdawczy oraz w sposób zapewniający prawidłowe przypisanie kosztów uzyskania przychodów do tych przychodów za dany okres rozliczeniowy.

Metoda wynikająca z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości w zakresie częstotliwości wyceny i korekty kosztów na dzień bilansowy, w sytuacji, jeżeli podatnik ma obowiązek wpłacania zaliczek miesięcznych i składania deklaracji, nie pozwala na prawidłowe ustalenie kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych. W takiej sytuacji ww. czynności powinny być dokonywane co miesiąc. Takie stanowisko prezentują organy skarbowe.

Powstanie kosztu podatkowego

Kolejne wątpliwości pojawiają się w momencie rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Powstaje pytanie, czy niedobory (straty) oraz nadwyżki w towarach handlowych stwierdzone w wyniku inwentaryzacji stanowią odpowiednio: koszt uzyskania przychodów oraz przychód podlegający opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o PIT? W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Ponieważ straty w towarach handlowych nie zostały wymienione w art. 23 ustawy, zastosowanie znajduje ogólna reguła, czyli istnienie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych kosztów z uzyskiwanym przez podatnika przychodem. Do uznania poniesionych strat (niedoborów) za koszt uzyskania przychodów nie wystarczy samo sporządzenie spisu z natury i ustalenie powstałych różnic, lecz niezbędne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego co do przyczyny i okoliczności powstania rozbieżności w postaci niedoborów i nadwyżek w środkach obrotowych, pozwalającego stwierdzić jednoznacznie, że ujawniona w trakcie inwentaryzacji strata w towarach powstała, mimo że podatnik dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia. Stwierdzone niedobory (straty) mogą bowiem zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów roku, którego dotyczy inwentaryzacja, jeżeli powstały niezależnie od woli podatnika, a więc są niezawinione. W tym celu należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty poprzez np. pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, protokół opisujący zdarzenie, jego przyczynę, wskazujący dokładne obliczenie wielkości straty.

Ustawodawca posługuje się pojęciem towaru, które dla potrzeb ustawy o VAT zostało jednoznacznie zdefiniowane w art. 2 pkt 6 wspomnianej ustawy. Ustawodawca różnicuje te towary na towary własnej produkcji oraz towary, które po nabyciu nie były przedmiotem dostawy. Wynika z tego, że towary podzielono na takie, które zostały wytworzone przez podatnika, oraz takie, które zostały przez niego nabyte. W obydwu tych grupach mogą zatem mieścić się towary, które stanowią tzw. środki obrotowe oraz towary, które zaliczane zostały przez podatnika do jego środków trwałych.

Organy skarbowe stoją na stanowisku, że przepisy ustawy o VAT nie operują pojęciem, iż w remanencie likwidacyjnym winny być ujęte tylko takie towary, które mają wartość handlową i których odsprzedaż jest dopuszczalna w świetle przepisów prawa.

Zgodnie z art. 14 ust. 4 ustawy o VAT, obowiązek opodatkowania dotyczy towarów, w stosunku do których przysługiwało podatnikowi prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Zatem, w związku z likwidacją działalności gospodarczej przez podatnika ujęciu w remanencie likwidacyjnym podlegają kasy rejestrujące, które były u podatnika użytkowane do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, które pozostały i przy zakupie których odliczono VAT wykazany w fakturach zakupu.

W tym przypadku podatnik ma obowiązek ujęcia kas rejestrujących w remanencie likwidacyjnym i odprowadzenia VAT tak samo jak i od innych towarów, które mu pozostały i w stosunku do których przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego.

PAMIĘTAJ

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Wycena kas rejestrujących

Pojawi się tu kolejna wątpliwość, według jakich cen należy uwzględnić kasę fiskalną w spisie z natury sporządzonym na dzień likwidacji działalności.

Jak już wspomniano, obowiązek opodatkowania dotyczy towarów, w stosunku do których przysługiwało podatnikowi prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Podstawą opodatkowania jest wartość towarów podlegających spisowi z natury, ustalona zgodnie z art. 29 ust. 10 ustawy, tzn. cena nabycia towarów, a gdy cena nabycia nie istnieje, koszt wytworzenia określony w momencie dostawy tych towarów. Obowiązek stosowania w tym przypadku cen nabycia nie jest uwarunkowany sposobem sporządzania spisu z natury i obliczania wartości dla celów podatku.

Inwentaryzacja raz na cztery lata

Ustawa o rachunkowości dopuszcza inwentaryzację poprzez spis z natury środków trwałych raz na cztery lata, pod warunkiem że znajdują się one na terenie strzeżonym. Stanowi o tym art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Co rozumieć należy poprzez teren strzeżony? Teren ten oznacza teren zakładu pracy odizolowany od świata zewnętrznego, co ma miejsce wtedy, gdy wokół terenu zakładu pracy istnieje ogrodzenie działki, odpowiednia ochrona terenu oraz ma miejsce kontrola przepływu rzeczowych składników majątku przez „bramę” i kontrola ta jest odpowiednio udokumentowana.

Słownik terminologiczny

METODA POŚREDNIA UPROSZCZONA – metoda inwentaryzacji polegająca na spisywaniu składników majątkowych w pewnym przybliżeniu, kiedy nie można przeprowadzić spisu z natury z różnych względów.

METODA UZGADNIANIA SALD – metoda inwentaryzacji polegająca na dwustronnym potwierdzeniu stanów księgowych aktywów i pasywów między kontrahentami, między wierzycielami i dłużnikami. Metodę tę stosuje się przy ustalaniu stanu należności i zobowiązań.

METODA WERYFIKACJI– metoda inwentaryzacji polegająca na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach itp.

WERYFIKACJA – porównanie figurujących w księgach danych dotyczących poszczególnych składników rzeczowego majątku z odpowiednimi dokumentami stanowiącymi podstawę ich zapisu w księgach i ocena realnej ich wartości.

KOMPENSATA – forma rozliczenia niedoborów i nadwyżek, ujawnionych w toku tego samego spisu z natury, stosowana jedynie do różnic inwentaryzacyjnych dotyczących rzeczowych składników majątku obrotowego, wykazujących cechy tego samego asortymentu.

NIEDOBORY ZAWINIONE – różnice ujemne powstałe z winy pracowników skutkujące roszczeniem ze strony pracodawcy o naprawienie szkody, której działaniu lub zaniechaniu działania przypisuje się powstanie niedoboru.

NALEŻNOŚCI WĄTPLIWE – uprzednio nie kwestionowane przez dłużnika, a więc bezsporne, należności jednostki, których spłata na dzień inwentaryzacji stoi pod znakiem zapytania, w związku z czym należy dokonać od nich odpisów aktualizujących.

Wiesława Moczydłowska

Gazeta Prawna Nr 192/2005 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2005-10-03

Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Podstawową sprawą, o której trzeba pamiętać, jest to, że kierownik jednostki, na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, nie może powierzyć innej osobie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki, także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Powinien on więc szczególnie zwrócić uwagę czy w zarządzanej jednostce prawidłowo zostały uregulowane zasady przeprowadzania inwentaryzacji.

Inwentaryzacja ma służyć do: ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, rozliczenia ujawnionych różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, ochrony majątku jednostki i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek oraz dokonania oceny wartości użytkowej, przydatności i realności posiadanych aktywów i źródeł ich finansowania.

Szczególnie bagatelizuje się przeprowadzenie inwentaryzacji w kilku obszarach. Po pierwsze, dotyczy to środków trwałych w budowie (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy) – możliwe do zastosowania procedury to: sprawdzenie zapisów dokonanych na koncie „środki trwałe w budowie” z fakturami wykonawców, porównanie ewidencji z faktycznym zaawansowaniem budowy. Z dokonanego porównania danych ewidencji z dokumentami źródłowymi powinien być sporządzony protokół weryfikacji podpisany przez powołany zarządzeniem zespół.

Następny zaniedbywany obszar to należności sporne i wątpliwe (art. 26 ust. pkt 3 ustawy) – możliwe do zastosowania procedury to: porównanie zapisów w księgach z pozwami sądowymi, wyrokami sądowymi, analiza korespondencji z dłużnikami, analiza spraw z repertorium prowadzonym przez komórkę prawną. Analiza ta jest istotna w powiązaniu z art. 35b ustawy, na mocy którego wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Inwentaryzacja tych należności pozwala również określić, czy są one realne, a nie przedawnione, umorzone, nieściągalne, w związku z czym zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy, powinny zostać zaliczone do pozostałych kosztów operacyjnych. Przeprowadzenie takiej inwentaryzacji powinno być zakończone protokołem komisji potwierdzającym przeprowadzenie takiej weryfikacji sald, możliwe jest też załączenie wykazu rozrachunków z odpowiednią adnotacją przy każdej pozycji salda.

Bagatelizuje się też inwentaryzację należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy) – możliwe do zastosowania procedury to porównanie danych ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi i ocena ich realnej wartości zakończone protokołem z weryfikacji.

Kolejna sprawa to inwentaryzacja składników kapitału własnego (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy) – możliwe do zastosowania procedury to porównanie zapisów ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi i weryfikacja realnej wartości składników kapitału własnego, a szczególnie zgodność kapitału podstawowego z wpisem w odpowiednich rejestrach, zasadność zmniejszeń i zwiększeń kapitałów. W spółkach osobowych i prywatnych właścicieli inwentaryzację kapitałów należy powiązać z rozrachunkami właścicieli. Weryfikację należy potwierdzić protokołem. Trzeba podkreślić, że przeprowadzenie rzetelnej inwentaryzacji kapitału własnego jest bardzo istotne przy ocenach dokonywanych przez banki podczas ubiegania się o kredyty.

Jednostki zapominają też o inwentaryzacji środków trwałych oddanych w najem lub dzierżawę (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy) – możliwe do zastosowania procedury to uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń stanów wynikających z ksiąg jednostki w zakresie rodzaju i ilości oddanych składników aktywów. Rada praktyczna to zastrzeżenie w umowach obowiązku potwierdzania stanu przez najemcę lub dzierżawcę na koniec każdego roku obrotowego.

Kolejna istotna kwestia to inwentaryzacja składników aktywów będących własnością innych jednostek powierzonych do sprzedaży, przetworzenia, przechowania, używania (art. 26 ust. 2 ustawy) – możliwe do zastosowania procedury to spis z natury na odrębnych arkuszach i powiadomienie właścicieli o wynikach spisu poprzez doręczenie egzemplarza arkusza spisowego.

Rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji jest również bardzo istotne z punktu widzenia prawa podatkowego, ma często bezpośredni wpływ na prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, a przy likwidacji spółek prawa cywilnego lub handlowego nieposiadających osobowości prawnej i firm prywatnych prowadzonych przez osoby fizyczne również na wymiar VAT.

Gazeta Prawna Nr 192/2005 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2005-10-03

Jednostki określone w art. 64 ustawy o rachunkowości, mające obowiązek poddać sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta, powinny mieć na uwadze jego udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji. Zgodnie z art. 65 ust. 1 ustawy o rachunkowości, celem badania sprawozdania jest przedstawienie spółce pisemnej opinii biegłego rewidenta wraz z jego raportem o tym, czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowe oraz rzetelne i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową, wynik finansowy oraz rentowność badanej jednostki. Biegły rewident w toku przeprowadzania badania wykonuje liczne czynności, których celem jest uzyskanie informacji niezbędnych do sformułowania oceny sytuacji majątkowej i finansowej badanej jednostki, jak również do wyrażenia opinii o sprawozdaniu finansowym i sporządzenia raportu z badania. Jedną z takich czynności jest właśnie udział biegłego w inwentaryzacji składników majątkowych spółki.

Dzięki obserwacji inwentaryzacji biegły ma możliwość sprawdzenia, czy ujęte w sprawozdaniu składniki majątkowe rzeczywiście istnieją, a także upewnienia się, czy są pełnowartościowe. W sytuacji gdy biegły nie ma możliwości uczestniczenia w inwentaryzacji może zdarzyć się tak, iż w sporządzonej opinii umieści on zastrzeżenie na temat sporządzonego przez jednostkę sprawozdania. Wynika to z art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości, który stanowi, iż jednostka zawiera z biegłym rewidentem umowę o badanie w terminie umożliwiającym mu udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Wymóg ten potwierdza również norma nr l w pkt 42 i 43 wykonywania zawodu biegłego rewidenta (ogólne zasady badania sprawozdań finansowych). Z przepisu tego wynika więc, że w ramach badania sprawozdania finansowego biegły powinien wziąć udział w przeprowadzonej przez jednostkę inwentaryzacji składników majątku.

Gazeta Prawna Nr 192/2005 [Dodatek: Księgowość i Podatki] z dnia 2005-10-03

Zapasów surowców wtórnych zwykle nie wycenia się. Jeżeli jednak pozyskiwanie surowców wtórnych jest procesem, który w sposób ciągły bądź cykliczny towarzyszy prowadzonej działalności produkcyjnej, oraz surowce wtórne tak pozyskane mają swoją wartość ekonomiczną i ich wycena w sposób istotny może wpłynąć na ustalenie wyniku finansowego jednostki i stanu aktywów, to należy objąć je inwentaryzacją na dzień bilansowy drogą spisu z natury.

Użycie nazwy „surowce wtórne” w stosunku do odpadów produkcyjnych wskazuje, iż:

– nie są to odpady, które mogą zostać wykorzystane ponownie w procesie produkcji,

– nie są to odpady, których utylizacja wymaga ponoszenia dalszych kosztów,

– są to materiały, które mają swoją resztkową wartość ekonomiczną,

– są przeznaczone do sprzedaży – w ciągu najbliższych 12 miesięcy.

Ustawa o rachunkowości definiuje rzeczowe aktywa obrotowe jako materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby, usługi) zdatne do sprzedaży lub zużycia w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Nie wymienia wprost surowców wtórnych. Surowce wtórne nie są produktem docelowym ani półproduktem, nie są również materiałem. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, nie wyższych od ich cen sprzedaży netto na dzień bilansowy. Koszty procesów produkcyjnych, które przyczyniły się również do powstania surowców wtórnych, obciążają wyłącznie produkt finalny. Surowce wtórne mogą jednak w pewnych okolicznościach stanowić aktywa mające istotną wartość majątkową. Mogą spowodować w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Korzyści te mogą mieć niemałą wartość; szczególnie jeśli odpadów jest dużo i sprzedawane są w sposób ciągły, stanowią zwykle pozostałe przychody operacyjne jednostki.

WAŻNE!

Biorąc pod uwagę wszystkie te okoliczności i kierując się zasadą istotności, kierownik jednostki może ustalić założenia polityki rachunkowości decydujące o ewentualnym objęciu inwentaryzacją i wyceną stanu zapasów surowców wtórnych czy odpadów produkcyjnych na dzień bilansowy, traktując je jako tak zwany produkt uboczny. Produkty uboczne, które ze swej natury w stosunku do wartości produktów podstawowych mają mniejsze znaczenie, można wycenić według wartości netto możliwej do uzyskania. Wartość tę odejmuje się od kosztów wytworzenia podstawowych produktów.

Przeprowadzając inwentaryzację produktów ubocznych, należy wówczas dokonać spisu ich ilości z natury, wyceny, porównania z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Może się zdarzyć, że będące produktem ubocznym procesu wytwarzania odpady technologiczne objęte są bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową jako oddzielny strzeżony magazyn. Inwentaryzację taką należy przeprowadzać co najmniej raz w ciągu 2 lat. W pozostałych wypadkach inwentaryzacji należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego.

Monitor księgowego z dnia 2005-10-01

Wyrok NSA z dnia 8 grudnia 2000 r., (I SA/Łd 2172/98), niepublikowany.

Paliwo kupowane do samochodów ciężarowych, którymi podatnik świadczy usługi transportowe, nie może być uznane za materiał pomocniczy w rozumieniu par. 3 pkt 1 lit. c) rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Tym samym jego zakup winien być ewidencjonowany w kol. 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostałe wydatki), co skutkuje brakiem obowiązku obejmowania go spisem z natury, o którym mowa w par. 27 ust. 1 tego rozporządzenia.

Wyrok NSA z dnia 3 kwietnia 2002 r., (III SA 3357/01), OSS 2002/3/83

Ocena zakresu zastosowania art. 26 ust. 1 pkt 1, ewentualna dopuszczalność stosowania art. 34 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 8 ustawy o rachunkowości do inwentaryzowania leków w takiej jednostce organizacyjnej jak szpital, wymagają pogłębionej analizy, przy której należy rozważyć skorzystanie ze środka dowodowego w postaci opinii biegłego, ewentualnie zbadania i porównania sposobu inwentaryzowania leków w podobnych placówkach medycznych.

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)